Нестандартная управленческая отчетность для контроля над финансами компании

10390
Гребенюк Алексей
директор по развитию ГК "Медси"
Чтобы обеспечить менеджмент качественной всесторонней информацией о состоянии бизнеса и динамике его развития, ежемесячно следует формировать набор отчетов о результатах деятельности компании в формате «операционного обозрения». Об особенностях подготовки оперативной управленческой отчетности - в нашей статье.

Среди финансовых специалистов есть мнение, что оперативная управленческая отчетность не должна быть перегружена информацией. Все должно умещаться буквально на одном листе формата А4. Этот подход имеет право на существование.

Краткое представление итогов деятельности упрощает их восприятие и позволяет быстрее принимать решения. Особенно когда итоги в управленческой отчетности не противоречат бюджету и к цифрам не возникает никаких вопросов. Но что если необходимо глубже разобраться в ситуации? Как быстро удастся предоставить дополнительную информацию, которая не поместилась на тот пресловутый единственный лист? Чтобы не терять времени попусту, лучше следовать принципу «от общего к частному». Сначала обратить внимание руководства на картину в целом, а затем перейти к деталям.

Предоставить информацию именно в таком ключе поможет отчет «Ежемесячное операционное обозрение деятельности компании». Он включает четыре блока:

1. Ключевые показатели деятельности группы компаний (в агрегированном виде);

2. Доходы и расходы (анализ выручки и маржи, производственные показатели, анализ операционных расходов, коммерческих затрат, а также расходов на маркетинг, логистику, финансовое обеспечение, администрирование, IT, HR и пр.);

3. Денежные средства (исполнение бюджета движения денежных средств, изменение кредитного портфеля, анализ дебиторской и кредиторской задолженности, остатков готовой продукции, сырья и материалов);

4. Инвестиции (информация о проектах, инвестициях).

Ключевые показатели деятельности в управленческой отчетности

Первый раздел управленческой отчетности призван помочь руководству сформировать самое общее представление о том, каких результатов достигла компания в прошедшем месяце в сравнении с планом и фактом за аналогичный период прошлого года. Здесь достаточно перечислить основные показатели деятельности компании - как финансовые, так и операционные.

Таблица 1. Основные показатели деятельности компании, апрель

Показатель
За месяц
Факт 2014
План 2015
Факт 2015
Факт 2015 к факту 2014, %
Факт 2015 к плану 2015, %
Выручка, млн руб.
1430,3
2056,2
1769
23,7
–14
Валовая маржа, %
26,5
30,5
29,5
Себестоимость к  выручке, %
31,2
29,4
29,1
EBITDA, млн руб.
–61,9
16,6
7,4
111,9
–55,4
EBITDA к выручке, %
–4,3
0,8
0,4
Оборачиваемость кредиторской задолженности, дн.
157
Оборачиваемость
ТМЗ, дн.
71
Количество клиентов, млн чел.
7,96
9,83
8,53
7,2
–13,2
Средний чек, руб.
179
207
214
19,6
–3,4
Валовая прибыль
на сотрудника, млн руб.
0,489
0,483

Помня о правиле «от общего к частному», имеет смысл разбить раздел на две части, соответственно, подготовить две таблицы. В первой привести только главную информацию в агрегированном виде – укрупненные бюджетные статьи (выручка, EBITDA и пр.), а также несколько показателей, характеризующих эффективность производства и реализации, качество управления финансами компании (см. табл. 1). Например, оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности, количество клиентов, средний чек, валовая прибыль на сотрудника. Какие именно показатели включить, зависит от специфики компании. После обобщенной оценки текущей ситуации на предприятии можно углубляться в цифры. И, соответственно, во второй части раздела (во второй таблице) детализировать перечисленные ранее финансовые показатели. В частности, дополнить валовой, операционной и чистой прибылью. Расходы раскрыть в разрезе функций: логистика, администрирование, коммерция, маркетинг и продажи (см. табл. 2). Причем все показатели привести не только в сравнении с планом и фактом за аналогичный период прошлого года, но и нарастающим итогом с начала текущего года (это позволит контролировать исполнение годового бюджета).

Таблица 2. Ключевые финансовые показатели, апрель (извлечение)

 Показатель
За месяц
Нарастающим итогом с начала года
Факт 2014
План 2015
Факт 2015
Факт 2015 к факту 2014, %
Факт 2015 к плану 2015, %
Факт 2014
План 2015
Факт 2014
Факт 2015 к факту 2014, %
Факт 2015 к плану 2015, %
Выручка, млн руб.
1430,3
2056,2
1769
23,7
–14
11 918
17 454,5
15 771
32,3
–9,6
Валовая прибыль, млн руб.
379,4
627,9
522
37,6
–16,7
3245,4
5133,8
4354,8
34,2
–15,2
Валовая маржа, %
26,5
30,5
29,5
27,2
29,4
27,6
Расходы центров продаж, млн руб.
299,3
413,2
363,9
21,6
–11,9
2307,1
3438
3154,6
36,7
–8,2
Расходы на логистику, млн руб.
42,9
47,5
40,4
–5,7
–14,9
319,2
392,5
437,8
37,2
11,5
Расходы на админи-
стриро-
вание, млн руб.
83,5
110,5
93,6
12,1
–15,3
745,5
921,5
943,9
26,6
2,4
Чистая прибыль,
млн руб.
–152,9
–97,7
–208,1
36,2
–113
–1098
–347
–1372,8
25
295,6

Расходы и доходы компании в управленческой отчетности

Задача раздела «Доходы и расходы компании» – представить руководству компании детальный анализ исполнения бюджета в части доходов и расходов в различных аналитических разрезах. Например, по центрам финансовой ответственности (функциональным подразделениям), по регионам, продуктам и т.д.

Причем лучше начать с оценки исполнения плана продаж – в целом по компании, а также по регионам присутствия, рынкам, видам продукции. Под каждый аналитический разрез создается отдельная таблица (см. табл. 3). Так же, как и в предыдущем разделе, показатели за текущий месяц сравниваются не только с планом, но и показываются в динамике (по сравнению с прошлым отчетным периодом, накопленным итогом с начала года).

Таблица 3. Выручка по рынкам продаж, апрель, млн руб.

 За месяц
 Нарастающим итогом с начала года
Факт 2014
План 2015
Факт 2015
Факт 2015 к плану 2015, %
Факт 2014
План 2015
Факт 2014
Факт 2015 к плану 2015, %
Крупные дилеры
470
495
535
8,08
2140
2305
2500
8,46
Собственная розница
980
1181
1152
–2,46
4940
8291
8050
–2,91
Корпоративные клиенты
230
340
335
–1,47
1220
1500
1550
3,33
Экспорт
150
180
250
38,89
645
1080
910
–15,74
Итого
1830
2196
2272
3,46
8945
13 176
13 010
–1,26

После того как вы отчитались по доходам, можно перейти к анализу маржинальной рентабельности и оценить, какой вклад в этот показатель сделан каждым из видов производимой продукции (см. табл. 4). Если номенклатура товаров слишком велика, то имеет смысл их предварительно сгруппировать.

Таблица 4. Маржинальная рентабельность по видам продуктов, апрель, %

Продукт
За месяц
Нарастающим итогом с начала года
Факт 2014
План 2015
Факт 2015
Факт 2015 к плану 2015, %
Факт 2014
План 2015
Факт 2015
Факт 2015 к плану 2015, %
Колбаса вареная
23
25
22
–12
23
24
23
–1
Колбаса сырокопченая
35
36
35
–2,78
34
36
34
–5,56
Сосиски
15
16
17
6,25
17
17
20
17,65
В среднем
28,6
28,6
27,5
–3,86
30,7
30,8
30,4
–1,46

Далее рассматриваются производственные показатели – объемы производства продукции, запасы основного сырья и пр. Ежемесячный анализ динамики их изменения с учетом характерной для конкретного бизнеса сезонности спроса поможет скорректировать планы производства, закупок и продаж. А точнее, принять решение на следующий месяц – какую продукцию и в каком объеме выпустить, сколько и какого сырья закупить с учетом длительности производственного цикла, когда отгрузить готовую продукцию в собственную розничную сеть или оптовым покупателям.

После того как изучили структуру выручки, маржинальную рентабельность продукции, разобрались с производственными показателями, можно двигаться дальше. А именно перейти от общего представления расходов к детализированному. Затраты направлений деятельности (коммерция, маркетинг, финансы и пр.) рассматриваются по отдельности – под каждое потребуется создать свою таблицу (см. табл. 5). При необходимости можно пригласить руководителя того или иного подразделения, чтобы он прокомментировал свою часть отчета, например, пояснил, в чем причина отклонений от бюджета.

Таблица 5. Исполнение бюджета финансовой службой, апрель (извлечение)

 Показатель
За месяц
Нарастающим итогом с начала года
Факт 2014
План 2015
Факт 2015
Факт 2015 к факту 2014, %
Факт 2015 к плану 2015, %
Факт 2014
План 2015
Факт 2015
Факт 2015 к факту 2014, %
Факт 2015 к плану 2014, %
Содержание персонала, млн руб.
10,9
13,5
14,8
35,8
–9,6
97,1
121,2
144,1
48,4
18,9
Услуги по аутсорсингу, млн руб.
0,5
2,1
1,3
166,6
–39,1
5,3
16,3
8,1
52,2
–50,5
Информаци-
онное обеспечение, млн руб.
0,4
0,5
0,4
6,8
–4,3
3,6
4,1
4,5
23
8,5
Итого,
млн руб.
16,4
18,3
22,4
36,5
22,7
157,8
171,9
229,1
45,2
33,2
Доля расходов в выручке, %
1,1
0,9
1,3
0,2
0,4
1,3
1
1,5
0,2
0,5

Важный момент – анализ численности персонала. Если сотрудники надолго не задерживаются в компании, это оборачивается ростом расходов на поиск новых специалистов, их обучение, добровольное страхование и др. Необходимо убедиться в том, что затраты HR-службы укладываются в бюджет, что коэффициент текучести кадров (число выбывших : среднесписочная численность) находится в пределах естественной нормы (около 5%). Все это стоит отра­зить в «Ежемесячном операционном обозрении деятельности компании».

Движение денежных средств в вуправленческой отчетности

Раздел «Движение денежных средств» описывает ситуацию с живыми деньгами компании и эффективность их использования. При его подготовке можно не ограничиваться традиционным план-факт анализом бюджета движения денежных средств. Ликвидность компании, ее платежеспособность во многом зависит от состояния кредитного портфеля, величины и оборачиваемости запасов, дебиторской и кредиторской задолженности. Следовательно, их также стоит рассмотреть в операционном обозрении деятельности. Эта информация поможет дать исчерпывающий ответ на стандартный вопрос генерального директора: где деньги?

Первое, на что стоит обратить внимание руководства при анализе кредитного портфеля, – ежемесячная динамика изменения долговой нагрузки (факт в сравнении с планом и уровнем предыдущего года).

Динамику долговой нагрузки полезно дополнить данными о структуре портфеля. Причем не просто разделить его на полученные кредиты и выданные займы, а детализировать до банков. Так будет проще понять, как менялась долговая нагрузка в разрезе кредитных организаций, какие есть проблемы и риски.

Кредиторскую и дебиторскую задолженность лучше раскрывать с детализацией по должникам (кредиторам) и по времени возникновения долга. Так легче оценить платежную дисциплину самой компании и ее контрагентов.

И последнее, чему стоит уделить внимание в разделе «Движение денежных средств», – состояние запасов, их ликвидность и оборачиваемость. Если компания производит скоропортящуюся продукцию, информацию об ее остатках лучше выделить в разделе отдельной строкой. Это позволит оценить риск потерь, связанных с необходимостью утилизировать просроченные то­вары.

Инвестиции в управленческой отчетности

Включать в «Ежемесячное операционное обозрение деятельности компании» раздел «Инвестиции» оправданно, если компания ведет какие-либо инвестиционные проекты, будь то внедрение дорогостоящего программного обеспечения, обновление парка компьютерной техники или строительство нового завода. Для контроля работ по освоению инвестиционного бюджета и сроков реализации проекта вполне достаточно одной таблицы. В ней в разрезе проектов должны быть представлены следующие данные:

  • стадия (фаза): прединвестиционная, инвестиционная, выход на проектную мощность, текущая операционная деятельность;
  • плановый объем инвестиций (в соответствии с бюджетом проекта) на текущую дату;
  • освоенный объем средств на текущую дату;
  • соблюдение графика реализации проекта.

Предложенный вариант ежемесячного операционного обозрения не универсален. Структура управленческой отчетности, ее содержание могут быть иными, в зависимости от требований руководства конкретной компании. Главное, чтобы отчет был корректен и своевременен. Операционное обозрение результатов деятельности за апрель, представленное в конце мая, уже не актуально и не может служить основанием для каких-либо оперативных управленческих решений.

Автор решения – Алексей Гребенюк, директор по развитию ГК «Медси». 

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль