Что поможет согласовать платежи и добиться исполнения бюджета

11630
Если в компании нет регламентированной системы управления платежами, добиться исполнения бюджета крайне сложно. В конечном итоге это может привести к кассовым разрывам и перерасходу денежных средств. Положение, разработанное компанией RALF RINGER, поможет устранить несогласованность действий при работе с платежами и сократить время на согласование до трех дней.

Положение о порядке оформления документов для проведения наличных и безналичных расчетов в компании RALF RINGER разработано и внедрено в 2009 году. Его главной задачей было обеспечить соответствие фактических выплат платежам, заложенным в бюджете движения денежных средств.

В положении, используемом компанией, подробно описываются все этапы согласования и осуществления выплат – начиная с заполнения заявки сотрудником подразделения и заканчивая отправкой платежных поручений в банк. Кроме того, в документе указаны сроки и последовательность согласования заявок, а также время, которое отводится для выполнения тех или иных операций, связанных с управлением исходящими денежными потоками. Каждая заявка на платеж проходит как минимум четыре уровня контроля.

Благодаря жесткому контролю времени по каждому из этапов, на согласование платежа уходит не более трех дней. А для экстренных случаев предусмотрена сокращенная процедура визирования заявки и оплаты.

Что поможет согласовать платежи и добиться исполнения бюджетаКомментирует
Алексей Пурусов,
финансовый директор
компании RALF RINGER

Положение о порядке оформления документов для проведения наличных и безналичных расчетов денежными средствами
(извлечение)

I. Общие положения

1.1. Инструкция разработана в целях стандартизации деятельности по обеспечению плановости в вопросах финансовой деятельности.

Данная инструкция определяет порядок оформления ожидаемого платежа и основные требования к инициатору платежа по подаче заявки на своевременный платеж.

1.2. Своевременность реализации каждой заявки в первую очередь зависит от подачи надлежаще оформленной заявки на платеж в установленные сроки.

1.3. Срок подачи инициатором платежа заявки – три дня до ожидаемого срока платежа.

Комментарий

Если заявка будет подана позже, велика вероятность того, что выплаты в требуемый срок не будут осуществлены. Это жесткое правило дисциплинирует сотрудников и избавляет от привычки все делать в последний момент.

1.4. Заявка на платеж дает право на проведение расчетов, оплат, расходования денежных средств компании.

1.5. Запрещается выдача, получение, проведение расчетов с внешними контрагентами, а также внутрифирменное движение денежных средств без надлежаще оформленной заявки на платеж.

1.6. Оплата производится при наличии надлежаще заполненной и согласованной заявки. Надлежаще оформленной считается заявка, заполненная в соответствии с инструкцией и с наличием переданных документов для проведения оплат (счет, акт выполненных работ, копия договора при необходимости и т. п.).

1.7. Ответственным лицом от департамента за инициирование платежа по статьям бюджета движения денежных средств может быть должностное лицо, обозначенное в списке руководителей ЦФО.

Комментарий

Это не означает, что все заявки инициируются только руководителями ЦФО. Но руководители центров финансовой ответственности обязательно согласуют платежи, заявляемые сотрудниками ЦФО. В целом по компании 34 центра финансовой ответственности.

2. Правила оформления заявки на платеж

2.1. В каждой заявке на платеж специалист, инициирующий платеж (денежных средств), обязан последовательно указать в графах заявки на платеж следующие данные:

2.1.1. Создать новую заявку в блоке «Авторские заявки».

2.1.2. В опции «Операция» выбрать соответствующую операцию:

  • «оплата поставщику» – расчеты за ТМЦ, работы, услуги;
  • «прочие расчеты с контрагентами» – расчеты за таможню, штрафы, СЭС, пошлины, пени и т. п.;
  • «возврат денежных средств покупателю»;
  • «выдача денежных средств подотчетнику»;
  • «перечисление налогов» – расчеты с госорганами по налогам, штрафам ИФМС, пени по просрочке налогов, пособия по уходу за ребенком, отчисления от ФОТ;
  • «снятие наличных» – получение денежных средств из банка в кассу юридического лица;
  • «перечисление заработной платы на карты» – безналичные переводы сотрудникам ГК RALF RINGER (аванс, заработная плата) на карты или индивидуальные счета сотрудников;
  • «перечисление комиссии по картам» – оплата комиссии за перечисление на карты.

2.1.3. В опции «Расчеты с контрагентом»:

  • дата расхода (крайний срок платежа) – указать срок ожидаемого осуществления платежа;

Комментарий

При указании сроков исполнения платежа инициатор заявки должен учитывать, что с момента ее получения до непосредственного перевода средств необходимо не менее трех рабочих дней.
 

  • валюта платежа – выбрать валюту, в которой будет производиться расчет с контрагентом. Все расчеты на территории РФ проводятся в руб­лях;
  • контрагент – выбрать наименование получателя платежа;
  • договор – выбрать договор;
  • сумма необходимых средств – заполняется цифрами;
  • форма оплаты – выбрать наличные, безналичные;
  • статья движения денежных средств – выбрать в соответствии с утвержденными статьями бюджета;
  • организация (плательщик) – следует указать источник осуществления платежа, от которого будут осуществлены ожидаемые платежи, – наименование юридического лица;
  • центр финансовой ответственности ЦФО – наименование департамента или отдела держателя бюджета;

Комментарий

У каждого ЦФО есть свои статьи в бюджете движения денежных средств. Ошибка в указании ЦФО, разумеется, еще не грозит перерасходом, а вот в том, что заявка попадет на согласование не к тому руководителю, можно быть уверенным. А тот, в свою очередь, вернет ее на доработку. Кстати, контроль платежей в разрезе не только статей, но и ЦФО позволяет лучше следить за исполнением бюджета.
 

  • «ответственный» – проставляются автоматически;
  • комментарии (назначение платежа) – обосновать целесообразность предстоящих затрат. При безналичной оплате необходимо указать точную формулировку платежа, которая должна быть отражена в платежном поручении, с обязательным выделением НДС и указанием ставки. Если платеж не облагается НДС, необходимо указать «НДС не облагается».

3. Порядок согласования заявки на платеж

3.1. Специалист, инициирующий осуществление платежа, заверяет оформленную заявку своей подписью в графе «Ответственный», и затем она переходит на стадию согласования:

  • 1-й уровень – согласование с руководителем ЦФО;
  • 2-й уровень – согласование с руководителем департамента (отдела или направления);
  • 3-й уровень – согласование с бюджетным контролером;
  • 4-й уровень – согласование с контролером управления учета;
  • 5-й уровень – согласование с бухгалтерией;
  • 6-й уровень – согласование с финансовым контролером.

3.2. Инициатор заявки на платеж обязан до срока согласования бухгалтерией предоставить все надлежаще оформленные первичные документы в бухгалтерию того юридического лица, от которого производится оплата.

Согласование заявки на оплату бухгалтерией осуществляется главными бухгалтерами или ответственными сотрудниками бухгалтерии юридического лица (плательщика), назначенными руководителем подразделения. Ответственный сотрудник отдела бухгалтерии согласовывает заявку на оплату только в разрезе своего юридического лица, на основании имеющейся первичной учетной документации по хозяйственной деятельности юридического лица и подтверждающей необходимость проведения данной оплаты.

3.3. Финансовый контролер проводит платежи на основании утвержденного на текущий банковский день потока денежных средств и приоритетности заявки на оплату.

3.6. Заявка на платеж получает статус «Отклонена» только в случае отказа от платежа или запрета проведения платежа. Заявка на платеж, помещенная в папку «Отклонена», удаляется автоматически из базы на следующий рабочий день.

Комментарий

Поводом для отклонения заявки может быть превышение бюджетного лимита по данной статье или, например, отсутствие бухгалтерских документов, подтверждающих обоснованность проведения платежа. Заявки могут быть направлены на доработку, но с указанием причины такого решения.

5. Сроки согласования заявки на платеж

5.1. Заявка на платеж со статусом «На утверждение» проходит согласование в следующие сроки:

  • руководителями ЦФО – в течение текущего рабочего дня;
  • руководителем департамента – в течение текущего рабочего дня;
  • бюджетным контролером – с 15.00 до 16.30 текущего рабочего дня;

Комментарий

Бюджетный контролер согласовывает все заявки без исключения. Главная задача – проверить будущие выплаты на соответствие лимитам, установленным в бюджете движения денежных средств.
 

  • контролером управления учета – до 17.00;
  • бухгалтерией – до 17.30;
  • финансовым контролером – в момент распределения денежных средств и определения их потоков с 10.30 до 12.30 по заявкам, находящимся в папке финансового контроля.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Положение о порядке оформления документов для проведения наличных и безналичных расчетов.rtf
  • .doc
  • Положение о порядке оформления документов для проведения безналичных и наличных расчетов.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль