Как составляют управленческую отчетность на основе бухгалтерских данных

3652
Рекшинский Андрей
директор департамента управленческого консультирования «ФБК»
Большую часть управленческих отчетов, которые используются в компаниях, можно формировать на основе бухгалтерского учета. Оперативность данных и детальность управленческой информации не пострадает, если внести корректировки в существующий план счетов и разработать правила учета документально не подтвержденных операций.

Прежде чем начинать дорабатывать бухгалтерский учет, стоит определиться с тем, какая информация и в каких аналитических разрезах потребуется менеджменту компании. Сделать предварительные наброски форм будущей управленческой отчетности, и только после этого приступать к реформам в бухгалтерии.

Как правило, аналитика по счетам бухгалтерского учета создается в разрезе центров финансовой ответственности (ЦФО) или подразделений компании, а также соответствует статьям управленческой отчетности.

Кроме аналитики по ЦФО, могут потребоваться другие информационные срезы. Например, для контроля расчетов с клиентами скорее всего будет не лишним ввести дополнительную аналитику по типам договоров для счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Аналитика денежных счетов (50 «Касса», 51 «Расчетные счета» и 52 «Валютные счета»), как минимум, должна соответствовать статьям платежного календаря.

Личный опыт
Елена Волкова,
финансовый директор компании «СПСР-Экспресс»
В нашей компании управленческий учет в том числе используется для попроцессного калькулирования себестоимости (Activity based costing). Для решения этой задачи мы ограничились доработкой аналитических справочников (статьи затрат, структурные подразделения, номенклатурные группы), которые есть в информационной системе. Суть доработки в основном сводилась к тому, что справочники стали более детальными. Стандартный план бухгалтерских счетов менять не стали, поскольку это не только усложнило бы процедуру закрытия отчетного периода, но и вызвало сложности при обновлении «1С».
Станислав Салостей,
финансовый аналитик компании «Элизиум»
В одной производственной компании столкнулся с тем, что на счете 90 «Продажи» расходы сливаются в одну цифру. То есть нет возможности посмотреть структуру расходов реализованной продукции. Чтобы этого избежать, мы расширили аналитику всех затратных счетов до той детализации, при которой видно, какие компоненты, в каком количестве и по какой цене были использованы для производства конкретной единицы продукции.

Скорректировать план счетов

Есть несколько вариантов настройки плана счетов, и чаще всего на практике можно встретить их сочетания.

Транзитные счета. Один из возможных вариантов решений – создание транзитных счетов. Для этого выбираются свободные коды счетов, например 30, 31, 32, которые будут использоваться для целей бюджетирования. В частности, счет 30 компания – для учета расходов в разрезе подразделений. Для этого на нем придется открыть субсчета, соответствующие отделам и службам компании.

Многоуровневые субсчета. Открытие большого количества субсчетов к уже существующим счетам – самое распространенное решение. Но работать с таким планом счетов не слишком удобно, да и получить данные по другим объектам учета может быть проблематично.

Аналитические признаки. Использование аналитических признаков – самое оптимальное решение. Они позволяют делать практически любые выборки данных и не подвержены тем проблемам и ограничениям, которые возникают при использовании субсчетов.

ПРИМЕР
В компании «Рассвет» (в целях соблюдения конфиденциальности название компании изменено. – Примеч. ред.) перед финансовой службой была поставлена задача настроить бухгалтерский учет так, чтобы можно было точно рассчитать себестоимость каждой культуры, содержания вспомогательных подразделений, иметь возможность отследить распределение затрат по конкретным посевным площадям и технологическим операциям и т. д.
Сделано было следующее. Сначала для каждого подразделения (места возникновения затрат – МВЗ) определили счет учета затрат. После этого на каждом счете создали необходимую аналитику (см. табл). В частности, для учета затрат МВЗ «Ремонтная мастерская» открыли два субсчета. Первый субсчет (23.1.1 «Прямые расходы ремонтной мастерской») предназначен для учета расходов, которые напрямую относятся на каждую ремонтируемую единицу техники – стоимость материалов для производства ремонтных работ, оплата труда по ремонтным работам, отчисления на социальные нужды (ЕСН) и т. д. На втором субсчете (23.1.2 «Общецеховые расходы ремонтной мастерской») отражаются затраты, которые нельзя напрямую отнести на конкретную единицу ремонтируемой техники.

Таблица Аналитика по счетам затрат компании «Рассвет» (извлечение)

Учитываемые МВЗ Субсчета Аналитические справочники
20 «Основное производство
Поля (подразделения) 20.1 «Растениеводство»;20.2 «Животноводство» Для растениеводства:
– виды номенклатуры;
– поля;
– статьи производственных затрат
23 «Вспомогательное производство»
Ремонтные мастерскиеРемонт зданий и сооруженийМашинно-тракторный паркАвтогараж 23.1 «Ремонтные мастерские»;23.2 «Ремонт зданий и сооружений»;23.3 «Машинно-тракторный парк»;23.4 «Автогараж» – Подразделения;
– статьи общепроизводственных затрат;
– техника (в соответствии с перечнем автотранспорта и сельхозтехники). Данная аналитика применяется только для субчетов: 23.1 «Ремонтные мастерские» (субсчет 23.1.1 «Прямые затраты ремонтной мастерской»); 23.3 «МТП» (субсчет 23.3.1 «Прямые затраты МТП»); 23.4 «Автопарк» (субсчет 23.4.1 «Прямые затраты автогаража»);
– здания и сооружения (заводится в соответствии с перечнем зданий и сооружений). Данная аналитика применяется только для счета 23.2 «Ремонт зданий и сооружений» (субсчет 23.2.1 «Прямые затраты ремонтной бригады»)
25 «Общепроизводственные расходы»
Служба главного агрономаСлужба главного зоотехникаЗерновой ток 25.1 «Общепроизводственные расходы в растениеводстве»;25.2 «Общепроизводственные расходы в животноводстве» – Подразделения;
– статьи общепроизводственных затрат
26 «Общехозяйственные расходы»
ДирекцияФинансовая службаСлужба безопасностиСлужба главного инженераСклады Нет – Подразделения;
– статьи административных затрат

Определить корреспонденцию счетов

После определения всех необходимых аналитических разрезов можно приступать к формированию правил корреспонденции счетов и порядка разнесения информации о хозяйственных операциях по выделенным субсчетам и аналитическим признакам. Здесь многое будет зависеть от особенностей управленческого учета конкретного предприятия. К примеру, общепроизводственные расходы можно сразу отнести на счет 90 «Продажи» или же распределить между другими затратными счетами (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы»). Второй подход дает большие возможности для анализа затрат, так как можно использовать большее количество субсчетов, структурировать расходы по подразделениям и т. д.

ПРИМЕР
Для корректного калькулирования себестоимости в компании «Рассвет» пересмотрели правила отражения операций (см. схему). В частности, затраты по ремонту техники теперь собираются на субсчете 23.1 «Ремонтные мастерские» (счет 23 «Вспомогательные производства»). По окончании ремонта они списываются на другие затратные счета в соответствии с тем, к какому МВЗ относится техника (например, на субсчет 23.3 «Машинно-тракторный парк»). Благодаря наличию аналитического признака «Техника», эти затраты напрямую относятся на каждую единицу техники, что дает возможность контролировать соответствующие расходы, рассчитывать полную себестоимость ремонта техники, формировать историю ремонтов по каждой единице.
В свою очередь, на субсчете 23.3 «Машинно-тракторный парк» расходы на ГСМ, оплату труда механизаторов, материалы, затраты на услуги по ремонту техники также учитываются в разрезе единиц техники, что позволяет корректно определить себестоимость услуг машинно-тракторного парка, оценить затраты на эксплуатацию каждого трактора или сельхозмашины. Общецеховые затраты МВЗ «Машинно-тракторный парк» решено распределять ежемесячно на единицы техники пропорционально сумме прямых затрат (оплата труда, ЕСН и ГСМ). Аналогичным образом был определен механизм формирования и распределения затрат для всех МВЗ. Такой учет затрат позволяет рассчитать себестоимость готовой продукции, определить стоимость каждой технологической операции и сравнивать ее между полями, а также с аналогичными хозяйствами.

Схема Порядок формирования себестоимости в компании «Рассвет»

Как составляют управленческую отчетность на основе бухгалтерских данных

Обеспечить оперативность данных

В бухгалтерском учете некоторые расходы отражаются с опозданием, и как правило, из-за отсутствия первичных документов. Чтобы этого избежать и обеспечить оперативность управленческой отчетности, имеет смысл пересмотреть и по необходимости ужесточить систему документооборота.

ПРИМЕР
В компании «Рассвет», чтобы оперативно отслеживать объемы выполнения полевых работ, каждое утро получать информацию о том, сколько площадей обработано и сколько расходов понесено, ввели такие правила документооборота. Каждая бригада по окончании смены в обязательном порядке заполняет несколько документов (учетные листы трактористов-машинистов, акты о расходе семян, удобрений, средств защиты растений) и представляет их в бухгалтерию. Данные сразу же вносятся в учетную систему. Таким образом, ежедневно в бухгалтерском учете отражается следующая информация: объемы выполненных работ в гектарах в разрезе полей (можно рассчитать процент выполнения плана, отклонение от графика), объемы расхода семян, удобрений и средств защиты растений в натуральных показателях. Расчет стоимостных показателей проводится позже, когда поступают все первичные документы по закупке семян, удобрений и т. д.

Еще один способ повысить оперативность получения учетных данных при отсутствии подтверждающих документов от поставщиков – отражать расходы на основании справки-расчета, которую готовит бухгалтер или другой специалист компании. Например, от арендодателя не поступили документы на оплату коммунальных услуг. В таком случае сотрудник бухгалтерии рассчитывает коммунальные расходы, ориентируясь на данные прошлого периода. На основании этого расчета расходы отражаются в учете. После получения документов от арендодателя сумма расходов корректируется.

Наконец, обеспечить оперативность отражения информации в бухгалтерском учете можно за счет информационной системы. Многие из современных учетных программ позволяют вводить проводки со статусом «введено, но не проведено». Если есть информация о характере и стоимости операции, а сама операция пока не может быть проведена (первичный документ оформлен неправильно), тогда сотрудник бухгалтерии вносит операцию, но не проводит ее до поступления необходимых документов. Таким образом, в бухгалтерской программе формируется целый пласт информации об операциях, которые еще не проведены по счетам бухгалтерского учета, но произошли в реальности.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль