Как наладить учет по правилам группы в новой компании

3893
Гриднева Ирина
руководитель финансового отдела компании «Плива Рус» (Москва)
Мнения специалистов о построении оптимальной системы взаимодействия в группе между головной компанией и новым регионалым предприятием.

Описание ситуации1

В группе компаний действуют единая учетная политика и план счетов. Учетная политика определяет особенности бухгалтерского и налогового учета, виды и сроки представления финансовой отчетности предприятиями группы в управляющую компанию (УК).

В группе было принято решение ежемесячно формировать следующие виды отчетности:
– баланс, отчет о прибылях и убытках, о движении денежных средств для формирования консолидированной отчетности для целей МСФО (в связи с требованиями иностранного учредителя);
– управленческий отчет об исполнении бюджета оперативных расходов и плана по инвестициям (в связи с системой централизованного бюджетирования и прогнозирования);
– отчет о движении денежных средств (для оптимального распределения денежных потоков внутри группы и контроля над расходами).

Группа приобрела новое региональное предприятие. Требуется как можно быстрее приобщить его к корпоративным стандартам и процедурам учета.

Вопрос:

Как построить систему взаимодействия в группе между управляющей (головной) компанией и новым региональным предприятием?

Мнения специалистов

Как наладить учет по правилам группы в новой компанииВячеслав Гвоздев,
вице-президент по финансам ГК «Катюша» (Дятьково – Москва)



Я бы порекомендовал делегировать управляющей компании функции единоличного исполнительного органа группы. При этом генеральный директор приобретенного регионального предприятия принимается в штат УК. Новый генеральный директор (сотрудник УК) может также действовать на основании договора управления без зачисления в штат региональной компании. Не секрет, что чью-то волю человек исполняет лишь тогда, когда получает вознаграждение из рук «волеизъявителя». В противном случае навязать региональной компании волю управляющей будет очень сложно.

Если в региональной компании никогда не было даже попытки трансформации отчетности по МСФО, целесообразно организовать работу главного бухгалтера по такому же принципу, что и руководителя, – по договору управления.

Для контроля над операционными затратами разумно установить еженедельный лимит расходов и ввести процедуру согласования сверхлимитных затрат. Можно упростить этот процесс, используя автоматизированные комплексы. Программные решения позволяют в онлайн-режиме согласовывать платежные поручения, но провайдером должен выступать банк, имеющий отделения в соответствующих регионах.

Когда технология взаимодействия на основе договоров управления отработана, региональному предприятию можно установить ключевые показатели, по которым будет ежемесячно формироваться отчетность. Для сближения российского и международного учета, внесения изменений в учетную политику следует переобучить специалистов регионального предприятия под руководством главного бухгалтера. Не забывайте, что эффект от проделанной работы появится не сразу, новую учетную политику можно будет применять лишь в следующем году2.

Параллельно с перечисленными преобразованиями региональное предприятие подключается к системе общекорпоративного документооборота и интегрируется в КИС, если последняя имеется.

Что касается крупных инвестиционных проектов, то реализовывать их в дочерних структурах имеет смысл только после полного приведения к регламентам и стандартам учета, принятым в группе. Если же какие-либо крупные проекты уже были запущены, их, возможно, имеет смысл остановить. Ведь сделка по приобретению компании в регионе для головного предприятия также является проектом с заданной эффективностью, поэтому обременение ее дополнительными субинвестициями резко снижает управляемость и эффективность основного процесса. Капитальные же затраты новой компании можно регламентировать в момент утверждения ее годового бюджета.

Как наладить учет по правилам группы в новой компанииЛеонид Астрин,
финансовый директор ОАО «Мосметрострой»



После приобретения регионального предприятия руководство группы должно решить три задачи: интегрировать сотрудников новой компании в структуру холдинга, адаптировать учет новичка к корпоративным стандартам, организовать передачу информации в УК.

В нашей компании эти задачи решаются с помощью централизации, передачи учетных функций на внутренний аутсорсинг1. Специально созданная в холдинге компания, штат которой укомплектован бухгалтерами дочерних структур группы, формирует бухгалтерскую, налоговую и управленческую отчетность.

Сначала на каждом новом региональном предприятии оценивается состояние IT-инфраструктуры. Формируется канал связи – локальная сеть передачи данных с выходом на магистральные каналы. Если каналы связи существуют, устанавливается программное обеспечение, используемое в рамках группы. Далее реорганизуется финансовая функция «дочки».

Отмечу, что эту работу можно проводить параллельно с формированием канала связи. При этом финансовое подразделение во главе с финансовым директором обычно сохраняется в штате регионального предприятия. Если на предприятии была только бухгалтерия, один из сотрудников, чаще всего главный бухгалтер, назначается финансовым директором. Из нескольких сотрудников бывшей бухгалтерии формируется финансово-экономическая служба, оставшаяся часть персонала переводится в централизованную бухгалтерию. Финансовое подразделение отвечает за сбор первичной документации, ее обработку, кодификацию, хранение, подготовку специфических отчетов для руководства региональной компании, исполняет казначейские функции. В результате УК получает отчетность по корпоративным стандартам. При этом сохраняется возможность получить дополнительную информацию непосредственно от региональной компании.

Исходя из опыта нашей компании перечисленные процедуры занимают около трех месяцев. Если приходится начинать с организации каналов связи, то может потребоваться до полугода.

Предложенное решение отнюдь не быстрое, однако, на мой взгляд, самое верное. Конечно, возможны альтернативы. Так, можно создать в штате регионального предприятия специальный отдел, ответственный за формирование и предоставление отчетности по корпоративным стандартам. Если же подобные функции просто дополнительно включить в обязанности персонала региональной компании, задача скорее всего не будет решена. Можно ввести двойное подчинение. Финансовый директор регионального предприятия подчиняется генеральному директору того же предприятия и финансовому директору УК, отвечает за создание отчетности по корпоративным стандартам. Однако данное решение считаю наименее эффективным.

Как наладить учет по правилам группы в новой компанииМихаил Подлазов,
заместитель генерального директора по экономике и финансам ОАО «Нидан Соки»


Приобретение компании – довольно долгий процесс, который обязательно включает due diligence. Кроме прочего, проводится оценка IT-систем, квалификации персонала, в том числе бухгалтерии. Поэтому когда сделка завершена, топ-менеджмент группы получает представление о возможностях приобретаемого предприятия, имеется и рабочая группа, отвечающая среди прочего за внедрение корпоративных стандартов.
Подход в любом случае будет примерно таким:
1. Оцениваем способность регионального предприятия генерировать информацию, необходимую УК. Проводится точная диагностика программного обеспечения, бизнес-процессов, схемы учетного процесса и сбора финансовой информации.
2. Определяем, какая информация нужна (данные, сроки, регулярность, из каких систем поступают сведения).
3. Сравниваем, совпадают ли способности с потребностями головной компании. Устраняем различия.

Чтобы наладить в новой компании учет в соответствии с правилами корпоративного центра, эксперты созданной рабочей группы изучают план счетов приобретенного предприятия, проводят мэппинг (взаимоувязку планов счетов) для целей подготовки отчетности по МСФО. Описываются требуемые изменения плана счетов предприятия.

Структура плана счетов самой группы крайне редко меняется под новую компанию, обычно полностью реконструируется учет приобретенного предприятия. Если какие-либо из направлений его деятельности являются непрофильными для группы, они отторгаются – выделяются в отдельные бизнесы и продаются. А на предприятии внедряется корпоративный план счетов. Но случается, что непрофильные направления сохраняют. Тогда с участием сотрудников приобретенной компании вносятся изменения в план счетов группы.

Одна из основных сложностей связана со сроками. Процесс перенастройки учетного процесса в «новичке» занимает от трех до шести месяцев. Если сделка по приобретению закрыта 20 января, то времени для отладки процесса до конца года достаточно. Если же сделка завершается в ноябре-декабре, то сформировать годовую отчетность приобретенной компании согласно требованиям группы сложно. В такой ситуации следует предупредить аудиторов о том, что в течение полугода данные одной из компаний не будут представляться с той же степенью детализации, что принята в группе. Или же в кратчайший срок научить сотрудников распределять затраты, возникающие в новой компании, в соответствии с требованиями группы.

Отмечу, что менеджмент купленной компании подчиняется новому владельцу, а значит, менеджменту УК. Это исключает противодействие персонала. Другое дело, что сотрудникам бывает непросто отказаться от привычного образа действий. Отчасти проблема снимается в ходе обучения персонала новой компании, которое можно организовать и через рабочую группу.

Решение автора

Чтобы как можно быстрее приобщить региональное предприятие к корпоративным стандартам и процедурам учета, необходимо заранее составить план их внедрения в соответствии с требованиями управляющей компании к учету и отчетности.

Срок на реализацию плана определяется с учетом необходимости получать информацию в установленном формате с начала нового финансового года. В нашем случае проект занял четыре месяца. Подчеркну, что его реализация невозможна без поддержки акционеров и руководства приобретенной компании, без укомплектованного штата ФЭС и бухгалтерии. Желательно выстроить прямое подчинение финансово-бухгалтерской службы приобретенного предприятия финансовому директору УК.

Этап 1. Утверждение бюджетных показателей

Бухгалтерский учет в группе компаний ведется в соответствии с бюджетной аналитикой. Поэтому в первую очередь были утверждены показатели для подготовки годового бюджета регионального предприятия. Ответственным лицом за предоставление фактических данных об исполнении бюджета стал главный экономист регионального предприятия, который и раньше отвечал за сбор информации о выполнении планово-экономических показателей. Статьи отчета полностью соответствуют аналитике счетов бухгалтерского учета в плане счетов группы, что позволяет собрать фактическую информацию для ежемесячного контроля выполнения бюджета и плана по инвестициям сразу после закрытия периода и получения финансовой отчетности, до 10-го числа месяца, следующего за отчетным.

Этап 2. Учетная политика и план счетов

Учетная политика (табл. 1) и план счетов, принятые в группе, обязательны для исполнения вновь приобретенным предприятием. Основная сложность на этапе их внедрения заключалась в анализе всех видов доходов и расходов для приведения их учета в соответствие с действующими в группе правилами. Анализ проводился финансовым специалистом УК, отвечающим за консолидацию финансовой отчетности и главным бухгалтером регионального предприятия.

Когда на предприятии имелся вид деятельности, отсутствующий в прочих компаниях ГК, то требовалось вносить изменения и в план счетов группы, повышая его детализацию. В частности, появилась дополнительная кодировка по счетам затрат (табл. 2).

Учетная политика каждого нового предприятия должна утверждаться до 25-го декабря текущего года приказом по региональному предприятию, подписываться его генеральным директором и главным бухгалтером. Последний назначается ответственным за соблюдение всех принципов учетной политики на предприятии. Подписанная учетная политика передается в УК до 15-го февраля нового финансового года.

Таблица 1 Фрагмент учетной политики группы компаний

Элементы учетной политики Действующий вариант учета в 2006 г. Предлагаемый вариант на 2007 г. Комментарии
1 2 3 4
Бухгалтерский учет
Инвентаризация
Плановая инвентаризация
30 июня Продукты на ответственном хранении Х 1 раз в год
31 декабря ОС, НМА, материалы X X 1 раз в год
31 декабря Денежные средства, финансовые вложения, расчеты по налогам, расходам будущих периодов, с дебиторами, кредиторами X X 1 раз в год
31 декабря Товары, сырье, готовая продукция X 1 раз в год
Контрольные процедуры ... ... ... ...
Сроки представления отчетности в УК
Сроки составления бухгалтерской отчетности
Годовая отчетность – до 15 февраля года, следующего за отчетным Бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках и другие формы годовой отчетности
Сроки закрытия периода 10-е число месяца, следующего за окончанием отчетного периода
Сроки высылки базы «1С» в Москву 10-е число месяца, следующего за окончанием отчетного периода
Учет основных средств
Метод начисления амортизации основных средств
Линейный способ X X Применяется для всех ОС, кроме грузового автотранспорта
В зависимости от пробега (для транспортных средств) Применяется только для грузового транспорта
... ... ... ...

Таблица 2 Фрагмент детализированного плана счетов по себестоимости и административно-хозяйственным расходам

Код счета Себестоимость продукции, работ, услуг
Расходы на основной производственный персонал
207000 Заработная плата основного производственного персонала
208000 ЕСН
209000 Прочие выплаты основному производственному персоналу
Аренда и содержание основных производственных средств
203010 Аренда основных производственных средств
203030 Содержание зданий и помещений производственного назначения
203050 Содержание машин и оборудования производственного назначения
203070 Содержание производственных транспортных средств
203090 Содержание производственного инвентаря
203110 Содержание рабочего скота
204010 Амортизация основных производственных средств
Ремонт основных производственных средств
205010 Ремонт зданий и производственных помещений
205030 Ремонт машин и оборудования

Этап 3. Внедрение программного решения

Для применения единых форм отчетности необходимо, чтобы на всех предприятиях группы было установлено унифицированное программное обеспечение. На практике виды и настройки информационных систем, приобретаемых компаний, крайне редко соответствуют требованиям нового владельца. Поэтому начинается перевод регионального предприятия на корпоративное программное решение.

Специалисты финансового отдела УК совместно с главным бухгалтером предприятия готовят электронный документ, в котором описывается соответствие старого и нового планов счетов.

Специалисты IT-отдела УК выполняют перенос данных. На эту работу требуется дополнительное время. Исторические данные регионального предприятия переносятся в систему на основании нового плана счетов. Эта самая трудоемкая часть работы, так как перенесенная информация дополнительно проверяется специалистами бухгалтерии пред приятия. Единый план счетов в учетной программе, используемой компаниями группы, обновляется централизованно сотрудниками IT-отдела УК. Для этого из УК рассылаются обновления. Они устанавливаются в режиме удаленного доступа, который имеется к части предприятий группы, или локальными IТ-специалистами.

Этап 4. Закрытие периода

Сроки представления в УК ежемесячной финансовой отчетности для всех предприятий группы ограничены 10-м числом месяца, следующего за отда, согласованы и административно утверждены следующие допущения:
– все поставщики информируются о необходимости предоставлять отчетные документы региональному предприятию не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным. Там, где возможно, данные обязательства вносятся в договоры;
– все документы, приходящие после отчетной даты, проводятся следующим периодом, о чем сообщается в служебной записке главного бухгалтера регионального предприятия.

После закрытия месяца в УК отправляются баланс и отчет предприятия о прибылях и убытках в электронном виде, а также копия базы с транзакциями. В УК база импортируется в корпоративную учетную систему. Это позволяет снять вопросы, возникающие на этапе консолидации по тем или иным пунктам финансовой отчетности, поскольку специалист УК всегда может посмотреть первоисточник. Данные накапливаются нарастающим итогом за год и используются при прохождении аудита по МСФО. Отчетность по МСФО готовится специалистами УК.

В конце года, когда период закрывается дважды (декабрь – до 10-го января, а затем год – до 15-го февраля), алгоритм действий несколько иной. Главный бухгалтер предприятия вместе с отчетом о прибылях и убытках и годовым балансом направляет в УК сводные проводки по счетам, по которым были проведены транзакции после закрытия декабря. Так УК информируется об изменениях, внесенных в финансовую отчетность.

Этап 5. ДДС

УК выполняет функцию казначея для компаний группы. Раньше для оперативного распределения денежных средств и минимизации привлечения кредитов от банков каждое предприятие было обязано предоставлять казначею УК план движения денежных средств на год, в том же формате на каждый 3-й рабочий день месяца представлялись фактические данные и прогноз на оставшийся до конца года период. Недостатком этой системы были значительные передвижки расходов между статьями в течение месяца, которые производились предприятием, но могли быть выявлены УК только после получения отчета о движении денежных средств.

Пробел в контроле был ликвидирован после внедрения при содействии банка системы централизованного казначейства во всех компаниях группы. С ее помощью контроль платежей осуществляется ежедневно путем регламентированной выборочной или сплошной авторизации исходящих платежей предприятий группы казначеем УК. Отчет ДДС предприятий получается в электронном виде из системы «банк-клиент» в стандартном формате и консолидируется в УК.

Эффективное взаимодействие управляющей компании с дочерними структурами возможно только при унификации учета и отчетности на всех предприятиях группы при условии делегирования соответствующих полномочий ответственным сотрудникам.

1 Обобщен опыт перевода на корпоративные стандарты учета региональных предприятий, входящих в группу «Луис Дрейфус», и предприятий, входящих в корпорацию Bunge PLC в России, где автор занимала должности финансового директора с 2002 по 2005 год и с 2005 по 2006 год соответственно.
2 Пункт 6 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», утвержденного приказом Минфина России от 09.12.98 № 60н. – Прим. ред.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль