Какие казначейские функции можно доверить информационной системе

4998
Александров Илья
эксперт журнала «Финансовый директор»
Практики убеждены: правильно подобранная и настроенная информационная система может значительно упростить жизнь, в частности решить многие проблемы, связанные с оперативным управлением деньгами и согласованием платежей. Мы собрали тому три доказательства, три по-своему уникальных проекта автоматизации казначейских функций.
Компании и люди, поделившиеся опытом

Какие казначейские функции можно доверить информационной системеАлексей Новиков, финансовый директор компании Unitile,
смог использовать по максимуму все базовые функции системы
и сэкономил на внедрении

Какие казначейские функции можно доверить информационной системеАлександра Феоктистова,
финансовый директор ООО компания «Мир детства»,
уверена, что не бывает готовых программных решений, все нужно дорабатывать

Какие казначейские функции можно доверить информационной системеАндрей Фетисов,
вице-президент по финансам A&D Rus,
знает, что, даже если внедренная система идеальна,
все равно придется все переделывать

Автоматизация казначейства редко реализуется как отдельный самостоятельный проект. Чаще всего ее проводят в рамках внедрения полноценной автоматизированной системы управления предприятием.

Но даже когда речь идет об использовании одной и той же ERP-системы (мы анализировали решения на базе продуктов Microsoft Dynamics AX и Microsoft Dynamics NAV), каждая компания реализует в ней свои уникальные подходы. И это несмотря на то, что у многих ведущих партнеров Microsoft, в том числе и российских, есть свои готовые решения.  Расскажем о том, как автоматизировали казначейские функции в компаниях Unitile, «Мир детства» и A&D Rus.
 

Первый проект. Почти «коробочное» решение

Группа компаний Unitile постаралась внедрить информационную систему с минимумом доработок. Действовали с прицелом на будущее – чем меньше доработок, тем дешевле внедрение и будущий апгрейд. Поэтому при выборе обращали внимание на то, насколько широки возможности базового функционала. В частности, сможет ли система обеспечить онлайн-режим работы для компании с территориально распределенными филиалами. В итоге выбор остановили на Microsoft Dynamics AX. Несмотря на то что централизация и автоматизация казначейства были одними из главных задач проекта, специальные програм­мные продукты не рассматривали, решили воспользоваться существующими возможностями системы. Внедрением занималась компания «АНД Проджект».

«Проект автоматизации стартовал в дистрибьюторской компании ООО “Евротайл-Дистрибьюшн”, которая входит в состав холдинга. Внедрение ERP-системы можно назвать логическим продолжением процесса реорганизации. Буквально за год до этого 20 отдельных юрлиц (торговых представительств) приобрели статус филиалов и были включены в “Евротайл-Дистрибьюшн”. У каждого филиала были свои учетная система, расчетный счет, банк-клиент. Информация о движении денежных средств поступала в центральный офис только на третий-четвертый день после проведения хозяйственной операции», – вспоминает Алексей Новиков, финансовый директор группы компаний Unitile.

К внедрению Microsoft Dynamics AX приступили в апреле 2008 года, а с 1 декабря того же года «Евротайл-Дистрибьюшн» полностью перешла на новую систему. «Казначейские функции в отдельный блок не выведены, для их автоматизации используется несколько модулей. В “Расчетах с поставщиками” осуществляются планирование и контроль выплат, в “Расчетах с потребителями” – планирование и контроль поступлений, а также управление “дебиторкой”. И наконец, модуль “Банки” управляет согласованием заявок на оплату и непосредственным осуществлением платежей», – рассказывает о нюансах Алексей Новиков. В то же время все филиалы перешли на работу с одним расчетным счетом.

Первое, что удалось сделать благодаря внедренной системе, – полностью централизовать казначейскую функцию, не допустить необоснованных оплат и обеспечить более точное планирование платежей. Причем есть и интересные особенности. «Основной документ в системе согласования платежей – заявка на покупку (товаров, услуг, работ). Заявка на оплату вторична и формируется автоматически в дополнение к первой. Допустим, подразделение логистики планирует отправить партию товаров в один из филиалов, доставка осуществляется сторонней компанией. Чтобы оплатить услуги перевозчика, необходимо сформировать и согласовать соответствующую заявку. Причем система не позволит ее создать, если нет документа, обосновывающего необходимость в покупке данного вида услуг, например, заказа на продажу товаров или их доставку. Это позволяет уберечься от возможных махинаций с оплатой вымышленных услуг, – поясняет Алексей Новиков. – Как только заявка на покупку создана, автоматически формируется и заявка на оплату. Дата платежа определяется из условий договора с транспортной компанией. Обе заявки по сути ничем не отличаются. Просто на основании одной делаются транзакции в управленческом учете, другая направляется в банковский модуль для исполнения». Для таких регулярных платежей, как аренда или заработная плата, сразу оформляется заявка на оплату.

В системе есть возможность разграничить роли инициатора и автора платежа, хотя на практике в большинстве случаев они сов­падают. Например, автором может быть торговый представитель, который не числится в определенном филиале компании, а работает в том или ином регионе самостоятельно. У таких представителей пока нет доступа к ERP-системе. В планах на будущее предоставить им возможность пользоваться программой через веб-интерфейс. Но сейчас о необходимости платежа они сообщают по электронной почте своему координатору в центральном офисе, а тот уже формирует заявку на покупку. Маршрут согласования заявки выглядит так: автор (или инициатор) создает документ – руководитель ЦФО проверяет на соответствие бюджету – казначей контролирует достаточность реквизитов для платежа. В будущем планируется включить в цепочку еще бухгалтера для проверки сальдо взаиморасчетов с контрагентами. Платежные поручения по утвержденным заявкам генерируются системой автоматически и выгружаются в программу «Банк-клиент».

Кстати, Microsoft Dynamics AX позволяет контролировать дебиторскую задолженность каждого клиента по сумме и по дням отсрочки (в соответствии с договором). Если кредитный лимит определенного покупателя исчерпан, то отгрузки ему блокируются автоматически. И еще: состояние расчетов с покупателями отражается в режиме онлайн. После ввода накладной на отпуск товара дата ожидаемого поступления денег и сумма платежа от клиента автоматически попадают   в платежный календарь. Это позволяет планировать приход денежных средств на три месяца вперед (компания предоставляет отсрочки на период от 15 до 90 дней). Что касается фактического поступления денег – данные о них поступают в систему из банка-клиента ежедневно. Вручную приходится разносить, только если товар был отгружен одной компании, а оплата пришла от другой. В этом году планируется завершить внед­рение ERP-системы и в производственном блоке, там тоже доработки системы будут минимальны.

Второй проект. Программа под себя

Для компании «Мир детства» проект автоматизации казначейства – первый шаг к переходу на обновленную ERP-систему. В компании уже была внедрена Microsoft Dynamics AX версия 2.5, а в ближайших планах было сменить ее на версию 4.0. «Пилотный проект давал возможность разобраться в нюансах новой версии системы и набраться полезных навыков до старта “большого” проекта автоматизации. Казначейство – довольная простая для автоматизации функция по сравнению с теми же продажами или закупками торгового дома, поэтому и начали с него», – рассказывает Александра Феоктистова, финансовый директор компании «Мир детства».

Когда принималось это решение, управление платежами в компании не было автоматизировано. Заявки на оплату оформляли на бумаге, а платежный календарь вели в Excel. В соответствии с регламентом инициатор платежа заполнял заявку и относил ее в финансовый отдел. Если заявка «проходила» по бюджету, ее передавали в бухгалтерию для контроля основания для платежа (есть ли необходимые сопроводительные документы, договор и пр.). После согласования с главным бухгалтером документы возвращались в финансовый отдел и распределялись по платежным дням – для каждой заявки определялась конкретная дата исполнения. Только после этого  в работу включался финансовый директор, который изучал суммы и цели платежей, а также график их осуществления.

«Из-за большого бумажного документо­оборота нередко возникали ситуации, когда инициаторам платежа приходилось искать свои заявки, затерявшиеся в процессе утверждения. Если же было необходимо срочно что-то оплатить, люди лично бегали по всем кабинетам, доходя до финансового и генерального директоров. Кстати, сами инициаторы выплат тоже добавляли неразберихи. Заполняя заявку, они иногда слишком творчески подходили к описанию цели и обоснования платежа, что приводило к путанице в учете расходов», – вспоминает Александра Феоктистова.

Поскольку оплаты планировали в Excel,  был риск, что сбой в формуле или «человеческий фактор» приведут к ошибке в платежном календаре. Чтобы проверить то, насколько корректны и правомерны заявленные к оплате суммы, мало было ознакомиться с приложенными документами, приходилось тратить время на поиск дополнительных данных. Автоматизация казначейства должна была избавить компанию от всех перечисленных проблем. При этом в «Мире детства» рассчитывали, что прежний порядок прохождения и согласования заявок будет сохранен.

Выбирая решение для автоматизации управления денежными потоками, компания рассмотрела несколько вариантов, в том числе и собственную разработку. Но поскольку к тому времени уже были достигнуты договоренности с NaviСon Group по проекту обновления ERP-системы, посчитали целесо­образным и для автоматизации казначейства использовать решение этой же компании – Cash Flow Management.

Решение Cash Flow Management (один из модулей в Microsoft Dynamics AX) от NaviСon Group предусматривает одноролевое участие сотрудника в цепочке согласования. То есть в рамках процедуры согласования один и тот же человек не может утверждать заявку больше одного раза. Но в компании «Мир детства» была необходимость именно многоролевого участия некоторых лиц в процессе одобрения заявок. Например, финансовый директор может сначала завизировать платеж как руководитель ЦФО, а потом, когда заявка пройдет по всей цепочке, подтвердить ее оплату в определенный платежный день, но уже как финансовый директор. «Поскольку в компании не собирались отказываться от существующего порядка, пришлось доработать систему – выделить по две роли для некоторых топ-менеджеров и учесть их при формировании цепочек согласования», – рассказывает Александра Феоктистова.

Другая существенная доработка коснулась порядка расходования средств по заявкам, одобрение и оплата которых приходится на разные периоды времени. В базовом решении, предложенном компанией NaviCon Group, сумма платежа автоматически списывается из соответствующей статьи выплат БДДС в том месяце, когда была сформирована заявка. Если по каким-то причинам заявку оплатили лишь в следующем месяце, то данные корректируются: сумма заявки переносится уже на бюджет следующего месяца, а в предыдущем восстанавливается.  Для руководства компании «Мир детства» подобные операции сторнирования по бюджету уже закрытого периода казались бессмысленными. После доработки процедура изменилась. Теперь первого числа каждого месяца выполняется автоматическая корректировка бюджета. Все заявки на платеж, оформленные в предыдущем месяце и имеющие статус «неоплаченная», автоматически переносятся в бюджет наступившего месяца.

Что в итоге? По мнению менеджмента компании «Мир детства», проект автоматизации казначейства удался (см. рисунок). Логика согласования платежей и управления деньгами осталась прежней, с той лишь разницей, что теперь все делается в информационной системе. Успешно реализованы около десяти вариантов цепочки согласования заявок. «Избавились от лишнего документооборота, сократили трудозатраты на согласование платежей и даже высвободили финансового менеджера, который раньше отвечал за бюджетный контроль заявок, – подытоживает Александра Феоктистова. – Руководители стали тратить гораздо меньше времени на анализ и принятие решения по заявке – ведь уже не нужно перебирать кипу бумаг и по телефону уточнять тот или иной параметр выплат. Все необходимые документы прикреплены к заявке в электронном виде».

Рисунок Автоматизация казначейства в компании «Мир детства»Какие казначейские функции можно доверить информационной системе

Третий проект. Новые правила, новые доработки

Компания A&D Rus принадлежит японской корпорации A&D. Следуя национальным традициям материнской компании, российская «дочка» много внимания уделяет обес­печению прозрачности бизнес-процессов. ERP-систему (Microsoft Dynamics NAV) внедрили практически сразу после образования предприятия. Проектом автоматизации занималась компания WillMore. И сразу же был установлен модуль «Заявки на платеж», разработанный специально для A&D Rus. «Необходимость в автоматизации процесса согласования платежей объяснялась тем, что финансовые потоки в компании четко разделены. У каждого филиала (а их всего 12) по два расчетных счета – на один поступают средства от клиентов, с другого ведутся все выплаты. Внедренная система согласования заявок дала возможность руководству контролировать движение денежных средств у своих во многом самостоятельных филиалов и вовремя предотвращать возможные ошибки, связанные с платежами», – объясняет причины внедрения казначейского модуля Андрей Фетисов, вице-президент по финансам A&D Rus.

В 2008 году по решению материнской компании в A&D Rus изменилась структура управления, появился еще один уровень контроля – вице-президенты. Плюс к этому было решено перейти с линейной на матричную схему согласования платежей. По сути это означает, что маршрут движения заявки зависит не только от цели платежа, но и от суммы, бюджета и прочих параметров. Существовавший на тот момент модуль «Заявки на оплату» не мог справиться с подобной задачей. Потребовалось его серьезно доработать.

Если раньше все заявки на платеж доходили до президента компании, то теперь система четко определяет конкретных менеджеров, которые должны участвовать в работе по согласованию выплат. Схема одобрения платежа в основном зависит от того, к какой статье бюджета он привязан. Для большинства бюджетов предусмотрено несколько вариантов цепочек согласования в зависимости от суммы платежа. В каждой как минимум заявитель, специалист финансового отдела (контролирует правильность отнесения платежа к статье доходов или затрат, а также целесообразность оплаты из того или иного бюджета) и руководитель отдела. Также в согласовании могут участвовать вице-президент направления, старший вице-президент и, наконец, президент.

«Например, если заявка относится к операционному бюджету, то при сумме до 20 тыс. рублей конечная точка маршрута ее согласования – руководитель отдела, до 100 тыс. руб­лей – вице-президент, свыше 100 тыс. рублей – президент компании. В бюджете капитальных расходов, как и в маркетинговом бюджете, разграничений по суммам нет – их в обязательном порядке утверждает президент компании, – объясняет причины внедрения казначейского модуля Андрей Фетисов. – По части заявок маршрут может завершиться на специалисте финансового отдела. Например, таких как на выплату заработной платы, оплату налогов или лизинговых платежей. А если заявка предполагает выдачу денег под отчет, то появляется дополнительное звено – бухгалтер, к нему заявка попадает в первую очередь. Если инициатор не отчитался за предыдущие деньги, новых не получит. Кстати, вся многоступенчатая система согласования в системе контролируется финансовой службой. Можно провести настройку прав инициации и утверждения платежей, не прибегая к помощи специалистов ИТ-службы».

В модуле реализована и автоматическая проверка заявки на этапе ее ввода. Во-первых, требуемый платеж не может быть зарегистрирован без договора. Последний обязательно должен быть в базе и иметь текущий срок действия (все проверяется автоматически). Во-вторых, если сумма заявки не укладывается в остаток бюджета, то она сразу же блокируется, соответственно, на согласование не отправляется. Разблокировать ее может только финансовый отдел.

В процессе доработки модуля компании удалось реализовать несколько интересных решений, позволивших упростить процедуру согласования и повысить качество управления денежными потоками. Например, несогласованные заявки на оплату не удаляются, а сохраняются в системе. «В случае необходимости их можно “поднять”. Допустим, в течение недели сотрудник создал пять однотипных заявок одну за другой, и в каждой из них ему было отказано, он же следом оформляет шестую. Это повод разобраться, в чем, собственно, проблема, и решить ее вместе с сотрудником, – рассказывает Наталья Белова, старший финансовый менеджер A&D Rus. – Кстати, у инициаторов нет возможности “реанимировать” не прошедшую заявку и отправить заново на согласование. Придется делать новую. Как показала практика, такой подход хорошо дисциплинирует. Люди стали внимательнее относиться к составлению заявок».

Еще одно интересное решение – уведомление о пришедшей на согласование заявке приходит на почту вместе со ссылкой на документ. Кликнув по ней, можно увидеть заявку непосредственно в веб-интерфейсе, там же ознакомиться со всеми ее параметрами, согласовать или отказать, добавить свои комментарии. То есть тем топ-менеджерам, кто постоянно не работает в Microsoft Dynamics NAV, нет нужды загружать систему каждый раз, когда нужно согласовать платеж. Наконец, после усовершенствования модуля «Заявки на платеж» у компании стало больше возможностей для формирования отчетов об осуществленных расходах. По каждой статье можно проанализировать все нюансы и детали и при желании добраться до конкретной заявки, из которой станет сразу ясно, сколько денег и на что было потрачено.

Таблица Коротко о проектах автоматизации казначейства, описываемых в этой статье

Характеристики Unitile «Мир детства» A&D
Сфера деятельности компании Производство и реализация керамической плитким Оптовая торговля товарами для детей Реализация весовой
и измерительной техники,
приборов медицинского
назначения
Выручка за 2009 год 6 млрд руб. Около 2 млрд руб. Нет данных
Решение (разработчик) AND Project: Wholesale distribution for Microsoft Dynamics AX («АНД
Проджект»)
NaviCon Cash Flow Management (NaviCon Group) Модуль согласования
платежей (WillMore)
Количество рабочих мест 150 До 100 125

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль