Останавливать запущенный IT-проект сейчас не стоит

2085
Клёнова Инна
ведущий редактор-эксперт журнала «Финансовый директор»
В компании Faberlic не намерены экономить за счет сокращения расходов на автоматизацию, поскольку уверены, что внедрение ERP- системы поможет повысить конкурентоспособность бизнеса. А уже сегодня благодаря проекту компании удалось повысить прозрачность бизнес-процессов и оптимизировать численность персонала.
Останавливать запущенный IT-проект сейчас не стоитИнтервью с финансовым директором компании Faberlic
Оксаной Шустровой



Некоторые компании, стремясь сократить свои расходы, сворачивают проекты автоматизации. В Faberlic второй год внедряется ERP-система. Задумывались ли вы о «заморозке» этого проекта?

– Нет, мы продолжаем внедрение Microsoft Dynamics AX. Если IT-проект уже реализуется, то останавливаться не стоит, нужно идти дальше, думая о будущем. В нашем случае затраты на автоматизацию полностью оправданны. Кризис приведет к усилению конкуренции, следовательно, необходимо позаботиться об оптимизации деятельности, минимизировать потери.

Крайне важно знать свой бизнес, состояние всех его компонентов в любой момент времени. При «лоскутной» автоматизации это недостижимо, тогда как уже подготовка к проекту автоматизации позволяет пересмотреть все ключевые бизнес-процессы. Тем не менее компаниям, которые планировали внедрение ERP-системы, но пока не приступили к проекту, я бы рекомендовала повременить и еще раз хорошенько взвесить, действительно ли такая система нужна или это лишь дань моде. Наконец, готовы ли они к столь масштабным – от полумиллиона долларов – инвестициям.

– Какие задачи в вашей компании планируется решить с помощью ERP-системы?

– Прежде всего мы должны избавиться от двух основных проблем, угрожающих компании потерями. Первое – ошибки при планировании. Компания производит более 400 видов продукции, при этом используется широчайшая номенклатура сырья, более 2 тыс. наименований. Можно представить, насколько сложна процедура планирования. Необходимо увязать между собой планы продаж, отгрузок, производства, закупки сырья таким образом, чтобы не допускать неликвидов и в то же время дефицита готовой продукции. Если клиент хотя бы однажды недополучит что-либо из своего заказа, он уйдет к конкурентам и вернуть его будет сложно.

К тому же при планировании цен и формировании ежемесячного каталога нужно учесть остатки готовой продукции на складах и то, каким образом отразятся на продажах маркетинговые акции. Таким образом, сквозное планирование – это главная задача, ради которой запускалась ERP-система.

Вторая проблема – большие запасы сырья, материалов и комплектующих на складе. Вследствие частого пересмотра планов продаж, производства и закупок нередко возникали разбалансированные запасы. Например, приобрели у поставщика 300 тыс. флаконов для дезодорантов, когда продажам нужно было всего 200 тыс. Найти план, на основании которого произвели данный заказ, или виновного сотрудника было сложно, да и поздно: излишек уже лежит на складе. Мы уверены, что данная проблема разрешится за счет автоматизации планирования поставок и складского учета.

Кроме того, рассчитываем решить и сопутствующие задачи – повышение прозрачности бизнес-процессов, исключение двойного ввода данных за счет работы всех подразделений в одной системе, а также сокращение сроков подготовки корпоративной отчетности.

Справка о компании

Faberlic входит в рейтинг 100 крупнейших мировых парфюмерно-косметических компаний WWD Beauty Report International. В составе компании – центр научных разработок, производственные подразделения в Москве, представительства в крупнейших российских регионах и 17 странах СНГ и Европы, а также сеть сервисных центров (180 в России и 80 в странах СНГ). Численность работников – более 1000 человек.

– Каким образом выбирали ERP-систему и компанию-консультанта?

– На самом деле систему Axapta (именно так называлась раньше программа Microsoft Dynamics AX) начали внедрять в компании еще в 2004-м. О деталях прежнего проекта автоматизации я рассказать не могу, поскольку не принимала в нем активного участия. Отмечу лишь, что функционал системы тогда ограничили количественным учетом, что не позволило нам организовать полноценное сквозное планирование и решить остальные задачи.

Поскольку переходить на другую ERP-систему было бессмысленно, учитывая уже потраченные деньги, то проблема выбора фактически не стояла. Мы решили доработать установленную версию IT-системы, оставалось определиться с консультантом. Рассмотрев около пяти-шести предложений, мы в итоге остановились на питерской компании Digital Design. У них был опыт автоматизации процессного производства1, а это крайне важная для нас характеристика, кроме того, они предложили для работы в нашем проекте тех же специалистов, что и на аналогичном проекте. Привлекательной оказалась и стоимость услуг: поскольку компания только выходила на московский рынок, она была крайне заинтересована в нас как в клиенте.

Кстати, консультанты помогали нам только на первом этапе, сейчас проектом занимаются наши собственные программисты, из которых удалось сформировать сильную команду. Так мы экономим не только деньги, но и время, поскольку не приходится объяснять нюансы бизнес-процессов сторонним специалистам.

– На каком этапе реализации проект находится сейчас?

– Для начала отмечу, что проектом автоматизации охвачены только головной офис и производственные предприятия нашей компании. Установка ERP-системы во всех подразделениях была бы неразумной тратой денег. Дочерние предприятия занимаются только торговлей, для финансового учета им вполне достаточно «1С», а учет продаж ведется в специализированной торговой программе, созданной для Faberlic.

В середине прошлого года мы автоматизировали финансовый, производственный и складской учет, а также учет основных средств, немногим позже – бюджетирование, казначейство, планирование платежей, увязали ERP-систему с системой «Банк – клиент». Сейчас дорабатываем модули для запуска сводного планирования. Главная цель последнего – на основании плана продаж и сведений об остатках на складах сформировать такие планы отгрузок, производства, закупок сырья, материалов и комплектующих, которые позволили бы обеспечить оптимальную оборачиваемость оборотных средств.

Кроме того, на следующем этапе мы хотим формализовать в ERP-системе модель продаж, которая позволила бы нам учитывать различные нюансы, анализировать тренды, итоги маркетинговых акций, прогнозировать спрос. Налоговый учет также готовимся перевести в MS Dynamics AX, после чего бухгалтерия Faberlic будет работать в одной программе. На складах вводим штрихкодирование для целей адресного хранения продукции и контроля отгрузок.

– Что было самым сложным в проекте?

– Несмотря на то что процессное производство само по себе сложное, внести в ERP-систему рецептуры, номенклатуру и другую нормативно-справочную информацию было не так уж трудно. Совсем другое дело – сопротивление персонала. Вот что главное в проекте. Справиться с противостоянием работников, убедить их выполнять свои задачи в срок было очень и очень нелегко. Больше всего сил отняло описание бизнес-процессов. В ходе интервью наши специалисты по-разному понимали вопросы консультантов, по-разному и отвечали, подчеркивая, что их операции уникальны и не подлежат унификации. Мне приходилось принимать участие в разборе буквально каждого интервью, вносить свои пояснения, чтобы консультанты смогли структурировать полученную информацию и стандартизировать ее.

Отмечу, что систему материальной мотивации мы ввели практически сразу, поскольку люди работали сверхурочно. Также регулярно проводили собрания, разъясняли задачи проекта. Не забывали и вовремя похвалить, что не менее важно, чем деньги.

– Понадобилось ли вносить изменения в бизнес-процессы в связи с внедрением ERP-системы?

– В ходе описания бизнес-процессов консультанты выявили ряд недостатков и дали рекомендации по их исправлению. Так, мы оптимизировали документооборот, схему перемещения материалов и продукции по складу. Ликвидировали некоторые ошибки в алгоритме планирования закупок. Чтобы повысить точность планирования производства и закупок сырья, мы пересмотрели «исходные» данные: изучили договоры, статистику сотрудничества с поставщиками и при планировании стали учитывать реальные особенности поставок. Такие, скажем, как срок отгрузки товара конкретным поставщиком: к примеру, в договоре месяц, а быстрее, чем через полтора месяца, отгрузка не производилась. Или на доставку груза уходит не неделя, а десять дней. Или сырье поступает в производство не сразу, а только после проверки на микробиологию.

– Какие, по вашему мнению, преимущества получила компания по итогам проекта?

– Пока о полной реализации сквозного планирования говорить рано, но часть из поставленных задач уже выполнена. Значительно сократились сроки подготовки отчетности: месяц мы закрываем 5–7-го числа, консолидированную отчетность формируем 10–13-го числа (в зависимости от количества выходных в начале месяца). Исключен двойной, а кое-где и тройной ввод данных, повысилась прозрачность бизнес-процессов. ERP-cистема всех организовала: когда один процесс следует за другим, «следы» тех, кто задерживает работу, видны сразу. Налажен контроль материальных потоков в реальном времени: сразу можно узнать, какие продукты еще в производстве, а какие уже на упаковке. Производственную себестоимость можно раскрыть по составляющим до конца цепочки, проанализировать ее динамику. Удалось и численность персонала оптимизировать, в частности, только штат бухгалтерии сократился более чем в два раза.

В дальнейших планах – переход на еженедельное планирование производства, автоматизация складов, ценообразования, партионный учет. Сделать предстоит еще многое. Уверена, что после завершения проекта автоматизации в нашей компании значительно повысится оборачиваемость запасов. Учитывая грандиозные объемы производства Faberlic, это будет еще одно существенное достижение.

1 Также об этом см. «Автоматизация учета в процессном производстве» («Финансовый директор», 2008, № 4 или на сайте www.fd.ru/fd). – Прим. ред.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль