Когда автоматизация управления денежными потоками становится необходимостью

4381
Нешитова Наталия
заместитель финансового директора, начальник финансового отдела ФГУП «ГТК "Россия"»
Масштабы и последовательность автоматизации финансовых функций в каждой конкретной компании могут существенно отличаться. Многое зависит не только от потребностей бизнеса, но и от реальной ситуации в отрасли и экономике. Когда ситуация с платежами обостряется и возникают кассовые разрывы, целесообразно пересмотреть систему управления денежными средствами. Тогда актуальным решением становится автоматизация.

Первый опыт автоматизации финансовой функции во ФГУП «Государственная транспортная компания “Россия”» (далее – ГТК «Россия») совпал с процессом реорганизации предприятия. К будущей ERP-системе были предъявлены высокие требования. Среди прочего – гибкость настройки плана счетов и управленческих аналитик, ведение мультивалютного учета с автоматическим начислением курсовых и суммовых разниц, формирование обязательных отчетных форм, в том числе специализированных – для авиапредприятий. В итоге авиакомпания остановила свой выбор на Microsoft Dynamics AX, проект поручили вести компании «АНД Проджект».

Учет и отчетность

К началу 2006 года автоматизация учетного контура была завершена (бухгалтерский и налоговый учет, частично – управленческий). Новая ERP-система позволяла получать отчетные формы в различных аналитических срезах (вид деятельности, направление полетов, тип воздушного судна, подразделение и др.), а также автоматически формировать обязательную отчетность предприятия. Также был реализован сложный механизм распределения затрат по видам деятельности предприятия, а их в компании более 15.

Следующий этап развития ERP-системы пришелся на 2009 год и совпал с приходом новой команды топ-менеджеров.

Управление денежными средствами

Кризис негативно отразился и на предприятиях транспортной отрасли. Снижение спроса на авиаперевозки и как следствие сокращение входящего денежного потока и кассовые разрывы заставили авиакомпанию пересмотреть процедуру управления денежными средствами, организовать эффективное планирование, идентифицировать и систематизировать платежи.

На начальном этапе сводный месячный план движения денежных средств, еженедельные кассовые планы с балансировкой в разрезе валют планирования, а также реестры заявок на оплату составляли в Excel. Такую «автоматизацию» управления денежными средствами вряд ли можно было назвать эффективной – ручной ввод огромного количества ежедневных операций, трудоемкий план-факт анализ. Невозможность ведения унифицированного справочника контрагентов и договоров в Excel существенно усложняла идентификацию заявок на оплату. Инициаторы платежей получали не всегда корректную информацию о текущем статусе своих заявок. Казначейство контролировало прохождение платежей вручную. Чтобы избавиться от этих проблем, решили перенести отработанные процедуры управления денежными средствами в ERP-систему – внедрить специализированное решение от «АНД Проджект» для управления финансами в Microsoft Dynamics AX на базе блока «Бюджетирование».

Основные компоненты нового модуля ERP-системы – бюджет денежных средств на период и заявка на оплату. Поскольку в зависимости от этапа прохождения заявки на оплату последней присваивается определенный статус (на согласовании, согласована, вынесена на бюджетный комитет, утверждена бюджетным комитетом, отправлена в банк, оплачена или отменена), теперь процедура согласования и исполнения платежей полностью прозрачна для пользователя. Еще один важный момент – формирование единой договорной базы предприятия. Система не позволяет провести платеж, если в заявке не указан действующий договор с поставщиком товаров или услуг. Так удается свести к минимуму риски оплат без заключенных контрактов.

Автоматизация на практике

Когда автоматизация управления денежными потоками становится необходимостьюКирилл Татаринов,
корпоративный вице-президент Microsoft Business Solutions,
о том, как действуют российские и зарубежные компании при внедрении ERP-систем

 

Последовательность автоматизации финансовых функций может отличаться в каждом конкретном случае, поскольку многое зависит от потребностей бизнеса и стоящих перед проектом задач.

Как правило, компании придерживаются такого порядка:

  • бухгалтерский учет в соответствии с нормативными требованиями местного законодательства;

  • расчеты с клиентами и поставщиками, контроль дебиторской задолженности. Этот функционал особенно важен компаниям, работающим с большим количеством контрагентов, поскольку позволяет существенно улучшить ситуацию с получением закрывающих документов и своевременным перечислением средств. Например, один из наших заказчиков – сервисная компания в Марий Эл перевела всю операционную работу с 500 своими клиентами в Microsoft Dynamics NAV, благодаря чему существенно сократила дебиторскую задолженность и ускорила расчеты;

  • формирование МСФО-отчетности. Такая функция жизненно необходима как «дочкам» зарубежных корпораций, так и компаниям, аффилированным с иностранными структурами. Зачастую взаимодействие штаб-квартир и филиалов выходит за рамки регулярных стандартных отчетов и переходит на операционный уровень, что существенно повышает требования к управленческой отчетности.

В дальнейшем компании автоматизируют такие функции, как бюджетирование, централизованное управление денежными средствами и консолидация отчетности.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль