Бюджет в электронных таблицах

10769
Покидова Светлана
начальник отдела финансового планирования, учета и контроля ГК «Конти»
На российском рынке представлено множество средств автоматизации бюджетирования, от специализированных программ до модулей ERP-систем. Между тем большинство компаний используют для финансового планирования MS Excel, обосновывая свой выбор простотой и доступностью этого инструмента.

Программа MS Excel имеет понятный интерфейс, для работы с ней не нужны какие-то особые навыки или квалификация. По этим причинам ее используют для бюджетирования как новички, делающие первые шаги в финансовом планировании, так и опытные специалисты.

На определенном этапе развития бюджетного управления возникает вопрос – мириться ли по-прежнему с ограниченными возможностями MS Excel или пора уже потратиться на специализированную программу. Рассмотрим подробнее, с какими задачами финансового планирования MS Excel в состоянии справиться хотя бы частично, а с какими – нет (таблица).

Таблица. Требования к системе автоматизации бюджетирования

Требование Реализация в MS Excel
Гибкость настройки бюджетной модели, ее адаптация под специфику компании +
Создание нескольких вариантов бюджета с учетом различных сценариев развития событий +
Создание многомерного бюджета с большим количеством аналитических разрезов +
Консолидация бюджетов Частично
План-факт анализ +
Регламентация процедур подготовки, согласования, утверждения, контроля и корректировки бюджета -
Возможность самостоятельной поддержки системы +
Корректность и достоверность получаемых данных Частично
Защита информации Частично
Возможность одновременной работы в системе большого числа пользователей -
Синхронизация бюджетных форм: автоматическое обновление всех параметров в случае изменения одного из них +
Производительность, возможность работы с большим массивом данных Частично
Совместимость с другими системами, используемыми в компании для сбора и хранения информации +

Настройка бюджетной модели

MS Excel позволяет сформировать полноценную бюджетную модель под специфику любой компании или отрасли. Программа не ограничивает количество и структуру бюджетов, число и уровни иерархии справочников. Широкий выбор встроенных функций позволяет создавать практически любые взаимосвязи между бюджетами.

Бюджетную модель в MS Excel можно разместить в одном или нескольких взаимосвязанных файлах. Соответственно, расположить операционные и сводные бюджеты на разных листах рабочей книги или создать под каждый их них отдельный файл. Последний вариант удобнее использовать в случае, когда за подготовку бюджетов отвечают разные подразделения, например за операционные – ЦФО, а за сводные – ФЭС. Операционные бюджеты со сложной структурой, сопровождающиеся вспомогательными таблицами, также целесообразно создавать в отдельных файлах.

Личный опыт
Ольга Сорокина, директор по экономике компании «Промизоляция» (Нижний Новгород)

Бюджетная модель нашей компании разрабатывалась несколько лет. Начинали с простейших таблиц в MS Excel – сколько поступило средств, сколько потратили. Сейчас модель гораздо сложнее, объединяет несколько взаимосвязанных файлов. Некоторое время назад мы решили перейти на специализированную программу для бюджетирования и установили «1С:Финансовое планирование». К сожалению, новый инструмент оказался неподходящим для расчетов в натуральных показателях, поэтому мы вернулись к прежнему способу работы. Сейчас бюджет составляем в MS Excel, затем выгружаем стоимостные данные в 1С, где в дальнейшем контролируем исполнение планов и проводим план-факт анализ.

Сопоставление вариантов бюджета

Чтобы сопоставить разные сценарии развития событий, необходимо сформировать несколько вариантов бюджета. Если бюджетная модель занимает один файл, то создать ее альтернативу не составит труда. Нужно сохранить файл под другим именем и скорректировать исходные параметры.

Гораздо сложнее реализовать данную задачу в случае сложной бюджетной модели, состоящей из нескольких связанных формулами файлов с большим количеством листов. Все эти файлы необходимо открыть, внести новые данные, удостовериться в том, что связанные таблицы обновились корректно (особенно сводные), и, наконец, не забыть сохранить внесенные изменения. Конечно, при такой многоходовой комбинации вероятность возникновения ошибок возрастает.

Советы автора
Как упростить формирование сводных бюджетов


Каждый операционный бюджет лучше оформлять не одной таблицей, а несколькими, в зависимости от того, каким образом потом будет разноситься содержащаяся в них информация. Так проще сгруппировать данные при подготовке сводных бюджетов. Например, бюджет управленческих расходов можно представить в виде двух таблиц: «Начисления» (расходы, которые планируется понести в текущем периоде, эти данные сводятся в БДР) и «Движение денежных средств» (оплата, которую планируется произвести, включая погашение задолженности и авансы, эта информация объединяется в БДДС).

Для подготовки сводных данных из операционных отчетов используйте вместо обычных ссылок на ячейки встроенную в MS Excel функцию вертикального просмотра (ВПР). Так можно избежать постоянных проверок ссылок на корректность, что особенно актуально при больших объемах данных и глубокой детализации бюджетных статей. Функция ВПР отражает значение ячейки, находящейся в указанной пользователем таблице, на пересечении строки с заданным названием (в нашем случае – наименованием бюджетной статьи) и столбца под нужным номером, и возвращает ее значение (показывает его в соответствующей ячейке сводного бюджета) (рис. 1). Обратите внимание, что функция работает корректно при условии, если наименования статей в операционных и сводных бюджетах строго совпадают, вплоть до количества пробелов между словами.

Рисунок 1. Формирование сводных бюджетов в MS Excel. Использование специальных функций на примере ВПР

Бюджет в электронных таблицах

Набор аналитик

Бюджет компании, как правило, содержит порядка 4–5 аналитик (версия бюджета, статьи, период, вид деятельности, номенклатура и пр.). Использовать для его составления стандартные таблицы MS Excel не имеет смысла, поскольку в них можно разместить только две аналитики (по столбцам и по строкам). Для отображения сложной бюджетной формы следует применять иерархические или сводные таблицы.

На рис. 2 приведен пример иерархической таблицы, в которой аналитические признаки статей (вид деятельности, услуга, контрагент, договор) выделены отступами и стилем текста. Такая форма удобна для заполнения, что особенно актуально, если данные вносят представители ЦФО.

При большом массиве данных обработка иерархических таблиц существенно усложняется, поэтому вместо них лучше использовать сводные таблицы. Если в исходной таблице аналитические признаки расположить по столбцам, то сводную таблицу можно сформировать по любому из этих признаков (рис. 3).

Рисунок 2. Иерархическая таблица. Выделение аналитики стилем текста

Бюджет в электронных таблицах

Рисунок 3. Сводная таблица. Варианты формирования

Бюджет в электронных таблицах

Консолидация бюджетных форм

Для компании с диверсифицированной структурой бизнеса крайне важно иметь возможность консолидации бюджетных форм. К сожалению, средствами MS Excel эту задачу можно решить только в отношении БДДС.

Консолидированный БДДС включает в себя расчеты лишь с внешними контрагентами, взаиморасчеты между ЦФО и юридическими лицами холдинга исключаются. Для составления БДДС посредством MS Excel необходимо классифицировать все платежи и поступления по виду взаиморасчетов (внутренние или внешние) путем добавления столбца с соответствующим признаком в каждый операционный бюджет. Консолидированный БДДС легко сформировать, включая в него ссылки только на внешние поступления и выплаты из операционных бюджетов. Остальные бюджеты в принципе можно сводить вручную, но это существенно повышает риск возникновения ошибок и несоответствий.

План-факт анализ

Если фактические данные накапливаются в файлах MS Excel, то сравнить их с плановыми достаточно просто. Нужно создать общую книгу, в которую прогнозные и фактические данные будут переноситься из соответствующих файлов при помощи ссылок. Не забудьте, что формат, структура, количество аналитик и элементы справочников в обеих базах (план и факт) должны быть одинаковыми.

В случае использования нескольких учетных систем план-факт анализ связан с рядом неудобств, например, необходимостью приводить плановые и фактические данных к единому формату. В частности, если бюджеты создаются в MS Excel, а фактические данные выгружаются из 1С, причем количество или перечень аналитических разрезов не совпадают, то для корректного план-факт анализа потребуется дополнительная обработка выгруженных данных.

Регламентация процедур

В специализированных программных продуктах заложена возможность регулирования хода бюджетного процесса на основании установленных в компании регламентов. К сожалению, у MS Excel такой функции нет, но для частичной автоматизации процедур сбора данных, согласования и утверждения бюджетов можно воспользоваться другими средствами MS Office, в частности MS Outlook.

ПРИМЕР
Допустим, в соответствии с принятым в компании порядком бюджетирования центры финансовой ответственности должны заполнить присланные формы бюджетов и отослать их по электронной почте в финансовую службу. Сроки подготовки документов, установленные положением о бюджетировании, можно зафиксировать следующим образом. Сотрудник, ответственный за подготовку бюджета, создает в своем Outlook напоминание (Меню программы/Создать/Задача), или эту задачу ставит ему руководитель (Меню программы/Создать/Поручение).

Узелки на память

Денис Шабанов,
отдел бюджетного управления компании «Светлана» (Санкт-Петербург)

При формировании бюджета все числовые параметры (процентные ставки, сроки оборачиваемости задолженности, технологические нормы) размещайте на отдельном листе, так их будет проще изменять и контролировать впоследствии. Стремитесь к тому, чтобы формулы содержали только функции, ссылки и знаки арифметических действий.

Для расчета промежуточных сумм вложенной иерархии расчетных показателей (например: Динамика собственного капитала/Чистый доход/Валовый доход/Операционный доход) используйте вместо простого суммирования функцию «Промежуточные итоги». Результат, который формирует эта функция, не будет прибавлен к результату другой аналогичной функции, даже если ошибочно попадет в интервал расчета. Это позволит минимизировать риск возникновения двойного счета.

На каждом листе в левом верхнем углу добавьте ячейку, в которой будет выводиться слово «Ошибка!» (желательно красными буквами) при некорректном вводе или возникновении «подозрительной» контрольной суммы. Для этого воспользуйтесь логической функцией «Если».

Соблюдайте простое правило: одна таблица (бюджет) – один лист в книге Excel.

Активно используйте примечания в ячейке, особенно с нестандартной формулой: вспомнить, как было сформировано значение параметра именно в этой ячейке, спустя год часто бывает очень затруднительно.

Иногда полезно отключить автоматический перерасчет значения в ячейках и перейти на ручной (по нажатию функциональной клавиши).

Возможность самообслуживания

Поддержание бюджетной модели в актуальном состоянии – вполне разрешимая задача для MS Excel. Чем сложнее структура модели, чем больше в ней таблиц, файлов, взаимосвязей, тем труднее поддержка, тем чаще нужно контролировать корректность расчетов.

Существенно облегчить работу по администрированию бюджетной модели поможет специальный регламент. Автор рекомендует раскрыть в нем следующие моменты:
– описание существующей бюджетной модели и основные принципы ее построения;
– перечень используемых файлов, описание взаимосвязей между ними;
– особенности формирования сводных бюджетов;
– механизмы проверки корректности данных;
– процедура внесения изменений в бюджетную модель;
– зоны ответственности сотрудников, участвующих в бюджетном процессе.

Корректность и достоверность получаемых данных

Корректность получаемых данных – неоспоримое требование, предъявляемое к любой учетной системе. Ошибки при бюджетировании в MS Excel, как правило, являются следствием использования многочисленных формул на больших массивах данных. Программа позволяет создавать формулы со сложнейшими конструкциями, но, к сожалению, не обеспечивает должного контроля их правильности. Вручную ошибки найти тяжело, приходится создавать целую систему проверки формул и ссылок. Например, вводить проверочные формулы для основных показателей на страницах с исходными данными. Это позволит сверить промежуточные расчеты с итоговыми.

Личный опыт
Ольга Сорокина, директор по экономике компании «Промизоляция» (Нижний Новгород)

Для того чтобы удостовериться в правильности расчетов при бюджетировании, на своем компьютере я создаю «параллельный» бюджет. Это отдельный файл, в котором приводятся агрегированные, сжатые данные по всем планам, операционным и сводным. Когда работа над бюджетом завершается, я сравниваю чистую прибыль из «своего» и основного прогнозных балансов. Если расхождение превышает 3,5%, то все расчеты проверяем заново.

Денис Шабанов, отдел бюджетного управления компании «Светлана» (Санкт-Петербург)

Работая в MS Excel, необходимо постоянно контролировать целостность алгоритмов формирования показателей. Ссылки на ячейки имеют неприятное свойство «сбиваться» при некорректном копировании или изменении отработанного шаблона бюджетов, например при внесении дополнительного вида деятельности. От таких ошибок нельзя застраховаться полностью, но попытаться стоит. К примеру, запретить любые изменения шаблона бюджета или проводить сплошную проверку взаимосвязей после каждой его коррекции.

Защита информации

Вряд ли найдется компания, в которой бюджеты не относились бы к конфиденциальной информации. Под их защитой, как правило, понимается, обеспечение устойчивости системы к взлому, разграничение доступа к данным, ведение журналов изменений.

MS Excel не позволяет ограничить доступ к отдельным фрагментам книги. Пожалуй, единственное, что можно сделать, это объединить нежелательные для просмотра строки или столбцы в группу и защитить образованную область от изменений (Меню программы/Сервис/Защита). Однако такой способ не всегда применим и не вполне надежен.

У программы нет и функции ведения журнала изменений. Следовательно, не контролируется внесение правок в книги и не сохраняется история работы с данными. Как следствие, возрастает риск потери данных из-за ошибочных действий сотрудников.

Таким образом, MS Excel не имеет качественных механизмов защиты, поэтому информацию, хранящуюся в электронных книгах, очень сложно уберечь от несанкционированного доступа.

Личный опыт
Ольга Сорокина, директор по экономике компании «Промизоляция» (Нижний Новгород)

В нашей компании файлы, входящие в бюджетную модель, хранятся на сервере, в специальной папке. Доступ к ней имеют только ответственные работники. За этим следят служба режима и кадров и IT-служба.

Возможность одновременной работы пользователей

В MS Excel достаточно сложно работать коллективно, поскольку несколько сотрудников не могут одновременно открыть один и тот же файл для редактирования. Чтобы не тормозить процесс формирования бюджета, сотрудники копируют первоначальный вариант, вносят свои поправки, в результате чего появляются несколько версий первоначального файла. В итоге возникает путаница, порождающая еще большие потери времени, а иногда и данных.

Синхронизация бюджетных форм

Чтобы обновить (синхронизировать) бюджеты после изменения одного из параметров, достаточно открыть все взаимосвязанные файлы в MS Excel и ответить положительно на запрос программы о необходимости в обновлении связей. Стоит отметить, что ответственному сотруднику приходится хранить весь список таких файлов. Если он забудет хотя бы про одну книгу и упустит ее при обновлении, возникнет несоответствие данных. Этого можно избежать, создав регламент по работе с бюджетной моделью.

Работа с большими массивами данных

Между размером базы данных и скоростью ее обработки в MS Excel существует обратно-пропорциональная зависимость – чем больше база, тем ниже скорость. Таким образом, если итоговые бюджеты формируются посредством многоступенчатой системы ссылок на файлы-первоисточники, процедура обновления взаимосвязей или сохранения данных может занять несколько минут или привести к «подвисанию» компьютера. Как показывает практика, таким проблемам наиболее подвержены файлы, содержащие формулы для работы с массивами данных (как упомянутая выше ВПР) и сводные таблицы.

Личный опыт
Денис Шабанов, отдел бюджетного управления компании «Светлана» (Санкт-Петербург)

MS Excel сравнительно слабо приспособлен для работы с большими объемами данных, прежде всего из-за низкого быстродействия. Если трудности не пугают, можно изучить встроенные функции MS Excel по работе с массивами данных (в списке функций сгруппированы в категории «Ссылки и массивы» и «Работа с базой данных»), статистические функции (категория «Статистические») или попрактиковаться со сводными таблицами, фильтрами и механизмами консолидации данных (меню «Данные).

Совместимость с другими учетными системами

Фактические данные, необходимые для контроля исполнения бюджета и план-фактного анализа, как правило, генерируются непосредственно в финансовой службе или поступают из других подразделений компании. В связи с этим возникает задача совместимости информационных систем, используемых в компании. С этой точки зрения MS Excel является одной из самых универсальных программ, поскольку большинство систем автоматизации способно импортировать свои данные в таблицы формата MS Excel.

Средство по росту

Учитывая ограниченные возможности программы, бюджетирование в MS Exсel допустимо и оправданно лишь в некоторых случаях. Например, в период постановки финансового планирования, когда компания только начинает знакомиться с новым инструментом управления. На этом этапе вырабатываются «правила игры»: обкатываются варианты взаимодействия подразделений, вносятся изменения в первоначальную бюджетную модель, дополняются справочники статей, оптимизируются процедуры формирования, согласования и утверждения бюджетов. В такой ситуации вложения в дорогостоящую автоматизированную систему не целесообразны. Позже, когда компания придет к оптимальной для себя системе финансового планирования, разработанная в MS Exсel модель бюджетирования послужит основой при внедрении специализированной программы.

Небольшие развивающиеся компании, как правило, отличаются несложной организационной структурой. Нередко они составляют бюджет с одной лишь целью – избежать кассовых разрывов, ограничиваясь только БДДС. Для автоматизации такой упрощенной бюджетной модели нет смысла внедрять специализированную систему, тем более что это достаточно дорогое удовольствие.

Рано или поздно наступает момент, когда в компании понимают, что средств MS Excel явно недостаточно для эффективного бюджетирования и необходимо искать альтернативу. Переход на специализированные системы бюджетирования позволяет облегчить процесс сбора информации, сократить сроки и повысить качество подготовки бюджетов, некоторые программы автоматизируют также процессы согласования договоров и заявок на платежи. Таким образом компания приобретает эффективный механизм бюджетного контроля.

Бюджетирование в Excel. Быть или не быть

Денис Шабанов,
отдел бюджетного управления компании «Светлана» (Санкт-Петербург)

К достоинствам MS Excel как программы для бюджетирования можно отнести низкую стоимость и универсальность продукта, возможность настройки силами пользователя, отсутствие жестко заданной схемы построения бюджета, возможность совмещения денежных и натуральных показателей, сравнительно простой импорт данных из других систем или экспорт в них. Среди недостатков – низкая скорость обработки данных, невозможность коллективной работы над бюджетом, трудоемкость разработки отчетных форм и внесения изменений в алгоритм формирования бюджета.

Ошибочно думать, что MS Excel – это решение для небольшой и бедной, как пограничный вариант – жадной компании. Дело не в размере бизнеса, а в его сложности. Так, маленькая компания с длительным производственным циклом в несколько стадий передела, скорее всего, вынуждена будет отказаться от верстки бюджета в Excel, а управляющая компания диверсифицированного финансового холдинга, оперирующая сводными финансовыми отчетами, – наоборот.

На мой взгляд, MS Excel лучше не использовать для бюджетирования в следующих случаях:
– в процедуру верстки бюджета (обработки и сведения данных) вовлечено более двух человек;
– в компании больше 10 ЦФО;
– бюджеты детализируются не только по центрам ответственности (управленческий контур), но и по видам или направлениям деятельности (учетный контур);
– регламент бюджетного процесса предполагает расчет объемов незавершенного производства и готовой продукции для сложного (многопередельного) либо длительного (несколько отчетных периодов) производственного процесса;
– нужно определить себестоимость широкого ассортимента готовой продукции, работ или услуг.

MS Excel больше всего подойдет для технологически простого бюджета, когда бизнес компании связан с оказанием моноуслуги, в себестоимости преобладают постоянные затраты, и выручка формируется кассовым методом.

Тем не менее есть способ «продлить жизнь» бюджетированию в MS Excel. Возможности программы можно существенно расширить при помощи макросов, написанных на встроенном языке программирования VBA (Visual basic for applications). Например, создать алгоритм выгрузки массивов данных по специально настроенным шаблонам и таким образом избавиться от необходимости контроля многочисленных ссылок. Следует отметить, что для крупной компании разработка полноценной бюджетной модели в MS Excel с помощью средств VBA – весьма трудоемкий процесс. Он не только займет много времени, но и потребует наличия высококвалифицированных специалистов, способных настроить, а в дальнейшем поддерживать бюджетную модель в актуальном состоянии.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль