Чтобы все занялись своим делом

1993
Семейкин Андрей
Заместитель руководителя экономической службы ДСК-1
О консолидации финансовой информации в ДСК-1 задумались еще в 1996 году. Тогда на предприятии утвердили единую учетную политику по РСБУ, план счетов и внедрили учетную систему ABACUS Professional. Учет реализации вела центральная бухгалтерия, за остальные операции отвечали бухгалтерии 13 подразделений, входящих в состав комбината.

По мере развития бизнеса и усложнения управленческих задач появилась потребность в консолидации не только данных бухгалтерского учета. Поскольку ABACUS была единой информационной системой, ее путем детализации плана счетов доработали таким образом, что стало возможно вести управленческий, производственный и инвестиционный учет.

Естественно, такие изменения заметно осложнили работу в системе, нагрузка на бухгалтеров увеличилась. Постепенно пришло понимание, что «навешивать» все на бухгалтерию по меньшей мере неэффективно. Каждый участник процесса, будь то ФЭС, производственные, транспортные или обслуживающие подразделения, должен заниматься своим делом, отвечать за свой участок работы и не бегать в бухгалтерию с любым документом. Поэтому в 2005 году было принято решение о внедрении ERP-системы.

Предполагалось, что полноценная автоматизация избавит бухгалтерию от избыточных функций, даст возможность менеджерам производства, строительства или снабжения самостоятельно вести свой участок в системе (например, планировать расходы, контролировать исполнение договоров, формировать заявки на оплату и отслеживать их прохождение). Среди основных задач проекта автоматизации значились создание прозрачной системы управления финансовыми потоками с возможностью оперативного план-факт анализа отклонений, построение систем бюджетирования и контроллинга, обеспечение связи производственного и финансового планирования.

Выбор продукта и подготовка

Справка о компании

Домостроительный комбинат № 1 (ОАО «ДСК-1») основан в 1961 году в Москве. В настоящее время в его состав входят пять монтажных управлений, четыре завода железобетонных конструкций (ЖБК), управления подготовки строительного производства и инвестиций, производственно-технологической комплектации, а также специализированное управление по отделке и ремонту. Предприятие ежегодно возводит более 1,2 млн кв. м жилья. По итогам 2007 года выручка составила 25 830,8 млн руб. Количество сотрудников – 8855 человек.

После изучения ERP-систем, представленных на российском рынке, в ДСК-1 остановили свой выбор на Microsoft Dynamics AX. Руководствовались, во-первых, тем, что по предварительным расчетам внедрение этого продукта обошлось бы дешевле, чем, например, SAP. Во-вторых, система обладала способностью адаптироваться под существующие бизнес-процессы предприятия, так что не требовалось их корректировки. К тому же компания «Омега-Плюс 91», которая внедряла и на протяжении последних лет поддерживала ABACUS на ДСК-1, предложила специализированное решение OMEGAplus Development, которое расширило базовый функционал Microsoft Dynamics AX в части автоматизации специфических бизнес-процессов строительного комбината.

На подготовительном этапе основные усилия сосредоточили на постановке бюджетирования и системы управления платежами: сформировали финансовую структуру, утвердили положение «О бюджетировании» и сопутствующие регламенты, разработали справочник направлений расходов и доходов. Назначили ответственных за договорную деятельность и кураторов направлений, эту роль выполняют топ-менеджеры. Например, за контроль над направлением расходов «Материальные затраты на основную технологию» отвечает заместитель генерального директора по материально-техническому обеспечению. На этом же этапе была пересмотрена нормативно-справочная информация.

Этапы проекта

Внедрение проходило поэтапно: сначала автоматизировали бюджетирование и управление платежами, затем бухгалтерский учет, управление договорной, подрядной и инвестиционной деятельностью, а также реализацией активов (в ДСК-1 это квартиры). В ходе проекта были установлены стандартные модули Microsoft Dynamics AX: «Управление расчетами с клиентами и поставщиками», «Управление ресурсами», «Учет и управление денежными средствами», а также специализированные модули решения OMEGAplus Development, разработанного «Омега-Плюс 91»: «Планы и бюджеты», «Инвестиции», «Управление платежами» и «Реализация активов».

Остановимся подробнее на том, каким образом были решены поставленные задачи.

Бюджетирование и управление платежами. Все центры финансовой ответственности (ЦФО) предприятия теперь формируют свои планы по расходам непосредственно в модуле «Планы и бюджеты». Затем в том же модуле эти планы автоматически объединяются в сводный бюджет затрат. После балансировки и утверждения бюджета система блокирует доступ к исходным данным, внести в них изменения невозможно. Специалисты, в чьи функции входит планирование затрат, также отвечают за дальнейшую цепочку операций – оформление и учет договоров, формирование заявок на оплату.

Рисунок Пример обзора заявок на оплату
Чтобы все занялись своим делом

Системой предусмотрен многоуровневый контроль исполнения бюджета. Все заключенные договоры соответствуют утвержденным планам расходов. Договор, не связанный с утвержденным планом, в системе зарегистрировать нельзя. Обязательным требованием при оформлении заявки на платеж (рисунок) является наличие зарегистрированного и подписанного договора. Причем это правило распространяется и на налоговые, и на зарплатные платежи, для которых в системе регистрируются «условные договоры». Таким образом предприятие подстраховывается от незапланированных и неоправданных расходов.

Строительство как отрасль имеет свою специфику, которая также должна быть учтена при настройке программных продуктов. Так, нередки ситуации, когда работы необходимо начать еще до момента подписания договора. В этом случае нужно получить одобрение куратора направления расходов на придание договору временного статуса «не оформлен». Тогда договор признается зарегистрированным и проведение платежей по нему разрешается.

Мнение эксперта
Андрей Субботин, руководитель направления внедрения Microsoft Dynamics AX «Омега-Плюс 91» (Москва)

ERP-система дисциплинирует сотрудников и упорядочивает деятельность предприятия. Но строительство – такая отрасль, где наведение порядка может привести к остановке производства. Стройка почти всегда начинается, когда оформление всех документов не завершено. Поэтому наша задача в проекте автоматизации состояла в том, чтобы найти компромисс, так доработать программу, чтобы работа ДСК-1 не застопорилась. В связи с этим мы и предложили расширить статусы договоров: «создан», «оформлен», «не оформлен» и «закрыт».

Система позволяет оперативно отслеживать состояние заявок на платеж («создана», «согласована», «утверждена» или «оплачена»), осуществлять оперативное планирование движения денежных средств. Оплаченная заявка автоматически отражается как исполнение обязательств по договору, плана по расходам и бюджета в целом.

Подрядные работы. Одна из серьезных проблем в том, что касается объектов в работе, cвязана с неравномерностью оплат за строительно-монтажные работы. СМР оплачиваются заказчиком (генподрядчиком) только после подтверждения работ, на что на деле уходит до двух месяцев. Кроме того, предприятие по инвестиционным проектам может одновременно выступать как в роли инвестора, так и ген- или субподрядчика. Учитывая, что объектов сотни, заинтересованность в данных о выполненных и подтвержденных работах высочайшая.

Подрядная деятельность автоматизирована на базе модуля «Управление расчетами с клиентами и поставщиками». Для оперативного получения данных о подтвержденных (подлежащих оплате) работах системой формируется отчет «Справка-объем». В нем раскрывается, какие СМР за отчетный период выполнены, в том числе подтверждены, по корпусам возводимого жилья и в разрезе подрядчиков.

Инвестиционная деятельность и движение активов. На этом этапе автоматизации был налажен контроль исполнения обязательств по инвестиционному контракту, в том числе по взаиморасчетам с заказчиками и соинвесторами. Стало возможным отследить ход строительства, соблюдение графика финансирования, обеспечение ресурсами, а также получить детальную информацию по инвестиционным контрактам на всех стадиях, от проектирования до реализации жилья.

Учет в одной базе всех документов, касающихся взаимодействия с инвесторами, соинвесторами и заказчиками (всевозможных справок, авизо, накладных) позволяет сложить цельную картину состояния дел по объектам: насколько тот или иной соинвестор выполнил обязательства по финансированию, какие расходы подтвердил заказчик, каким образом распределяются жилые площади между соинвесторами (в том числе проданы они или свободны). Таким образом, появился инструмент для оперативной выверки расчетов с партнерами и контрагентами.

Мнение эксперта
Андрей Субботин, руководитель направления внедрения Microsoft Dynamics AX «Омега-Плюс 91» (Москва)

В ходе доработки программного комплекса, в том числе под нужды инвестиционной деятельности, мы значительно расширили перечень видов оплаты. Теперь возможно учитывать вклад соинвестора строительно-монтажными работами, применять взаиморасчеты, вексельные операции и пр. Напомню, в стандартной конфигурации возможны были только два вида оплаты – «банк» и «касса».

Для учета движения активов и сопутствующих их продаже доходов внедрен модуль «Реализация активов». Он предназначен для оперативной поставки данных о текущей стоимости квартир, поступлении денежных средств от их реализации. В любой момент можно узнать, каково состояние объекта, какие операции с ним совершаются (квартира свободна, в резерве, продана или передана по переуступке), поступила ли оплата или планируется.

Очевидно, что за счет этих опций можно держать под контролем один из важнейших аспектов деятельности.

В настоящее время 120 сотрудников ДСК-1 регулярно работают в Microsoft Dynamics AX. Средствами отраслевого решения OMEGAplus Development автоматизировано 160 рабочих мест. Бюджетирование, управление инвестиционной и подрядной деятельностью полностью ведутся в ERP-системе. Продолжается автоматизация производственного планирования, производственного и бухгалтерского учета. Бухгалтерии восьми подразделений уже перешли с ABACUS на Microsoft Dynamics AX, началась автоматизация бухучета в управлении производственно-технологической комплектации. В дальнейшем на работу в системе перейдут и бухгалтерии заводов.

Хотя проект внедрения ERP-системы в ДСК-1 окончательно не завершен, можно сделать предварительные выводы. Ужесточение контроля над расходами, высокая оперативность получения информации, прозрачные денежные потоки и доступ к состоянию активов в режиме реального времени уже дают о себе знать: скорость и качество принимаемых решений повысились многократно.

Так, балансировка бюджета на 2008 год проходила в режиме онлайн. Все изменения по расходам, планируемым подразделениями, немедленно отражались в общем бюджете доходов и расходов. На бюджетном комитете руководители узнавали текущую итоговую цифру расходов по комбинату и оперативно отдавали заводам распоряжения о корректировках расходов по направлениям. Откорректированные расходы быстро «собирались», бюджетный комитет получал новые цифры и мог без проволочек рассматривать бюджет дальше. Подготовка бюджета таким образом потребовала вдвое меньше времени, чем до внедрения ERP-системы.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль