Как написать электронное письмо и оставить хорошее мнение о себе и компании

7578
Сухарев Павел
начальник отдела планирования, бюджетного контроля и финансовой отчетности ЗАО «Глобус Телеком»
Электронная переписка стала одним из главных способов общения с деловыми партнерами, коллегами по офису и сотрудниками, работающими удаленно. Грамотная и вежливая переписка позволит создать хорошее впечатление и не оставить сомнений в профессионализме отправителя. Как правильно оформить электронное письмо, получить ответную реакцию и создать нужный вам имидж - в этой статье.

Любой исходящий документ, даже письмо, отправленное по e-mail, – «лицо» не только отправителя, но и компании. По тому, как представлена в нем информация, можно судить как о профессионализме и уровне культуры автора, так и об организации в целом. Опечатки, различные ошибки, излишняя экспрессия, элементы разговорной речи – надежный способ быстро произвести негативное впечатление на респондента. А возможности его исправить может и не представиться.

Как написать электронное письмо и оставить хорошее мнение о себе и компанииИтак, обязательные реквизиты любого электронного письма: адресат, тема, обращение и приветствие, текст письма и подпись.

Адресат. Нормы делового этикета требуют указывать в копии письма человека, которого вы упоминаете или на которого ссылаетесь. Если в переписке участвуют несколько лиц, пользуйтесь кнопкой «Ответить всем».

Тема. В теме письма следует кратко раскрыть суть обращения, используя отглагольное существительное в предложном падеже («О направлении…», «Об организации…»). Если вы пишете адресату впервые, можно указать название компании. Например, «ООО “Готика”. О возможности получения кредитной линии». В случае продолжения переписки с респондентом не забывайте менять тему на актуальную. Крайне нежелательно отправлять письмо без какой-либо темы, это считается дурным тоном.

Обращение и приветствие. Универсальная форма обращения, а в случае с государственными органами – единственно допустимая, – «Уважаемый…» с указанием имени, отчества адресата и восклицательным знаком в конце. Если география вашей переписки ограничивается территорией России и в ней не участвуют иностранцы, лучше не пользоваться обращениями, заимствованными из западного делового этикета. Такими, как, например, «Дорогой...», «Господин…».

Текст письма. Уважайте время своего респондента и не заставляйте разбирать витиеватые обороты. Помните, что смысловой акцент всегда приходится на конец фразы. Например, фраза «московская дирекция выполнила план в марте» говорит о том, что план был выполнен в марте, а «в марте выполнила план московская дирекция» – здесь акцент на то, что это заслуга именно московской дирекции.

Избегайте сложных предложений. Краткость – лучший способ донести смысл. Например, фразу «Просим убедиться в том, что пломбы целые» лучше заменить на более простое выражение: «Просим убедиться в целостности пломб».

В деловом письме не стоит употреблять экспрессивные фразы и эмоционально-окрашенные выражения. Недопустимы обороты типа «проект исключительной важности» или «компания находится в катастрофическом положении». Лучше свести все к нейтральной фразе «компания находится в тяжелом положении», а принятие решения о степени тяжести ситуации – личное дело получателя письма.

Как лучше

Не торопитесь отправлять письмо. Перед тем как нажать кнопку «Отправить», обязательно прочитайте его. А лучше поставьте на отправку писем паузу в три-пять минут (в Outlook 2007 меню «Сервис» – «Правила и оповещения» – «Новое правило» – «Проверка сообщений после отправки» – «Далее» – «Задержать отправку на число минут» – «Готово»).
 

Предупреждение

Если вы по ошибке отправили письмо, можно попытаться его отозвать. Хотя результат не гарантирован.

В Outlook 2007 перейти в папку «Отправленные», открыть письмо, которое хотите вернуть. Далее кликнуть иконку в панели управления «Другие действия» и выбрать опцию «Отозвать сообщение».

Далее, постарайтесь изложить суть в обезличенной форме. Стоит избегать каких-либо предположений о личных качествах получателя либо о его отношении к составителю документа. Неприемлемы обороты типа: «Просим Вас внимательно отнестись к нашему предложению…». Такая конструкция означает оскорбительное предположение, что не все обращения будут рассмотрены получателем одинаково тщательно. Некорректны также любые просьбы о преимущественном внимании, как, например, «просим рассмотреть в первоочередном порядке…». Позвольте своему адресату самостоятельно расставить приоритеты, не принимайте за него решение. Кроме того, помните, что попытка манипулировать или оказывать давление в переписке («просим положительно решить вопрос…») воспринимается негативно. Впрочем, чрезвычайная вежливость тоже может придать письму негативную окраску, поскольку часто трактуется как скрытая ирония.

Перед отправкой обязательно прочитайте электронное письмо и постарайтесь свести к минимуму количество повторов. Если в каждом предложении встречаются фразы «упаковка осуществляется», «доставка осуществляется», «оплата осуществляется», это говорит о бедном лексиконе автора. Употребление иностранных слов не оправданно, если можно подобрать русский синоним. Конечно же, бывают ситуации, когда без иностранных терминов не обойтись. Но, прежде чем их вставлять в текст, подумайте, правильно ли их поймет ваш адресат. Так, если письмо предназначено коммерческому директору рекламной компании, вполне допустимо написать «POS-материалы». Если же главному бухгалтеру – уместнее прибегнуть к более широкому, но понятному термину «рекламные материалы».

Подпись. Всегда используйте подпись. В ней должны быть указаны, как минимум: финальная фраза (например, «С уважением»), имя, фамилия, должность, название компании и несколько способов связи с вами. При длительной переписке по одной теме с одними и теми же респондентами допустимо использовать сокращенный вариант подписи: финальная фраза, имя и фамилия.

Рекомендации по входящим письмам

По работе с входящими письмами тоже сформировались некие правила.

  • Во-первых, не желательно откладывать ответ надолго. Если у вас нет возможности отреагировать сразу, потвердите получение письма и сообщите, что постараетесь ответить на него в ближайшее время.
  • Во-вторых, если отправитель прислал запрос на отзыв своего письма, подтвердите его, предоставьте ему возможность исправить свою ошибку. В следующий раз, возможно, отзывать письмо будете уже вы.

* Автор статьи долгое время работал в Федеральном агентстве правительственной связи и информации, где прошел специальные тренинги по ведению деловой переписки. – Прим. ред.

Читайте также:

 

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль