Кредитная политика, которая защищает от неплатежеспособных дебиторов

4622
Проблема плохих долгов сегодня знакома не только банкам. Многие компании реального сектора столкнулись с неконтролируемым ростом просроченной дебиторской задолженности. DPD в России удалось этого избежать, во многом благодаря эффективной кредитной политике, которая регламентирует, кому и на каких условиях может быть предоставлена отсрочка платежа.

Под брендом DPD в России работают два юридических лица – ЗАО «Армадилло» и ЗАО «Армадилло Бизнес Посылка», специализирующиеся на предоставлении услуг по доставке грузов и посылок. Если до кризиса компания открывала новые филиалы, то теперь акцент сделан на управление дебиторской задолженностью. Все клиенты компании в зависимости от количества отправок в месяц разделены на семь групп. Для каждой группы установлен лимит дебиторской задолженности и критичный срок оплаты в днях. Обязательным условием сохранения за клиентом возможности пользоваться отсрочкой платежа является своевременное погашение дебиторской задолженности. Иначе контрагент переводится на работу по предоплате.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ МАТЕРИАЛ
Положение о кредитной политике

За контроль над поступлением денежных средств и взыскание просроченной дебиторской задолженности в DPD отвечает отдел по работе с клиентами, в состав которого входят кредитные контролеры. Система мотивации для этих сотрудников увязана со сроками оборачиваемости дебиторской задолженности и удельным весом просроченной «дебиторки» в общей сумме задолженности.

Кредитная политика, которая защищает от неплатежеспособных дебиторовКомментирует
Андрей Майоров,
финансовый директор DPD в России

Кредитная политика DPD в России
(извлечение)

Цели кредитной политики

Целью кредитной политики является предоставление клиентам компании конкурентных условий и сроков кредитования. При этом кредитные риски не должны превышать допустимые и согласованные в компании уровни.

Специфическими целями проводимой кредитной политики являются:

  • стандартизация работы с дебиторской задолженностью;
  • обеспечение эффективного взаимодействия между различными департаментами компании в процессе сбора долгов.

Комментарий

Основная работа по взысканию дебиторской задолженности возложена на кредитного контролера. В его задачи входит проверка поступлений средств от клиентов, рассылка уведомлений о просроченных счетах, включение компаний-должников в стоп-лист.

Определения/Формулировки

Кредитная политика – правила, регламентирующие предоставление отсрочки платежа и действия по взысканию дебиторской задолженности.

Дебиторская задолженность – стоимость оказанных, но не оплаченных клиентом услуг компании по действующим на дату забора ценам.

Критический срок оплаты (КСО) – дата, не позднее которой клиент должен осуществить платеж по предоставленной ему отсрочке. Отсчитывается от момента возникновения дебиторской задолженности.

DSO – оборачиваемость дебиторской задолженности, выраженная в днях.

Комментарий

Нормативный показатель оборачиваемости дебиторской задолженности составляет 21 день.

Момент возникновения дебиторской задолженности – дата выставления счета в системе SСАLА, в соответствии с установленной для клиента периодичностью формирования счетов.

Условия предоставления отсрочки платежа

Основные условия

Основные условия предоставления отсрочки платежа клиентам компании соответствуют генеральным условиям типовых договоров компании.

Отсрочка платежа предоставляется на основании подписанного обеими сторонами договора.

Для успешного продвижения услуг компании на существующих и новых рынках, а также в связи с различными возможностями клиентов по своевременной оплате и по количеству размещаемых заказов, на основе сегментации клиентов по обороту, вводятся внутрикорпоративные правила дифференцированного кредитования клиентов (см. таблицу).

Комментарий

Внутренним регламентом DPD предусмотрены правила ранжирования клиентов. Для каждой группы установлены максимальные лимиты по сумме дебиторской задолженности и критичным срокам оплаты в днях.

Таблица Правила дифференцированного кредитования клиентов (групп клиентов)

Отраслевой сегмент Сегмент по количеству отправок в месяц Количество отправок в месяц Лимит дебиторской задолженности, руб. КСО, календарные дни
Кроме физических лиц MА (Major Accounts)      
A (Platinum)      
B (Gold)      
C (Silver)      
D (Partner A)      
E (Partner B)      
F (High)      
G (Low)      
H (Casual)      
N (New )      
Физические лица Предоплата      

Сегменты по количеству отправок в месяц, лимиты дебиторской задолженности и КСО на каждый следующий квартал устанавливаются автоматически не позднее 10-го календарного дня месяца, следующего за отчетным месяцем.

Если в течение квартала с клиентом не будет заключен договор, в конце квартала перерасчет количества отправок не производится и клиент не переходит в новый сегмент, не устанавливаются новые глобальные правила (КСО, лимит).

Комментарий

Клиенты с минимальным лимитом и критическим сроком оплаты также не переводятся в следующий сегмент, независимо от количества отправок в отчетном квартале и их потенциала.

Ответственный за определение сегментов – коммерческий директор. Директор департамента информационных технологий обязан предоставить средства для автоматического расчета сегментов по количеству отправок в месяц, лимитов дебиторской задолженности и КСО.

В течение нового месяца параметры лимита дебиторской задолженности и КСО могут быть изменены вручную, на основании:

1) подписанного обеими сторонами нетипового договора с клиентом;
2) служебной записки

Комментарий

В DPD нетиповым договором считается контракт с индивидуальными условиями по оплате, оказанию услуг, выставлению счетов и т. п. Подобные контракты – исключение. Для подавляющего числа клиентов действуют единые условия обслуживания.

Кредитный контролер вправе изменить условия работы с клиентом путем перевода клиента на предоплату в следующих случаях:

1) если клиент оплачивает первый выставленный счет с просрочкой более одного месяца;
2) если клиент своевременно оплачивал счета, но впоследствии два раза превысил срок оплаты счетов более чем на два месяца.

Перевод клиента на работу по предоплате согласовывается устно с куратором этого клиента.

Правила дифференцированного кредитования клиентов являются внутренней коммерческой информацией, не подлежат оглашению кредитными контролерами, сотрудниками отделов продаж и клиентского отдела и не дают клиенту оснований для нарушения условий договора и генеральных условий.

Процедура вывода клиентов из стоп-листа

Превышение установленных параметров лимита дебиторской задолженности и/или КСО являются основанием для автоматической постановки клиента в стоп-лист. Информация о задолженности клиентов, в том числе о клиентах, находящихся в стоп-листе, доступна в системе отчетов компании.

Комментарий

При несвоевременной оплате клиент попадает в стоп-лист и не может размещать новые заказы на отправку, а также получать посылки и грузы. Это эффективная мера влияния на постоянных клиентов, которым невыгодна блокировка заказов. Для вывода из стоп-листа они либо выплачивают долг, либо согласовывают с DPD графики погашения задолженности. В отношении клиентов, которые прибегают к услугам компании разово или не планируют продолжать сотрудничество в будущем, система «стоп-лист» не используется, так как это не приносит никакого результата.

Вывод клиентов из стоп-листа осуществляется кредитным контролером на основании:

1) претензии клиента до момента ее рассмотрения и официального ответа по ней клиенту (если сумма претензии превышает 50% от суммы претензионного счета);

2) гарантийного письма с указанием номера просроченного счета, даты и суммы с точной датой оплаты (не более 5 дней). Гарантийное письмо на продление срока по просроченному счету может быть оформлено один раз. Повторное оформление гарантийного письма на один и тот же просроченный счет недопустимо;

3) платежного поручения с отметкой банка или печатью компании;

4) служебной записки от куратора на продление срока оплаты. Служебная записка на продление срока по просроченному счету может быть оформлена один раз. Повторное оформление служебной записки на один и тот же просроченный счет допустимо только при наличии авторизации генеральным директором.

Периодичность формирования и варианты рассылки счетов

Для любого клиента может быть установлен один из трех возможных вариантов отправки счета:

  • по факсу (задается по умолчанию);
  • по электронной почте;
  • не отправлять (для клиентов, оплачивающих услуги только по оригиналам счетов, в этом случае устанавливается признак «оплата по оригиналам»).
    <...>

Периодичность формирования (выставления) счетов устанавливается сотрудником отдела продаж, при занесении клиента в базу данных или в ходе работы с возможностью выбора опций:

  • ежедневно;
  • ежедневно, без консолидации (т. е. за каждую отправку отдельно);
  • 1 раз в неделю.

Кредитный контролер вправе установить дополнительные возможности:

  • 2 раза в месяц на основании подписанного обеими сторонами нетипового договора или служебной записки с визой директора по продажам в России;
  • 1 раз в месяц на основании подписанного обеими сторонами нетипового договора или служебной записки с визой генерального директора, финансового директора и директора по продажам в России.

Комментарий

Предусмотреть в кредитной политике абсолютно все очень сложно, есть случаи, когда кредитным контролерам приходится действовать на свой страх и риск. Как и менеджеры по продажам, они несут ответственность за просрочки по оплате счетов. Бонусы кредитных контролеров зависят напрямую от срока оборачиваемости дебиторской задолженности и соотношения просроченной дебиторской задолженности свыше двух месяцев к общей дебиторской задолженности.

Инструмент управления дебиторской задолженностью

Основным инструментом ежедневного контроля дебиторской задолженности является реестр дебиторской задолженности. Реестр представляет собой таблицу неоплаченных счетов, которые группируются по периодам отсрочки платежа. Таблица является автоматизированным рабочим местом кредитного контролера и содержит следующую информацию:

1) данные о выставленных счетах клиенту, не оплаченных по настоящий момент;

2) срок просрочки платежа по каждому из счетов, сгруппированных по периодам просрочки;

3) сегмент по обороту, лимит дебиторской задолженности и КСО клиента;

4) куратор клиента (сотрудник отдела продаж) / территория продаж;

5) протокол общения с клиентом;

6) планируемая дата отслеживания оплаты для ежедневной работы с определенными кредитным контролером счетами (график платежей).

В таблице неоплаченных счетов возможен просмотр информации по счетам (всех и конкретного клиента), счетам для отслеживания; возможен интерактивный переход в карточку клиента для оперативного занесения периодичности формирования и варианта рассылки счетов, коррекции почтового адреса и контактных телефонов, факсов, электронной почты клиента.

Комментарий

Кредитный контролер формирует реестр клиентов, попавших в стоп-лист, и рассылает уведомления с информацией о просроченном счете. Если контрагент не перечисляет средства на счета DPD, высылается второе с требованием незамедлительной оплаты просроченного счета. Затем оформляется претензия, которая высылается курьером под роспись о получении. Затем работа с дебитором передается в службу безопасности компании и юридический департамент.

Порядок изменения кредитной политики компании

Кредитная политика принимается на период до « 31 » декабря 2009 года, по истечении которого уточняются ее цели и условия, а также методы контроля дебиторской задолженности.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Положение о кредитной политике.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль