Как оперативно создать финансовую службу предприятия: опыт практика

10564
Береговых Лариса
финансовый директор ООО «Глобал Деним»
Если финансовой службы у предприятия пока нет, а впереди - отчетный период, стоит определиться с тем, какие задачи в первое время являются обязательными, а какие желательными. Кроме того, предстоит проанализировать, достаточно ли трудовых и финансовых ресурсов для их реализации. Исходя из этого, можно подготовить первоначальный план действий службы. Опытом делится ООО «Глобал Деним».

Американская семейная компания Levi Strаuss & Co, известная своим брендом джинсовой одежды Levi’s, на развитых рынках реализует свою продукцию самостоятельно, а на развивающиеся выходит через франчайзи. В течение нескольких лет российским дистрибьютором марки была компания «ЛВБ» (входит в ГК «ДжамильКо»). В 2008 году с развитием финансового кризиса компания пересмотрела свое отношение к рынкам сбыта. Россия вошла в число приоритетных для Levi Strauss & Co стран, так называемых стран «прорыва». Делая ставку на рост продаж, в компании решили отказаться от обычной практики и выйти на российский рынок самостоятельно. Поскольку для Levi Strаuss & Co было важно стартовать быстро и с минимальными затратами, от сотрудничества с «ЛВБ» отказываться не стали – создали совместную компанию «Глобал Деним». Так удалось сохранить сеть фирменных магазинов Levi’s и не потерять оптовых клиентов.

Перед «Глобал Деним» поставили задачу – увеличить за год количество фирменных магазинов до 40. Стоит отметить, что времени для «разбега», качественной подготовки к старту у топ-менеджмента новой компании, в том числе финансового директора, не было – управленческая команда сформировалась буквально в последний момент.

Первые шаги к финансовой службе предприятия

Коммерческая деятельность «Глобал Деним» стартовала в декабре 2008 года. Уже в январе компании нужно было предоставить европейской штаб-квартире Levi Strauss & Co свою первую отчетность по итогам месяца (декабря) в соответствии со стандартами US GAAP. Причем «закрыться» нужно было на четвертый день месяца, следующего за отчетным. Таковы корпоративные правила.
На тот момент в финансовой службе «Глобал Деним» было всего пять бухгалтеров: главный бухгалтер, его заместитель, бухгалтер по учету основных средств и авансовых платежей, бухгалтер-кассир и бухгалтер по банковским операциям. Требовалось время, чтобы научить их основам составления отчетности по US GAAP. Увеличить штат финансовой службы не представлялось возможным – бюджет проекта ограничен. Да и в европейской штаб-квартире плохо представляли себе, насколько велики расхождения между стандартами РСБУ и US GAAP, считали, что российская бухгалтерия без труда справится с учетом и отчетностью по американским стандартам.
Первые две недели пришлось работать без учетной системы – ждали завершения внедрения «1С:Предприятие 8.1». Дело в том, что на автоматизацию учета отвели всего два месяца, чего явно недостаточно, принимая во внимание необходимость доработки системы под специфику ведения параллельного учета. Когда началась эксплуатация программы, нужно было отразить в ней все хозяйственные операции, о которых имелась хоть какая-нибудь информация, проверить то, насколько корректно импортированы данные по основным средствам и товарным остаткам.

Весь декабрь ушел на «отладку» российского учета. Штат бухгалтерии пришлось сменить полностью. Одна из причин – бухгалтеры не имели опыта работы в «1С», а времени на их адаптацию и обучение катастрофически не хватало. К счастью, в конце 2008 года можно было без труда найти хороших квалифицированных специалистов.

В помощь при подготовке первой корпоративной отчетности из штаб-квартиры в «Глобал Деним» прислали бухгалтера. Его задача состояла в том, чтобы проконтролировать правильность перекладки проводок из РСБУ в US GAAP.

Конечно, отчетность за декабрь 2009 года трудно назвать идеальной. Поскольку в компании еще не были отлажены процедуры документооборота, пришлось достаточно большую часть доходов и расходов начислять без подтверждающих первичных документов. Но справились в срок, 4 января «Глобал Деним» отчиталась перед Levi Strаuss & Co за декабрь 2008 года. На будущее, чтобы готовить отчетность качественно и в срок, разработали процедуру закрытия, наладили ежедневный импорт данных из операционных систем магазинов, плюс к этому обязали руководителей торговых точек каждый день присылать отчеты о продажах за наличный и безналичный расчет, а также по возвратам товара.

Нравится статья? Добавьте страницу в закладки, распечатайте или поделитесь с коллегой. 

Развитие финансовой службы

К февралю можно было с уверенностью сказать, что функция подготовки российской и международной отчетности полностью отлажена. Настало время заниматься такими жизненно важными процедурами как планирование, управление ликвидностью и пр. Но в условиях ограниченных ресурсов, когда штаб-квартира не позволяла без особых на то оснований наращивать фонд оплаты труда, приходившийся на сотрудников финансовой службы, пришлось определиться с приоритетностью стоявших задач. В марте финансовый директор «Глобал Деним» обратился в штаб-квартиру с просьбой выделить средства для расширения штата – взять финансового аналитика и казначея. Пришлось доказывать необходимость этих дополнительных единиц, четко определить функционал и рабочую нагрузку. После череды согласований по направленному запросу было принято положительное решение.

За финансовым аналитиком закрепили следующие задачи: бюджетирование, а также план-факт анализ исполнения бюджета. Что касается менеджера по казначейству, он отвечает за работу с банками и проведение всех платежей, размещение временно свободных средств, осуществление валютных операций и планирование движения денежных средств.

Стоит отметить, что бюджет на 2009 год акционеры утвердили задолго до того, как компания «Глобал Деним» начала свою деятельность и на работу вышли генеральный и финансовый директора. Его сформировали еще в процессе подготовки к созданию сов­местного предприятия. Поскольку бюджет представлял собой агрегированный план доходов и расходов, требовалось его «развернуть» – детализировать, разбить по статьям агрегированные цифры доходов и расходов, по департаментам, магазинам. Иначе говоря, привести существовавший бюджет в соответствие с требованиями к аналитике, предъявляемыми головной компанией.

Эта задача была не из легких, ведь планирование без анализа динамики прошлых периодов напоминает гадание на кофейной гуще. Пришлось ориентироваться на фактические данные всего за два месяца (декабрь и февраль) – доходы и расходы, сумму выкупленных активов у российского партнера (основные средства и товар), а также базу договоров, по которым можно было хотя бы приблизительно определить обязательства, а следовательно, и будущие расходы компании. К тому же потребовалось провести более детальный анализ выручки, оценить влияние на доходы компании финансовой ситуации, складывающейся в экономике страны, понять, насколько реальны и существенны риски невыполнения плана продаж в течение года как по компании в целом, так и по отдельным регионам.

В июне по итогам первых шести месяцев тщательно проанализировали расходы компании, подготовили уточненный прогноз на ближайшие полгода и внесли некоторые корректировки в бюджет. Целевое значение по EBIT (прибыль до вычета процентов по заемным средствам и налогов) как основной показатель бюджета осталось неизменным.

Что касается плана по выручке, то, поскольку финансовый кризис незначительно повлиял на российские продажи Levi’s, предположили, что и до конца 2009 года существенных отклонений (более 10%) не будет. Часть корректировок бюджета была связана с расширением торговой сети – к концу года число магазинов должно было вырасти с 26 до 40.

Уже к лету 2009 года стало ясно, что компании не обойтись без специалиста по международной отчетности. Дело в том, что бухгалтеры разносят операции, ориентируясь на российский план счетов, а международный «зашит» в аналитических признаках к счетам РСБУ. В случае ошибки, при указании неверной аналитики в момент осуществления проводки, информация отражается не на тех счетах US GAAP. И с этим было достаточно много проблем. Поэтому в июне 2009 года удалось добиться разрешения головного офиса на открытие еще одной позиции в финансовой службе – специалиста по корпоративному учету. В его задачи входит ежедневный контроль правильности отражения операций в международном учете. Он же отвечает за формирование корпоративной отчетности и подготовку дополнительных ответов и пояснений для головной компании в случае необходимости.

Наконец, осенью компания смогла обосновать необходимость в кредитном контролере и бухгалтере по налогам. В качестве одного из аргументов привели итоги внутренней аудиторской проверки, инициированной американскими акционерами. Проверка должна была ответить на два вопроса: стоит ли выкупать долю у российского партнера по бизнесу и как компания исполняет корпоративные контрольные процедуры. Основные замечания аудиторов касались налоговых рисков и отсутствия кредитного контроля.

После того как в компании появился кредитный контролер, удалось разграничить полномочия в вопросах установки условий платежа (отсрочка, скидка) оптовым покупателям. Если раньше параметры поставки определяли менеджеры по продажам, то теперь такие решения стали приниматься совместно кредитным контролером и финансовым директором. По каждому клиенту прайс-лист утверждался отдельно. Упорядочили работу с дебиторской задолженностью, ввели в практику напоминать клиентам о сроках оплаты. Последнее позволило избежать необоснованных отсрочек и погасить значительную часть проблемных долгов.

Таким образом, к концу 2009 года финансовая служба была полностью сформирована (см. схему). Почти все необходимые функции созданы, за исключением расчета заработной платы. В Levi Strаuss & Co принято отдавать эту функцию на аутсорсинг, поэтому и в «Глобал Деним» с первого дня работы расчетом заработной платы занимается внешний провайдер. Но, по сравнению с западными странами, в России методика расчета заработной платы намного сложнее. В частности, это касается определения среднего заработка при расчете отпускных и командировочных, ведения суммового учета рабочего времени для сотрудников магазинов, оплаты переработок и работы в выходные дни. К тому же компании-аутсорсеры не готовы нести ответственность за наличие и правильность оформления первичных документов, необходимых для отражения заработной платы в налоговом учете.

Схема Структура финансовой службы компании «Глобал Деним»

Как оперативно создать финансовую службу предприятия: опыт практика

По итогам первого года у «Глобал Деним» накопился ряд претензий к аутсорсинговой компании – отсутствие аналитики по сотрудникам, ошибки в расчетах. Плюс ко всему высокая стоимость услуг, несопоставимая с теми затратами, которые несла бы компания, имея в штате своего бухгалтера по заработной плате. Все это привело не только к смене провайдера, но и к изменению схемы работы с внешней компанией. Потребовалось установить «1С:Зарплата и управление персоналом». Теперь бухгалтер провайдера 50 процентов своего рабочего времени проводит непосредственно в «Глобал Деним» и все необходимые расчеты осуществляет в «1С». Тем не менее вопрос о том, чтобы опять внести корректировки в функции и штат финансовой службы, а именно взять бухгалтера на участок зарплаты, пока открыт.

Начинать можно с малого

Как оперативно создать финансовую службу предприятия: опыт практикаЛариса Береговых,
финансовый директор
ООО «Глобал Деним»,
о том, как создавать финансовую службу с нуля

Две программы: максимум и минимум. Определитесь с тем, какие задачи должна решить финансовая служба в течение первого года (только финансовая отчетность или же и бюджетирование, внешнее финансирование и пр.). Какие из них обязательны для реализации (минимум), какие – желательны (максимум). Согласуйте перечень и приоритетность задач с инвесторами или головным офисом.

Что нужно для успеха. Тщательно проанализируйте имеющиеся условия – достаточно ли трудовых и финансовых ресурсов для реализации намеченных задач. Исходя из этого, сформируйте пошаговый план действий всей службы, детализируйте его и доведите до каждого сотрудника ФЭС в виде ежедневного (ежемесячного) списка задач.

Только профессионалы. Если есть необходимость, меняйте сотрудников. Кадры решают все. Чтобы получить намеченный результат в сжатые сроки, необходима сильная команда, с соответствующей квалификацией и подготовкой. В то же время не забывайте помогать своим сотрудникам решать те или иные вопросы, формируйте доверительные отношения с ними. Чем дружнее и сплоченнее команда, тем быстрее вы будете узнавать о возникающих проблемах и скорее сможете на них реагировать.

Главные задачи. Приоритетность задач, стоящих перед финансовой службой, определяет очередность появления тех или иных отделов, позиций. Если важнее всего поставить бухгалтерский и налоговый учет, то все внимание стоит уделить формированию полноценной бухгалтерии. С набором остальных специалистов можно повременить.

Как сформировать штат специалистов финасовой службы

Подбирая персонал в финансовую службу, для каждой должности следует создать «портрет» нужного человека – то есть ответить не на вопрос «Кто», а скорее на вопрос «Что делает», уверена Яна Подзорова, финансовый директор ГК «МОНБЛАН». Ключевые моменты, которые важно учесть при формировании штата финансовой службы, смотрите на видео.

Справка о компании

ООО «Глобал Деним» образовано в 2008 году, 100-процентная «дочка» американской компании Levi Strauss & Co. Управляет сетью фирменных магазинов джинсовой одежды Levi’s. Сеть объединяет 40 магазинов в Москве, Санкт-Петербурге, Новосибирске, Ростове-на-Дону, Краснодаре, Омске, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге и Самаре. По итогам 2009 года выручка «Глобал Деним» составила 890 млн рублей. Среднесписочная численность сотрудников – 300 человек, в том числе ФЭС – 15 человек.

По ссылке в конце статьи вы можете скачать Должностные инструкции финансовой службы.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Должностные инструкции финансовой службы ООО «Глобал Деним» .rar


Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль