Как навести порядок в бизнес-процессах

3039
Дубовая Ирина
финансовый директор компании «Форум Тверь»
Многие компании развивают несколько направлений деятельности. В таком случае особенно важно периодически пересматривать бизнес-процессы на предмет их упорядочивания, упрощения или дополнительной автоматизации.

О необходимости реорганизации бизнес-процессов в компании «Форум Тверь» задумались летом 2007 года. К тому времени предприятие обслуживало по договорам подряда от 50 до 70 объектов одновременно, количество заказов росло, поэтому следить за авансовыми платежами и поэтапной сдачей работ становилось все труднее.

Чтобы удержать бизнес под контролем, предстояло решить две задачи. Во-первых, обеспечить получение оперативной информации по каждому обслуживаемому объекту: сколько средств потрачено, вовремя и в полном ли объеме поступили авансы, как выполняются условия договоров заказчиками и самой компанией. Во-вторых, снизить влияние человеческого фактора: один сотрудник забыл выставить счет на авансовый платеж, другой – подтвердить сдачу очередного этапа проекта, компания при этом теряет деньги.

Подрядные работы

Для решения поставленных задач проанализировали бизнес-процессы по направлению «подрядная деятельность» и выделили наиболее рискованные области, где компания может потерять деньги из-за ошибок, невнимательности или забывчивости сотрудников. Затем проанализировали, как этого можно избежать и какие операции автоматизировать. В описании бизнес-процессов и поиске вариантов улучшений участвовали генеральный и финансовый директора (последний по совместительству главный бухгалтер), сотрудники сметного и производственного отделов бухгалтерии. Планы изменений обсуждались с ведущими специалистами и исполнителями на всех уровнях. В результате было решено откорректировать процедуры контроля поступления платежей по договорам подряда и расходования средств по объектам, а также порядок ведения договоров.

Контроль поступлений

Поскольку подрядная деятельность осуществляется поэтапно, то особое значение приобретает своевременность поступления авансовых платежей. Если бухгалтер забыл выставить счет на аванс или заказчик оплатил меньшую сумму (что на практике случается нередко), возникают кассовые разрывы. В такой ситуации компания вынуждена финансировать дальнейшие работы за свой счет, привлекая для этого дополнительные кредитные ресурсы.

Личный опыт
Дмитрий Письменный, финансовый директор ГК Unilog (Москва)

В нашей компании из-за неформализованного документооборота договоры, счета на оплату и другие документы часто оформлялись не вовремя. Чтобы избавиться от этой проблемы, мы закрепили финансовых менеджеров за определенными клиентами и установили жесткие сроки отправки документов (предусмотрев некоторый запас времени для непредвиденных обстоятельств). Типичные ситуации разобрали совместно с сотрудниками – какие документы необходимо включить в комплект, как их правильно оформить, где возможны ошибки.
Справка о компании

ООО «Форум Тверь» образовано в 1998 году, входит в группу компаний «Форум Электро». На территории Тверской и Московской областей осуществляет два основных направления деятельности: подрядную (оказание услуг по проектированию и выполнению комплекса инженерных работ) и торговую (продажа электро- и светотехнической продукции). По итогам первого полугодия 2008 года компания входит в число основных налогоплательщиков Тверской области. Численность сотрудников – 220 человек.

Продолжительное время контроль своевременности и полноты внесения авансов, а также окончательных платежей осуществлялся в бухгалтерии вручную. Сотрудник производственного отдела бухгалтерии открывал папку с договорами, находил нужный документ и сравнивал содержащиеся в нем условия финансирования с данными о фактически зачисленных платежах. В случае обнаружения расхождений он направлял дополнительные счета или напоминал заказчику о необходимости оплатить выставленные. За всю эту работу – одновременный контроль 50–70 договоров – отвечал один человек. Если вдруг он заболевал или уходил в отпуск, полноценной замены ему не было: договоров в работе множество, условия финансирования в них различаются, уследить за всем невозможно.

Чтобы бухгалтер производственного отдела не держал в голове детали всех договоров, создали систему оповещения – журнал «Информационные сообщения» в «1С» (рисунок). Теперь рабочая процедура изменилась. За пять дней до наступления даты платежа бухгалтер получает сообщение о том, что по определенному договору пришло время выставить счет на авансовый платеж заказчику работ. Функции контроля над своевременностью платежей и истребованию задолженностей передали финансовому менеджеру, специально создав эту новую должность в компании. Если после окончания срока платежа деньги на расчетный счет не поступают, финансовый менеджер и бухгалтер получают автоматические сообщения о необходимости принять меры.

Рисунок Пример оповещания
Как навести порядок в бизнес-процессах

Задача менеджера при этом – связаться с бухгалтерией заказчика и уточнить, когда будет оплачен счет. Бухгалтер производственного отдела действует «вторым фронтом». Он пересылает информацию о проблемах с оплатой в производственное подразделение «Форум Тверь» руководителю монтажного участка, курирующему соответствующий подряд. Тот, в свою очередь, должен связаться с представителем заказчика и выяснить, каковы причины задержки платежа.

Таким образом финансисты разбираются с финансистами, производственники – с производственниками. На бухгалтерию неплательщика «наседают» с двух сторон: начальник строительного подразделения, чей счет не оплатили, и финансовый менеджер «Форум Тверь».

На период разбирательств, пока аванс не поступит на счет, корректируется график платежей. Из него исключаются заявки на оплату наиболее дорогостоящих материалов, необходимых для дальнейшего выполнения работ по объекту. Если деньги все же не поступают, то заказчику направляется официальное письмо о возможном приостановлении работ.

Личный опыт
Александр Большов, финансовый директор интернет-агентства Registratura.ru (Москва)

В нашей компании за контроль платежей по договорам подряда отвечают менеджеры по работе с клиентами. Поскольку их заработная плата напрямую зависит от поступления денежных средств от заказчиков, менеджеры заинтересованы в том, чтобы в текущем месяце было оплачено как можно больше работ.

Единственная сложность – сумму дебиторской задолженности по своим клиентам менеджер вынужден каждый раз запрашивать в бухгалтерии. Сейчас мы внедряем CRM-систему на базе платформы «1С». В данной программе менеджер сам уточняет сумму дебиторской задолженности по своему клиенту, бухгалтерия отвечает лишь за ежедневное обновление информации об оплатах (импорт данных из системы «Банк-клиент»).

Чтобы обеспечить возможность оповещений о необходимости выставить счет на оплату, пришлось расширить перечень данных в справочнике договоров в «1С». Туда добавили числовые графы «срок» и «сумма платежей». Если платежи не имеют фиксированной даты, то условия оплаты по ним вносятся вручную в специальную текстовую графу (например, через пять дней после подписания промежуточных актов приемки выполненных работ). Как только наступает момент, когда дату можно определить, ее фиксируют в числовой графе. Аналогично идет внесение информации по суммам, величина которых до определенного момента неизвестна (к примеру, 50% от стоимости работ по предыдущему акту приемки).

Благодаря подобным новшествам компании удалось застраховаться от негативного влияния человеческого фактора, когда сотрудники забывают вовремя выставить счет или не замечают, что оплата не поступила полностью и в срок.

Промежуточный контроль расходов

Чтобы не выйти за рамки бюджета, важно отслеживать, сколько средств компания фактически потратила на выполнение работ к определенному моменту времени. Ситуации, когда в течение определенного периода затраты оказываются заниженными, в подрядной деятельности распространены.

Например, договором подряда предусмотрена установка заказчику оборудования стоимостью 5 млн руб., стоимость пред-монтажных работ составит 200 тыс. руб. Заказчик внес авансом 3 млн руб., из них 2 млн руб. перечисляется производителю оборудования в качестве предоплаты. Пока оборудование не поступило, подтвержденными расходами считаются только 200 тыс. руб. за подготовку к монтажу (согласно уже подписанному заказчиком акту выполненных работ). Получается, что подрядчик фактически израсходовал почти весь аванс (2 млн + 200 тыс. руб.), но может отнести на себестоимость только 200 тыс. руб.

Справиться с этой проблемой удалось, когда для учета всех расходов по объектам был разработан специальный еженедельный управленческий отчет. В нем раскрываются суммы по утвержденным и исполненным заявкам на оплату товаров, работ и услуг, необходимых для выполнения обязательств по договорам подряда. Как только получение оборудования или оказание услуги подтверждается, заявка изымается из отчета, а соответствующие затраты включаются в себестоимость.

Ведение договоров

До проведения преобразований ведение договоров отличалось крайне высокой трудоемкостью. Во-первых, менеджеры оформляли договоры подряда в MS Word. Несмотря на то что реквизиты заказчиков хранились в справочнике «1С» «Контрагенты», в Word

их приходилось вносить каждый раз вручную. Во-вторых, чтобы ознакомиться с условиями договоров, нужно было поднять оригиналы документов, поскольку в учетной системе не было консолидированной информации. Так, в справочнике «Договоры» содержались только их номера и даты, «Номенклатура» – наименования работ и номер соответствующего им договора.

Работа менеджеров заметно упростилась после разработки шаблонов основных договоров: подряда (на строительные, проектные работы, на техническое обслуживание) и поставки (с предоплатой, без предоплаты, с отсрочкой платежа или без нее).

Теперь договоры заполняются в «1С», реквизиты заемщика вносятся в них из справочника «Контрагенты», ручной ввод сохранился только для суммы (они разнятся в зависимости, к примеру, от процента оплаты или периода отсрочки).

Электронная версия заключенного договора сохраняется в учетной системе, при необходимости его легко найти. Также предусмотрена возможность «скрепления» электронных версий договоров с актами приемки выполненных работ (по форме КС-21 ) и локальными сметами, благодаря чему любой заинтересованный пользователь может оперативно отыскать информацию о работах, сданных на предыдущем этапе.

Порядок в торговле

По сравнению с подрядной деятельностью суммы торговых контрактов, а значит, и риски потерь гораздо меньше. Поэтому оптимизация бизнес-процессов в торговле проводилась во вторую очередь. За описание бизнес-процессов и предложения по их улучшению отвечал начальник отдела продаж. В итоге был ужесточен контроль над дебиторской задолженностью2, а также пересмотрены требования к оформлению товарных накладных.

Контроль дебиторской задолженности

Положения по контролю дебиторской задолженности легли в основу коммерческой политики компании. По каждому клиенту, в зависимости от торговой истории (объема поставок, своевременности оплаты, наличия задолженности), определили максимально допустимые скидки и условия отгрузки (размер предоплаты, возможность предоставления и длительность рассрочки платежа). Для покупателей, постоянно опаздывающих с платежами, установили требование о 100%-й предоплате.

Право назначать или пересматривать скидки и условия отгрузки для заказчиков закреплено коммерческой политикой за начальником отдела продаж. Наиболее злостных нарушителей внесли в стоп-лист. Для них отгрузка товаров приостанавливается вплоть до полного погашения просроченной задолженности, а если дело уже передано в суд – до уплаты неустойки и госпошлины. После погашения долгов такие покупатели могут приобрести товар только при условии полной предоплаты суммы контракта.

Личный опыт
Дмитрий Шавалеев, финансовый директор группы компаний ILS (Москва)

В нашей компании процедуры предоставления скидок, отсрочек, платежа, а также кредитных лимитов строго регламентированы. Если клиент рассчитывает на определенные льготные условия, он должен подать заявку со своими пожеланиями.

Ее должны одобрить и завизировать все заинтересованные службы (клиентская, финансовая и пр.), затем она утверждается генеральным директором.

Менеджеры по продажам при работе с клиентами обязаны руководствоваться положениями коммерческой политики. В большинстве случаев скидки жестко привязаны к величине партии закупаемого товара, они также зависят от того, является ли клиент постоянным. Однако в исключительных случаях, например если на условиях полной предоплаты совершается покупка на значительную сумму, может быть предоставлена дополнительная скидка на определенную товарную позицию.

Чтобы избежать злоупотреблений, в компании ежемесячно по каждому менеджеру контролируется уровень средней наценки к минимальной отпускной цене. При этом наценка не должна быть ниже границы, установленной в коммерческой политике3. За контроль задолженности отвечает тот же финансовый менеджер, что и за авансовые платежи по подрядам. При нарушении сроков оплаты за товар (о том, что средства не поступили в срок, сообщается автоматически) финансовый менеджер связывается с бухгалтерией покупателя и уточняет, когда оплата будет произведена.

В то же время менеджер по продажам выясняет причины просрочки у своего партнера. Клиенту направляется уведомление о его возможном переводе на условия отгрузки по предоплате. Если подобные нарушения становятся систематическими, покупателю предлагается подписать дополнительное соглашение к договору купли-продажи о переходе исключительно на предварительную оплату.

Личный опыт
Дмитрий Шавалеев, финансовый директор группы компаний ILS (Москва)

Если клиент нарушает ранее достигнутые договоренности в первый или во второй раз, мы стараемся разрешить возникшие недоразумения в оперативном режиме путем переговоров. После третьего нарушения следует отказ в предоставлении скидки или кредита, правда, такие ситуации случаются крайне редко.

Наталья Ключникова, финансовый директор управления торговой сети «ТехноНИКОЛЬ» (Москва)

В нашей компании управление дебиторской задолженностью отнесено к компетенции кредитного отдела в составе ФЭС. В задачи этого отдела входят определение кредитных лимитов (в зависимости от среднемесячного объема продаж и наличия долгов) и контроль соблюдения клиентами платежной дисциплины. Истребованием просроченной и не погашенной в течение отведенного времени задолженности занимаются кредитный менеджер и менеджер по продажам, при необходимости привлекаются служба безопасности и юридический отдел.

Сергей Воробьев, финансовый директор компании «Рельеф-Центр» (Рязань)

Перед началом отгрузки мы заключаем с клиентами договоры поставки, в которых предусмотрена стандартная 14-дневная отсрочка платежа. Договоры могут потребоваться при подаче в суд иска о погашении дебиторской задолженности или возврате товара.

Ревизия задолженности проводится еженедельно. Если просрочка платежа превышает 30 дней, то принимается решение о подаче претензии в суд или о получении гарантийного письма от клиента. При длительной просрочке оплаты или значительных суммах долга отгрузки приостанавливаются.

Товарные накладные

В схеме организации торгового процесса было два существенных недостатка, которые удалось ликвидировать, изменив процедуры оформления отпуска продукции.

Во-первых, менеджеры по продажам при подготовке отпускных документов на товар были вынуждены проверять вручную наличие каждой из позиций на складе. Их ошибки оборачивались недовольством клиентов, получивших некомплектный товар. Для решения этой проблемы в компании пересмотрели порядок подготовки отпускных документов: теперь при их формировании автоматически контролируется, не был ли товар ранее уже поставлен заказчику, имеется ли он на складе.

Второй существенный недостаток состоял в том, что сотрудники отдела продаж забывали указывать в товарной накладной реквизиты доверенности контрагента. Невозможность доказать факт отгрузки товара в случае судебного разбирательства грозила компании весомыми убытками. Ни инструкции, ни разъяснение негативных последствий подобных ситуаций не помогали побороть халатного отношения к работе. Поэтому в «1С» по каждому из контрагентов был разработан справочник «Доверенности». В нем содержится перечень доверенностей, их номера, дата выдачи, сроки действия, должности и фамилии сотрудников, получивших товар. Менеджеру по продажам теперь достаточно ввести только номер и дату доверенности при печати накладной, остальные реквизиты вносятся автоматически.

Личный опыт
Сергей Воробьев, финансовый директор компании «Рельеф-Центр» (Рязань)

В нашей компании менеджер отдела продаж, прежде чем выписывать накладную, обязан проверить полномочия лица, получающего товар, и правильность оформления его документов. Кроме того, в «1С: Торговля и склад» при проведении накладной автоматически отслеживается, нет ли у клиента просроченной задолженности, подписан ли договор поставки, не исчерпан ликредитный лимит. Если какое-либо из перечисленных условий не выполняется, то отпуск возможен лишь после утверждения накладной руководителем отдела продаж, коммерческим, финансовым или генеральном директором – в зависимости от того, какие именно «параметры» не соблюдены.

Сопутствующие изменения

Как оказалось, существующая в компании система автоматизации учета «1С:Предприятие 7.7» (конфигурация «Производство+Услуги+ Бухгалтерия») не позволяла решить поставленные задачи. В связи с этим было решено заменить ее на «1С:Предприятие 8.0» (конфигурация «Управление производственным предприятием»).

На выбор системы, в частности, повлияло то, что она подходила обоим направлениям деятельности «Форум Тверь» – и производственному, и торговому. К тому же система позволяла одновременно вести налоговый учет как по общему режиму налогообложения, так и по ЕНВД (у компании имеется обособленное подразделение – розничный магазин, обслуживающий физических лиц). Техническое задание для проекта автоматизации было подготовлено после того, как план оптимизации бизнес-процессов был окончательно согласован и утвержден.

Оптимизация бизнес-процессов не ограничилась только подрядной деятельностью и торговлей. В ходе работы претерпели изменения процедуры планирования и контроля постоянных платежей (лизинговых, арендных и пр.) Раньше график таких платежей велся бухгалтером в MS Excel, причем в нем указывались только сроки оплаты. Суммы приходилось искать в других документах. Текущие платежи контрагентам, не носящие регулярного характера, в график не включались, оплаты проводились после подписания счетов генеральным директором.

Чтобы обеспечить контроль своевременности оплат, в «1С» сформировали график платежей. В него включили лизинговые, арендные, налоговые платежи (с указанием даты и суммы); оплату мобильной связи сотрудникам (в фиксированной сумме 1-го числа каждого месяца); оплату поставщикам на условиях отсрочки. Появилась возможность производить выборку по платежам, предстоящим на определенный день. По постоянным платежам с переменной суммой (например, оплата фиксированной телефонной связи, интернета) в график вносится только срок оплаты.

В «Форум Тверь» отказались от внедрения сложной многоэтапной системы утверждения заявок на оплату: это потребовало бы принятия в штат финансового контролера и не было бы экономически оправданным.

Процесс реорганизации бизнес-процессов и перехода на «1С:Предприятие 8.0» занял девять месяцев - с января по сентябрь 2008 года. Проектом занимались не только консультанты, но и специалисты компании. За счет этого удалось сэкономить около 50% от суммы, первоначально запрошенной консультантами за свои услуги.

Поставленные перед проектом задачи были решены полностью. Удалось застраховаться от кассовых разрывов, повысить оборачиваемость дебиторской задолженности на 11 дней. Работа персонала упростилась, вероятность ошибок теперь минимальна: от сотрудников требуется только внимательность при вводе данных в систему.

По мнению автора, чтобы навести порядок в компании, нужно провести инвентаризацию всех бизнес-процессов, обращая внимание на каждый из компонентов - насколько необходима та или иная операция, как ее лучше выполнять, каким образом можно упростить и автоматизировать. При этом следует прислушиваться к мнению сотрудников: что им мешает в работе, какие изменения пойдут на пользу делу.

1 Форма документа утверждена постановлением Госкомстата России от 11.11.99 № 100 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительства и ремонтно-строительных работ». -Прим. ред.
2 Подробнее об этом см. статью «Создание системы управления дебиторской задолженностью» («Финансовый директор», 2005, № 5 или на сайте www.fd.ru/fd). - Прим. ред.
3 Подробнее об этом см. статью «Внутренний контроль коммерческой деятельности и материального учета» («Финансовый директор», 2006, № 6 или на сайте www.fd.ru/fd). - Прим. ред.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль