Регламент, помогающий эффективно спланировать платежи

22905
Отсутствие регламента управления выплатами позволяло недобросовестным сотрудникам «Делфи-Трейд» договариваться с поставщиками об «откатах». После того как процедура управления денежными потоками была детально описана, предприятие не только избавилось от регулярно возникавших кассовых разрывов, но и значительно сократило расходы на приобретаемые материалы и услуги.

Финансовая служба в компании «Делфи-Трейд», специализирующейся на продаже строительного оборудования, проектных и строительно-монтажных работах, до 2007 года, по сути, отсутствовала. После реорганизации компании, когда в марте 2007 года четыре «дочки», входившие в холдинг «Делфи-Трейд», были объединены в одно юридическое лицо, отношение собственников к управлению финансами, отчетности и контролю над денежными потоками кардинально поменялось. Особое внимание было уделено контролю над платежами.

До реорганизации, когда единого контроля над платежами не существовало, процветали «откатные» схемы. Сегодня подобные риски практически сведены к нулю. А любое несоблюдение согласованного и утвержденного плана платежей сулит нарушителям (руководителям отделов) массу проблем. Например, если руководитель отдела снабжения обнаруживает, что он не укладывается в отведенные суммы, ему придется проходить непростую процедуру согласования выплат сверх плана и доказывать обоснованность расходов.

Такая схема позволяет не только значительно снизить расходы компании, но и частично защищает от кассовых разрывов, львиная доля которых в «Делфи-Трейд» была связана с внеплановыми затратами.

Регламент, помогающий эффективно спланировать платежиКомментирует
Екатерина Кузнецова,
заместитель генерального директора
по финансовым вопросам компании «Делфи-Трейд»

Регламент о процедурах исполнения платежного календаря (извлечение)

1. Назначение документа

Регламент о процедурах исполнения платежного календаря содержит порядок и требования к действиям сотрудников компании при осуществлении тех или иных оплат (платежей) с целью упорядочивания производимых платежей, а также повышения эффективности использования денежных средств компании.

2. Основные условия

2.1. Сотрудники компании формируют заявки на платеж при получении:

  • счета от контрагента;
  • любого другого документа, на основании которого будет осуществляться списание денежных средств.

2.2. Реестр платежей должен быть сформирован к 18.00 дня, предшествующего дате оплаты.

2.3. В случае если в процессе оформления документов бухгалтер сталкивается с необходимостью замены счета либо при возникновении любых непредвиденных ситуаций при проведении платежей, сотрудник обязан сообщить об этом руководителю финансового департамента компании.

Комментарий

Неправильно выставленные счета – распространенный случай. При возникновении ситуаций, не регламентированных данным документом, сотрудник обязан уведомить об этом финансового директора.

3. Составление реестра платежей

3.1. Формирование сотрудниками заявок на платеж

3.1.1. Сотрудник компании формирует запрос на осуществление платежа либо выдачу денежных средств через кассу при возникновении потребности в оплате услуг, ТМЦ и прочих расходов.

Комментарий

Менеджеры отдела закупок могут формировать заявки на платеж сразу же после получения документов от контрагентов. Эти заявки согласовываются с коммерческим директором и казначеем компании, но последнее слово всегда остается за финансовым директором, который может отклонить заявку или перенести сроки ее оплаты.

3.1.2. В обязанности сотрудника входит:

  • проверка соответствия выставленного счета договору, плану платежей и т.д. При необходимости он уточняет данную информацию у контрагента либо коммерческого директора;
  • проверка того, не был ли требуемый платеж уже произведен ранее. В случае необходимости связывается с контрагентом и уточняет информацию о поставках и оплатах;
  • передача счета, распоряжения или иных документов с указанием номеров утвержденных заявок и фактически оплачиваемых сумм по ним коммерческому директору для дальнейшего согласования.

3.1.3. Запрос на платеж должен быть подготовлен и направлен на согласование коммерческому директору не позднее 18.00, минимум за два дня до проведения необходимого платежа.

Комментарий

В данном случае подразумеваются сроки, в которые хочет провести платеж его инициатор.

3.2. Проверка заявок на платеж коммерческим директором

3.2.1. Коммерческий директор после получения запроса на платеж от сотрудника компании проверяет возможность осуществления платежа.
Коммерческий директор обязан:

  • проверить, не был ли счет оплачен ранее, предполагаемые сроки оплаты, сроки поставки. При необходимости уточняет данную информацию в казначействе или бухгалтерии;
  • идентифицировать платеж в плане платежей, а также статьи затрат, по которым запланированы требуемые денежные средства;
  • сопоставить заявленные сотрудником суммы в счете с расходами по данной статье в утвержденном плане платежей;
  • проверить наличие и сумму кредиторской задолженности поставщику, условия поставки и т. д. На основании проведенной проверки оценивает приоритетность заявки, возможность ее утверждения или переноса;
  • в которые хочет провести платеж его инициатор. проверить правильность разнесения тех или иных заявок по статьям расходов. В случае необходимости внести корректировки или дать соответствующие указания сотруднику, инициировавшему платеж;
  • при отсутствии возражений относительно суммы и сроков оплаты завизировать заявку на платеж, указав дату акцептования, и вернуть ее ответственному сотруднику для дальнейшей передачи в казначейство компании.

Комментарий

При необходимости уточнения деталей платежа коммерческий директор может поручить это менеджеру. Как правило, на это отводится один-два рабочих дня.

3.2.2. Заявка на платеж должна быть проверена коммерческим директором не позднее 14.00, за один день до осуществления необходимого платежа.

Комментарий

Все запросы на платеж, переданные в казначейство позже этого срока, не попадают в реестр платежей следующего.

3.3. Согласование внебюджетных платежей руководителем финансового департамента

3.3.1. Руководитель финансового департамента согласует все заявки на платеж, которые изначально не были учтены в плане платежей компании, после получения заявок на данные платежи от сотрудников компании.

Комментарий

Все решения по внебюджетным платежам принимаются финансовым директором в течение одного рабочего дня.

3.3.2. В ходе согласования заявок на платеж руководитель финансового директора:

  • при необходимости может потребовать обоснования необходимости платежа у коммерческого директора и руководителей профильных отделов;
  • принять решение о возможности проведения внебюджетного платежа;
  • перенести на следующий день прочие платежи для проведения внебюджетного платежа. При необходимости согласует данное решение с руководителем отдела, инициировавшего платеж, или с генеральным директором компании.

3.4. Порядок формирования реестра платежей на следующий день

3.4.1. Ежедневно сотрудники казначейства проверяют поступившие заявки на платеж и формируют реестр платежей на следующий день на основании предоставленных запросов, декадного плана платежей и внебюджетных платежей, утвержденных финансовым директором.

Комментарий

Реестр платежей должен быть передан на согласование финансовому директору не позднее 10 часов утра.

3.4.2. При этом сотрудники казначейства обязаны:

  • проверить заявку на соответствие бюджету и наличие визы коммерческого директора;
  • сопоставить сумму, указанную в заявке на платеж, с расходами в утвержденном плане платежей с учетом остатка денежных средств по соответствующей статье расходов;

Комментарий

Все внебюджетные платежи согласовываются с финансовым директором, независимо от наличия визы коммерческого директора.

3.4.5. Руководитель финансового департамента распределяет платежи на день после получения реестра платежей от сотрудников казначейства.

Комментарий

Если для осуществления всех платежей денежных средств на счетах компании недостаточно, финансовый директор согласовывает возможность переноса платежей с руководителями отделов и коммерческим директором либо уточняет приоритеты платежей у генерального директора.

3.4.6. Руководитель финансового департамента сохраняет утвержденный реестр платежей в специальной папке.

3.5. Проведение платежей с помощью системы «Банк-Клиент»

3.5.1. Сотрудники казначейства проводят оплату счетов и распоряжений после сообщения от финансового директора о готовности реестра платежей.

3.5.2. При этом сотрудники казначейства выполняют такие действия:

  • делают копию утвержденного финансовым директором реестра платежей у себя на локальном диске;
  • подписывают счета у главного бухгалтера;
  • осуществляют оплату счетов и распоряжений согласно утвержденному реестру платежей с помощью системы «Банк-Клиент»
  • указывают факт выполнения того или иного платежа в своей копии реестра платежей;
  • неоплаченные по той или иной причине счета хранят отдельно для дальнейшего включения в реестр платежей;

Комментарий

Сотрудники казначейства передают оригиналы оплаченных счетов главбуху. Они должны быть оплачены до окончания банковского дня.

3.5.3. Сотрудники казначейства оповещают руководителей отделов об оплаченных и неоплаченных счетах и распоряжениях на следующий день после получения реестра платежей с указанием факта оплаты:

  • в виде электронного письма информируют всех руководителей отделов о том, что из их запросов было оплачено за прошедший день, а что нет (с указанием номера заявок, даты оплаты, суммы, номера счета);
  • сводят факт оплат по реестру платежей за прошедший день. То есть на основании своей копии реестра платежей вводят факт оплаты в изначально утвержденный реестр платежей за прошедший день.

Комментарий

Информация об оплате заявок должна быть доведена до руководителей отделов и сотрудников, инициировавших заявки на платеж до 10 часов утра.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Регламент о процедурах исполнения платежного календаря.doc


Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль