Зачем и как в Kelly Services дважды внедряли ERP-систему

2529
Первая попытка внедрения комплексной информационной системы для Kelly Services обернулась неудачей. Больше двух лет было потрачено на то, чтобы внедрить единственный модуль, который в итоге не устраивал ни руководство, ни рядовых сотрудников компании. Чтобы завершить начатое, менеджменту пришлось сменить компанию-подрядчика и в корне изменить подход к работе над проектом.

Компания Kelly Services (далее – Kelly) специализируется на поиске и подборе персонала, а также оказывает предприятиям-заказчикам ряд дополнительных услуг. Один из таких сервисов – администрирование персонала. Суть услуги сводится к тому, что Kelly выступает юридическим работодателем для сотрудников, которые по факту трудятся на предприятиях клиента. Сегодня внешних сотрудников, числящихся в Kelly, более 6 тысяч человек. Кадровый учет и расчет их заработной платы ведется специалистами Kelly в соответствии с принятой у каждого конкретного предприятия-заказчика системой оплаты труда. В итоге клиент получает лишь счет на оплату услуг Kelly, а также детальную калькуляцию, которая, по сути, представляет собой расчет заработной платы внешних сотрудников. Чтобы обеспечить точность расчетов и учесть все многообразие систем вознаграждения, а также обеспечить прозрачную финансовую и управленческую отчетность, Kelly была необходима комплекс­ная информационная система.

Предыстория проекта

В 2004 году штаб-квартирой компании Kelly, находящейся в Детройте, было принято решение о внедрении единой информационной системы в российском подразделении, которая должна была объединить в себе работу трех ключевых блоков:

  • фронт-офис: ведение базы данных соискателей (десятки тысяч резюме), отношения с клиентами, ведение клиентских заказов, поиск и подбор кандидатов;
  • мидл-офис: кадровый учет и расчет зар­платы для внешних сотрудников, выставление счетов клиентам;
  • бэк-офис: ведение бухгалтерского и налогового учета, формирование регламентной и GAAP-отчетности.

Справка о компании

Kelly Services – международное агентство по подбору персонала, основанное в США в 1946 году. Kelly Services предлагает широкий спектр услуг, включая подбор постоянного и временного персонала, а также вывод персонала за штат, кадровый консалтинг. В России компания представлена в 21 городе. В штате компании работает около 6000 человек, в том числе внутренних сотрудников – 500.

На тот момент у компании был полный спектр проблем, свойственных «лоскутной» автоматизации. Бухгалтерия использовала «1С: Бухгалтерию 7.7», финансовый отдел выгружал информацию из «1С» и дальше формировал управленческую отчетность Excel. Также в Excel велся и параллельный учет в соответствии с GAAP, причем там формировались не промежуточные формы или трансформационные таблицы, а непосредственно проводки. Фронт-офисные подразделения (продавцы и консультанты по подбору персонала) в самостоятельно созданных базах в Excel и Access вели оперативный учет клиентов, договоров, заказов, кандидатов и продаж. Зарплата для внешних и внутренних сотрудников считалась в нескольких разных базах системы «Финкомплекс» (разработка малоизвестного российского производителя программного обеспечения). С поддержкой и обновлением этого программного обеспечения постоянно возникали проблемы, так как на рынке существовало лишь несколько специалистов, способных его обслуживать.

Автоматической синхронизации справочников и данных между разрозненными системами вообще не существовало.

Подобная структура информационного обеспечения компании мешала ее развитию, требовала больших объемов ручного труда, большого штата сотрудников и не гарантировала качество и точность данных. Компании срочно требовалось комплексное решение.

Проблемы поиска информационной системы, которая устроила бы все подразделения Kelly и могла бы объединить в себе все бизнес-процессы, не было. Эту работу взяла на себя американская штаб-квартира, по решению которой Microsoft Dynamics Ax (далее – Dynamics Ax) должна была внедряться во всех европейских подразделениях, в том числе и в России. Первый контракт на комплексное внедрение ERP-системы заключен российским отделением Kelly с одной из компаний-партнеров Microsoft в 2004 году. За два с лишним года работы над проектом был создан лишь модуль для фронт-офиса (база данных кандидатов, отношения с клиентами, ведение клиентских заказов, поиск и подбор кандидатов). И это при том, что сам модуль с некоторыми наработками предоставлен швейцарским подразделением Kelly. Вплоть до 2007 года консультанты доводили до ума прототип будущей системы, так как контракт не имел четких сроков выполнения поставленных задач. В итоге созданный с таким трудом модуль для фронт-офиса оказался практически не пригодным для работы, а договор с консультантами расторгнут.

Вторая попытка

В 2007 году работа по внедрению Dynamics Ax была начата заново. Причем к ранее существовавшим проблемам добавилось практически полное отсутствие документации по уже выполненным доработкам модуля. А сотрудники Kelly, принимавшие активное участие в первом внедрении, ушли из компании. Более того, затянувшийся проект не вселял оптимизма у рядового персонала, не было уверенности в успешном его завершении.

Несмотря на это, в августе 2007 года Kelly подписывает новый договор, подрядчиком по которому выступает российское подразделение Microsoft. Этот выбор во многом был продиктован штаб-квартирой Kelly, которая настаивала на работе с глобальной компанией-внедренцем, способной в случае успеха реализовать аналогичные проекты в нескольких странах. В соответствии с подписанным контрактом все работы по созданию ERP-системы выполнялись за фиксированную стоимость и с активным участием проектной команды Kelly. Это должно было значительно сократить стоимость внедрения и последующую эксплуатацию. Другое немаловажное условие заключенного соглашения – полное документирование всех доработок, выполненных подрядчиком. На практике очень часто компании-внедренцы передают лишь стандартную документацию на ERP, которая не отражает специфику внедренного решения. Kelly важно было застраховать себя от подобных ошибок.

Ключевыми задачами, по сути, нового проекта стало следующее:

  • приведение всех бизнес-процессов в соответствие с общекорпоративными стандартами;
  • полное соответствие формируемой системы отчетности требованиям российского законодательства;
  • автоматизация всех основных бизнес-процессов компании, в том числе работы с клиентами и поиска кандидатов, расчета зарплат для внешних сотрудников и биллинга, формирования отчетности в соответствии с GAAP.

В итоге уже в январе 2008 года был успешно запущен финансовый модуль системы (бухгалтерия, внутренняя управленческая отчетность, GAAP-отчетность). К маю был введен в эксплуатацию фронт-офисный модуль, к единой европейской базе данных Kelly (серверы физически расположены в корпоративном центре в Англии) подключены все региональные подразделения компании (более 20 по всей России). Наконец, в сентябре 2008 года был запущен в промышленную эксплуатацию один из самых важных модулей – «Зарплата и кадры».

Работа над внедрением ERP-системы

Еще до подписания договора состоялась недельная рабочая сессия, на которой проектная команда со стороны Microsoft и специалисты Kelly обсудили все функциональные участки будущей системы. Также проведен анализ соответствия базовых возможностей систем и необходимого компании функционала, после чего был формализован объем предстоящих доработок и рассчитана стоимость проекта.

После начала работ, чтобы обеспечить унификацию бизнес-процессов, все аналитические справочники новой ERP-системы были приведены в соответствие с общекорпоративными, используемыми в штаб-квартире. Впоследствии это значительно упростило и ускорило подготовку внутренней корпоративной отчетности. Более того, при внедрении новой системы ряд обязанностей был перераспределен между сотрудниками разных подразделений. Например, продавцы стали отвечать за внесение в систему информации о договорах и их условиях (раньше эти данные вела бухгалтерия), кадровики – сведения об отработанном времени внешних сотрудников (ранее эта функция была закреплена за расчетным отделом) и т. д. Это обеспечило соответствие внутренних процессов и контрольных процедур требованиям закона Sarbanes - Oxley, упростило аудит GAAP-отчетности. В работе над унификацией бизнес-процессов самое активное участие приняли специалисты центра компетенций американского офиса Kelly. Они предоставляли корпоративные регламенты, схемы эталонных бизнес-процессов, проводили консультации для разработчиков.

Много времени (около двух месяцев) ушло на настройку функционала распределения затрат и GAAP-трансформацию, поскольку в Kelly используется достаточно сложная методика. Кстати, для реализации функционала GAAP-трансформации и распределения затрат был использован не стандартный функ­ционал Dynamics Ax, а решение партнера Microsoft компании «АНД Проджект». Эта разработка больше соответствовала специфике Kelly. Но, чтобы настроить модуль трансформации, потребовалось определить, как соотносятся российские и GAAP счета, создать базы распределения затрат, отчетность для сверки результатов трансформации. Но самое главное, нужно было разработать четкий регламент всей процедуры: сроки закрытия участков российского бухгалтерского учета, порядок запуска процедур трансформации и внесения ручных корректировок и т. д. При такой сложности работ ошибок, появляющихся при первых тестовых закрытиях отчетности, было не избежать.

Сложнее всего обстояло дело с отладкой «зарплатного модуля». Каждое из клиентских предприятий, где работают внешние сотрудники Kelly, имеет свою специфику расчета, которую нужно было учитывать. Пришлось настраивать сотни разных типов начислений и удержаний, самые разнообразные графики работы и способы оплаты рабочего времени, расчет сверхурочных и т. д. Кроме того, один и тот же внешний сотрудник может одновременно иметь несколько действующих трудовых договоров и работать параллельно на нескольких предприятиях. Разумеется, стандартный функционал системы не предполагал решения подобных задач. Его пришлось серьезно перерабатывать, чтобы корректно разделять расходы на зарплату и налоги по каждому сотруднику, по каждому клиенту. В итоге, чтобы избежать ошибок, в течение нескольких месяцев модуль работал параллельно со старой системой. Это привело к некоторому росту затрат на проект внедрения, но гарантировало плавный переход на работу в создаваемой ERP-системе, практически незаметный для клиентов. Kelly заранее оповестила всех своих заказчиков и временных сотрудников о предстоящем запуске нового модуля и возможных задержках с расчетом зарплат. Также была открыта горячая телефонная линия для ответов на вопросы и сбора любых жалоб.

В ходе первого теста модуля лишь около 10 процентов счетов были некорректными. К причинам возникновения ошибок можно отнести следующее:

  • функционал был существенно переделан под специфические бизнес-процессы компании. Понятно, что серьезная доработка сложных систем неминуемо ведет к ошибкам, которые приходится вылавливать и устранять;
  • «зарплатный модуль» унаследован от предыдущего проекта и работал некорректно. Устранить все чужие недочеты до тестирования было просто невозможно;
  • немало ошибок на этапе развертывания системы вызвано человеческим фактором. Люди не сразу привыкли к новым процессам и новой системе.

Итоги проекта

Одним из важнейших критериев эффективности любой ERP-системы служит то, насколько полно она покрывает бизнес-процессы компании, другими словами – сколько сотрудников используют ее в своей работе. В Kelly на ежедневной основе в Dynamics Ax  работают около 70 процентов всех внутренних специалистов (менеджеры по работе с клиентами, консультанты по подбору персонала, кадровые администраторы, сотрудники отдела зарплаты и биллинга, бухгалтеры, финансисты). И это при том, что среднесписочная численность составляет около 500 человек по всей стране. Как показывает практика, в большинстве компаний не более 10–15 процентов сотрудников регулярно используют внедренные ERP-решения.

Что касается конкретных задач, которые удалось решить за счет внедрения Axapta, можно перечислить следующие:

  • внедрена единая система, автоматизирующая сквозные бизнес-процессы компании (ведение информации по клиентам и кандидатам, поиск и подбор сотрудников, автоматическое формирование табеля учета рабочего времени, расчет зарплаты внешних сотрудников, отражение этих операций в бухгалтерском учете и трансформация российской отчетности в GAAP и т. д.);
  • стали прозрачны все бизнес-процессы. Практически для всех функциональных участков разработаны регламенты работы. Система позволяет отследить, кто из сотрудников следует установленным процедурам, а кто нет;
  • все пользователи в Москве и в регионах работают с единой базой данных, установленной в корпоративном IT-центре в Великобритании;
  • ускорился процесс расчета зарплаты внешним сотрудникам и выставления счетов клиентам, сократилось количество ошибок.

Несмотря на то что проект закончился недавно, уже начат новый – внедрение модуля биллинга. Сейчас счета, выставляемые клиентам, вводятся в систему вручную на основании отчетов из зарплатного модуля. После внедрения модуля биллинга эта функция будет полностью автоматизирована.

В заключение стоит отметить, что проект в России рассматривался высшим корпоративным менеджментом как пилотное внедрение, от результатов которого зависело дальнейшее разворачивание Dynamics Ax  по всей Европе. Так как проект был признан в целом успешным, теперь аналогичные внедрения планируется начать и в европейских подразделениях.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль