Как написать электронное письмо и оставить хорошее мнение о себе и компании

7603
Сухарев Павел
начальник отдела планирования, бюджетного контроля и финансовой отчетности ЗАО «Глобус Телеком»
Электронная переписка стала одним из главных способов общения с деловыми партнерами, коллегами по офису и сотрудниками, работающими удаленно. Грамотная и вежливая переписка позволит создать хорошее впечатление и не оставить сомнений в профессионализме отправителя. Как правильно оформить электронное письмо, получить ответную реакцию и создать нужный вам имидж - в этой статье.

Любой исходящий документ, даже письмо, отправленное по e-mail, – «лицо» не только отправителя, но и компании. По тому, как представлена в нем информация, можно судить как о профессионализме и уровне культуры автора, так и об организации в целом. Опечатки, различные ошибки, излишняя экспрессия, элементы разговорной речи – надежный способ быстро произвести негативное впечатление на респондента. А возможности его исправить может и не представиться.

Как написать электронное письмо и оставить хорошее мнение о себе и компанииИтак, обязательные реквизиты любого электронного письма: адресат, тема, обращение и приветствие, текст письма и подпись.

Адресат. Нормы делового этикета требуют указывать в копии письма человека, которого вы упоминаете или на которого ссылаетесь. Если в переписке участвуют несколько лиц, пользуйтесь кнопкой «Ответить всем».

Тема. В теме письма следует кратко раскрыть суть обращения, используя отглагольное существительное в предложном падеже («О направлении…», «Об организации…»). Если вы пишете адресату впервые, можно указать название компании. Например, «ООО “Готика”. О возможности получения кредитной линии». В случае продолжения переписки с респондентом не забывайте менять тему на актуальную. Крайне нежелательно отправлять письмо без какой-либо темы, это считается дурным тоном.

Обращение и приветствие. Универсальная форма обращения, а в случае с государственными органами – единственно допустимая, – «Уважаемый…» с указанием имени, отчества адресата и восклицательным знаком в конце. Если география вашей переписки ограничивается территорией России и в ней не участвуют иностранцы, лучше не пользоваться обращениями, заимствованными из западного делового этикета. Такими, как, например, «Дорогой...», «Господин…».

Текст письма. Уважайте время своего респондента и не заставляйте разбирать витиеватые обороты. Помните, что смысловой акцент всегда приходится на конец фразы. Например, фраза «московская дирекция выполнила план в марте» говорит о том, что план был выполнен в марте, а «в марте выполнила план московская дирекция» – здесь акцент на то, что это заслуга именно московской дирекции.

Избегайте сложных предложений. Краткость – лучший способ донести смысл. Например, фразу «Просим убедиться в том, что пломбы целые» лучше заменить на более простое выражение: «Просим убедиться в целостности пломб».

В деловом письме не стоит употреблять экспрессивные фразы и эмоционально-окрашенные выражения. Недопустимы обороты типа «проект исключительной важности» или «компания находится в катастрофическом положении». Лучше свести все к нейтральной фразе «компания находится в тяжелом положении», а принятие решения о степени тяжести ситуации – личное дело получателя письма.

Как лучше

Не торопитесь отправлять письмо. Перед тем как нажать кнопку «Отправить», обязательно прочитайте его. А лучше поставьте на отправку писем паузу в три-пять минут (в Outlook 2007 меню «Сервис» – «Правила и оповещения» – «Новое правило» – «Проверка сообщений после отправки» – «Далее» – «Задержать отправку на число минут» – «Готово»).
 

Предупреждение

Если вы по ошибке отправили письмо, можно попытаться его отозвать. Хотя результат не гарантирован.

В Outlook 2007 перейти в папку «Отправленные», открыть письмо, которое хотите вернуть. Далее кликнуть иконку в панели управления «Другие действия» и выбрать опцию «Отозвать сообщение».

Далее, постарайтесь изложить суть в обезличенной форме. Стоит избегать каких-либо предположений о личных качествах получателя либо о его отношении к составителю документа. Неприемлемы обороты типа: «Просим Вас внимательно отнестись к нашему предложению…». Такая конструкция означает оскорбительное предположение, что не все обращения будут рассмотрены получателем одинаково тщательно. Некорректны также любые просьбы о преимущественном внимании, как, например, «просим рассмотреть в первоочередном порядке…». Позвольте своему адресату самостоятельно расставить приоритеты, не принимайте за него решение. Кроме того, помните, что попытка манипулировать или оказывать давление в переписке («просим положительно решить вопрос…») воспринимается негативно. Впрочем, чрезвычайная вежливость тоже может придать письму негативную окраску, поскольку часто трактуется как скрытая ирония.

Перед отправкой обязательно прочитайте электронное письмо и постарайтесь свести к минимуму количество повторов. Если в каждом предложении встречаются фразы «упаковка осуществляется», «доставка осуществляется», «оплата осуществляется», это говорит о бедном лексиконе автора. Употребление иностранных слов не оправданно, если можно подобрать русский синоним. Конечно же, бывают ситуации, когда без иностранных терминов не обойтись. Но, прежде чем их вставлять в текст, подумайте, правильно ли их поймет ваш адресат. Так, если письмо предназначено коммерческому директору рекламной компании, вполне допустимо написать «POS-материалы». Если же главному бухгалтеру – уместнее прибегнуть к более широкому, но понятному термину «рекламные материалы».

Подпись. Всегда используйте подпись. В ней должны быть указаны, как минимум: финальная фраза (например, «С уважением»), имя, фамилия, должность, название компании и несколько способов связи с вами. При длительной переписке по одной теме с одними и теми же респондентами допустимо использовать сокращенный вариант подписи: финальная фраза, имя и фамилия.

Рекомендации по входящим письмам

По работе с входящими письмами тоже сформировались некие правила.

  • Во-первых, не желательно откладывать ответ надолго. Если у вас нет возможности отреагировать сразу, потвердите получение письма и сообщите, что постараетесь ответить на него в ближайшее время.
  • Во-вторых, если отправитель прислал запрос на отзыв своего письма, подтвердите его, предоставьте ему возможность исправить свою ошибку. В следующий раз, возможно, отзывать письмо будете уже вы.

* Автор статьи долгое время работал в Федеральном агентстве правительственной связи и информации, где прошел специальные тренинги по ведению деловой переписки. – Прим. ред.

Читайте также:

 

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль