Ставка на персонал

2790
Попов Михаил
финансовый директор ГК «Технопарк»
Домостроительный комбинат № 2 дважды прошел через внедрение ERP-системы. Первый проект (по внедрению и эксплуатации SAP R/3 v. 4.7) пришелся на 2004–2007 годы. Тогда удалось ввести часть модулей («Финансовый учет» (FI1), «Контроллинг» (СО), «Материальные потоки» (ММ), «Управление проектами» (PS).

В результате система решала задачи учета, но не выполняла своего основного предназначения – планирование производства и управление ресурсами налажено не было. Эксплуатация системы выявила и другие недостатки: нестабильность работы, высокие затраты на ее поддержание и латание дыр, несоответствие номенклатурно-справочной информации (НСИ) требованиям бизнеса.

В 2006 году в компании сменился финансовый директор, перед которым, в чаcтности, была поставлена задача доработать внедренную систему: увязать воедино финансовый, строительный, производственный и логистический контуры планирования и учета.

Справка о компании

Домостроительный комбинат № 2 (ОАО «ДСК-2») основан в 1962 году в Москве. В 2001 году вошел в состав ГК «ПИК». Компания специализируется на производстве железобетонных конструкций (ЖБК) и строительстве многоэтажных жилых домов, ежегодно монтирует и сдает более 450 тыс. кв. м жилой площади. По итогам 2007 года выручка составила 6947,4 млн руб. Количество сотрудников – 3238 человек.

Чтобы существующая ERP-система в полной мере выполняла функцию управления ресурсами предприятия, ее нужно было дополнить модулями «Сбыт продукции» (SD), «Основное производство» (PP), «Учет амортизируемого имущества» (AA), «Налоговый учет» (SL) и «Управление финансами» (FM). Реализованный в предыдущей версии модуль «Материальные потоки» (ММ) пришлось существенно перенастроить.

Доработанная система была призвана решить следующие задачи:
– полноценное попроектное планирование и учет затрат;
– возможность расчета потребности в ресурсах на основании планов строительства;
– повышение эффективности финансового планирования;
– автоматизация процессов калькуляции себестоимости продукции и управления производством;
– сокращение сроков закрытия отчетных периодов;
– прозрачность процедур формирования отчетности и повышение ее достоверности;
– сокращение складских запасов и повышение их оборачиваемости.

Выбор консультанта

В начале 2007 года провели тендер среди компаний, оказывающих услуги по внедрению SAP. При выборе консультанта обращали внимание на количество реализованных проектов (в том числе на производственных предприятиях), их успешность, стоимость внедрения, на репутацию и финансовую стабильность компании. Интересовались, каких специалистов могут предложить предприятию, есть ли ресурсы для их замены. В результате остановили выбор на «БДО Юникон Консалтинг».

Личный опыт
Евгений Лунеев, вице-президент по экономике и финансам ОАО «Группа компаний ПИК» (Москва)

В России не так много высококвалифицированных и опытных специалистов по автоматизации планирования производства, наверное, не более 20, и было очень важно заполучить одного из них для работы в нашем проекте. Вот почему, выбирая партнера по внедрению, мы прежде всего обращали внимание на его сотрудников. Заранее, до заключения договора, согласовывали поименно, кто из специалистов будет работать с нами и какие санкции могут последовать в случае их ухода с проекта.

Михаил Ульянов, партнер группы «БДО Юни-кон» (Москва), директор проекта «ДСК-2»

Для ДСК-2 выбор консультанта действительно был непростым. Во многом из-за специфики бизнеса заказчика проект, как мы сегодня оцениваем, один из самых сложных по функциональности из числа реализованных в России: необходимо было реализовать в SAP сквозную цепочку учета и планирования от строительных потоков до производства ЖБК. Дополнительные сложности вызывали и огромный объем нормативно-справочной информации, и более чем 500 человек конечных пользователей, которых требовалось обучить работе в системе.

Что самое главное для консультантов, мы нашли единомышленников в подразделениях компании. Кроме того, мы выразили готовность принять на себя ответственность за результат, прямо предусмотрев это в договоре (включили туда положение «Консультант реализует проект и несет ответственность за результаты проекта в целом»).

Рисунок 1 Укрупненный план проета автоматизации ДСК-2
Ставка на персонал

Из двух версий – высшую

Как показало предпроектное исследование, проведенное консультантами летом 2007 года, затраты на доработку существующей системы SAP 4.7 превысили бы стоимость внедрения новой версии 6.0 примерно на 50%. Кроме того, выбрав вариант развития SAP 4.7, ДСК-2 рисковал не уложиться в отведенные сроки: система была спроектирована таким образом, что установка новых модулей потребовала бы перенастройки старых.

Михаил Ульянов, партнер группы «БДО Юникон» (Москва), директор проекта «ДСК-2» Первоначально в тендерном задании предусматривалось развитие интегрированной системы управления ОАО «ДСК-2» на базе существующей версии системы SAP. Летом 2006 года мы провели оценку предыдущего внедрения SAP и разработали рекомендации по развитию системы, большинство из которых вошли в проект. Однако, учитывая стратегию развития информационных технологий группы «ПИК», предусматривающую внедрение SAP и на уровне управляющей компании, и дальнейшее тиражирование решения ДСК-2 на другие производственные предприятия группы, мы порекомендовали ориентироваться на версию 6.0 системы SAP. Также было рекомендовано развитие функционала в части управления производством и проектами, налогового учета и управления финансами. Руководство ДСК-2 и департамента информационных технологий ГК «ПИК» согласилось с нашими аргументами.

Внедрение SAP ERP 6.0 тоже не было лишено недостатков (например, необходимость переноса и стыковки данных, пересмотра НСИ), но они с лихвой компенсировались преимуществами – возможностью использовать более широкий функционал новой версии системы, начать с «чистого листа», обладая при этом накопленным опытом работы в SAP. Взвесив все плюсы и минусы, в ДСК-2 решили внедрить SAP версии 6.0 (таблица).

Внедрение ERP-системы осуществлялось по методологии, разработанной консультантами на базе технологии ASAP (Accelerated SAP). Проект разбили на шесть основных этапов (фаз): подготовка (формирование рабочих групп и анализ бизнес-процессов), разработка модели проекта, реализация (настройка системы и тестирование), ввод системы в эксплуатацию (на этом же этапе формировалась и выверялась НСИ, обучались пользователи), эксплуатация системы и завершение проекта (рис. 1). С августа по октябрь 2007 года осуществлялось внедрение и настройки программы, в декабре прошло тестирование, а в январе 2008 года, как и планировали, приступили к эксплуатации системы. Старт состоялся, несмотря на сжатые сроки и небольшую команду проекта. Ее возглавил финансовый директор ДСК-2, до этого выступавший представителем заказчика.

Подчеркнем, что в нашем случае не шла речь о внедрении ERP с нуля, предстояло выйти на новый виток автоматизации. Специалисты ФЭС уже приобрели навыки работы в SAP, но вот сотрудникам строительного и производственного департаментов только предстояло научиться работать с ERP-системой. В ДСК-2 большое внимание уделили информационной поддержке новшеств. Информация о целях проекта, ходе его реализации доводилась до всех и каждого не только в ходе совещаний, но и через корпоративное издание «Новости проекта SAP ERP 6.0».

Таблица Функции, реализованные в SAP (извлечение)

Область Функции
Управление проектами (PS)
Управление проектами

 

 

 

 

Планирование сроков, материалов, ресурсов, услуг и работ со стороны Балансировка мощностей Формирование и выгрузка отчетности по объектам строительства Интеграция с системой проектирования AutoCad Регистрация плановой и фактической себестоимости проекта
Монтаж

 

Планирование последовательности вывоза ЖБК на объекты строительства с целью соблюдения технологии монтажа
Основное производство (PP)
Планирование производства

 

Составление производственной программы на основании потребности в изделиях для обеспечения объектов строительства в долгосрочном и краткосрочном периодах
Календарное планирование и планирование производственных мощностей Ведение календарных графиков в разрезе производственных линий Балансировка производственных мощностей

 

Управление производством

 

 

 

 

Формирование производственных заданий Проверка доступности комплектующих и материалов Подтверждение выполнения производственных заданий и работ, регистрация выхода готовой продукции Определение плановой и фактической себестоимости произведенной продукции
Материальные потоки (MM)
Закупка материалов и услуг

 

 

Регистрация договоров на закупку и контроль их исполнения Ведение заявок на закупку Ведение заказов на поставку материалов и услуг
Управление запасами Учет поступлений, перемещений и отпуска материалов
Подтверждение выполнения производственных заданий и работ, регистрация выхода готовой продукции
Определение плановой и фактической себестоимости произведенной продукции

 

 

Регистрация и хранение прогнозного баланса, БДДС Подготовка вспомогательных план-фактных оперативных отчетов по исполнению БДДС Формирование платежного календаря, графиков поступления и платежей по договорам Прохождение заявок на оплату Контроль исполнения инвестиционного бюджета
Материальные потоки (MM)
Закупка материалов и услуг Регистрация договоров на закупку и контроль их исполнения
Ведение заявок на закупку

 

 

Общие и корректирующие проводки по счетам Закрытие отчетного периода Отчетность по МСФО
Ведение заказов на поставку материалов и услуг
Управление запасами Учет поступлений, перемещений и отпуска материалов
Учет затрат (CO)
Учет затрат

 

 

 

 

Учет затрат строительных потоков, основного производства завода ЖБК, вспомогательного производства строительства и завода ЖБК, общехозяйственных расходов, на ремонты и пр. Закрытие периода, калькулирование фактической себестоимости Контроль исполнения бюджета доходов и расходов
Личный опыт
Евгений Лунеев, вице-президент по экономике и финансам ОАО «Группа компаний ПИК» (Москва)

Сопротивление персонала изменениям – традиционная проблема при любом проекте автоматизации, тем более таком масштабном, как в ДСК-2. Нанять консультантов и настроить систему – гораздо более простая задача, чем обучить всех будущих пользователей и добиться безошибочной работы. Поэтому предприятие потратило много усилий на решение этой задачи.

Остановимся подробнее на «административной поддержке» – на том, как регламентировали функции, работали с персоналом, обучали пользователей и поддерживали их работу в обновленной системе. Согласно намеченным планам, в работе с системой должно было быть задействовано более 500 пользователей.

Регламент операций

Важным этапом стала разработка регламента операций проекта. Он содержал описание всех бизнес-функций в разрезе операций с привязкой к модулям программного комплекса, инструкции по их выполнению в SAP, ответственных (поименно), описание входящей и исходящей информации (на бумажных или электронных носителях). Почти всегда рассматривалось несколько возможных вариантов и выбирался оптимальный на момент запуска (с точки зрения доступных ресурсов и достаточности компетенций).

Появление регламента значительно упростило дальнейшую работу в системе. Даже не имея специальной подготовки, сотрудник после ознакомления с прилагаемой инструкцией справлялся с той или иной операцией без особых затруднений.

При формировании регламента и определении ответственных за исполнение операций в SAP пришлось не только перераспределять функции между сотрудниками, но и дорабатывать должностные инструкции, вносить в них изменения. Например, если раньше данные из акта о выполнении работ в систему вносились в бухгалтерии, то теперь за это ответственен тот или иной ЦФО.

Планерки онлайн

Все вопросы по проекту автоматизации снимались в ходе совместных обсуждений.

Ежедневно проводился «разбор полетов» – совещания руководителей служб со своими сотрудниками, участвующими в проекте, и консультантами. С такой же регулярностью проходили рабочие встречи финансового директора и глав подразделений, на них рассматривались детали исполнения проекта. Еженедельно собирался оперативный совет. Этот орган был создан специально для решения текущих задач – контроля исполнения графика проекта, предыдущих решений, рассмотрения спорных вопросов. В состав оперативного совета вошли генеральный и финансовый директора, главный инженер, директор департамента экономики, финансов и инвестиций, главный бухгалтер, директор завода ЖБК, директор по материально-техническому обеспечению, руководитель службы управления проектами. И, наконец, при завершении очередной фазы проекта проводился управляющий совет.

Напомним, методология ASAP предполагает выделение фаз проекта с постановкой конкретных задач на каждой из них. На управляющем совете заслушивался доклад об их выполнении, принималось решение о переходе к следующей фазе. В управляющий совет вошли представители ОАО «Группа компаний ПИК» – вице-президент по экономике и финансам, директор департамента промышленности и ресурсного обеспечения, директор департамента информационных технологий, от компании-консультанта – директор департамента бизнес-решений SAP, а также руководители всех служб предприятия.

Рисунок 2 Характер обращений пользователей в службу поддержки,%
Ставка на персонал

Источник: данные компании «ДСК-2

Обучение и поддержка пользователей

На основании регламента операций был сформирован перечень будущих пользователей системы, подлежащих обучению. Поскольку уровень подготовки сотрудников различался – одни уже работали в SAP, другие вообще не имели опыта общения с компьютером, – подготовили несколько программ обучения: начальная (основы работы на персональном компьютере), базовая (офисные программы) и, наконец, обучение SAP.

Рядом с офисом проектной команды оборудовали учебные классы. Благодаря этому удалось избежать потерь времени на перемещение по территории комбината: участники внедрения отвечали на вопросы «учеников» незамедлительно.

Обучение проводилось в двух формах: занятия с тренером и интерактивные курсы с имитацией интерфейса SAP. Последние были разработаны силами специалистов отдела внедрения и развития финансовых учетных систем ДСК-2 на базе программы InfoPak. Позднее при помощи этой же программы были созданы интерактивные деморолики для каждой инструкции по выполнению операций в SAP.

Явка, уровень обучения, активность на занятиях контролировались с помощью специальных листков посещаемости. Чтобы оценить масштабность обучения, достаточно отметить, что за первый месяц было обучено более 700 пользователей (при формировании программы и графика обучения была учтена необходимость подготовки исполнителей-«дублеров» по каждой операции).

Для оперативного реагирования на вопросы и жалобы пользователей организовали два канала поддержки: специальную телефонную линию (функцию колл-центра выполняют участники группы поддержки от ДСК-2), а также информационную систему HelpDesk. Если у пользователя возникают проблемы, он может позвонить по телефону или написать заявку в HelpDesk – оба способа равнозначны. Сотрудники проектной команды старались выполнять заявки как можно оперативнее, даже дома оставаясь на связи. Благодаря удаленному подключению помогали пользователям, подстраивали систему и ее базовые функции.

Накопленная база заявок еженедельно анализировалась. Оценивался уровень сложности запросов, с какими модулями системы они связаны, скорость исполнения и др. (рис. 2 ). По итогам анализа становилось ясно, кого из пользователей отправить на дополнительное обучение, где в информационной системе слабое место, требующее вмешательства специалистов, доработки.

Мотивация

Когда проект автоматизации только стартовал, в ДСК-2 о мотивации участников проектной команды особо не задумывались. Работали на энтузиазме, понимании важности поставленной задачи. Со временем стало понятно, что наиболее активных сотрудников необходимо выделять и поощрять. Конечно, размер премии не сравнить с уровнем средней зарплаты по отрасли, но сам факт ее выплаты стал подтверждением важности участия в проекте.

Усилия, направленные на обучение пользователей, их поддержку, решение организационных вопросов, не пропали зря. Когда началась полноценная эксплуатация системы, то в ней сразу стали работать 250 пользователей. Благодаря работе службы поддержки и ключевых пользователей удавалось оперативно исправлять допущенные рядовыми сотрудниками ошибки.

Сейчас в SAP работают более 500 человек. Внедрение ERP-системы позволило реализовать главную задачу – наладить планирование производства. Теперь на основе плана строительства автоматически формируется план производства ЖБК, распределяется загрузка по цехам и линиям. При нехватке материалов создается заказ-заявка в службу материально-технического обеспечения. Но для получения максимального эффекта от внедренной технологии еще необходимо отлаживать административное взаимодействие служб предприятия.

Предметом особой гордости руководства ДСК-2 является уникальная возможность подтверждать выполнение работ непосредственно на объектах строительства, ежедневно закрывать объем работ. Еще одна «фишка» – программа «Монтаж», в которой планируется потребность вывоза железобетонных конструкций на стройку точно в срок, как раз когда в них возникает потребность.

Ведется активная работа по запуску модулей долгосрочного планирования, отлаживаются процессы, чтобы все работало как часы. Прошло всего полгода после начала эксплуатации системы, итоги пока подводить рано, но проект уже оценен положительно руководством ГК «ПИК».

1 Здесь и далее названия модулей в системе SAP ERP 6.0.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль