Как и зачем в «HFS/ИнтерМедиаГруп» внедряли внутренний контроль

2767
Смирнова Людмила
вице-президент по финансам группы компаний «Ашот Филипачи Шкулев» и «ИнтерМедиаГруп»
Издательский дом «HFS/ИнтерМедиаГруп» на протяжении двух лет не мог пройти аудит отчетности по МСФО и отчитаться перед французской материнской компанией из-за качества системы внутреннего контроля. Чтобы решить эту проблему, понадобилось выстроить контрольные процедуры в компании практически заново.

Из-за отсутствия аудиторского заключения по отчетности «HFS/ИнтерМедиаГруп» французская материнская компания Hachette Filipacchi Medias не могла консолидировать финансовые результаты своего российского подразделения. Это значительно снижало капитализацию иностранного издательского холдинга. При этом аудиторы раз за разом находили серьезные недостатки в системе внутреннего контроля «HFS/ИнтерМедиаГруп», замечания были практически у всех 50 региональных компаний. В одной компании миноритарий участвует в оперативном управлении, что с точки зрения внутреннего контроля недопустимо, так как создает опасность вывода активов. В другой – один и тот же сотрудник отвечает за выставление счетов и отражение реализации в учетной системе – отсутствует разделение полномочий. В таких условиях аудиторы отказывались поручиться за достоверность отчетности и Hachette Filipacchi Medias вынуждена была раскрывать неаудированные финансовые результаты российской «дочки» в примечаниях к своей отчетности.

Претензии к региональным компаниям были не только у аудиторов. Топ-менеджмент управляющей компании не устраивала непрозрачность операций и отсутствие контроля над ними, имевшие место случаи мошенничества и банального воровства. Чтобы исправить сложившуюся ситуацию, было решено создать в «HFS/ИнтерМедиаГруп» полноценную систему внутреннего контроля (СВК), призванную защитить активы и собственность акционеров, обеспечить эффективное использование ресурсов, надежность и достоверность информации, раскрываемой в отчетности.

Создание системы внутреннего контроля
 

Справка о компании

Издательский дом «Hachette Filipacchi Shkulev и ИнтерМедиаГруп”»
(«HFS/ИнтерМедиаГруп») образован в 2004 году после покупки мажоритарного пакета акций «ИнтерМедиаГруп» французской компанией Hachette Filipacchi Medias (входит в группу Lagardere Media of France). Издает журналы Elle, Maxim, Marie Claire, StarHit, телегид «Антенна – Телесемь». По итогам 2008 года выручка составила 250 млн евро. Среднесписочная численность сотрудников – 3000 человек, работающих в головном офисе, расположенном в Москве, и в 50 дочерних компаниях на территории России.

 В 2006 году, чтобы определить размер «бедствия», акционеры компании привлекли аудиторов (латвийское подразделение KPMG) к оценке существовавших контрольных процедур в своих региональных «дочках». Были проверены 15 компаний, выручка которых формирует 80 процентов доходов всего издательского дома. Результаты проверки оказались неутешительными – около 40 процентов всех процессов были признаны неудовлетворительными с точки зрения контроля. Ориентируясь на замечания аудиторов относительно проблемных областей, где был особенно высок риск мошенничества, и их рекомендации по улучшению качества СВК, менеджеры управляющей компании подготовили план действий – список наиболее значимых бизнес-процессов, требующих регламентации и внедрения контрольных процедур. К таким процессам было отнесено следующее: распространение тиража, привлечение и размещение рекламы, бартерные операции, управление дебиторской и кредиторской задолженностью, ведение бухгалтерского учета, осуществление платежей, закупки, управление персоналом и оплата труда, корпоративное управление.

Регламентация и унификация. Начали с классики – перечисленные процессы описали «как есть». Следующим шагом стало определение проблемных зон – участков процессов, где контроль недостаточен или отсутствует полностью. Например, в бизнес-процессе «Продажи» выявили такие риски, как непрозрачность признания выручки, отсутствие контроля над товарно-материальными ценностями и размером признанной дебиторской задолженности. Ориентируясь на методологию COSO Enterprise Risk Management (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) – Комиссия Тредвея создана в США в конце 80-х годов с целью помочь организациям в оценке риска и создании контрольных процедур. – Примеч. ред.), разработали регламенты и процедуры, позволяющие устранить обнаруженные недостатки и минимизировать риски мошенничества (см. табл. 1).

Таблица 1 Оценка контрольных процедур до и после внедрения СВК (извлечение)

Риск Контроль
До внедрения После внедрения
Процесс – распространение тиража, подпроцесс – заказ тиража для распространения
Избыточный тираж, нецелесообразные расходы, недополучение прибыли Отсутствуют заявки дистрибьюторов на тираж.Оценка – неудовлетворительно По каждому выпуску руководитель отдела продаж и компания-дистрибьютор подписывают формализованный договор, в котором указывается тираж издания. По каждому выпуску с компанией-дистрибьютором обсуждается количество экземпляров, подлежащее доставке, а издательство корректирует это количество по мере необходимости.Оценка – удовлетворительно
Процесс – реклама, подпроцесс – предоставление скидок рекламодателям
Мошенничество, недополучение прибыли Нет разделения прав по предоставлению скидок клиентам между менеджерами и руководителем департамента продаж, коммерческим директором.Оценка – неудовлетворительно Соблюдено разделение обязанностей между работниками, ответственными за обсуждение заказов, контроль заказов/условий, предложенных клиенту, проведение данных в отчетности и получение оплаты с клиентов. Определены пороговые значения скидок для различных должностей рекламной службы.Оценка – удовлетворительно
Процесс – ведение бухгалтерского учета, подпроцесс – подготовка проводок в журнале, прочих статей и отдельных статей закрытия периода (в частности, резервов)
Искажение результатов отчетности Типовой административный профиль присвоен всем пользователям учетной системы.Оценка – неудовлетворительно Профили доступа в систему для ввода и обработки данных ограничены в соответствии с должностными обязанностями сотрудников. Административный доступ имеют только IT-сотрудники. Предусмотрено разделение обязанностей между вводом данных по состоянию на конец периодов и проверкой этих данных.Оценка – удовлетворительно
Процесс – закупки, подпроцесс – инициирование заказа
Мошенничество Нет разграничения полномочий, закупка может одобряться лицом, ее инициировавшим.Оценка – неудовлетворительно Предусмотрено разделение обязанностей между лицами, составляющими заявки о потребностях, ведущими переговоры с поставщиком и осуществляющими приемку товаров/услуг.Любой сотрудник, ведущий переговоры с поставщиком и одобряющий оплату счета-фактуры поставщика, должен быть подотчетен уполномоченному менеджеру.Оценка – удовлетворительно

Регламенты были разработаны в общей сложности для 20 бизнес-процессов. Среди прочих оплата труда, инвестиции в дочерние компании, работа с претензиями и судебные разбирательства, авторизация платежей, работа с поставщиками, привлечение кредитов, бюджетный процесс, работа с персоналом и оплата труда, управление продажами рекламы и предоставление скидок и пр. Также были пересмотрены уставы дочерних компаний, в частности ограничили права генеральных директоров. Для большей прозрачности и достоверности отчетности в дочерних компаниях унифицировали учетные политики и процедуры, планы счетов и базы данных бухгалтерского учета, формы и сроки составления отчетности. Бухгалтерии «дочек» перевели на единую учетную систему – «1С:Бухгалтерия 7.7».

Выездные проверки. Тогда же в группе компаний стали контролировать, как реализуются на практике новые регламенты. В «HFS/ИнтерМедиаГруп» создали департамент внутреннего аудита, который отвечает за:

  • анализ и оценку действующих в компании систем внутреннего контроля;
  • оценку уместности, надежности и целостности управленческих, финансовых и операционных данных и отчетов по группе компаний;
  • анализ существующих в компании политик, планов, процедур, правил и законодательства, а также контроль их выполнения всеми сотрудниками компании;
  • анализ должного использования активов компании и ее региональных предприятий, а также контроль за состоянием этих активов;
  • контроль за эффективностью и экономичностью использования ресурсов компании и ее региональных предприятий;
  • выполнение отдельных поручений и проведение расследований по поручению совета директоров касательно операционной деятельности компании и ее региональных предприятий.

Сотрудники (три сертифицированных аудитора) департамента внутреннего аудита ежемесячно тратят около 30 процентов своего рабочего времени на выездные проверки состояния системы внутреннего контроля региональных предприятий. Аудиту подвергаются около 15 из 50 «дочек» ежегодно, за три года его должны пройти все региональные предприятия группы. Годовой график аудиторских проверок формируется аудиторским комитетом исходя из оценки ряда рисков (в том числе налогового из-за нарушения учетных процедур), размера выручки, качества управленческой отчетности. В частности, наибольшим весом обладает критерий «выручка», иначе говоря, чем выше доля региональной компании в доходах всей группы, тем выше вероятность ее включения в план аудита.

В ходе выездных проверок аудиторы должны удостовериться в том, что дочерние предприятия используют в своей практике процедуры, рекомендованные управляющей компанией. Способы контроля – интервью с сотрудниками (пример вопросника приведен в табл. 2) и тестирование (документальное подтверждение). При проведении проверки аудиторы обращают внимание на то, насколько компетентны сотрудники компании, как хорошо они осведомлены о деталях подотчетного им процесса. В ходе проверки используются такие методы аудита, как перекрестные вопросы участникам процессов (например, проверка ответов по одним и тем же вопросам сотрудников взаимодействующих подразделений на наличие разногласий), а также негласное наблюдение аудиторов за соблюдением внутренних регламентов и процедур. Детальная оценка использования IT-систем не проводится, но аудиторы могут проверить существование защиты на доступ в учетную систему, риски несанкционированного изменения данных и т.д.

Таблица 2 Контроль за рисками, проверяемыми в рамках аудита (извлечение)

Риски Контроль
Процесс – управление кредиторской задолженностью
Подпроцесс – предоплата и аванс для поставщиков
Неверный или неправильный учет предоплаты или аванса По всем предварительным или поэтапным платежам, внесенным в счет поставщика, должны быть указаны номер заказа на закупку или номер договора и все эти платежи должны быть документированы
Все предварительные и поэтапные платежи, внесенные в счет поставщика, должны быть одобрены уполномоченным лицом
Неоправданная неоднократная оплата Ведется учет предварительных и поэтапных платежей, которые могут сравниваться с соответствующим счетом-фактурой закупки и вычетами из сумм, подлежащих оплате поставщику
Процесс – управление дебиторской задолженностью
Подпроцесс – управление базой данных клиентов
Неудовлетворительный контроль, приводящий к возможным ошибкам или мошенничеству В базе данных поставщиков хранится вся необходимая информация для подготовки счетов-фактур продаж (наименование и адрес клиента, условия оплаты, цены, скидки/вычеты)
Для каждого клиента предусмотрен кредитный лимит, установленный финансовым отделом, при превышении которого заказы от данного клиента будут заблокированы
Счета клиента могут быть открыты или изменены в базе данных только уполномоченным лицом, независимым от отделов продаж и дебиторской задолженности
Сохраняется последняя версия списка лиц, уполномоченных вводить данные в базу данных клиентов
Все счета новых клиентов, открытые в базе данных клиентов, подлежат проверке подлинности юридического лица клиента (правосубъектность, регистрационный номер)
Все счета новых клиентов, открытые в базе данных клиентов, подлежат проверке финансовой состоятельности клиента (на основании анализа данных)
Подпроцесс – контроль безнадежных долгов, убыточных статей, резервов
Неполный или неверный резерв на покрытие безнадежных долгов Финансовый отдел составляет и контролирует список покупателей, имеющих просроченную дебиторскую задолженность, на ежемесячной основе
Все резервы на покрытие безнадежных долгов должны соответствовать правилам предприятия о признании резервов (критическая точка, метод расчета, ставка)
Все резервы на покрытие безнадежных долгов должны соответствовать действующим стандартам бухгалтерской отчетности
Неоптимальный контроль
безнадежных долгов
Менеджер по кредитам производит регулярную проверку непогашенных задолженностей и документов о предпринятых мерах
Несанкционированная проводка резерва на покрытие безнадежных долгов или несанкционированное изменение резервов или списаний После признания резерва любое увеличение или обращение резерва подлежит контролю со стороны лица, независимого от отдела дебиторской задолженности
Все списания безнадежных долгов, признанных в отчетности, должны быть зарегистрированы и уполномочены финансовым отделом
Финансовый отдел производит ежеквартальную проверку журнала продаж и резервов на покрытие безнадежных долгов
Все платежи клиентов по счетам с резервами на покрытие безнадежных долгов должны приводить к обращению резерва на равнозначную сумму

Кроме того, аудиторы оценивают эффективность и экономичность использования ресурсов, разумность и обоснованность затрат. Например, если аудитор убедится, что процедура по работе с поставщиками соблюдена (прошел тендер, счет на оплату одобрен генеральным директором и пр.), он вправе поинтересоваться, насколько те или иные расходы оправданны в принципе.

Все отчеты о результатах проверки, подготовленные внутренними аудиторами, обсуждаются на аудиторском совете. В состав этого органа входят генеральный директор группы, финансовый директор, глава службы безопасности и пр. В случае неудовлетворительной оценки состояния контроля какого-либо регионального предприятия на совет приглашается и его генеральный директор для разъяснений.

Если в отчете есть замечания, то руководитель «дочки» разрабатывает план действий по их устранению и обязан привести его в исполнение в течение шести месяцев. По завершении этого срока назначается повторная проверка, цель которой – контроль только внесенных исправлений. В более сложных случаях, когда замечаний много, компания снова вносится в план ближайших аудитов.

Стоит отметить, что при несущественных замечаниях аудиторы обходятся дистанционным повторным контролем – запрашивают копии новых или доработанных регламентов, а также документов, подтверждающих их реализацию на практике. Например, аудиторы обнаружили, что в компании размер тиража определяется без предварительного согласования и сбора заявок от дистрибьюторов. Для «HFS/ИнтерМедиаГруп» – это риск неоправданных расходов (если напечатанный тираж превышает реальный спрос) или потери в выручке (реально выпущенный тираж меньше существующего спроса). Исправлением в регламенте планирования тиража будет введение процедуры согласования тиража с заказчиками. В этой ситуации аудиторам не обязательно выезжать на место, достаточно будет запросить выборку отсканированных заказов от 10 крупнейших дистрибьюторов за период, собранных до момента размещения заказа в типографии.

Контроль поступающей информации. Для выявления манипуляций в отчетности в «HFS/ИнтерМедиаГруп» проверяют остатки в бухгалтерских базах данных, а также проводят сопоставление ключевых показателей деятельности дочерних компаний. Первым занимаются внутренние аудиторы, вторым – финансовые контролеры.

Сопоставление по ключевым показателям проводится ежеквартально. Сравниваются компании-аналоги (одинаковый вид деятельности, схожая по размеру выручка) по таким специфическим для отрасли показателям, как редакционные затраты на страницу, производственные затраты на копию, средняя цена за экземпляр. Если разница в показателях существенна, это служит поводом для дальнейшего разбирательства.

Бухгалтерские базы региональных предприятий проверяются ежемесячно. Оценивается обоснованность остатков на тех или иных счетах. Например, зафиксирован остаток на субсчете 73-1 «Расчеты по представленным займам». Аудиторы обязательно проверят, был ли такой заем утвержден советом директоров, – это обязательная процедура в компании, и по ее итогам должен быть составлен соответствующий протокол. Также анализируются расхождения между данными бухгалтерского и управленческого учета, если разница велика, запрашиваются дополнительные разъяснения.

Итоги проекта

После внедрения СВК региональные подразделения «HFS/ИнтерМедиаГруп» еще раз прошли через внешний аудит контрольных процедур, поскольку акционеры хотели убедиться в том, что система внутреннего контроля не только разработана, но и эффективно действует. Результаты второй проверки были удовлетворительными. В итоге группа впервые получила положительное заключение по международной отчетности по итогам 2007 года. Наконец, французскому акционеру Hachette Filipacchi Medias удалось консолидировать результаты «HFS/ИнтерМедиаГруп». Выручка иностранного холдинга мгновенно увеличилась примерно на 200 млн евро (доходы российской «дочки»).

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль