Какие меры помогут сдержать рост дебиторской задолженности

3353
Жесткая регламентация процедуры предоставления отсрочки платежа покупателю позволяет сократить просроченную дебиторскую задолженность на 20 процентов в течение года. Эту цифру подтвердил на практике Сергей Воробьев, финансовый директор компании «Рельеф-Центр», внедривший у себя положение о предоставлении отсрочек платежа и лимитов кредита контрагентам.

Проблем с управлением дебиторкой в компаниях было предостаточно и до начала кризиса. Вознаграждение менеджеров по продажам рассчитывалось как процент от стоимости отгруженной продукции. Решение о предоставлении отсрочки платежа принимал коммерческий директор, изредка согласовывая свои решения с генеральным. Причем именно главный коммерсант всегда выступал против любых жестких правил в политике отсрочек. Стандартные объяснения: «каждый клиент особенный, требует уникального подхода», «жесткие ограничения на предоставление коммерческих кредитов распугают ключевых покупателей». Итог – стремительный рост просроченной дебиторской задолженности и острый дефицит денежных средств.

Между тем просроченная дебиторка перестанет быть постоянной головной болью финансовой службы, только если:

  • разработать четкий регламент оценки кредитоспособности контрагента;
  • определить максимально допустимые размеры лимита на покупателя и продолжительность отсрочки платежа;
  • определить полномочия всех сотрудников, участвующих в этом процессе;
  • привязать премии менеджеров по продажам к суммам, поступившим от клиентов.

В компании «Рельеф-Центр» разработка положения о предоставлении отсрочки платежа и лимитов кредита позволила сократить размер просроченной дебиторской задолженности в среднем на 20 процентов.

Какие меры помогут сдержать рост дебиторской задолженностиКомментирует
Сергей Воробьев,
финансовый директор компании «Рельеф-Центр»

ПОЛОЖЕНИЕ
по предоставлению отсрочек платежа
и лимитов кредита клиентам ООО «Рельеф-Центр»
(извлечение)

1. Основные правила

1. На договорах помимо подписи директора должны присутствовать подписи юриста и начальника соответствующего отдела продаж.

2. Юрист лично заполняет договоры, то есть вносит все необходимые реквизиты, представленные менеджером, и визирует данный договор.

3. Увеличение отсрочек, лимитов, а также начало работы с новым клиентом должны подтверждаться заявкой на предоставление отсрочки платежа и лимита кредита.

4. Через финансовый контроль проходят все отгрузочные документы без исключения.

Комментарий

Финансовый контроль подразумевает процесс отгрузки клиентам, имеющим просроченные платежи, превышение лимита кредита или проблемы с договорами. Осуществляется как программой «1С:Торговля и склад» по прописанному алгоритму, так и финансовым контролeром.

5. Лимит кредита устанавливается на группу взаимосвязанных фирм (предпринимателей), а не на каждую в отдельности.
...

7. Оплатой задолженности клиента считается списание долга в программе «1С:Торговля и склад» либо платeжное поручение, полученное по системе клиент – банк.

2. Информация о клиенте

Для принятия решения о сотрудничестве с клиентом и предоставлении ему отсрочки платежа с лимитом кредита необходимо иметь о клиенте следующую информацию: структура собственности предприятия, учредители, руководители, регистрационные данные, финансовая отчетность, виды деятельности, кредитный рейтинг, партнеры, обороты, прибыль, репутация в местных деловых кругах, история взаимодействия с правоохранительными органами и налоговой инспекцией, официальный и неофициальный баланс за год, оценка собственности за год.

Комментарий

Перечень данных достаточно обширен. Далеко не все клиенты могут или хотят выполнить все требования. Но чем больше сведений о себе предоставил клиент, тем выше его шансы на положительное решение кредитного комитета компании.

3. Требования, предъявляемые к клиенту

Для первых отгрузок клиенту возможно предоставление факсовой копии договора с ними, оригинал должен быть сдан в компанию в течение 30 календарных дней после подписания договора. Отгрузка клиенту не может быть произведена без наличия оригинала договора или его факсовой копии и внесенных в «1С:Торговля и Склад».

При положительных результатах предварительных переговоров с клиентом (см. схему), претендующим на отсрочку платежа, менеджер представляет комплект документов (см. табл. 1) в финансово-экономический отдел (ФЭО), отдел и службу безопасности (СБ).

Таблица 1 Комплект документов

№ п/п Наименование документа
Направляется в
ФЭО СБ
1 Реквизиты компании или ПБОЮЛ (в печатном виде), подписанные директором и гл. бухгалтером * *
2 Копии бухгалтерских балансов за последние четыре отчетные даты (квартальные), заверенные печатью компании *  
3 Копии отчетов о прибыли и убытках за последние четыре отчетные даты (квартальные), заверенные печатью компании *  
4 Копия паспорта директора * *
5 Копии устава и учредительного договора, заверенные печатью компании * *
6 Копия свидетельства о государственной регистрации * *
7 Справка из налоговых органов об отсутствии задолженности перед бюджетом *  
8 Копия свидетельства о постановке на учeт в налоговом органе   *
9 Справка из налоговой инспекции об открытых счетах в банках * *
10 Копия карточки с образцами подписей и оттиска печати   *
11 Справка из банка об отсутствии у клиента картотеки по расчeтному счeту и наличии положительной кредитной истории (если клиент брал кредиты) *  
12 Копии документов, подтверждающих наличие собственности у компании, ПБОЮЛ или физического лица и/или договоров аренды на офисные, складские и торговые помещения * *
13 Рекомендации от других компаний (менеджер в письменном виде указывает компанию, выдавшую рекомендацию, и сотрудника – Ф.И.О. и должность) *  
14 Доверенность на право подписи договоров купли‑продажи * *
15 Решение о назначении директора ООО, ЗАО, ОАО * *
16 Заявка на отсрочку с подписью менеджера и руководителя отдела *  

Комментарий

Сбор сведений о клиенте от других компаний, похожих на нашу, – эффективный способ проверки. Его суть: связаться с предприятием, которое уже работало с оцениваемым контрагентом, и выяснить, насколько точно он соблюдает сроки платежа. Соглашаются предоставить такую информацию, конечно, не все. Но многие не отказывают в такой помощи.

Данный комплект документов попадает в ФЭО и службу безопасности параллельно, срок рассмотрения документов в ФЭО – 7 календарных дней, срок рассмотрения документов в СБ – 14 календарных дней. После заключения по документам в ФЭО заявка на отсрочку из ФЭО передаeтся в СБ. Каждый из этих отделов в заявке на отсрочку пишет свое заключение: предоставить отсрочку или нет. Коммерческий директор устанавливает лимит и отсрочку платежа. Размер лимита задолженности устанавливается по таблице соответствий.

В зависимости от указанного в заявке лимита необходимо следующее:

  • лимит от ___ до ___ тыс. руб. – посещение менеджером клиента;
  • лимит от _____тыс. руб. и более – посещение менеджером и руководителем отдела продаж;
  • лимит от _____тыс. руб. и выше – посещение менеджером, руководителем отдела продаж и руководителем службы безопасности.

Комментарий

Визит в офис клиента – лучший способ убедиться, что представленные им сведения являются действительными.

Все собранные данные, а также результаты оценки ФЭО и СБ передаются на рассмотрение кредитного комитета, который выносит решение о начале работы с клиентом или отказе от сотрудничества. При принятии положительного решения менеджер должен подписать договор поставки с клиентом и передать его юристу.

При наличии подписанных договора на поставку и заявки на отсрочку платежа менеджер может производить отгрузку клиенту.

Для более тщательной проверки клиента на кредитном комитете возможно принятие решения о работе с новым клиентом в течение 2–3 месяцев через факторинговую компанию.

Комментарий

Факторинг дает возможность тщательнее проверить кредитоспособность клиента. Фактор обязательно проверит финансовое состояние контрагента, причем сделает это, скорее всего, лучше, чем мы, в силу специфики своей деятельности.

Какие меры помогут сдержать рост дебиторской задолженности

Схема Работа с новым клиентом

4. Принципы определения лимита кредита

Максимальный лимит может составлять не более месячного оборота клиента (средний оборот за последние шесть месяцев, не включая сезон) и в сезон не более трех средних месячных оборотов, не считая сезонной закладки.

Стандартные размеры лимитов определяются на основе следующих нормативов:

  • 2/3 среднемесячного оборота при отсрочке до 14 дней;
  • 3/2 среднемесячного оборота при отсрочке от 14 до 30 дней.

Данные нормативы «зашиты» в программу и по ним будет определяться динамично лимит кредита.

Комментарий

Это самописный модуль в «1С:Предприятие 7.7». Его задачи – оценить кредитоспособность контрагента, мониторинг лимитов и блокировка отгрузок для клиентов, попавших в стоп-лист. Алгоритм работы модуля разрабатывала финансовая служба.

При превышении лимита кредита до 10 процентов достаточно подписи финансового контролeра.

Если лимит кредита превышен более чем на 40 процентов клиентом 1-й и 2-й групп риска, отгрузка не производится до его снижения.

Если лимит кредита превышен до 40 процентов клиентами 1-й, 2-й, 3-й и 4-й групп риска, отгрузка может быть произведена с разрешения руководителя отдела.

Если у клиента со среднемесячным оборотом до ____ тыс. руб. сумма просроченного долга составляет до 40 процентов от установленного лимита, для отгрузки достаточно подписи руководителя отдела; если свыше 40 процентов – руководителя отдела и руководителя ФЭО.

Комментарий

Исключения из правил сделаны для того, чтобы не растерять покупателей. Бывают объективные причины, вызвавшие превышение лимитов. Например, клиент находится во Владивостоке, предыдущая партия застряла в пути, а ему надо уже следующую заказывать.

Если у клиента со среднемесячным оборотом свыше ____ тыс. руб. сумма просроченного долга составляет до 40 процентов от установленного лимита, достаточно подписи начальника отдела для отгрузки, свыше 40 процентов установленного лимита – необходима подпись коммерческого директора. Для клиентов 3-й и 4-й групп риска допустимая просрочка – семь календарных дней, в течение которых накладная может быть подписана финансовым контролeром.

При сумме просроченного долга более ____ тыс. руб. независимо от того, к какой группе принадлежит клиент, необходима подпись коммерческого директора.

5. Кредитный комитет

Все решения по предоставлению отсрочек и установлению лимитов на клиентов принимает кредитный комитет:

Комментарий

Кредитный комитет – последняя инстанция. Несмотря на все оценки и заключения финансово-экономического отдела или службы безопасности, никакая формальная оценка потенциального дебитора не заменит опыт людей, которые входят в состав кредитного комитета. Но, разумеется, принимая решение, они опираются на всю собранную информацию.

 

  • кредитный комитет собирается один раз в неделю по понедельникам;
  • все решения по отсрочкам и лимитам принимаются коллегиально (большинством голосов);
  • кредитный комитет состоит из двух групп:

а) постоянный состав – члены комитета, которые принимают решения по всем отделам продаж: коммерческий директор, начальник ФЭО, начальник службы безопасности;

б) дополнительный состав – члены комитета, которые принимают решения только по клиентам руководимого отдела: начальник оптового отдела, начальник корпоративного отдела, начальник торгового зала.

Любой член кредитного комитета может выступить с предложением о применении санкций к злостным неплательщикам – прекращение отгрузок, подача заявлений в суд и т.п.

Комментарий

Сводка о просроченных платежах также рассматривается кредитным комитетом. Будут ли применены санкции к должникам или нет, зависит от многих факторов: причина, время задержки выплат, сумма задолженности, группа риска и т.д.

Применяемые санкции к неплательщикам согласовываются с коммерческим директором.

6. Распределение клиентов по степени риска

Клиенты по степени риска делятся на следующие группы:

  • 1-я группа – высокий риск;
  • 2-я группа – средний риск;
  • 3-я группа – незначительный риск;
  • 4-я группа – риск отсутствует.

Степень риска рассчитывается по таблице определения рискованности клиента (см. табл. 2).

Таблица 2 Определение рискованности клиентов

Показатель
Группа риска
1 2 3 4
Оборот клиента (доля в обороте отдела) Свыше 10% От 5 до 10% От 1 до 5%
Отношение дебиторской задолженности клиента к его обороту Свыше 100% От 70 до 100% От 50 до 70% До 50%
Период работы клиента с нашей компанией От 6 до 12 мес. От 12 до 36 мес. Свыше 36 мес.
Период существования компании на рынке От 6 до 12 мес. От 12 до 36 мес. Свыше 36 мес.
Наличие подтвержденной собственности Отсутствует До 50% лимита От 50 до 100% лимита Свыше 100% лимита
Рекомендации о клиенте на канцелярском рынке Только отрицательные Только отрицательные Только положительные Только положительные
Система сбыта клиента (розница, опт, корп. клиенты) Только опт Розница, корпоративные и оптовые клиенты Розница и корпоративные Только розница
... ... ... ... ...

Логика оценки кредитного риска:

  • оборот клиента: чем выше доля клиента в общем обороте отдела, тем выше риск по данному клиенту;
  • отношение дебиторской задолженности к обороту: чем больше коэффициент, тем выше риск;
    ...
  • кредитная история в нашей компании: рассчитывается компьютером на основании сумм и сроков просроченной задолженности. Если за последние шесть месяцев отсутствовали просроченные платежи или срок просрочки не превышал более семи календарных дней, а количество просрочек (количество просроченных накладных) не более одной в месяц – данный клиент относится к 4-й группе риска;
  • период существования компании на рынке: чем дольше существует, тем меньше риск банкротства;
  • ...
  • система сбыта клиента: при продаже через розницу – риск меньше, при продаже корпоративным клиентам – риск увеличивается;

Комментарий

Диверсифицированная система сбыта клиента – всегда меньший риск. Если контрагент, получивший отсрочку, реализует продукцию 100 покупателям и один из них не заплатит, вряд ли это повлияет на его платежеспособность.

 

  • наличие подтверждeнной собственности уменьшает наши риски. Можно учитывать собственность на помещения, в которых работает клиент, автотранспорт, квартиру и т. п.;
  • полнота представленного пакета документов рассчитывается компьютером. В карточке клиента дается перечень необходимых документов, и если документ присутствует, напротив него ставится отметка;
  • уровень взаимоотношений с клиентом. Если знаем простого менеджера, то риск выше, если руководителя отдела, то риск меньше, если знаем всех сотрудников компании, то риск минимален.

Комментарий

Контакт с сотрудниками контрагента, принимающими решения, – важный фактор при оценке риска возникновения дебиторской задолженности. Что надежнее: общаться с менеджером по закупкам, который слабо может влиять на решение об оплате накладных, или лично знать гендиректора компании-клиента?

7. Система Stop & Go
(прекращение отгрузки и еe возобновление)

Запрет на отгрузку выносится в зависимости от группы риска клиента и количества просроченных дней оплаты (см. табл. 3).

Таблица 3 Критерии принятия решения о запрете на отгрузку

Группа клиентов
по риску
Просрочка платежа
с 1 до 7 дней с 7 до 14 дней с 14 до 21 дня с 21 до 30 дней от 30 дней
и более
1-я группа Запрет отгрузки Запрет отгрузки Запрет отгрузки Запрет отгрузки Запрет отгрузки
2-я группа     Запрет отгрузки Запрет отгрузки Запрет отгрузки
3-я группа         Запрет отгрузки
4-я группа         Запрет отгрузки (отгрузка с разрешения ком. директора)

Кредитный комитет может вынести решение по лишению клиента отсрочки (либо еe сокращению) по следующим причинам:

  • любой из членов комитета может вынести на рассмотрение вопрос о лишении (сокращении) любого клиента отсрочки;
  • если клиенту прекратили отгрузку в связи с переходом в категорию STOP;
  • имеется информация о плохом состоянии его бизнеса либо его недобросовестности.

Если клиента лишили отсрочки платежа, то возобновление работы на условиях отсрочки строится по следующей схеме. Первоначальные отгрузки таким клиентам происходят как новым,то есть минимум три месяца клиент работает по предварительной оплате. После этого по желанию клиента на кредитный комитет может быть вынесено предложение по предоставлению отсрочки платежа. При этом максимально возможная отсрочка платежа – 14 календарных дней и лимит кредита – 1/4 среднемесячного товарооборота за два предыдущих месяца.
...

Комментарий

У контрагента, лишенного отсрочки, есть шансы ее вернуть. Кредитную историю придется нарабатывать заново.

8. Система контроля над дебиторской задолженностью

Каждый понедельник проводится совещание руководителя ФЭО и руководителей отделов продаж по просроченным платежам, на котором определяется перечень мероприятий для погашения клиентами просроченных долгов. Данные по клиентам, имеющим просроченные платежи, подготавливают менеджеры отделов продаж совместно с руководителями отделов. Эта информация должна быть на кредитном комитете.

При просрочке более 30 дней отгрузки прекращаются до погашения клиентом просроченной задолженности полностью. В качестве исключения может применяться система 50/50. Например, если клиент, имеющий просроченную задолженность, выплачивает 100 тыс. руб., то ему возможна отгрузка не более чем на 50 тыс. руб. При разногласиях в размере задолженности между клиентом и нашей компанией необходимо произвести сверку взаиморасчeтов.

При проведении сверки взаиморасчeтов просрочка не должна превысить 30 дней.

Комментарий

Допустим, возникли разногласия с контрагентом. По нашим данным, он опаздывает с оплатой на пять дней, по его словам, «дебиторка» давно погашена. Если менеджер будет проводить сверку платежей по пятидневной просрочке в течение месяца, а потом выяснится, что все же мы были правы, штрафные санкции к клиенту не будут применены. Итоговая задержка в 30 дней – вина ответственного менеджера.

Дополнение. Действует с 1 октября 2008 года. Совещания по просроченным долгам проводятся два раза в неделю – во вторник и пятницу. При просрочке свыше 30 календарных дней клиенту автоматически выставляется претензия и выносится вопрос о передаче иска в суд на взыскание задолженности. Решение о передаче документов в суд принимает директор общества.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль