Свод правил для качественного планирования платежей на ближайшую декаду

10783
«Срочно нужно оплатить этот счет! Если не оплатим, будут проблемы!» Знакомая ситуация? В компании «Делфи-Трейд» вопрос внеплановых платежей удалось решить после утверждения регламента процесса формирования подекадного реестра платежей. Он помог приучить сотрудников заранее вспоминать о счетах к оплате.

В последнее время многие компании стремятся всеми силами избавиться от банковских кредитов, привлеченных еще в период кризиса. Компания «Делфи-Трейд», специализирующаяся на продаже строительного оборудования, проектных и строительно-монтажных работах, не исключение. Решение этой задачи требует от финансовой службы предельно точного планирования всех платежей.

До недавнего времени, несмотря на наличие такого документа как реестр платежей, зачастую возникали всевозможные незапланированные расходы. Поэтому в компании был создан регламент формирования процесса подекадного планирования платежей. Этот документ жестко регламентирует последовательность действий всех заинтересованных сотрудников компании по планированию выплат, определяет их ответственность и полномочия, а также порядок переноса тех или иных запланированных платежей на более поздние даты.

Результат от внедрения регламента оказался заметен практически сразу. Руководители отделов стали реже посещать кабинет финансового директора с просьбами о срочных платежах. А следующий квартал компании удалось закончить с внушительным остатком средств на счетах.

Свод правил для качественного планирования платежей на ближайшую декадуКомментирует
Екатерина Кузнецова,
финансовый директор компании «Делфи-Трейд»
 

Регламент процесса формирования декадного реестра платежей (извлечение)

1. Введение

1.1. Назначение и область применения документа

Регламент процесса формирования декадного реестра платежей содержит порядок и требования к действиям сотрудников при планировании и согласовании необходимых платежей на декаду с целью эффективного использования денежных средств компании.

1.2. Термины и определения

В документе содержатся следующие определения и сокращения:

  •  декада – период времени стандартной длительностью 10 календарных дней. В рамках документа предполагается, что планирование платежного календаря, включая все установленные регламентом процедуры, всех участников, происходит в текущую декаду, на следующую декаду. Все сроки, установленные в регламенте, отсчитываются от первого дня текущей декады (отчетного периода);

Комментарий

Сроки при необходимости могут быть перенесены отдельным приказом финансового директора.

 

  • ТМЦ – товарно-материальные ценности;
  • БДДС – бюджет движения денежных средств;

1.3. Основные условия

Процесс формирования декадного реестра платежей начинается при наличии следующих документов:

  • декадной заявки на оплату, которая составляется руководителями подразделений один раз в декаду и подается на рассмотрение непосредственно коммерческому директору;

Комментарий

В заявке на декаду, как и любой другой, в обязательном порядке указывается контрагент, сумма платежа, статья затрат, к которой относится платеж.

 

  • плана поступления денежных средств на следующую декаду от коммерческого директора;
  • реестра платежей прошедшей декады;
  • бюджета движения денежных средств на текущий квартал;
  • графика обязательных платежей от главного бухгалтера.

Комментарий

Все платежи компании разделены на три категории. К обязательным платежам относится арендная плата, зарплата, отчисления в бюджет и выплаты по кредитам. Вторая категория – текущие платежи, необходимые для стабильной работы предприятия. Все поставщики компании также ранжированы по группам с разными приоритетами оплаты. Третья – все прочие платежи.

1.4. Ограничения процесса

Регламентом установлены следующие ограничения:

  • заявки, поданные позже установленных сроков, к планированию на следующую декаду не принимаются;
  • ответственность за своевременную подачу декадных заявок на оплату, их точность и актуальность лежит на руководителях структурных подразделений компании;
  • заявки, не оплаченные в текущем платежном периоде, должны быть выставлены заявителями заново.

2. Требования к процедурам

2.1. Процесс согласования заявок коммерческим директором

Коммерческий директор согласует декадные (консолидированные) заявки на оплату на следующую декаду после их получения от руководителей структурных подразделений.

В процессе согласования декадных заявок коммерческий директор выполняет следующие основные действия:

  • знакомится с предоставленными декадными заявками на оплату по мере их поступления. В случае необходимости уточняет информацию у менеджеров или руководителей структурных подразделений компании;
  • определяет необходимость выполнения той или иной заявки;
  • в случае возникновения затруднений или сомнений при принятии решения уточняет необходимость и нюансы закупки у соответствующих руководителей, проводит консультации по этому вопросу с руководителями соответствующих структурных подразделений;
  • проверяет наличие соответствующих денежных средств по указанным в заявке статьям БДДС;

Комментарий

Фактически коммерческий директор сопоставляет сумму, указанную в заявке на платеж, с расходами в утвержденном плане платежей с учетом остатка денежных средств по соответствующей статье затрат.

 

  • при необходимости корректирует соответствующие заявки, отправляет их на доработку либо отклоняет;
  • в случае одобрения заявки акцептует ее, проставляя дату и время визирования.

Согласование декадных заявок на оплату должно быть закончено коммерческим директором не позднее 18.00 девятого дня отчетного периода планирования.

3. Формирование платежного календаря

3.1. Перечень необходимых документов

Казначей составляет реестр платежей компании на декаду после получения следующих документов:

Комментарий

В реестр платежей компании на следующую декаду автоматически включаются неоплаченные заявки, которые не вошли в реестр платежей текущего отчетного периода. Запланированные платежи, которые не были осуществлены из-за отсутствия средств, имеют преимущество перед остальными заявками.

 

  • декадной заявки на оплату, завизированной коммерческим директором;
  • графика обязательных платежей от главного бухгалтера;
  • плана поступления денежных средств на следующую декаду от коммерческого директора;
  • бюджета движения денежных средств на текущий квартал.

3.2. Процесс формирования платежного календаря

В процессе составления платежного календаря казначей выполняет следующие действия:

  • проверяет наличие запрашиваемых подразделениями денежных средств в БДДС компании на текущий квартал;
  • проверяет правильность разнесения платежей (заявок) по статьям затрат;
  • консолидирует данные по платежам из файлов заявок в проект платежного календаря компании на следующую декаду;
  • на основании графика обязательных платежей вносит данные в соответствующие статьи;
  • на основании реестра платежей текущего отчетного периода устанавливает перечень неоплаченных заявок на данный момент;
  • отправляет по электронной почте итоговый проект платежного календаря финансовому директору для дальнейшего согласования.

5. Оповещение инициаторов платежей

5.1. Внесение корректировок в реестр платежей

Казначей корректирует реестр платежей на следующую декаду после получения данного реестра и комментариев к нему от финансового директора.

Комментарий

Реестр платежей разбивается казначеем по разным файлам и папкам таким образом, чтобы каждое подразделение видело только собственные заявки на оплату.

Казначей обязан уведомить сопроводительным письмом руководителей структурных подразделений о том, какие изменения произошли в сроках платежей и какие из них перенесены на более поздние периоды или отклонены. Он также рассылает скорректированный реестр платежей на декаду с сопроводительным письмом руководителям подразделений, с копией коммерческому и финансовому директорам.

6. Контроль над соблюдением регламента

Контролирует выполнение данного регламента финансовый директор компании.

Комментарий

В обязанности финансового директора входит выборочный контроль платежей в течение месяца. Ежедневную проверку оплат проводит казначей. Он контролирует наличие виз финансового и коммерческого директоров, договора, правильность указания статей затрат, соответствие месячному бюджету.

При обнаружении нарушений в соблюдении требований регламента финансовый директор проводит анализ ситуации, в результате которого может принять следующие решения:

  • если нарушение связано с недостаточным знанием и пониманием нарушителем требований данного регламента, проводит с ним разъяснительную работу;
  • если нарушение связано с недобросовестным выполнением сотрудником своих должностных обязанностей, имеет право наложить штрафные санкции согласно установленному порядку.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Регламент процесса формирования декадного реестра платежей.rtf


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль