План действий на новом месте работы

7595
Артюшин Владимир
вице-президент по финансам FS GROUP1
У финансового директора, сменившего место работы, практически нет времени, чтобы войти в курс дела. Как правило, акционеры требуют немедленно приступить к решению обозначенных ими задач. Начать стоит с обсуждения существующих проблем с генеральным директором и руководителями подразделений, а изучение отчетности оставить на потом.

Первое представление о компании, а также о задачах, стоящих перед новым руководителем финансовой службы, формируется на этапе собеседования и предварительных встреч с генеральным директором или акционерами. Но прежде чем переходить к решению тех задач, которые были определены при приеме на работу как приоритетные, стоит сначала разобраться с текущими вопросами, а главное – выявить существующие пробелы в финансовой системе компании. Например, может оказаться, что система бюджетирования работает только на бумаге, никто не планирует, когда и на что будут потрачены доступные средства, нет нужной управленческой отчетности и т. д. Лучше выяснить это как можно раньше, чтобы еще раз обсудить с руководством поставленные задачи, время и ресурсы.

Внутренние совещания

В первый день стоит ознакомиться с организационной структурой компании, выяснить, кто возглавляет ее функциональные подразделения, и договориться с каждым из них о встрече в течение недели.

Личный опыт
Равиль Насыбуллов, финансовый директор MediaOne
Поскольку на этапе собеседования задачи формулируются в общем виде, то, вступая в должность, я стараюсь их максимально детализировать. Встречаюсь с акционерами или генеральным директором, выстраиваю приоритетность задач и предварительно фиксирую сроки исполнения.

Далее изучаю бизнес-модель компании: на чем она зарабатывает, как организованы продажи, какие расходы им сопутствуют. После этого выясняю, какова юридическая структура группы компаний и как в ней распределяются денежные потоки. Наконец, перехожу к организационно-функциональной структуре компании, встречаюсь с другими топ-менеджерами, узнаю, кто и чем занимается.

Что касается документов, прежде всего меня интересуют регламенты, касающиеся финансового управления: процедуры финансирования, учетные политики, методики подготовки отчетности, а также специальные инструкции (по учету выручки, например, или расходов). Если для бизнеса характерно государственное регулирование, то в обязательном порядке изучаю отраслевые законодательные акты и другие документы.

Разумеется, к подобным встречам лучше заранее подготовиться, составить список интересующих вопросов. Большинство из них будет зависеть от специфики деятельности того или иного подразделения.

Например, с директором по производству полезно пройтись по цехам и складам. Так удастся составить представление о технологии производства.

По ходу экскурсии стоит поинтересоваться тем, как размещаются и складируются материалы и готовая продукция, как организовано снабжение, нормированы ли производственные затраты, каковы объемы неликвидов. А у директора по продажам поинтересоваться сезонностью реализации, системой мотивации торгового персонала, организацией сбора первичных документов, просроченной задолженности, ценовой политикой. Из полученных ответов можно сделать первые выводы о возможных проблемах в компании.

Пожалуй, единственный универсальный вопрос, который стоит задать всем без исключения руководителям подразделений, – каким образом планируется работа их подразделений. А также стоит попросить представить существующие планы и отчетные формы, если они не хранятся централизованно.

Личный опыт
Алексей Урусов, финансовый директор NIS a.d.

На мой взгляд, не слишком разумно тратить первые дни работы на детальное изучение регламентов или отчетности – с документами всегда успеете поработать. Лучше разобраться в ситуации при знакомстве с коллегами. Причем начать стоит с высшего руководства компании, руководителей смежных подразделений, а потом более детальные вопросы обсудить со своими ключевыми сотрудниками – главным бухгалтером, казначеем и пр. По моему опыту, на один день можно запланировать до 5–6 встреч.

У меня есть несколько своих правил, которые позволяют успешно провести встречи с руководителями функциональных департаментов компании:
 
  • не назначать встречи в своем кабинете. Это может быть воспринято как неуважение. Лучше встречаться на территории тех людей, с которыми у вас назначена встреча. Например, увидеться с директором завода непосредственно на производственной площадке;
  • начинать беседу лучше с рассказа о себе (образование, опыт работы, интересы), попросить коллегу о том же. Выстраивать дружеские доверительные отношения нужно с первого дня;
  • задавать собеседникам открытые вопросы, не ограничивать их какими-то определенными областями. Например, хороший вопрос, который я всегда использую: какие у нас текущие проблемы?

Разумеется, все выводы и замечания, которые появляются в ходе общения, стоит записать. Причем будет лучше сделать это после беседы, чтобы не смущать собеседника.

Не менее важно пообщаться с ключевыми специалистами финансовой службы, например с главным бухгалтером, руководителем планово-экономического отдела. Не лишним будет перед беседой ознакомиться с анкетами сотрудников (их можно запросить в службе персонала). Это поможет сформировать предварительное представление об опыте, профессионализме и квалификации своих новых подчиненных. Приглашая главного бухгалтера на первую встречу, имеет смысл попросить его захватить с собой бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках на последнюю отчетную дату.

Удивительно, но на практике очень часто при первом просмотре финансовой отчетности выявляются несоответствия и неточности, которые абсолютно непонятны без дополнительных пояснений. Если вы попросите главного бухгалтера их разъяснить, это поможет вам подтвердить свой статус квалифицированного специалиста и направить беседу в нужное русло. Но не стоит вдаваться в детали, это можно сделать позже.

Личный опыт
Надежда Мудрицкая, финансовый директор ЗАО «Система «ТЗС»»

Если вход в должность совпал с подготовкой отчетности, на данном этапе не имеет смысла погружаться в секреты ее подготовки. Лучше проявить лояльность по отношению к главному бухгалтеру, заодно узнать его сильные и слабые стороны.

Знакомство с блоком управленческого учета и отчетности вполне оправданно начать с беседы с руководителем планово-экономического отдела. В ходе встречи имеет смысл разобраться, какие отчеты готовятся и в какие сроки, какова технология их составления, насколько достоверна отчетность.

Составление плана действий

После переговоров со всеми главами функциональных подразделений компании и ключевыми сотрудниками ФЭС можно приступать к анализу и структурированию полученной информации – оценить реальное положение дел, обозначить несоответствия или ошибки в каких-либо бизнес-процессах, вычленить слабые места и недоработки предшественника.

Чтобы избежать путаницы и четко структурировать задачи и сроки их выполнения, имеет смысл разделить все выявленные проблемы на проектные (перспективные), которые невозможно устранить быстро, и оперативные, требующие срочного решения. Все это можно записать в качестве таблицы, содержащей следующие графы: проблема, последствия, возможное решение, срок. На выходе получится готовый план действий на ближайшие два–три квартала.

Личный опыт
Алексей Урусов, финансовый директор NIS a.d.

План действий, хотя бы в набросках, я начинаю готовить с первого дня. Спустя неделю, по завершении всех встреч с коллегами и аудитором, у меня уже готов рабочий вариант на ближайшие несколько месяцев, а то и год. Как правило, приоритеты в нем такие: финансовое положение компании (операционный денежный поток) и финансовая деятельность (привлечение и погашение кредитов). Менее срочный вопрос, который можно решить и после двух-трех месяцев работы, – изменение бизнес-процессов (согласование платежей, бюджетирование, контроль затрат и пр.).

Информация об обнаруженных недочетах в реализации финансовой функции и подготовленный план действий – серьезное основание для повторного обсуждения задач с генеральным директором.

И еще один важный нюанс. Если понятно, что для реализации поставленных задач недостаточно ресурсов (времени, людей, денег), имеет смысл сразу обсудить это с руководством компании. Как правило, новому человеку охотнее пойдут навстречу. Впоследствии согласование увеличения бюджета или штатного состава будет проходить намного сложнее.

После того как получено одобрение генерального директора, остается приступить к реализации вами же разработанного плана действий.

План действий на новом месте работыНадежда Мудрицкая,
финансовый директор ЗАО «Система “ТЗС”»,
считает, что работу на новом месте стоит начать со знакомства с организационной структурой и руководителями подразделений. А конкретный план действий представлен в таблице. 

День недели Запланированные дела и встречи Примечания
Понедельник 1. Ознакомиться с оргструктурой компании.
2. Представиться руководителям подразделений и договориться о дате встречи с каждым на текущей неделе.
3. Представиться главам отделов ФЭС.
4. Договориться о встрече с генеральным директором
Встречу с генеральным директором хорошо бы организовать как можно раньше
Вторник Встреча с главным бухгалтером. Темы встречи:
– организация бухгалтерского учета по юрлицам;
– налоговое планирование;
– взаимодействие с другими подразделениями компании;
– взаимоотношения с налоговой инспекцией;
– итоги аудита
Не забыть выяснить:
– у каких лиц есть право подписи документов (например, договоры, акты выполненных работ);
– каков порядок принятия решений по организации и автоматизации бухучета;
– существуют ли проблемы c документооборотом в бухгалтерии;
– сроки подготовки отчетов. Попросить представить:
– отчетность в ИФНС (формы №1 и №2) по всем юрлицам за последние два года;
– заключения аудиторов
Встреча с руководителем отдела планирования и управленческого учета. Темы встречи:
– порядок и сроки подготовки управленческой отчетности;
– принципы бюджетирования
Не забыть выяснить:
– проблемы в коммуникации с другими подразделениями, в документообороте. Попросить представить:
– управленческую отчетность за последние два года
Встреча с юристом компании. Тема встречи:
– связь оргструктуры компании с ее юридической структурой
Не забыть выяснить:
– порядок принятия решений в компании;
– чем занимается каждое юрлицо;
– какие направления деятельности подлежат лицензированию
Среда Встреча с генеральным директором компании. Тема встречи:
– конкретизация задач и сроков их реализации
Не забыть выяснить:
– какая и в какой форме отчетность нужна генеральному директору. Договориться:
– чтобы финансового директора приглашали на все встречи, где по регламенту должны
присутствовать его подчиненные
Встреча с коммерческим директором. Темы встречи:
– коммерческая политика;
– организация закупок и продаж
Не забыть выяснить:
– какими регламентами регулируются закупки и продажи;
– в чем основные финансовые проблемы;
– кто наиболее важные для компании клиенты и поставщики;
– порядок формирования бюджета закупок (продаж)
Четверг Встреча с казначеем. Темы встречи:
– планирование платежей;
– процедура согласования платежей;
– планирование поступлений
Не забыть выяснить:
– ведется ли в компании платежный календарь;
– текущую ликвидность компании;
– как организована работа с валютой;
– кто из сотрудников работает с банками. Договориться:
– о ежедневном предоставлении информации о планируемых платежах
...

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль