Как модернизировать СВК

5375
Меламед Борис
заместитель генерального директора, директор департамента внутреннего контроля ОАО «Группа компаний «Евросервис»
Система внутреннего контроля, как бы хороша она ни была, нуждается в периодической «настройке» под изменчивые условия бизнеса. Это особенно важно для предприятий со сложной организационной структурой и амбициозными планами развития. Своевременная модернизация СВК позволит компаниям минимизировать потенциальные риски.

Компания «переросла» СВК

В группе компаний «Евросервис» система внутреннего контроля в том или ином виде формировалась с конца 90-х годов. В то время на предприятии стали выделяться самостоятельные направления деятельности – сахарное, мясное, позже аграрнозерновое; приобретаться в собственность сахарные заводы, мясоперерабатывающие комплексы, агрофирмы и зерноперерабатывающие комбинаты. В середине 2004 года СВК фактически сложилась. Успешно функционировали контрольно-аналитическое управление (административный контроль), контрольно-ревизионное управление (сохранность ТМЦ, проверка результатов финансово-хозяйственной деятельности), департамент экономики и финансов (управленческий учет, план-факт анализ), служба безопасности. Их деятельность позволяла решать стоящие на тот момент задачи. Однако СВК никоим образом не была статична, по мере роста компании и расширения сферы деятельности она постоянно совершенствовалась.

Учитывая среднесрочную стратегию, планы по повышению прозрачности и выходу в обозримом будущем на международный рынок публичных заимствований, руководство компании в 2006 году поставило задачу модернизации СВК. Предполагалось, что система должна охватывать все сферы деятельности предприятия.

Практическая реализация

К проекту по совершенствованию СВК приступили тогда же, в начале 2006 года. Возглавил работу заместитель генерального директора сахарного субхолдинга, впоследствии назначенный руководителем созданного департамента внутреннего контроля. В проекте принимали участие руководители головной и всех дочерних компаний. Участники рабочей группы приняли решение действовать без привлечения консультантов. Прежде чем приступить к анализу текущего состояния СВК в компании и формированию плана улучшений, они изучили опыт аналогичных компаний отрасли, посетили ряд практических семинаров и тренингов, посвященных вопросам внутреннего контроля и аудита.

Справка о компании

ОАО «Группа компаний «Евросервис» основана в 1991 году. Специализируется на производстве и переработке продукции растениеводства и животноводства, в ее состав входят зерновой, сахарный и мясной субхолдинги. Активы расположены в Северо-Западном, Центральном, Южном, Сибирском и Дальневосточном федеральных округах. По итогам 2007 года общая выручка агропромышленной группы составила более $1300 млн, количество сотрудников – около 13 500 человек.

Исходя из своего опыта, автор рекомендует внедрять СВК в компании силами собственных специалистов, обладающих соответствующими знаниями и сплоченными в одну команду. Никто не знает бизнеса компании лучше и детальнее, чем ее менеджмент. Консультантов же, если позволяет бюджет, целесообразно привлекать для промежуточной оценки достигнутых результатов.

Работа по совершенствованию системы внутреннего контроля велась в двух направлениях: организационные преобразования и регламентация деятельности. Кроме того, значительное внимание было уделено модернизации автоматизированной системы управления.

Организационные преобразования

Компаниям с разветвленной сетью филиалов и дочек, множеством подразделений свойственны одни и те же «болезни». Организационные структуры предприятий различаются, поскольку сформированы до образования холдинга либо позже, но без участия управляющей компании. Функции органов управления документально не прописаны, что нередко становится причиной прямого управления бизнес-процессами со стороны руководителей функциональных служб. Правлением УК «Евросервис» были определены основные принципы организационных преобразований:
– оргструктура должна стать прозрачной и понятной;
– обязательно наличие совета директоров (СД), комитетов в составе СД, подразделений внутреннего контроля и службы внутреннего аудита (таблица);
– ключевые контрольные функции распределяются между центрами контроля.

Следуя заданной цели, в компании были сформированы новые подразделения: служба внутреннего аудита при совете директоров, департаменты стратегии и внутреннего контроля (ДВК) – в управляющей компании (рисунок).

В состав ДВК вошли отделы контроля и оценки исполнения, стандартизации и оценки качества бизнес-процессов, оценки рисков. Основные функции департамента лежат в области внутреннего контроля (в том числе исполнение организационно-распорядительных документов, оценка эффективности персонала, управление рисками) и организационного развития (управление бизнес-процессами, оценка их эффективности; разработка KPI; контроль над регламентирующей документацией).

В связи с тем, что бизнес-объекты холдинга сосредоточены в различных регионах, целесообразно управлять ими и контролировать их деятельность по географическому признаку, то есть через региональные филиалы (представительства) компании. При этом для оптимизации затрат на содержание бизнес-объектов филиалу передается целый ряд функций. Среди них обслуживающие: юридическая поддержка, подготовка документов для получения кредитов, общая координация деятельности бизнес-объектов в регионе, а также контрольные: проверка целевого использования денежных средств, сохранности активов, методологии учета. Головная компания осуществляет дополнительный контроль в соответствии с разработанными регламентами, включая выборочные выездные проверки на местах (сохранность ТМЦ, процедуры бухгалтерского учета, соблюдение регламентов).

Рисунок Распределение контрольных функций в УК «Евросервис»
Как модернизировать СВК

Вопросы регламентации

В «Евросервисе» требовалось разработать и внедрить единые регламенты для всех основных и вспомогательных бизнес-процессов. Эту трудоемкую задачу решили реализовывать в несколько этапов.

СВК должна развиваться вместе с бизнесом и совершенствоваться, чтобы соответствовать новым требованиям

Сначала проанализировали текущее состояние системы внутреннего контроля управляющей компании, «дочек» и бизнесобъектов, выявляя, насколько их функции соответствуют утвержденным стратегическим ориентирам. Например, оценивали, в состоянии ли дочерние компании при существующих оргструктуре и кадровых ресурсах достичь запланированных показателей. Итогом этапа стали аналитические отчеты в разрезе каждого из бизнес-направлений.

Затем оценили уровень формализации бизнес-процессов и фактическое состояние внутренней документации в бизнес-направлениях: какие регламенты имеются, когда они утверждены, степень их актуальности, наличие контрольных процедур. Результаты обобщили, подготовив аналитический отчет, и построили функциональные модели «как есть» и «как будет» для каждого из направлений.

Следующим шагом стали разработка и утверждение поэтапного плана регламентации деятельности УК и «дочек» по единому стандарту. Он включал перечень документов, которые следует разработать, сроки их создания, последовательность внедрения. При этом приоритетной стала разработка и внедрение наиболее значимых документов (положение о разграничении полномочий, о внутреннем контроле, по управлению рисками).

Далее приступили к исполнению плана, параллельно разрабатывая перечень контрольных процедур для основных бизнеспроцессов. Таким образом удалось кардинально обновить существующую систему контроля и создать полноценную базу регламентов. После этого в ходе работы по оценке эффективности бизнес-процессов и действенности регламентов в ранее разработанные документы при необходимости вносились изменения. Нужно отметить, что такая работа ведется постоянно, а на выходе компания получает рекомендации по улучшению СВК.

Проект по формализации и внедрению регламентов может занять в общей сложности до двух лет – все зависит от размера компании и уровня квалификации команды проекта. Оценивать же эффективность результатов внедрения можно поэтапно, по отдельным процессам и в разрезе бизнеснаправлений.

Таблица Распределение контрольных функций

Основные задачи Регламенты Ответственные
Финансовый контроль
План-факт анализ основных показателей; проверка достоверности отчетности «дочек»; контроль целевого использования денежных средств Положения о финансовой структуре; по годовому бизнес-планированию; по планированию и исполнению БДДС; по налоговому планированию; по учетной политике Департамент экономики и финансов (ДЭФ)
Административный контроль
Контроль исполнения приказов и поручений; решений совета директоров; планов работ Положения по управлению распорядительной документацией; по контролю исполнения документов Департамент внутреннего контроля (ДВК)
Контроль в наиболее приоритетных направлениях Регламент работы бюджетного комитета; регламент работы комитета по управлению рисками Положения о комитете по кадрам и вознаграждениям; о финансово-бюджетной комиссии Комитеты в составе УК (по закупкам; бюджетный; финансово-бухгалтерский)
Контроль бизнес-процессов и процедур
Диагностика процессов, приведение их к единому для группы стандарту, разработка регламентов, контроль их соблюдения; подготовка заключений по результатам выборочных проверок и отчетов для руководства Положения о разделении полномочий; по управлению организационной структурой и штатным расписанием; по управлению регламентирующей документацией Отдел стандартизации и оценки качества бизнес-процессов
Оценка рисков
Формирование перечня рисков, их ранжирование, разработка механизмов управления и предотвращения; подготовка ежеквартальной отчетности о ходе работ по минимизации рисков Положение по управлению рисками Регламент работы комитета по управлению рисками ДВК (координатор); ДЭФ; правовой департамент; департамент стратегии.
Контроль экономической безопасности и сохранности активов
Контроль целевого использования денежных средств, проверка контрагентов, система согласования заявок на оплату Положение по планированию и исполнению БДДС Инструкция о порядке предоставления/лишения доступа к системе «Терминал» ДЭФ
Контроль бизнес-объектов (в первую очередь сохранности ТМЦ и прочих активов дочерних компаний) Не раскрывается Департамент экономической безопасности (ДЭБ) и службы безопасности дочерних компаний
Обеспечение сохранности активов, контроль достоверности отчетности «дочек», независимые проверки их хозяйственной деятельности Положение о порядке проведения контрольно-ревизионных проверок
Инструкция о порядке проведения инвентаризации
Контрольно-ревизионное управление ДЭБ
Контроль реализации стратегии
Контроль исполнения стратегических планов, созданных для каждой из «дочек»; информирование руководства компании Положение по стратегическому планированию
Регламент работы комитета по стратегическому планированию и инвестициям
Департамент стратегии
Внутренний аудит
Проверка эффективности внутреннего контроля и бизнес-процессов на соответствие требованиям корпоративного управления; тематические проверки по заданию совета директоров Положение о комитете по аудиту
Положение о службе внутреннего аудита
Служба внутреннего аудита

IT в системе контроля

Для принятия своевременных управленческих решений высшему руководству компании необходимы достоверные (подтвержденные) данные в различных аналитических разрезах в зависимости от области принятия решения. И здесь важнейшую роль играет информационная система компании. Она позволяет не только экономить время высшего руководства и сотрудников на сбор информации, но и оптимизировать используемые ресурсы, точнее оценивать оперативную обстановку, финансовое состояние любого бизнес-объекта компании и быстрее устранять возникающие проблемы. Словом, IT-система действительно становится неотделимой частью системы контроля сохранности активов и целевого расходования денежных средств.

В «Евросервисе» реализованы или находятся в стадии внедрения несколько значимых IT-проектов.

Внедрена и функционирует система электронного документооборота DIRECTUM. Она дает возможность контролировать процессы согласования и исполнения организационно-распорядительных документов. В ней же сформирована единая база регламентирующих документов, при этом обеспечен раздельный доступ к информационным материалам.

Полным ходом идет построение единой автоматизированной системы управленческого учета. Для этого, в частности, в УК устанавливается система компании IFS Applications на базе Oracle, оснащенная широким набором аналитических инструментов в области экономики и финансов. В подразделениях, бизнес-объектах компании в завершающую стадию вошла автоматизация бухгалтерского и управленческого учета на базе продуктов «1С» версии 8.0. Все названные программные продукты в ближайшее время будут интегрированы в единую IT-систему.

Проект по совершенствованию СВК в «Евросервисе» продлился около двух лет. Такой немалый срок объясняется масштабом преобразований и сложностью организационной структуры группы компаний. В итоге СВК стала соответствовать современным требованиям бизнеса.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль