Готовое решение для автоматизации работы над бюджетами

30391
Тукин Вадим
партнер компании «Артком»
Цели: создать бюджетную модель в Excel, упростить заполнение и консолидацию бюджетов, свести к минимуму ручной ввод данных и риски ошибок в расчетах. Как действовать: воспользоваться разработкой автора этой статьи – шаблоном бюджетной модели в Excel.

Практически в любой компании проекту полноценной автоматизации бюджетирования предшествует создание бюджетной модели в Excel. Во-первых, в этой программе легко создать прототип финансового модуля будущей корпоративной информационной системы. Во-вторых, это можно сделать при минимуме затрат. В-третьих, интерфейс Excel знаком практически каждому сотруднику, поэтому планировать деятельность подразделений с его помощью никому не покажется сложным.

Для разработки модели нужно не просто подготовить набор таблиц и задать между ними какие-либо связи, но и тщательно продумать процедуры их заполнения, консолидации.

Кроме того, необходимо разграничить права доступа к данным для разных групп пользователей, внедрить механизмы защиты как от намеренных искажений планов, так и случайных ошибок. Все это требует времени. Да и на последующую отладку системы бюджетов, оптимизацию и упорядочение самого процесса бюджетирования тоже уйдет не один месяц.

Ускорить и упростить разработку модели можно, если не изобретать заново велосипед, а адаптировать под себя решение, предлагаемое автором статьи – готовый шаблон для Excel версии 2007 и старше. Эта модель создана для условного предприятия ООО «Дизайн-М», специализирующегося на производстве и реализации ювелирных изделий. В этой компании каждое подразделение (центр финансовой ответственности) составляет свой бюджет доходов и расходов (БДР), а также движения денежных средств (БДДС), из которых формируется консолидированный бюджет.



Бюджетная модель включает комплект книг Excel 2007. Для каждого этапа планирования предусмотрен свой набор файлов, выполняющих разные функции в бюджетной системе:

  • формирование годовых бюджетов подразделений (файлы, название которых начинается с «01 Расшифровка БДР и БДДС»);
  • консолидация бюджета и его утверждение (файл «02 Консолидированная расшифровка»);
  • подготовка ежемесячных планов подразделений на основе консолидированного бюджета (файлы, название которых начинается с «03 Финансовый план») и их корректировка при необходимости;
  • ежемесячная консолидация скорректированных финансовых планов подразделений, отражение фактических данных (файл «04 Консолидированный финансовый план на месяц»);
  • анализ фактического исполнения бюджета (файл «05 Консолидированный фактический бюджет»).

Кроме того, в модель входят таблицы, содержащие нормативно-справочную информацию (справочник «Бюджетный классификатор», реестр договоров). Поскольку подразумевается, что именно бухгалтерия будет отвечать за учет фактических данных, бюджетные классификаторы статей расходов и доходов, поступлений и выплат составлены так, чтобы быть предельно понятными рядовому бухгалтеру. А теперь расскажем подробнее о логике работы с шаблонами.

Подготовка планов на год

Форма «01 Расшифровка БДР и БДДС структурного подразделения» (см. рис. 1, а также рис. 2) помогает упростить службам компании процедуру годового планирования*. Специалисту, отвечающему за ее заполнение, не нужны особые навыки. Достаточно последовательно ввести информацию о запланированных хозяйственных операциях (в верхней части рабочего листа, над шапкой таблицы), включая код бюджетного классификатора, расшифровку назначения платежа, сумму, номер договора и пр. Большинство этих реквизитов выбирается из раскрывающихся списков, что сводит к минимуму ошибки ручного ввода. Дополнительно подстраховаться позволяет искусственное разделение формы на две области: рабочую (для введения информации пользователями) и область хранения (с защитой от редактирования). Более того, работа с формой построена так, что каждое следующее поле можно заполнить только в случае корректного заполнения предыдущих (за исключением необязательных элементов).

рисунок 1. Пример развернутой формы годового бюджета планово-экономического отдела

Готовое решение для автоматизации работы над бюджетами

Форма дает возможность на основании введенных данных автоматически формировать как бюджет движения денежных средств (БДДС), так и бюджет доходов и расходов (БДР) подразделения. Именно поэтому часть ее реквизитов имеет служебный характер: тип распределения финансовых ресурсов, отражение распределения в бюджетах и график БДР.

Тип распределения финансовых ресурсов помогает корректно отразить сумму запланированных расходов по месяцам. В форме задано четыре варианта :

  • на планируемый год. Сумма расходов, указанная пользователем, распределяется равными частями среди 12 месяцев планируемого года;
  • на произвольный период. Распределение расходов равными частями по месяцам, но уже из заданного периода (потребуется ввести даты начала и окончания периода);
  • график коэффициентов. Сумма распределяется неравномерно, в соответствии с заданными месячными коэффициентами, и на произвольный период (потребуется ввести даты начала и окончания периода, а также значения самих коэффициентов);
  • ежемесячно в периоде. Введенная сумма повторяется ежемесячно на протяжении заданного периода.

Аналогично можно распределять по месяцам и доходы. Кстати, в форме есть возможность планирования той или иной хозяйственной операции только в бюджете движения денежных средств, только в бюджете доходов и расходов или же в обоих планах одновременно. Чтобы ею воспользоваться, достаточно выбрать нужный вариант в реквизите «отражение распределения в бюджете».

рисунок 2. Пример «короткой» формы годового бюджета планово-экономического отдела (только область хранения)

Готовое решение для автоматизации работы над бюджетами

На случай если месяцы фактического поступления денежных средств и признания их в учете различаются, предусмотрен реквизит операции под названием «График БДР» с тремя вариантами на выбор: синхронно с БДДС, с опережением или с отставанием. Для двух последних дополнительно задается временной лаг опережения или отставания денежных потоков (в месяцах).

Когда все реквизиты операции введены, пользователь может сформировать соответствующую ей строку бюджета подразделения (кнопка «Формирование строки»), удостовериться в корректности данных и при необходимости внести корректировки.

Кнопка «Сохранить в бюджет» переносит сформированную бюджетную строку в таблицу, расположенную в нижней части формы (область хранения). Эта таблица и есть бюджет подразделения. Она уже редактированию пользователем не подлежит. Полностью заполненные бюджеты подразделений собираются финансовой службой для последующей консолидации.

Консолидация бюджетов компании

Для подготовки консолидированного бюджета предприятия создана форма «02 Консолидированная расшифровка». Соответствующий ей файл содержит небольшую программу (макрос). Не отключайте макросы, если Excel предложит вам это сделать. Используемая в форме программа всего лишь закачивает исходные данные из бюджетных расшифровок и объединяет их в единую таблицу (массив). Запустить ее можно с помощью специальной кнопки «Консолидация расшифровок», расположенной в верхней части листа.

Как и в случае с бюджетами подразделений, для этой формы также заданы определенные требования к последовательности ввода данных, чтобы свести к минимуму количество ошибок. Так, невозможно вызвать диалоговое окно консолидации, пока не будет указан год, на который составляется бюджет.

Сама консолидация проходит автоматически. Пользователь только указывает последовательно файлы, которые нужно объединить, вплоть до окончательного формирования бюджета. После этого вся информация из бюджетов подразделений отражается в сводном бюджете движения денежных средств (см. рис. 3) и доходов и расходов. Они расположены на отдельных листах в том же файле, что и форма. Но для корректного планирования движения денежных средств в БДДС придется вручную ввести остатки на расчетных счетах и в кассе на начало периода.

рисунок 3. Консолидированный бюджет движения денежных средств

Готовое решение для автоматизации работы над бюджетами

Данные бюджетов могут быть представлены в разрезе структурных подразделений и видов деятельности. На листе БДР параметр «База распределения» позволяет выбрать способ распределения общехозяйственных затрат. В шаблонах используется только один вариант – пропорционально доходу – «доход». При необходимости можно смоделировать распределение затрат с использованием нескольких баз распределения.

Утвержденный консолидированный бюджет становится базовым для компании на предстоящий год. Очевидно, что в некоторых ситуациях планам не суждено сбыться, например, под влиянием неподконтрольных факторов внешней среды. А следовательно, потребуются корректировки планов как на уровне отдельного подразделения, так и компании в целом. И такая возможность уже предусмотрена в бюджетной модели.

Ежемесячное финансовое планирование

Утвержденный годовой бюджет ежемесячно транслируется на уровень отдельных подразделений с помощью форм, название которых начинается так: «03 Финансовый план». Пользователю достаточно указать год планирования, наименование подразделения и источник – файл с консолидированным бюджетом. Программа (макрос), заложенная в этой форме, самостоятельно создаст месячный бюджет.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ
Код макроса, выполняющего львиную долю операций в бюджетной модели, защищен. Получить доступ к редактированию макроса можно так:
– активировать вкладку «Разработчик» на панели инструментов (кнопка «Office» – параметры Excel – Основные – Показывать вкладку «Разработчик» на ленте);
– перейти на эту вкладку и запустить редактор Visual Basic;
– ввести пароль: qwerty.

В модели предусмотрена возможность корректировки базовых бюджетов. Порядок тот же, что и при заполнении первоначальных планов – расшифровок БДР и БДДС подразделений. Необходимо заполнить поочередно все реквизиты в рабочей области формы, сформировать соответствующую статью и сохранить ее. Лишние строки удаляются из области хранения (таблицы в нижней части формы) с помощью кнопки «Удалить». Новые платежи отражаются в форме с признаком «внеплановые», что позволяет в дальнейшем оценить степень отклонения измененного плана от первоначального базового бюджета. Для подготовки платежного календаря указываются планируемые даты операций, форма оплаты (наличная/безналичная) и вид платежа (аванс/расчет/возврат).

На тот случай, если месячный финансовый план хотя бы одного подразделения претерпел изменения (соответственно, базовый бюджет компании потерял свою актуальность), в модели предусмотрен механизм повторной консолидации бюджетов, на этот раз уже скорректированных. Для этого используется форма «04 Консолидированный финансовый план на месяц». Причем процедура консолидации в ней такая же, как и с формой «02 Консолидированная расшифровка».

В итоге у предприятия после прохождения соответствующей процедуры утверждения появляется инструмент для оперативного финансового управления.

Учет фактических данных

Форма «04 Консолидированный финансовый план на месяц» также используется и для отражения фактических данных (для каждого месяца создается свой файл). У пользователя есть возможность указать не только фактическую сумму доходов и расходов (выплат или поступлений), но и дату проведения операции, наименование банка или кассы. Модель не поддерживает автоматической загрузки данных из системы бухгалтерского учета, все придется вводить вручную.

Ежемесячно, после закрытия периода, данные об исполнении финансового плана подгружаются в сводную форму «05 Консолидированный фактический бюджет» (рис. 4)**. Эта форма предназначена для хранения отчетов об исполнении бюджетов в помесячном разрезе и в целом за год. Для удобства содержание формы разбито на несколько листов – исключительно фактические данные об исполнении БДР и БДДС за истекший с начала года период и план-факт анализ исполнения этих же бюджетов.

рисунок 4. Анализ консолидированного бюджета доходов и расходов

Готовое решение для автоматизации работы над бюджетами

Кстати, в формах предусмотрена возможность фильтрации – по подразделениям и видам деятельности (для нее выделены специальные поля)***. Так, например, при необходимости можно сформировать план-факт БДДС по одному из подразделений и/или виду деятельности.

* Для корректной работы формы необходимо одновременно с ней открыть файлы «Справочник» и «Реестр договоров». – Прим. ред.

** Для корректной работы этой таблицы необходимо одновременно открыть форму «02 Консолидированная расшифровка», в которой хранится первоначальный бюджет предприятия на год.

*** Для построения план-факт отчетов БДДС и БДР значения фильтров (наименование структурного подразделения и вид деятельности) в формах «02 Консолидированная расшифровка» и «05 Консолидированный фактический бюджет» должны быть одинаковыми.

Еще по теме

Способ упростить работу по составлению бюджетов, содержащих много аналитических признаков

Простое решение для безошибочной и быстрой консолидации бюджетов

Хватит ли денег, чтобы воплотить планы компании в жизнь

Как построить финансовую модель компании 

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Шаблон бюджетной модели, разработанный под Excel 2007 и подробная инструкция по работе с ним.zip


Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль