Excel подскажет, какие платежи стоит пропустить вперед, а какие – придержать

22397
Зачастую данных в реестре платежей, формируемом в Excel, недостаточно, чтобы принять решение о том, какие счета оплатить сегодня. В итоге главному финансисту компании приходится собирать дополнительную информацию, выполнять пусть и несложные, но требующие времени расчеты. Ускорить и упростить акцептование счетов можно, если дополнить привычную форму реестра двумя таблицами и воспользоваться программой, написанной авторами статьи.

Чаще всего реестр платежей, выгруженный из учетной информационной системы или непосредственно сформированный в Excel, содержит следующие стандартные поля: наименование поставщика, номер, дата и сумма счета к оплате, предмет платежа и статья затрат. А выглядеть он может примерно так, как это показано на рисунке 1.

Рисунок 1 Классическая форма реестра платежей

Excel подскажет, какие платежи стоит пропустить вперед, а какие – придержать

Сам по себе такой реестр мало информативен, данных для принятия решения об оплатах тех или иных счетов явно недостаточно. В частности, в реестре нет информации о том, сколько у компании денежных средств на текущий момент, хватит ли их на оплату всех счетов и сколько денег при этом останется и т. д. Скорее всего, финансовым директорам компаний, которые используют подобный отчет, приходится тратить время на дополнительные расчеты и уточнение информации в бухгалтерии.

Работать со счетами к оплате будет намного проще, если взять на вооружение две дополнительные таблицы (также формируемые в Excel): «Расход денежных средств» и «Налоговое планирование». А также можно рекомендовать использовать унифицированный список резолюций (решений, принимаемых по вопросам оплаты счетов) непосредственно в реестре платежей. Типовые резолюции сделают его более информативным и помогут финансовому директору сэкономить время. Забегая вперед, скажем, что «руками» вносить практически ничего не придется, только отметить мышкой счета к оплате.

Дополнительные таблицы

Первая и, пожалуй, самая важная таблица, которую имеет смысл использовать, – «Расход денежных средств» (см. рис. 2). В ней представлены следующие данные:

  • остаток денежных средств на дату формирования реестра;
  • суммы по счетам, утвержденным финансовым директором к оплате (по всем строкам с резолюцией «оплатить»), – в целом и в разрезе статей затрат;
  • суммы по аннулированным оплатам в разрезе расходных статей;
  • остаток денежных средств после оплаты утвержденных счетов;
  • суммы по счетам, в отношении которых решение еще не принято (если резолюции нет, счета по умолчанию переходят в платежный реестр следующего дня).

Рисунок 2 Реестр платежей в Excel c двумя дополнительными таблицами

Excel подскажет, какие платежи стоит пропустить вперед, а какие – придержать

В зависимости от того, какие именно резолюции проставлены (все это делается в Excel) по каждому счету – оплатить или аннулировать, в таблице отражается информация о том, есть ли перерасход. Если остаток денежных средств отрицательный, можно проиграть различные варианты оплат. Например, ранжировать платежи по важности и последовательно, начиная с наименее значимого, переносить их один за другим на следующий день, пока остаток не станет положительным.

А еще одна таблица – «Налоговое планирование» – будет полезна, когда компания приобретает основные средства (см. рис. 2). В ней указываются: первоначальная стоимость основного средства (без НДС), код по общероссийскому классификатору основных фондов (ОКОФ), срок полезного использования, номер амортизационной группы, процент и сумма амортизационной премии, сумма месячного износа, повышающий коэффициент и ускоренная амортизация в рублях. Таблица поможет оперативно рассчитать сумму, которую можно будет единовременно списать в расходы от первоначальной стоимости приобретаемого основного средства.

Готовый инструмент

Каждый раз создавать описанные таблицы под новый реестр – не самое лучшее решение. Во-первых, это займет определенное время. Во-вторых, есть риск ошибиться в формуле или ссылке. В-третьих, придется вручную заполнять резолюции по каждому счету. При большом количестве счетов это довольно трудоемкая и не особо интересная работа.

Для ее упрощения авторами статьи создана собственная небольшая программа на VBA (Visual Basic for Applications) – модуль, встроенный в файл Excel. После запуска она автоматически создает обе дополнительные таблицы на том же листе, где расположен платежный реестр. Все, что останется сделать, – ввести начальный остаток денежных средств, выбрать вариант резолюции по счету к оплате из предложенного программой списка, а также код ОКОФ, номер амортизационной группы и повышающий коэффициент (если он предусмотрен) для основных средств, вся остальная информация появится в таблицах автоматически.

Чтобы запустить программу, нужно зайти в меню Excel «Сервис», выбрать пункт «Макрос» и подпункт «Макросы» (альтернативный вариант – комбинация клавиш ALT и F8), а затем в появившемся диалоговом окне указать модуль под названием «Reestr_na_oplatu_schetov» и нажать кнопку «Выполнить». Предварительно стоит убедиться в том, что в Excel разрешено запускать макросы (команда меню Сервис – Макрос – Безопасность).

Что делать, если исходная форма реестра отличается от той, под которую написана программа? Например, другое число столбцов, иные статьи расходов, больше вариантов резолюций. Потребуется внести небольшие изменения в программный код. Иначе говоря, адаптировать программу под свой формат реестра. О том, как это можно сделать, подробно написано в инструкции к программе, которую можно скачать по ссылке «Дополнительный материал»в тексте этой статьи. Если реестр отличается только числом строк, в программе ничего менять не потребуется.

Макрос не обязательно копировать вручную в тот файл, где у вас создан реестр платежей. Можно сделать так: в файле с реестром запустить редактор VBA (комбинацией клавиш ALT и F11), в нем выполнить команду меню Tools – References - Browse, а в появившемся окне открыть загруженный с сайта журнала файл с программой и нажать «ОК». А затем запустить макрос по предложенной выше схеме. Важное замечание. Реестр должен начинаться с третьей строки (первые две отводятся на заголовок таблицы) и первого столбца, а нумерация счетов заканчивается ячейкой со значением «Итого».

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Файл Excel с примером реестра, программным модулем и инструкция по его применению.rar


Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль