Правила финансовой самозащиты от хищений

2315
Макеев Роман
руководитель направления Департамента управленческого консалтинга ООО «Бейкер Тилли Русаудит»
Снижение зарплаты, перспектива остаться без работы – все это может вылиться в рост количества и объемов хищений. Чтобы не получить неприятных сюрпризов от сотрудников, финансовому директору важно внедрить в постоянную практику несколько непреложных принципов.

1. Убедиться, что никто не примет решение за вас

Наверное, самый важный момент – это хранение печатей. Они ни в коем случае не должны храниться у секретаря, что, к сожалению, на практике происходит чаще всего. Некоторые увольняющиеся сотрудники (особенно топ-менеджеры) в этом случае без проблем смогут проштамповать 10–20 пустых листов бумаги, а последствия будут самыми плачевными – вплоть до потери бизнеса. Лучшая кандидатура на место хранителя печати – главный бухгалтер. Он несет ответственность за достоверность отчетности, а любой договор либо акт является первичным документом. Печать можно доверить и другим сотрудникам: финансовому директору либо юридическому департаменту. Эти люди как минимум задумаются о том, что же они делают.

Особое внимание уделите доверенностям. В обычное время нет ничего страшного в том, что количество подписантов договоров со стороны организации достаточно велико. Однако руководители среднего звена тоже люди и настроение у них на «выходе» может быть неадекватным. Сколько конкретно доверенностей должно быть, сказать затруднительно, но очевидно, что, когда директор по продажам заключает договоры на продажу, а директор по закупкам – на закупки, риски очень велики. Поэтому чем доверенностей на право подписи меньше, тем лучше.

Важно проследить, чтобы при увольнении бывший сотрудник вернул полученные доверенности. В отношении обычных доверенностей на получение товарно-материальных ценностей от других организаций стоит завести правило заполнять их непосредственно в момент выдачи, а также контролировать возврат корешков (левая часть формы М-2). Если этого не сделать, при очередной сверке взаиморасчетов можно обнаружить, что кто-то получил за предприятие не один вагон чего-нибудь, а два. Человек к тому моменту, естественно, уволится, а вот удастся ли найти его и, главное, «лишний» вагон – большой вопрос.

2. Четко распределить ответственность между сотрудниками

Еще один важный элемент внутреннего контроля – наличие договоров материальной ответственности. Если их нет, значит, никто ни за что не отвечает и виноватых нет. К подобным договорам есть определенный ряд требований. Во-первых, они должны быть заключены со всеми сотрудниками, которые имеют доступ к материальным ценностям: с кассирами, кладовщиками, продавцами и т. д., а также своевременно продлеваться.

Во-вторых, нужно стремиться к тому, чтобы эти договоры были о полной материальной ответственности. Помните о том, что перечень профессий, для которых возможно заключение договоров именно о полной материальной ответственности, ограничен. Поэтому, если на складе работают не кладовщики, а операторы-комплектовщики товара, а в кассах – не кассиры, а менеджеры по работе с платежами, любой суд ограничит материальную ответственность этих людей.

В-третьих, в случае коллективной ответственности договоры должны перезаключаться при смене 50 процентов коллектива. Если этого не сделать, их можно считать недействительными. Соблюдение подобных правил в отношении договоров о материальной ответственности позволит не только получить от выявленных недостач моральное удовлетворение, но и запустить процедуры взыскания ущерба на законных основаниях.

Другой аспект, о котором важно не забыть, – защищенность информационных систем. В процессе эксплуатации количество сотрудников с доступом администратора может по разным причинам значительно вырасти. К примеру, может оказаться, что самый главный оператор на складе имеет право заводить новые учетные записи пользователей. Этого уже достаточно, чтобы сделать неавторизированное перемещение перед инвентаризацией, и проверка факт хищения не выявит. Могут возникать и другие ситуации, например менеджер по продажам случайно получил права на изменение цен «понравившемуся» поставщику и активно ими пользуется. Поэтому проверьте существующие учетные записи на права, предоставленные пользователям. Скорее всего их придется резко ограничить, что, естественно, вызовет недовольство у пользователей. Но сохранность активов в кризис важнее.

3. Соблюдать все формальности в отношении живых денег

Многие нечистые на руку сотрудники предпочитают наличные. Первое и основное – следовать установленному порядку в части выдачи наличных денежных средств под отчет. Выдача возможна только после того, как сотрудник отчитался за предыдущий аванс. Если это не контролировать, возможна ситуация, когда человек накопит авансов значительно больше, чем его заработная плата. Причем при увольнении он их организации скорее всего «простит». В практике компаний подобные случаи были.

Важно следить за тем, как осуществляются платежи и где хранятся ключи от «банк-клиента». К сожалению, многие банки идут навстречу компаниям и платеж при наличии ключей можно осуществить с любого компьютера, подключенного к интернету. Чтобы избежать внезапного исчезновения средств со счетов, во-первых, храните ключи от первой и второй подписей в разных сейфах, причем одна из подписей должна быть у финансового директора, а пароли для входа, поверьте, не стоит вкладывать в коробки с ключами. Ключи надо доставать только в момент осуществления платежей, а сами платежи желательно осуществлять в присутствии двух сотрудников, понимающих технологию работы.

4. Ни шагу без согласований и проверок договоров и счетов

Если ваша компания еще не столкнулась с валом странных договоров, спецификаций и счетов, то скорее всего в ближайшее время это произойдет. Странность будет заключаться, выражаясь мягко, в необоснованности как цен, так и объемов закупки. Естественно, наибольшее внимание в этой ситуации необходимо уделить договорной работе.

Но будет много заявок с оплатами и по счетам, ведь далеко не каждый договор содержит ценовые условия и объемы закупки. Намного проще жить, когда тендерные процедуры отлажены. Если же этим компания похвастать не может, то начните с того, чтобы каждый договор, каждая спецификация и каждый счет проходили либо через финансового директора (в случае небольшой организации), либо через планово-экономический отдел. Цель – проверить работу менеджмента в части выбора поставщика.

Для такой проверки можно быстро внедрить два варианта контрольных процедур. Первая процедура проста, но практически не даст возможности для снижения цен. Состоит она в сравнении предлагаемой закупки по цене и объему с условиями в аналогичных контрактах, заключенных ранее. Если цена и объем существенно изменились не в лучшую сторону, заявка возвращается менеджеру, ее составившему.

Вторая процедура сложнее. Суть ее – обязать каждого менеджера формировать лист альтернатив для любой закупки. Поставщиков должно быть не менее трех, каждый из них должен удовлетворять требованиям организации к качеству, техническим характеристикам и т. д. Все предложения сводятся на один лист, который и называется листом альтернатив. Он содержит необходимые данные о поставщиках, приведенные цены с учетом доставки и другую важную информацию. Представленные предложения анализируются ответственным сотрудником на обоснованность выбора именно этих, а не иных поставщиков. Помимо этого проверяется достоверность и актуальность представленных сведений, обоснованность объема закупки. Самый важный элемент – это определение корректности перечня поставщиков. При помощи интернета либо рекламных справочников с этой процедурой справится любой экономист.

5. Не забывать, что воруют не только деньги

Первым барьером на пути к хищению ТМЦ должна стать физическая защита, то есть досмотр транспорта и сотрудников на КПП. Однако нужно помнить, что моральный облик сотрудников охраны нередко может оказаться далеким от светлых идеалов. Поэтому проблема состоит в том, чтобы не допустить факта возникновения «ничьей» продукции на территории: как только она появится, способ ее вывезти найдется. Ключевая задача обеспечения сохранности материальных ценностей – свести к минимуму объем ТМЦ, за которые никто не несет материальной ответственности. Есть несколько типовых процедур. Во-первых, в каждом подразделении необходимо организовать склад, где за хранящиеся ТМЦ будет отвечать кладовщик. Как было сказано выше, с ним можно и нужно заключить договор о полной материальной ответственности. Чтобы ввести такую ответственность, работодателю будет необходимо создать для этого все условия, к примеру огородить место хранения.

Во-вторых, нужно минимизировать количество продукции, находящейся непосредственно в производстве, на участках сортировки складов и т. д., где полной материальной ответственности фактически быть не может. Для этого все ТМЦ со складов хранения должны выдаваться только в требуемом для работы смены объеме, а по ее окончании возвращаться на склады.

В-третьих, чем меньше ценностей на складе, тем проще контролировать их сохранность. Поэтому желательно не закупать сырье и материалы впрок, хотя в условиях кризиса вряд ли кто-то в здравом уме станет работать «на склад».

Несколько слов о классической контрольной процедуре, а именно инвентаризации. В период кризиса их количество нужно увеличить. И обязательно проводить инвентаризации при вынужденном сокращении персонала.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль