Инструмент финансовой самозащиты компании от недобросовестных сотрудников

5294
Потери компании, вызванные мошенничеством сотрудников, могут составлять сотни тысяч долларов. При этом бухгалтерский учет не всегда позволяет выявить факты злоупотреблений, не говоря уже о предотвращении подобных случаев. Чтобы снизить риск мошенничества, в North Logistic был разработан регламент внутреннего контроля.

Необходимость создания системы внутреннего контроля в компании North Logistic во многом была продиктована спецификой бизнеса. Предприятие оказывает услуги по перевозке грузов. Еще есть собственная станция технического обслуживания, автостоянка, ремонтные боксы и мойка. В подобном бизнесе возможностей для дополнительного «заработка» у недобросовестных сотрудников достаточно.

Разработка системы внутреннего контроля начиналась с определения тех направлений деятельности, которые в большей степени подвержены риску мошенничества. К ним были отнесены станция технического обслуживания и подразделение, осуществляющее грузоперевозки.

Созданные для станции техобслуживания и «перевозок» контрольные процедуры предполагают проверку заключаемых договоров на соответствие бюджету, выборочный контроль первичных документов, а также выполнение специальных контрольных функций руководителями этих подразделений.

Нельзя со стопроцентной уверенностью утверждать, что реализованные методы контроля свели риск мошенничества к нулю, тем не менее у недобросовестных сотрудников возможностей для безнаказанного воровства серьезно поубавилось.

Инструмент финансовой самозащиты компании от недобросовестных сотрудниковКомментирует
Петр Павличко,
финансовый директор компании North Logistic

 

Положение о процедурах внутреннего контроля над финансово-хозяйственной деятельностью (извлечение)

1. Общие положения

Настоящее положение о процедурах внутреннего контроля над финансово-хозяйственной деятельностью разработано в соответствии с действующим законодательством, уставом общества, положениями о департаментах, другими внутренними регламентирующими документами общества (далее – документы общества).

2. Назначение и область применения документа

В положении определены используемые понятия, принципы организации, цели, направления и процедуры внутреннего контроля над финансово-хозяйственной деятельностью, а также задачи органов внутреннего контроля по исполнению и контролю за соблюдением процедур внутреннего контроля.

3. Понятия и определения

Процедуры внутреннего контроля – документально зафиксированная система мероприятий по обеспечению эффективного внутреннего контроля над исполнением финансово-хозяйственного плана общества, выявлению и совершению нестандартных операций, а также предотвращению финансовых и операционных рисков и возможных недобросовестных действий со стороны должностных лиц общества.

Внутренний контроль в обществе – контроль, осуществляемый общим собранием участников общества, генеральным директором общества, структурными подразделениями, должностными лицами и иными сотрудниками в целях обеспечения достаточной уверенности в том, что общество достигает поставленных целей наиболее эффективным способом.

Комментарий

Внутренний контроль в той или иной степени осуществляется всеми менеджерами компании. Например, директор по закупкам регулярно собирает данные об объемах заказанных у поставщиков запасных частей и деталей в натуральном и денежном выражении, а затем проверяет их на соответствие плану продаж, сопоставляет цены.

4. Цели внутреннего контроля

К целям внутреннего контроля над финансово-хозяйственной деятельностью общества относятся:

  • защита капиталовложений участников общества и активов общества;
  • обеспечение достижения поставленных стратегических целей развития;
  • обеспечение выполнения финансово-хозяйственных планов общества;


5. Требования к процедурам

5.1. Общее собрание участников общества определяет политику общества в отношении внутреннего контроля и регулярно оценивает функционирование системы внутреннего контроля общества. В этих целях общее собрание участников утверждает:

  • внутренние документы общества, регламентирующие процедуры внутреннего контроля при принятии и исполнении управленческих решений;

Комментарий

Для того чтобы процедуры контроля своевременно выполнялись, было необходимо их регламентировать. Описание контрольной процедуры содержит цели и периодичность проведения контроля, а также последовательность действий.

 

  • финансово-хозяйственные планы, бюджеты, инвестиционные программы развития общества и заслушивает доклады должностных лиц общества об исполнении утвержденных планов и принятых решений;
  • регулярно рассматривает и дает оценку реализации утвержденных стратегий развития, выполнения утвержденных годовых и квартальных бюджетов и плановых заданий, результатов работы менеджмента.

5.2. Для эффективного осуществления общим собранием участников непосредственного контроля над финансово-хозяйственной деятельностью общества и исполнением его финансово-хозяйственного плана создан отдел внутреннего контроля, действующий на основании утвержденного положения.

Комментарий

Эффективность работы отдела внутреннего контроля оценивается общим собранием акционеров, поскольку в компании нет отдела внутреннего аудита и ревизора.

5.3. Генеральный директор общества обеспечивает создание и повсе-дневное функционирование эффективной и надежной системы внутреннего контроля общества.

Основу системы повседневного контроля над финансово-хозяйственной деятельностью общества составляет контроль над соответствием всех проводимых сделок утвержденному бюджету. Контроль исполнения бюджета осуществляется финансовым отделом.

Комментарий

Главный инструмент контроля – выявление отклонений фактически достигнутых показателей от запланированных в бюджете.

5.4. Отдельные функции внутреннего контроля операций и процессов деятельности общества могут поручаться создаваемым в обществе специализированным подразделениям и комиссиям или отдельным сотрудникам общества.

5.5. Руководители структурных подразделений, сотрудники общества в соответствии со своими должностными инструкциями несут ответственность за разработку, документирование, внедрение, мониторинг и развитие процедур внутреннего контроля во вверенных им направлениях деятельности.

Комментарий

Основной проблемой, с которой столкнулась компания при организации системы внутреннего контроля, было отсутствие внутренних регламентов и положений. Именно поэтому первой задачей руководителей подразделений стала разработка системы внутрифирменных стандартов, которые впоследствии анализировались и дорабатывались отделом внутреннего контроля.

5.6. В соответствии с действующим положением о департаментах и службах общества установлено, что процедуры внутреннего контроля за финансово-хозяйственной деятельностью общества встроены в его основные бизнес-процессы и операции, включая:

  • планирование, утверждение и контроль исполнения бюджета;
  • принятие решений по инвестированию и контроль реализации инвестиционных проектов;
  • мониторинг приобретения и отчуждения активов;
  • мониторинг соблюдения имущественных прав на активы общества;
  • контроль над соблюдением лимитов по основным статьям затрат;

Комментарий

Абсолютный контроль, в том числе мелких статей затрат, оправдан не всегда. Отдельное внимание уделяется счетам бухгалтерского учета, оборот за период по которым составляет более 10 процентов от выручки компании, а также сумме кредиторской и дебиторской задолженностей.

 

  • контроль соблюдения финансовой дисциплины в обществе;
  • контроль исполнения решений органов управления и должностных лиц общества;
  • контроль учетной политики и соблюдения процедур формирования отчетности общества (бухгалтерской, управленческой, налоговой), а также обеспечения надежности и достоверности ведения учета;
  • контроль соблюдения требований законодательства при подготовке и совершении сделок общества;
  • контроль над исполнением решений, принимаемых общим собранием участников общества, приказов, распоряжений и поручений генерального директора общества;

6. Оценка исполнения процедур внутреннего контроля

6.1. Собрание участников общества осуществляет оценку эффективности системы внутреннего контроля в целом и принимает решения по совершенствованию действующих в обществе процедур внутреннего контроля.

Комментарий

Отдел внутреннего контроля информирует генерального директора и общее собрание акционеров о наиболее крупных и неустраненных нарушениях. На основании этих отчетов и рекомендаций службы внутреннего контроля выносятся советы по совершенствованию тех или иных процедур контроля.

6.2. В соответствии с положением служба внутреннего контроля в рамках выполнения своих функций осуществляет:

  • оценку эффективности процедур, обеспечивающих соблюдение обществом законодательства;
  • подготовку и предоставление по результатам проведенных внутренних проверок генеральному директору общества материалов (отчетов и справок) о существенных проблемах внутреннего контроля над финансово-хозяйственной деятельностью общества;
  • анализ адекватности и эффективности системы внутреннего контроля общества, включая системы информационной и технологической безопасности;
  • содействие (консультации) должностным лицам общества и сотрудникам в разработке и планировании мероприятий по устранению выявленных проблем, недостатков, совершенствованию системы внутреннего контроля.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Положение о процедурах внутреннего контроля над финансовой деятельностью.doc


Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль