Автоматизия системы согласования платежей

5505
Краснопевцев Александр
заместитель генерального директора по экономике ИК «Велес Капитал»
Автоматизия системы согласования платежей помогла Александру Краснопевцеву, заместителю генерального директора по экономике и финансам ИК «Велес Капитал», сократить сроки прохождения заявок и контролировать расходы компании в режиме реального времени.
Проблема

Задержки в платежах контрагентам

Группа компаний «Велес Капитал» – диверсифицированный холдинг, объединяющий несколько юридических лиц в Москве, включая инвестиционную и управляющую компании, а также два зарубежных филиала. Количество платежей, проходящих ежедневно через казначейство группы, может достигать нескольких сотен. При этом внутренняя система финансового контроля компании требует согласования каждого платежного документа.

Все поступающие заявки от сотрудников подразделений обрабатывались специалистами централизованного казначейства, которые определяли приоритет их исполнения, сроки платежа, а также контролировали выплаты по согласованным заявкам. При этом менеджеру, инициировавшему платеж, приходилось визировать распечатанную заявку у руководителя своего подразделения, бухгалтера, казначея и финансового директора компании. В итоге процесс согласования заявок мог занимать несколько рабочих дней.

Решение

Внедрить систему согласования платежей

Чтобы решить проблему с задержками выплат и оперативно управлять ими, IT-специалистами холдинга была разработана программа, в которой иници­ируются и согласовываются все заявки.

Работает система так. В электронной форме заявки указывается статья затрат, сумма к оплате, срок исполнения и центр финансовой ответственности, на бюджет которого будут отнесены эти расходы. К заполненной заявке прилагается отсканированная копия документа – основание для платежа.

Программа автоматически проверяет все инициированные выплаты на соответствие бюджету. При регистрации нового платежа система нарастающим итогом суммирует расходы по каждой статье затрат и сверяет с лимитом, утвержденным на месяц для подразделения, создавшего заявку. Если лимит превышен, система блокирует платеж. Ограничение может быть снято в программе только финансовым директором.Что не менее важно, система позволяет отслеживать прохождение заявки на всех стадиях согласования.

После запуска программы результат не заставил себя ждать. Сроки согласования сократились до нескольких часов, а финансовая служба компании получила возможность контролировать все расходы холдинга в режиме реального времени. Кстати, в системе хранится архив всех заявок, что значительно упрощает процедуру верстки годового бюджета компании и составления управленческой отчетности.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль