Избавиться от ошибок в платежах можно, не тратясь на создание казначейства

3178
Оловянишников Александр
начальник экономического отдела ЗАО «Кондитерская фабрика «Красная Звезда»
От ошибок при ручном вводе данных никто не застрахован. На своем опыте в этом убедились на кондитерской фабрике «Красная Звезда». Как выяснилось, в уходящих через банк-клиент платежных поручениях встречались опечатки и неточности. Как результат деньги нередко зависали в банке, в связи с чем приходилось оправдываться перед контрагентами. Средств на автоматизацию этого процесса или создание казначейства у компании не было, но решение проблемы нашлось.

Функции расчетного центра кондитерской фабрики «Красная Звезда» выполняет бухгалтерия. Создавать отдельное подразделение – казначейство, учитывая сравнительно небольшое количество оплат в день (от 20 до 30), было нецелесо­образно. Реестр платежей формировали главный бухгалтер или его заместитель и передавали на исполнение одному из сотрудников бухгалтерии. Вот тут и возникали проблемы. Дело в том, что бухгалтер по расчетам с банками нередко допускал ошибки в процессе работы с системой «Банк-клиент». Опечатка в сумме платежа оборачивалась переплатами (недоплатами) поставщикам и подрядчикам, а ошибки в реквизитах получателя – зависанием денег в банке. Несколько раз в компании меняли исполнителей в надежде найти более внимательных и ответственных специалистов. Каждый новый бухгалтер обещал тщательно проверять реквизиты перед отправкой платежных поручений, и какое-то время так оно и было, но спустя месяц все забывалось и ошибки повторялись.

Справка о компании
ЗАО «Кондитерская фабрика “Красная Звезда”» (г. Томск) – одно из старейших предприятий пищевой отрасли Сибири. Датой основания фабрики принято считать 1899 год. Сейчас в ассортименте фабрики более 150 наименований кондитерских изделий. Продукция поставляется в разные регионы – от Красноярска до Южно-Сахалинска, от Омска до Иванова, Ставрополя, Санкт-Петербурга. Общая численность сотрудников – около 800 человек. По итогам 2009 года общая выручка от реализации кондитерских изделий составила более 1 млрд руб­лей, что на 40 процентов больше, чем в 2008 году.

Компания развивалась, суммы оплат росли, соответственно и цена ошибки становилась выше. В этой ситуации крайне важно было максимально снизить влияние человеческого фактора при осуществлении платежей. Руководство компании поставило перед финансовой службой задачу обеспечить эффективный контроль над этим процессом.

Меньше расчетных счетов

Первым делом в компании решили провести «инвентаризацию» расчетных счетов и закрыть неиспользуемые. Руководствовались следующими простыми критериями:

  • перспективы дальнейшего сотрудничества с банком, прежде всего по вопросам привлечения заемных средств;
  • стоимость услуг расчетно-кассового обслуживания и сроки проведения расчетов.

В итоге «Красная Звезда» сократила количество расчетных счетов с 10 до 7. Предприятие продолжило сотрудничество с теми банками, которые предоставляли кредиты на наиболее выгодных условиях. Один из них предложил качественные и недорогие услуги расчетно-кассового обслуживания.

Даже такое, казалось бы, несущественное сокращение количества расчетных счетов существенно упростило работу бухгалтерии – меньше систем «Банк-клиент» и меньше банковских выписок, проще контролировать соответствие осуществляемых платежей утвержденному реестру оплат.

Двойной контроль платежей

Для оставшихся расчетных счетов ввели дополнительные цифровые подписи и разделили электронные ключи. Теперь для отправки платежных поручений недостаточно цифровой подписи исполнителя, в обязательном порядке требуется еще и подпись главного бухгалтера, а в его отсутствие – руководителя финансовой службы. Так удалось обеспечить дополнительный контроль и свести к минимуму риск ошибочных выплат.

На практике это выглядит следующим образом. Получив реестр платежей на предстоящий день, бухгалтер формирует поручения на перевод средств контрагентам, подписывает их своей цифровой подписью и сообщает об этом главному бухгалтеру. Тот проводит сплошную или выборочную (в зависимости от количества платежей) проверку поручений. Проверяются сумма платежа (сопоставляется с данными в утвержденном реестре платежей) и реквизиты получателя. Если ошибок не обнаружено, главный бухгалтер подписывает все «платежки» своей цифровой подписью и отправляет в банк.

Кстати, дополнительную цифровую подпись установили на отдельном ноутбуке. Если по какой-либо причине невозможно осуществить платеж в одном офисе компании (например, из-за отключения электричества или проблем со связью), ноут­бук всегда можно перевезти в другой офис и завершить там все необходимые операции. Кроме того, использование портативного компьютера решает проблему с передачей прав контрольной подписи другому сотруднику, например, на время отпуска главного бухгалтера.

Заявки в очередь

После того как ввели новые правила авторизации платежей, стало понятно, что необходимо и упорядочить процесс обработки заявок на оплату. До этого момента они исполнялись в течение всего операционного дня, по мере поступления. То есть, несмотря на то, что в компании каждое утро формировался реестр оплат, в течение дня появлялись новые неотложные платежи. Бухгалтеру по работе с банками приходилось каждый раз, когда приходила новая заявка на платеж, бросать текущие дела и заниматься именно ею. История полностью повторялась и в отношении главного бухгалтера, его также вынуждали постоянно отвлекаться от текущей работы для проверки и утверждения очередных выплат.

Принятое решение было предельно простым и вместе с тем более чем результативным. Чтобы избавиться от внезапных платежей, в компании решили, что заявки, поступающие в течение дня, будут исполняться на следующий день или же в течение ближайшей недели. Такой порядок работы позволял бухгалтеру заранее планировать свой рабочий день, поэтапно выполнять все необходимые операции, не отвлекаясь на несрочные вопросы. Кстати, для действительно срочных оплат сделали исключение – они могут быть исполнены в день подачи заявки, но по указанию финансового директора и после согласования с главным бухгалтером.

Проверка в конце дня

После завершения операционного дня ответственный за платежи сотрудник бухгалтерии составляет оперативный отчет о движении денежных средств. Отчет содержит следующие сведения:

  • оплаты, сгруппированные по статьям в зависимости от того, по инициативе какого подразделения был осуществлен платеж, или по экономическому содержанию (например, командировки, сырье, заработная плата и т. д.);
  •  поступления – выручка, зачисленная на расчетный счет за прошедший день;
  • кредитная нагрузка – сумма использованного лимита кредитных линий и доступный остаток.

Отчет рассылается генеральному и финансовому директорам, главному бухгалтеру и начальнику финансовой службы. Он помогает выявить какие-либо отклонения от планов и принять корректирующие меры.

Также к проверкам постфактум можно отнести и новую процедуру контроля осуществленных платежей. Ежедневно экономист по претензионной работе (сотрудник финансовой службы) проводит сверку банковских выписок и реестра платежей за предыдущий день. О выявленных отклонениях он сообщает начальнику финансовой службы. Например, о том, что была допущена ошибка в сумме или что платеж ушел не на тот расчетный счет. Задача начальника финансовой службы состоит в том, чтобы разобраться в причинах и принять меры по возврату денег.

Многоступенчатый контроль платежей позволил не только подстраховаться от ошибок ручного ввода, допущенных бухгалтером по платежам, но и снизить риски выплат по изначально ошибочным счетам и заявкам. Например, двукратной оплаты одного и того же счета или перечисления денег подрядчику, еще не выполнившему свои обязательства, и т. д. Кроме того, появилась возможность оперативно выявлять ошибочные перечисления и своевременно принимать меры по возврату излишне уплаченных средств. Всегда проще решить проблему по горячим следам. Однако сама процедура осуществления расчетов заметно усложнилась. У главного бухгалтера и экономиста по претензионной работе появилась дополнительная рабочая нагрузка – на проверку заявок уходит примерно по 30 минут в день.

Личный опыт
Дмитрий Кравченко,

финансовый директор ООО «Реил Континент»
В нашей компании подобных проблем не возникает. Это вопрос профессиональной пригодности сотрудника, осуществляющего платежи. Любая ошибка при оформлении платежного поручения – ЧП.
Михаил Кацнельсон,
вице-президент по финансам и экономике компании «Ланч»
У нас есть несколько контролирующих механизмов, которые помогают обеспечить правильность формирования и реализации платежей:
–  внедрена система матричного бюджетирования. В соответствии с ней каждый платеж, прежде чем поступить в казначейство на оплату, должен пройти многочисленные согласования. В цепочку согласования, как правило, входят ответственный исполнитель, его руководитель, руководитель соответствующего ЦФО, сотрудник договорного отдела бухгалтерии, главный бухгалтер, финансовый контролер. Поскольку ответственный исполнитель ограничен рамками бюджета, то он напрямую заинтересован в точности реквизитов своих платежей;
–  заявки на платеж принимаются к исполнению только после полного согласования и включения в реестр на оплату на текущий день. Казначей, прежде чем отправить платежное поручение в банк, в обязательном порядке сверяет сумму с указанной в реестре. Выписки из банка и проведенные платежи также сверяются, а итоги сверки отправляются главному бухгалтеру и финансовому директору. Таким образом, суммы платежей контролируются на 100 процентов;
–  оплата может осуществляться исключительно поставщикам, утвержденным руководством компании. Данные утвержденных поставщиков обязательно отражают в единой ERP-системе, благодаря чему удается избегать ошибок в реквизитах платежей.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль