Как безопасно сэкономить, передав бухгалтерию на аутсорсинг

2608
Гребенюк Алексей
директор по развитию ГК "Медси"
Передав учетные функции аутсорсинговой компании, финансовый директор компании может снизить издержки на ведение бухгалтерского и налогового учета на 20 процентов. Однако если не договориться обо всех нюансах с аутсорсером до подписания контракта, экономия может обернуться серьезными проблемами и непредвиденными расходами.

У аутсорсинга бухгалтерского и налогового учета есть несколько основных преимуществ. Первое и основное – экономия на содержании собственной бухгалтерии. Стоимость услуг специализированной компании на практике, действительно, обходится дешевле при условии, что для сравнения были учтены все затраты на содержание бухгалтеров (командировочные, ЕСН с зарплаты бухгалтеров, оплата курсов повышения квалификации, организация и содержание рабочего места, лицензионное программное обеспечение и т. д.).

Также к плюсам аутсорсинга можно причислить то, что финансовому директору не нужно будет решать кадровые вопросы, например, подбирать квалифицированных сотрудников, решать вопрос распределения нагрузки во время болезни одного из бухгалтеров и т. д. Более того, аутсорсинговая компания компенсирует пени и штрафы, выставленные предприятию налоговыми органами из-за ошибок, допущенных в учете.

Личный опыт
Марина Иммоева, финансовый директор ЗAO «ОТКРЫТИЕ-Недвижимость»
До 2008 года наша компания периодически прибегала к услугам аутсорсеров, когда по разным причинам случались авралы. Вместо того чтобы нанимать новых сотрудников и тратить время на их обучение и погружение в специфику деятельности компании, мы приглашали квалифицированных специалистов со стороны. В прошлом году, при формировании бюджета на 2009 год, мы задумались над тем, каким образом можно сэкономить без ущерба для деятельности компании. В итоге перевели бухгалтерию на аутсорсинг – и сэкономили порядка 20 процентов только на зарплате бухгалтеров. Что касается расчета заработной платы, его отдали на аутсорсинг семь лет назад. Содержать специалиста по заработной плате нам было невыгодно, приходилось оплачивать его обучение, содержать рабочее место и т. д.

Разумеется, есть и минусы. За каждую, даже самую простую операцию, которая не предусмотрена договором, придется платить. Более того, компании, прежде чем переходить на аутсорсинг, придется провести внутренние преобразования. Например, «обелить» зарплату, упорядочить бизнес-процессы и документооборот. Оказывая услуги по расчету заработной платы, аутсорсер берет на себя полную ответственность за начисление всех налогов и сборов перед государственными органами (ИФНС, фондами социального и пенсионного страхования). Поэтому он не заинтересован в работе с любыми сомнительными схемами оптимизации. Что касается документооборота, то отсутствие четких регламентов движения документов и взаимодействия подразделений у заказчика с высокой вероятностью выльется для предприятия-заказчика в дополнительные расходы и большую стоимость услуг.

Мнение эксперта
Игорь Непорада, заместитель генерального директора ЗАО «БДО Юникон Бизнес Сервис»
Безусловно, увеличение стоимости аутсорсинга – один из основных рисков, с которыми может столкнуться компания. На практике такие случаи встречаются, и, как правило, они говорят о некорректном управлении контрактом. В этой связи очень важно внимательно анализировать условия контракта, обсуждать их с провайдером услуг и не принимать изменения в случае превышения изначально оговоренного бюджета. Также к распространенным рискам можно отнести нарушение целостности внутренних процедур компании, использующей аутсорсинг, особенно в переходный период.  Чтобы от этого застраховаться, следует согласовать все регламенты взаимодействия до начала совместной работы.
Личный опыт
Елена Волкова, финансовый директор компании «СПСР-Экспресс»
Изучив российский рынок аутсорсинговых услуг и побеседовав с несколькими компаниями-аутсорсерами, мы решили не передавать бухгалтерский учет на сторону, а создать свою собственную централизованную бухгалтерию. Перечислю только основные причины. Первая – формальный подход аутсорсеров к ведению бухгалтерского учета. За своевременность представления и правильность оформления первичных документов отвечает заказчик. Например, если отчетный период по договору закрывается 10-го числа, то аутсорсер выполнит процедуры закрытия, ограничившись теми документами, которые у него имеются. Вряд ли он станет запрашивать, к примеру, акт к договору автоперевозки – по крайней мере, в нашем случае, когда компания объединяет 119 филиалов и 80 представительств по России. Как следствие, искажается отчетность.
Вторая причина – отсутствие у аутсорсера четкого контроля над соблюдением требований клиентов к ведению бухгалтерского учета. Дело в том, что в нашей компании управленческий учет (в том числе попроцессное калькулирование затрат – Activity Based Costing) ведется на основе данных бухгалтерского учета. Аутсорсеры декларировали, что смогут обеспечить разнесение расходов по статьям и центрам затрат в соответствии с нашими инструкциями и методическими рекомендациями, но не были готовы нести ответственность за достоверность данных.

Техника выбора аутсорсинговой компании

По сути, работа по выбору аутсорсинговой компании не слишком отличается от выбора любых консультантов. Главные критерии – опыт работы с компаниями, аналогичными по размеру и отрасли, рекомендации со стороны прежних заказчиков, квалификация сотрудников, готовность страховать свои риски профессиональной ответственности и, наконец, соотношение цен/качества (расценки некоторых компаний приведены в табл. 1 и 2).

Таблица 1 Сколько стоит бухгалтерское обслуживание

Компания Представительства в России Стоимость услуг От чего зависит стоимость услуг
Acotax Москва,
Санкт-Петербург
1–5 тыс. руб. в квартал, 5–50 и выше тыс. руб. в мес. Сложность и количество операций, требования к уровню сервиса и взаимодействию
Intercomp Global Services Москва,
Санкт-Петербург
от 8,2 тыс. руб. в мес. Количество транзакций (бухгалтерских операций и подготовки необходимых сопроводительных документов); почасовая ставка специалиста-бухгалтера соответствующей квалификации
«БДО Юникон
Бизнес Сервис»
18 городов
в России
от 15 тыс.
руб. в мес.
Количество транзакций, номенклатуры продаваемых товаров, количество основных средств, количество авансовых отчетов и командировок, объем управленческой отчетности
«НОРД
АУТСОРСИНГ»
Москва, Воронеж, Тюмень 300–900 руб. в час Объем работ, количество и квалификация специалистов, привлекаемых для реализации проекта
«ФБК» Москва 1800–2500 руб. в час Набор услуг (включены ли консультации, исполнение функции главного бухгалтера, сопровождение проверок госорганами и проч.), масштаб деятельности клиента, наличие систем электронного документооборота с территориальными ИФНС, чье программное обеспечение используется (свое или клиента)
«Эдвайз-Аудит» Москва 10–40 тыс. руб. в мес. Применяемая система налогообложения, наличие филиалов и обособленных подразделений. Стоимость услуг для строительных, производственных и внешнеторговых компаний выше на 20–25 процентов по сравнению с другими видами деятельности

Таблица 2 Сколько стоит расчет заработной платы

Компания Представительства в России Стоимость услуг От чего зависит стоимость услуг
Intercomp Global Services Москва,
Санкт-Петербург
от 8,1 тыс. руб. в мес. Количество сотрудников в компании клиента
Unistaff Payroll Solutions 33 города
в России
от 146 руб.
на человека в мес.
Стоимость зависит от количества сотрудников
«БДО Юникон
Бизнес Сервис»
18 городов
в России
от 6 тыс. руб. в мес. Стоимость зависит от численности персонала, используемого ПО, от сложности используемых алгоритмов расчета, от количества межрасчетов
«НОРД
АУТСОРСИНГ»
Москва, Воронеж, Тюмень 300–900 руб. в час Объем работ, количество и квалификация специалистов, привлекаемых для реализации проекта
«ФБК» Москва от 60 тыс. руб. в мес. Количество сотрудников, распределение обязанностей между компанией и клиентом, исполнение функции главного бухгалтера, наличие систем электронного документооборота с территориальными ИФНС, хранение архива кадровой документации и пр.
«Эдвайз-Аудит» Москва 500 руб. за одного сотрудника в мес.
Личный опыт
Елена Волкова, финансовый директор компании «СПСР-Экспресс»
Выбирая аутсорсинговую компанию, мы принимали во внимание ряд моментов. Среди них – наличие длительного опыта успешного сотрудничества с известными компаниями (Газпром, Роснефть, ТНК-BP), а также положительных рекомендаций последних. Гарантия на уровне договора сохранения конфиденциальности информации, ответственности за качественную и своевременную работу. В случае нарушения данных пунктов – готовность компенсировать материальный ущерб и выплачивать штрафы. Наличие высокопрофессиональных сотрудников с длительным профильным опытом работы. Наличие в компании-аутсорсере прозрачных бизнес-процессов, позволяющих контролировать их исполнение.
Марина Иммоева, финансовый директор ЗAO «ОТКРЫТИЕ-Недвижимость»
Не стоит ограничиваться только рекомендательными письмами, предоставляемыми аутсорсинговой компанией, стоит пообщаться с ее клиентами напрямую – как складывается их сотрудничество, комфортно ли вместе работать, какие проблемы возникают. Не будет лишним изучить информацию в интернете, в прессе. Нужно побеседовать со специалистами, которых аутсорсер собирается закрепить за вашим предприятием, с теми, кто будет отвечать за учет и методологическую часть. Если не хватает собственных знаний, чтобы удостовериться в квалификации бухгалтеров, можно привлечь к этой работе аудиторов, проверяющих предприятие.

Важная тонкость. При выборе аутсорсера сравнение нескольких предложений должно быть основано на сопоставлении базового пакета бухгалтерского сопровождения. Другими словами, имеет смысл сравнивать тот набор услуг (выполняемых операций, формируемых отчетов), которые аутсорсинговая компания будет выполнять, не требуя дополнительной платы. Кстати, у большинства аутсорсеров базовый пакет сильно отличается. В итоге может оказаться, что компания, предложившая самые выгодные расценки, возьмет на себя минимум работы, а за все остальное, что на ваш взгляд является обязательным минимумом, будет требовать дополнительную оплату. И в результате стоимость аутсорсинга окажется намного больше, чем та сумма, на которую рассчитывало предприятие.

Личный опыт
Марина Иммоева, финансовый директор ЗAO «ОТКРЫТИЕ-Недвижимость»
Не стоит думать, что можно найти компанию, способную «за копейки» организовать качественное ведение налогового и бухгалтерского учета. Для небольшого предприятия, по моим оценкам, стоимость таких услуг сопоставима в среднем с зарплатой высококвалифицированного главного бухгалтера (80–100 тыс. руб. в месяц). Для крупной компании затраты на аутсорсинг будут несколько выше, но все равно дешевле, чем содержать собственный штат. Плюс к этому компании-аутсорсеры, как правило, располагают методологами, бухгалтерами и аудиторами с большим опытом, регулярно повышающими свою квалификацию. Наше предприятие во время кризиса не может себе позволить содержать таких профессионалов.
Что касается стоимости услуг, я бы рекомендовала коллегам договариваться с аутсорсерами об оплате фиксированной суммой, а дополнительно платить только в случае значительных трудозатрат, причем каких именно – прописать в договоре. Например, у нас в базовые услуги кроме прочих входят и прохождение налоговых проверок, методологические разъяснения, формирование любых отчетов.
Мнение эксперта
Ирина Юцковская, директор департамента бухгалтерского консалтинга компании «ФБК»
При выборе аутсорсера не стоит ориентироваться исключительно на стоимость. Компания-клиент получает выгоду прежде всего не за счет цены, а за счет качества оказанных услуг (своевременной и достоверной отчетности) и перераспределения высвобождаемых ресурсов в центры прибыли (дохода). На рынке аутсорсинга нет единообразного понимания функциональной наполняемости понятия «ведение учета и составление отчетности». Об этом свидетельствует огромный разрыв заявленной стоимости услуг: от 10 тыс. до 650 тыс. рублей в месяц.
Но было бы ошибкой полагать, что любая компания может заплатить аутсорсеру всего 10 тыс. рублей в месяц и «спать спокойно». Аутсорсер, готовый работать себе в убыток, вызывает сомнение. Как минимум, в его команде должен присутствовать налоговый эксперт, аттестованный аудитор, юрист, специалист по информационным технологиям, а также сертифицированные профессиональные бухгалтеры. Таким образом, в расчете на одного специалиста компания-аутсорсер по скромным расчетам несет расходы в размере 1260 рублей в час.
При рентабельности в 30 процентов расчетная ставка специалиста должна быть не ниже 1600 рублей в час без НДС. Отсюда, если аутсорсинговая компания готова вести учет и составлять отчетность за 10 тыс. рублей в месяц, то она предполагает потратить на это чуть более шести рабочих часов. Вы готовы в это поверить?

Один из основных недостатков, которые традиционно приписывают аутсорсингу бухгалтерского учета, – риск утраты информации, составляющей коммерческую тайну. Формально проблема решается подписанием с аутсорсером соглашения о неразглашении конфиденциальной информации. Однако это не исключает того, что информация может быть раскрыта по требованию судебного или исполнительного государственного органа. Более того, соглашение не слишком спасает и от возможной утечки конфиденциальных данных к конкурентам.

Намного больший эффект может быть получен, если представители компании – заказчика аутсорсинговых услуг самостоятельно убедятся в том, что доступ к базам данных и файлам заказчика строго ограничен и предоставляется только команде обслуживания. Пофамильный перечень сотрудников, их полномочия и права доступа к информации по уровням ответственности прописываются в приложении к договору. Для большей уверенности имеет смысл проверить, подписали ли эти сотрудники обязательства о неразглашении конфиденциальной информации заказчика внутри своей компании.

Мнение эксперта
Людмила Шустерова, директор департамента проектного управления и организации работы с клиентами ЗАО «БДО Юникон Бизнес Сервис»
Соглашение об обеспечении конфиденциальности информации и информационной безопасности необходимо сочетать с мониторингом контрольных мероприятий, которые осуществляются в аутсорсинговой компании по управлению доступом к клиентской информации. Как правило, клиенты аутсорсера могут периодически посещать офис провайдера услуг, чтобы лично убедиться в том, что хранение и архивирование документации клиента организовано должным образом.

Правила безопасного перехода на аутсорсинг

Процессом перехода на аутсорсинг можно управлять, как и любым проектом, который находится под контролем финансового директора, будь то внедрение информационной системы или работа по реорганизации бизнеса. Для этого у аутсорсера и клиента формируются проектные команды. В проектную команду со стороны клиента, как правило, входят представители всех функциональных подразделений, которые затрагивает аутсорсинг: дирекция по персоналу, финансовая служба, IT-служба. Менеджером проекта, который должен обладать достаточными полномочиями и самостоятельно­стью в отношении принимаемых решений, часто назначают финансового директора или кого-либо из его заместителей.

Обмен информацией о статусе проекта, обсуждение возникающих проблем и возможных путей их решения стоит проводить регулярно, иначе переход на аутсорсинг может затянуться надолго (основные этапы перехода на аутсорсинг перечислены в табл. 3). По времени притирка компаний, как правило, занимает от месяца до полугода в зависимости от масштабов бизнеса и квалификации аутсорсинговой компании.

Таблица 3 Приложение к договору «Осуществление подготовки и передачи на аутсорсинг функций бухгалтерского и налогового учета»

Описание работ Срок представления
1 Передача комплекта базовой документации:
  • учредительные документы и/или их копии;
  • регистрационные документы;
  • контактное лицо (лица);
  • заполненная анкета заказчика
2 рабочих дня с момента подписания настоящего приложения
2 Передача корпоративного плана счетов и требований к его настройке в учетной системе 5 рабочих дней с момента подписания настоящего приложения
3 Передача документов:
  • документы бухгалтерского учета за текущий фискальный год;
  • налоговая и бухгалтерская отчетность за предыдущие периоды
10 рабочих дней с момента подписания настоящего приложения
4 Аудит и анализ переданных документов: оборотно-сальдовая ведомость, отчетность, акты сверки с налоговой инспекцией 10 рабочих дней после передачи документов бухгалтерского учета
5 Согласование финальной версии соглашения об оказании услуг (порядок разграничения участков и ответственности) 5 рабочих дней с момента подписания настоящего приложения
6 Создание разработочной бухгалтерской базы данных 1 рабочий день с момента подписания настоящего приложения
7 Настройка Плана счетов РФ 5 рабочих дней после завершения пункта 6
8 Настройка «1С» в соответствии с корпоративными требованиями 10–15 рабочих дней после завершения пункта 2
9 Предоставление файла загрузки для переноса данных из логистического модуля в «1С» 7 рабочих дней после завершения пункта 6
10 Настройка «1С» для складского учета (настройка файла перегрузки данных по движению товара из системы логистики в «1С») 10 рабочих дней после завершения пункта 9
11 Тренинг по «1С» для бухгалтера заказчика 2,5–6 рабочих дней
12 Тестирование корректности формирования транзакций в системе 2–5 рабочих дней после завершения пункта 11
13 Создание рабочей бухгалтерской базы данных и перенос настроек в рабочую базу 1 рабочий день после завершения
пунктов 7–12
14 Загрузка в базу данных справочников контрагентов 2–5 рабочих дней после завершения пункта 12
15 Загрузка в базу счетов бухгалтерского учета (корпоративный план счетов) и привязанных к ним справочников 5 рабочих дней после завершения пункта 14
16 Загрузка начальных остатков на 01.01.09 4 рабочих дня после завершения пункта 15
17 Согласование механизма загрузки данных в систему «1С» 2–10 рабочих дней после завершения пункта 16
18 Выверка и загрузка в базу проводок (или документов) за период, предшествующий дате аутсорсинга 6–25 рабочих дней с даты перехода на аутсорсинг

Чтобы взаимодействие компаний проходило максимально эффективно, будет отнюдь не лишним заранее обсудить и согласовать следующие жизненно важные вопросы:

  • перечень, формат и порядок передачи аутсорсеру необходимых документов (оригиналов или копий) и баз данных, а также порядок организации документооборота, способы коммуникации, каналы связи (основные и запасные);
  • распределение функций и ответственности специалистов с обеих сторон;
  • регламенты обмена информацией;
  • основные процедуры по обеспечению непрерывности предоставления услуг (например, в случае задержки в предоставлении информации со стороны клиента).

Для правильного понимания текущего состояния дел в компании аутсорсеру потребуется некоторое время детального знакомства с ее корпоративными политиками в области учета. На этом этапе стоит уделить максимальное внимание процессу передачи информации сотрудникам аутсорсера и дать все необходимые разъяснения. Рассчитывайте не на один вводный инструктаж, а на регулярные встречи.

Проанализировав состояние учета на момент приема на обслуживание, аутсорсер может предложить меры по минимизации рисков, например налоговых. Идти на эти меры или нет – право решения остается за компанией, менять принципы учета под аутсорсера необязательно. Здесь, на этапе обсуждения методических вопросов, логичным будет уточнить и согласовать форматы и сроки подготовки отчетности, а также состав и порядок регулярных и периодических процедур контроля качества услуг.

Еще один нюанс, о котором нередко забывают на практике, – это работа с персоналом. Так или иначе с аутсорсинговой компанией будут взаимодействовать многие штатные сотрудники предприятия. Чтобы избежать конфликтных ситуаций, стоит заранее объяснить персоналу новые правила работы с удаленной бухгалтерией, а в идеале для каждой должности разработать регламент, определяющий порядок взаимодействия с аутсорсером.

Наконец, последний шаг в процессе выделения функции на сторону – подписание контракта (основные условия) вместе с приложениями (перечни уполномоченных лиц и способов коммуникации, а также стоимость, условия оказания услуг, регламент взаимодействия по каждой из них).

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль