Как быстро составить прогнозный баланс

47120
Дахновский Андрей
финансовый директор ГК Domite
С помощью принципа двойной можно быстро составить прогнозный баланс, бюджет движения денежных средств и бюджет доходов и расходов. В качестве исходных данных понадобятся операционные планы подразделений. На расчеты уйдет не больше двух дней.

Главная идея бюджетирования по правилу двойной записи состоит в том, что каждая статья операционного плана, будь то закупка товара из бюджета закупок или себестоимость реализованной продукции из бюджета продаж, рассматривается как хозяйственная операция, так же как и в бухгалтерском учете. Разница лишь в том, что эта операция только запланирована и пока не состоялась.

В процессе бюджетирования, по аналогии с бухгалтерским учетом, все операции планируются (учитываются) дважды. Только не на дебете и кредите корреспондирующих счетов, а в дополнительных аналитиках (субстатьях) к статьям прогнозного баланса. Например, закупка товара на условиях отсрочки отражается как в субстатье «Поступление товара от поставщика» статьи «Товарные запасы», так и в субстатье «Начисление задолженности за товары» статьи «Кредиторская задолженность».

C учетом этого несложного правила составление прогнозного баланса, формирование бюджета движения денежных средств и бюджета доходов и расходов возможно буквально за пару дней - в Excel из операционных планов. 

Составление прогнозного баланса

Описываемая методика составления прогнозного баланса пригодится в качестве «скорой помощи» небольшим и средним компаниям, только приступающим к постановке бюджетирования. Она поможет быстро и без лишних проволочек ответить собственнику на вопросы: какую прибыль принесет его бизнес в следующем году, какими будут финансовые потоки, какие активы задействуют и какое финансирование для них потребуется. Применение двойной записи при бюджетировании максимально сближает методологии планирования и учета, тем самым обеспечивая сопоставимость планируемых и фактических данных.

Порядок действий такой. Сначала готовятся исходные данные для прогнозного баланса - полный пакет операционных бюджетов и вступительный баланс - остатки по статьям на начало планового периода. Затем формируется перечень статей прогнозного баланса. Статьи вступительного баланса определяют основную структуру прогнозного баланса предприятия, а именно статьи первого уровня - «денежные средства», «товарные запасы», «кредиторская задолженность» и т. д. Перечень статей второго уровня (субстатей, то есть аналитика) создается исходя из данных операционных бюджетов. После того как составлена форма прогнозного баланса, содержащая как статьи первого, так и второго уровней, остается его заполнить данными из операционных бюджетов, не забывая о двойном учете операций.

Cкачайте полезный документ:

Иконка ExcelОбразец прогнозного баланса

Данные для составления прогнозного баланса

Вступительный баланс на начало планового периода заполняется на основе данных из бухгалтерского баланса. Если он не сформирован, можно в качестве «входящих» значений статей использовать остатки по счетам бухгалтерского учета. Например, для статьи «Денежные средства» - сумма остатков по счетам № 50 «Касса» и № 51 «Расчетный счет», для статьи «Предоплаченные расходы» - по счетам № 60.02 «Расчеты по авансам выданным» и № 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Как уже упоминалось, структура вступительного баланса задает структуру прогнозного баланса. То есть статьи первого становятся основными статьями (первого уровня) последнего. В активе - денежные средства, дебиторская задолженность, товарные запасы и прочее, в пассиве - кредиторская задолженность, расчеты по заработной плате, нераспределенная прибыль и пр.

Что касается операционных планов, их потребуется получить от руководителей подразделений (отделов продаж, закупки, производства и пр.). Имеет смысл потребовать предоставить нужную информацию максимально оперативно, если мы хотим уложиться со всей работой в несколько дней. На этом этапе не стоит стремиться задавать какой-то особый формат предоставления этих планов, в частности заранее определять разбивку по статьям. Времени мало – придется ограничиться тем, что есть. Главное, чтобы операционные планы были в табличной форме, в Excel. В таблице 1 перечислены основные показатели операционных бюджетов на 2015 год условной компании. Для упрощения примера все данные сведены в одну таблицу. Разумеется, этого не будет на практике, все подразделения скорее всего пришлют отдельные файлы, из которых придется «выдирать» данные.

Правила корреспонденции бюджетных статей

Перенос данных из операционных бюджетов по сути представляет собой работу по формированию проводок. Последовательно, один за другим анализируются операционные планы, и для каждой статьи, исходя из сущности соответствующей ей хозяйственной операции, создается пара корреспондирующих субстатей к статьям прогнозного баланса предприятия. Рассуждаем так: в чем суть статьи, какую хозяйственную операцию она отражает, в расчете каких статей она участвует. Поясним на примере, начнем с бюджета розничных продаж (см. табл. 1 ).

Итак, первая статья в бюджете розничных продаж - «Продажи розничные». В случае с рассматриваемой компанией эта статья подразумевает отгрузку товара в ценах реализации розничными точками без отсрочки платежа. Она влияет на размер дебиторской задолженности покупателей и объем прибыли (как выручка от розничных продаж). Соответственно, под показатель «Продажи розничные» создается пара субстатей. Одна к статье «Дебиторская задолженность» – «Начисление задолженности розничных точек», вторая к статье «Прибыль текущего года» – «Розничная выручка» (см. табл. 2).

Следующая статья – «Себестоимость розничных продаж». По своей сути операция та же – отгрузка товара, но ее значение определено по себестоимости реализуемых товаров. «Себестоимость розничных продаж», так же как и предыдущая статья, влияет на размер прибыли и сумму товарных запасов. Отсюда для «Себестоимости розничных продаж» формируем две новые субстатьи. К статье баланса «Прибыль» – «Розничная себестоимость», к статье баланса «Товарные запасы» – «Списание реализованных запасов с розничного склада» (см. табл. 2). Аналогично рассуждаем, наводя порядок с остальными статьями операционных бюджетов. В итоге получаем полный перечень субстатей прогнозного баланса (см. табл. 3).

Заполнение прогнозного баланса

Традиционно в прогнозный баланс предприятия сначала вносятся остатки по статьям на начало периода. Источник данных – вступительный баланс. Например, сумма 120 000 тыс. рублей, остаток по статье «Денежные средства», копируется из таблицы со вступительным балансом в таблицу 3 – в графу «Январь», раздел статьи «Денежные средства», в строку «Остаток на начало». Аналогичным образом заполняются остатки и по остальным статьям верхнего уровня.

Обороты из операционных планов переносятся в прогнозный баланс по разработанным ранее правилам, в соответствии с принципом двойной записи (см. табл. 2).

Итак, прогнозный баланс наполнен данными об остатках по статьям на начало планового периода и помесячных оборотах. Далее рассчитываем остатки на конец каждого периода. Например, остаток по статье «Дебиторская задолженность покупателей» на 1 января 2015 года составляет 100 000 тыс. рублей (см. табл. 3). На 1 февраля он будет равен 200 000 тыс. руб. (100 000 тыс. + 1 600 000 тыс. [начисление задолженности розничных точек] – 1 600 000 тыс. [оплата розничных точек продаж] + 200 000 тыс. [начисление задолженности оптовых клиентов] – 100 000 тыс. [оплата оптовых клиентов]). Аналогично определяются остатки по всем статьям за каждый месяц до декабря включительно.

Остается подвести итоги – заполнить строки «Актив» и «Пассив». Первая содержит суммы остатков на конец периода по статьям актива, вторая – по статьям пассива. Работа над прогнозным балансом завершена – его актив равен пассиву.

Прогнозный баланс легко привести к краткому, то есть традиционному виду, «свернув» субстатьи. Это можно сделать двумя способами. Первый – перенести значения остатков по статьям верхнего уровня на другой лист файла Excel. Второй – применить группировку строк: в каждой статье выделить «лишние строки» (с остатком на начало и субстатьями), далее выбрать в меню Excel программы Данные/Группа и структура/Группировать, а затем снова в меню – Данные/Группа и структура/Скрыть детали.

Операционные бюджеты и статьи прогнозного баланса

Аналитика по статье прогнозного баланса «Прибыль текущего года» - не что иное, как бюджет доходов и расходов. Например, «розничная выручка», «оптовая выручка», «розничная себестоимость». Для удобства на другом листе в Exсel можно создать таблицу под названием «Бюджет доходов и расходов» и увязать значения ее ячеек со значениями упомянутых субстатей. Аналогично бюджет движения денежных средств - это обороты по статье прогнозного баланса «Денежные средства». Для этого бюджета также удобно создать таблицу на отдельном листе Excel.

Таким образом, удается сформировать финансовый бюджет в трех формах, отражающий предполагаемые источники финансовых средств и направления их использования в будущем периоде. На подобные расчеты уходит максимум два дня. Пожалуй, самая ответственная и трудоемкая часть работ - это разработка правил переноса данных из операционных бюджетов в прогнозный баланс. Стоит крайне внимательно отнестись к этой задаче, ведь малейшие ошибки приведут к тому, что баланс не сойдется и придется начинать все заново.

Таблица 1. Операционные бюджеты компании на 2015 год (извлечение), тыс. руб. 

Показатель Январь Февраль Март Ноябрь Декабрь
Бюджет розничных продаж
Продажи розничные 1 600 000 1 600 000 1 600 000 1 100 000 2 000 000
Себестоимость розничных продаж 480 000 480 000 480 000 330 000 600 000
Поступление денежных средств от розничных продаж 1 600 000 1 600 000 1 600 000 1 100 000 2 000 000
Бюджет оптовых продаж
Продажи оптовые 200 000 200 000 900 000 2 000 000 2 000 000
Себестоимость оптовых продаж 100 000 100 000 450 000 1 000 000 1 000 000
Поступление денежных средств от оптовых клиентов 100 000 200 000 200 000 3 000 000 2 000 000
Резерв под сомнительную задолженность 4000 4000 18 000 40 000 40 000
Бюджет закупок
Пополнение запасов 700 000 930 000 540 000 2 100 000 1 000 000
Оплата поставок запасов с учетом отсрочек 200 000 700 000 930 000 1 330 000 2 100 000
Обесценивание запасов 5000 5000 5000 5000 5000
План открытия новых торговых точек
Депозиты размещенные 0  0  0  0  0

Таблица 2 Соответствие статей операционных бюджетов статьям прогнозного баланса (извлечение)

Статьи операционных бюджетов Проводка по статьям прогнозного баланса
статья/субстатья (дебет) статья/субстатья (кредит)
Бюджет розничных продаж
Продажи розничные Дебиторская задолженность/Начисление задолженности розничных точек Прибыль текущего года/Розничная выручка
Себестоимость розничных продаж Прибыль текущего года/Розничная себестоимость Товарные запасы/Списание реализованных запасов со склада розницы
Поступление денежных средств от розничных продаж Денежные средства/Приход денежных средств от розничных точек продаж Дебиторская задолженность/Оплата розничных точек продаж
Бюджет оптовых продаж
Продажи оптовые Дебиторская задолженность/Начисление задолженности оптовых клиентов Прибыль текущего года/Оптовая выручка
Себестоимость оптовых продаж Прибыль текущего года/Оптовая себестоимость Товарные запасы/Списание реализованных запасов с оптового склада
Поступление денежных средств от оптовых клиентов Денежные средства/Приход денежных средств от оптовых клиентов Дебиторская задолженность/Оплата оптовых клиентов
Резерв под сомнительную задолженность Прибыль текущего года/Резерв под сомнительную задолженность Резерв под сомнительную задолженность/Начисление резерва под сомнительную задолженность
Бюджет закупок
Пополнение запасов Товарные запасы/Поступление товара от поставщика Кредиторская задолженность/Начисление задолженности за товар
Оплата поставок запасов с учетом отсрочек Кредиторская задолженность/Оплата поставщику за товар Денежные средства/Расход денежных средств на товар
Обесценивание запасов Прибыль текущего года/Резерв под обес­ценение запасов Резервы под обесценение запасов/Начисление резерва под обесценение запасов
План открытия новых торговых точек
Депозиты размещенные Предоплаченные расходы/Оплата за депозит Денежные средства/Расход денежных средств на оплату депозитов

Таблица 3. Расширенный прогнозный баланс (извлечение), тыс. руб. 

Статьи Январь Февраль Ноябрь Декабрь
АКТИВ 1 701 000 2 110 000 7 651 600 6 716 600
Денежные средства
                        остаток на начало 120 000 1 030 000 1 736 600 2 651 600
приход денежных средств от розничных точек продаж 1 600 000 1 600 000 1 100 000 2 000 000
Дебиторская задолженность покупателей
                        остаток на начало 100 000 200 000 3 000 000 2 000 000
начисление задолженности розничных точек 1 600 000 1 600 000 1 100 000 2 000 000
оплата розничных точек 1 600 000 1 600 000 1 100 000 2 000 000
начисление задолженности оптовых клиентов 200 000 200 000 2 000 000 2 000 000
оплата оптовых покупателей 100 000 200 000 3 000 000 2 000 000
                        остаток на конец 200 000 200 000 2 000 000 2 000 000
ПАССИВ 1 701 000 2 110 000 7 651 600 6 716 600
Кредиторская задолженность
                        остаток на начало 200 000 700 000 950 000 1 450 000
начисление задолженности за товар 700 000 930 000 2 100 000 1 000 000
оплата поставщику за товар 200 000 700 000 1 330 000 2 100 000
Нераспределенная чистая прибыль
                        остаток на начало 220 000 220 000 220 000 220 000
                        остаток на конец 220 000 220 000 220 000 220 000
Прибыль текущего года
                        остаток на начало 283 000 1 120 000 1 149 000
розничная выручка 1 600 000 1 600 000 1 100 000 2 000 000
розничная себестоимость 480 000 480 000 330 000 600 000
оптовая выручка 200 000 200 000 2 000 000 2 000 000
оптовая себестоимость 100 000 100 000 1 000 000 1 000 000
                        остаток на конец 283 000 564 000 1 149 000 1 349 000

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль