Расчет зарплаты чужими руками

4153
Смирнова Людмила
вице-президент по финансам группы компаний «Ашот Филипачи Шкулев» и «ИнтерМедиаГруп»
Передача бухгалтерских функций на аутсорсинг – современная тенденция, и пробным шаром часто становится расчет заработной платы. Большинство трудностей переходного периода типичны для любых случаев аутсорсинга: необходимость исправления ошибок в накопленных массивах информации, перераспределение обязанностей, изменение штатного расписания, согласование условий сотрудничества.

Описание ситуации

Группа компаний «Ашот Филипачи Шкулев» и «ИнтерМедиаГруп» (далее – издательский дом, ИД) давно намеревалась передать некоторые функции бухгалтерии на аутсорсинг. Это позволило бы снизить затраты, не теряя контроля над процессами. На первом этапе планировалось отдать на сторону расчет заработной платы, поскольку этот процесс обособленный и непрерывный, и для его бесперебойного осуществления очень важна независимость от конкретного сотрудника компании. Однако передачу расчета заработной платы на аутсорсинг пришлось ускорить по двум причинам.

Справка о компании

Группа медиа-компаний «Ашот Филипачи Шкулев» и «ИнтерМедиаГруп»
основана в 1995 году.
Совокупный тираж печатных изданий группы составляет 7 245 169 экземпляров. Выручка группы в 2006 году составила $200 млн, в 2007 году – $250 млн. Из 60 компаний издательского дома четыре работают в Москве. Расчет заработной платы штатных и внештатных сотрудников столичных организаций до недавних пор выполняли два человека, каждый из которых отвечал за два предприятия.

Во-первых, уволился сотрудник, выполнявший расчет зарплаты для двух из четырех московских компаний ИД – в общей сложности для 450 штатных сотрудников плюс ежемесячно рассчитывалось до 400 выплат по авторским и гражданско-правовым договорам. К тому моменту из-за роста бизнеса объем работы настолько вырос, что требовалось открыть две вакансии вместо покинутой одной. Новая позиция в штатном расписании означает не только дополнительные прямые расходы на заработную плату, оплату больничных, отпусков, но и косвенные затраты на аренду, оборудование, канцтовары. Кроме того, из-за инфляции и дефицита на рынке труда приходилось постоянно индексировать зарплату. Аутсорсинг же предполагает фиксированную стоимость контракта на длительное время.

Во-вторых, выплаты сотрудникам рассчитывались в системе «1С: Зарплата и кадры 7.7», которая не обеспечивала требуемого уровня детализации. В отчетности информация должна была раскрываться по центрам финансовой ответственности, с разбивкой по продуктам (наименованиям журналов) и конкретным выпускам (номерам журналов). В этой версии программы обеспечить подобную аналитику было невозможно, поэтому данные вручную вносились в систему «1С: Бухгалтерия 7.7», что приводило к множеству ошибок. В то же время, передав расчет зарплаты аутсорсинговой компании, можно было бы избежать расходов на доработку программного обеспечения, получая при этом данные в требуемом виде.

Описание ситуации

При выборе компании, которая взяла бы на себя расчет зарплаты, обращалось внимание на три основных критерия:
– готовность оперативно приступить к работе. Подрядчик должен был начать расчет зарплаты в течение двух недель с момента подписания договора об оказании услуг;
– стоимость услуг;
– программное обеспечение.

О программном продукте следует сказать особо – от компании, оказывающей аутсорсинговые услуги, требовалось вести расчеты в том же программном продукте, который использовался в издательском доме. Итоги расчета должны были автоматически импортироваться в систему ИД, который получал таким образом возможность анализировать затраты на оплату труда и контролировать правильность расчетов. Кроме того, даже прекратив сотрудничество с аутсорсинговой компанией, ИД мог не прерывать процесс расчета зарплаты.

В итоге подрядчиком стала компания «БДО Юникон Бизнес-сервис», соответствовавшая всем требованиям издательского дома. Договор по фиксированной цене был заключен на три года.

Мнение эксперта
Татьяна Морозова, директор расчетного центра компании «БДО Юникон Бизнес-сервис» (Москва)

Поскольку компании ИД до перехода на аутсорсинг рассчитывали заработную плату и вели кадровый учет в программе «1С: Зарплата и кадры 7.7», а «БДО Юникон Бизнес-сервис» предложил решение с использованием того же программного продукта, этап передачи данных был коротким. Переданные клиентом базы мы развернули на сервере нашей компании и предоставили к ним удаленный доступ сотрудникам кадровой службы ИД для ввода текущей кадровой информации. Трудности возникли при настройке выгрузки проводок из базы, где ведется кадровый учет и рассчитывается заработная плата, в главную книгу, которая ведется в «1С: Бухгалтерия 7.7», так как в ИД используется достаточно сложная аналитика по счетам бухгалтерского и налогового учета. По той же причине были сложности и при первом самостоятельном вводе данных по гонорарным ведомостям.

Как только была достигнута договоренность с аутсорсинговой компанией, ИД вместо договора на оказание услуг подписал гарантийное письмо об оплате. Контракт – массивный документ, требующий длительного согласования юридическими отделами обоих участников, дополнительного времени, которого попросту не было. Поэтому первоначально сотрудничество базировалось на взаимном доверии. Договор на оказание услуг аутсорсинга был заключен спустя месяц после подписания гарантийного письма. Основное внимание в нем уделялось разделению ответственности сторон: клиент отвечает за корректность и своевременность ввода информации, аутсорсинговая компания – за качество расчетов.

Переходный период

В течение переходного периода ИД сформировал рабочую группу, провел тестовый расчет зарплаты в аутсорсинговой компании, после чего были устранены выявленные ошибки и разработаны регламентирующие документы.

Проектный подход

При передаче расчета заработной платы на аутсорсинг использовался проектный подход. Была сформирована рабочая группа, в ее состав со стороны ИД вошли главный бухгалтер, начальник отдела кадров, специалист по кадровой документации, системный аналитик. Группу возглавил заместитель финансового директора. Со стороны аутсорсинговой компании были представители расчетной группы, IT-специалисты, отвечающие за поддержку системы, и менеджер проекта, который координировал работу: предоставлял требуемую информацию, сообщал о состоянии дел, напоминал о сроках. Был составлен подробный поэтапный план (в форме таблицы) с указанием ответственных лиц. Он был выложен на сервер, и менеджер проекта отмечал в нем состояние работ.

После этого началось обсуждение технического задания, которое длилось два рабочих дня. В течение еще двух дней исторические данные из базы данных ИД переносились в базу аутсорсинговой компании, проверялась корректность переноса настроек. Выявились ошибки в сделанных ранее расчетах.

До обращения к аутсорсинговой компании информация о начислениях зачастую подавалась в бухгалтерию с опозданием. Например, за два часа до выплаты могла прийти заявка на выдачу не предусмотренных вовремя премиальных. Времени на согласование сумм не оставалось. В итоге некоторые начисления даже не были документально оформлены. Приказы об изменении заработной платы, переводе на другую позицию формировались задним числом. Но расчет считался правильным, так как отсутствовали претензии получателей. В результате накопился большой массив данных, практически никогда не подвергавшихся проверке. Ошибки пришлось исправлять.

Тестовый расчет

Для тестирования ИД выбрал расчет зарплаты внештатным сотрудникам по гражданско-правовым договорам. Расчетным днем в соответствии с контрактами было 15-е число месяца, следующего за отчетным. Для пробного расчета это было 15 сентября, а само тестирование началось 5 сентября.

В первый раз ввод данных занял полдня, с момента передачи данных до получения результата прошло три дня. Сразу выявились ошибки. Например, сотрудники с одинаковыми фамилиями оказались неправильно приписанными к центрам финансовой ответственности. Случалось, что один человек фигурировал два раза, потому что штатные сотрудники могут одновременно получать выплаты и по трудовым, и по гражданскоправовым договорам, если параллельно с основными обязанностями ведут работу для другого подразделения.

Доработка

На состоявшейся по итогам первого расчета встрече всех участников проекта обсуждались ошибки и способы их исправления. В результате были внесены дополнения в алгоритмы вычислений. Например, была прописана формула расчета отпускных, уточнено, что два дня больничных оплачиваются за счет компании. Всего на отладку было потрачено около десяти дней. Повторный расчет занял два дня.

После тестового расчета зарплаты все бизнес-процессы предоставления информации и расчета заработной платы были формализованы. В специальном регламенте были зафиксированы сроки ввода информации, перечень уполномоченных на эту операцию лиц, список менеджеров, участвующих в согласовании расчетов. Созданы формы документов для внесения дополнений в ведомости на заработную плату (приказ о начислении премии, распоряжение об удержании из заработной платы работника).

Особое мнение
Финансовый директор одной из российских компаний, пожелавший остаться неизвестным

Бытует мнение, что передать на аутсорсинг расчет заработной платы могут только компании, работающие по «белым» схемам. Однако это не так. На практике заключаются два договора, один – на услуги по расчету зарплаты, а другой, например, на консультационно-информационное сопровождение. По последнему контракту компания получает реальные расчеты. Соответственно, аутсорсинговая компания формирует и поддерживает две параллельные базы данных.
Мнение эксперта
Татьяна Морозова, директор расчетного центра компании «БДО Юникон Бизнес-сервис» (Москва)

Сроки представления данных регулируются планом-графиком, который составляется на каждый месяц с учетом выходных и праздников совместно с представителем клиента и утверждается обеими сторонами. Стандартный срок расчета заработной платы для большинства компаний составляет три дня. Сокращение срока возможно для небольших компаний с численностью до 10 сотрудников, удлинение – для компаний с численностью более 1000 человек. Срок может быть уменьшен также по просьбе клиента в связи с форс-мажорными обстоятельствами.

Таблица Сравнительные затраты компаний ИД на расчет зарплаты в течение года, тыс. руб.<1>

Вариант расчета зарплаты
Расходы на зарплату<2>
Накладные расходы <3>
Прочие затраты
Итого
Бухгалтеров Координатора На обслуживание IT-системы и обучение Услуги аутсорсинговой компании
Собственные сотрудники 1600   150 120   1870
Аутсорсинговая компания   550 150   1100 1800

 <1> Для 450 штатных сотрудников и 4800 выплат по авторским и гражданско-правовым договорам
<2> Включая НДФЛ, ЕСН, отпуска
<3> Аренда, телефонная связь

Для проверки качества информации в финальном расчетном файле созданы реестры больничных листов, заявлений на отпуска. Количество больничных листов (заявлений на отпуск) из реестра сверяется с количеством обработанных в «1С: Бухгалтерия 7.7», совпадение числа документов удостоверяет качество расчетов.

На этом же этапе было налажено общение сотрудников ИД и аутсорсинговой компании.

Мнение эксперта
Татьяна Морозова, директор расчетного центра компании «БДО Юникон Бизнес-сервис» (Москва)

Отмечу, что некоторые проблемы сохранились до настоящего времени. Так, данные приходится вводить вручную, а не импортировать из файла. Вероятность ошибки при ручном вводе достаточно велика, значит, требуется дополнительная проверка. Сейчас и со стороны клиента, и с нашей ведется работа по автоматизации этого процесса и предоставлению данных в электронном формате.

Итоги проекта

Переходный период сопровождался преодолением психологического дискомфорта руководящих сотрудников бухгалтерии и отдела кадров. Не все были уверены в правильности отказа от расчета заработной платы своими силами.

Главный критерий качества проекта - сотрудники не почувствовали, что изменилась организация расчета зарплаты. Затраты ИД на передачу бизнес-процесса аутсорсинговой компании составили около 30% от месячной стоимости его услуг.

Из штатного расписания исключена позиция бухгалтера по расчету заработной платы, но введена специальная штатная единица – координатор по работе с аутсорсинговой компанией. Он отвечает за предоставление сотрудникам информации о зарплатах, премиальных. Координатор – менее квалифицированный, а потому более дешевый работник, чем бухгалтер по расчету заработной платы.

В целом стоимость услуг аутсорсинговой компании эквивалентна расходам компании на оплату и организацию условий труда двух бухгалтеров (таблица).

Планы на будущее

В ближайшее время издательский дом намерен передать аутсорсинговой компании расчет заработной платы и в двух оставшихся московских компаниях. Бухгалтер, осуществлявший эту работу, будет переведен на другой участок учета. Что касается расходов на услуги аутсорсинговой компании, то для этого объема работ добавится только оплата услуг представителя этой компании (840 тыс. руб. в год). Общение сотрудников с аутсорсинговой компанией будет организовано через того же координатора. Сопутствующие накладные расходы останутся в рамках заложенных ранее 150 тыс. руб. В результате при росте затрат на аутсорсинг уменьшится стоимость расчета выплат по одной единице (штатному сотруднику/договору). В будущем руководство рассматривает возможность передачи на аутсорсинг расчет заработной платы всех 60 предприятий, не исключено, что тому же под рядчику.

Мнения практиков
Рузанна Григорьян, HR-директор ООО «Эрманн» (Москва)

До 2002 года заработную плату мы рассчитывали самостоятельно. К аутсорсинговой компании решили обратиться по двум причинам. Во-первых, для соблюдения полной конфиденциальности: в компании только одно должностное лицо владеет информацией, что, где, когда и кому платится. Вовторых, снижение расходов. При обращении к аутсорсинговой компании становятся ненужными соответствующие позиции в финансовом отделе, отделе программистов, специальное программное обеспечение для расчета заработной платы. Тем самым компания экономит на оборудовании рабочих мест и расходах, связанных с обеспечением процесса расчета заработной платы непосредственно в компании, в том числе на заработной плате соответствующих специалистов.

Аутсорсинговую компанию мы выбирали по тендеру, пригласив к участию в нем пять компаний. На том этапе (конец 2001 года) аутсорсинг был относительно новой для российского рынка услугой, поэтому было сложно выделить какие-либо решающие факторы для определения подрядчика. Скорее, выбор был интуитивный, основанный на ощущении «доверяем – не доверяем».

Переходный период не вызвал особых трудностей. Процесс контролировался нашим главным бухгалтером, очень опытным и ответственным. Финансовый отдел и сейчас взаимодействует с аутсорсинговой компанией, общаясь по электронной почте.

Исполнитель рассчитывает заработную плату в системе Scala. «Эрманн» ведет бухгалтерский учет в другой программе, но все расчеты импортируются от исполнителя в нашу базу данных. Это гарантирует сохранность исторической информации. Подрядчик несет материальную ответственность за качество и своевременность расчетов. Например, сотруднику была начислена сумма больше положенной, деньги потрачены, и сотрудник отказался их возвращать. Перерасход компенсирует аутсорсинговая компания.

Нелля Хаметова, специалист по расчету и бюджетированию заработной платы Imperial Tobacco Russia

Руководство компании приняло решение передать расчет заработной платы на аутсорсинг в 2003 году, когда услуга была довольно новой, и предложение компании UCMS для нас оказалось наиболее приемлемым по соотношению цена/качество.

Сложности в основном были связаны с огромным объемом информации – у группы 36 обособленных подразделений, раскиданных по стране, общая численность сотрудников – 600 человек. Тестирование у нас шло около месяца, проверялись все возможные технические ошибки. Они могли возникнуть при настройке выплат, при загрузке проводок, при несоответствии кодов типов начислений и удержаний между внутренней учетной системой и системой подрядчика.

Аутсорсинг зарплаты избавил компанию от поездок в фонды и различные государственные органы, все это делает исполнитель. Мы стали получать больше отчетов, расчет стал производиться быстрее, чем когда мы это делали самостоятельно. При росте объема работ не нужно увеличивать собственный штат сотрудников, приобретать и обновлять необходимые программы.

Считаю, что при работе с аутсорсинговой компанией крайне важны партнерские отношения. Тогда совместная работа идет гладко и ровно, даже если меняется непосредственный контакт, например бухгалтер-расчетчик у поставщика услуги.

Юлия Федорович, директор по продажам UCMS (Москва)

Передача любого бизнес-процесса на аутсорсинг – это проект, состоящий из стандартных этапов: подготовительного, реализации, сдачи в эксплуатацию. Что касается подготовительных работ, то клиент должен понимать – на аутсорсинг передаются только те процессы, которые можно четко описать. В случае с зарплатой это означает, что исполнителю необходимо понимать все виды начислений и удержаний, бонусные схемы, принципы исключений. Аутсорсинговая компания обязательно проверит и соответствие процедур положениям законодательства, так как на нее ложится ответственность. Если же процедуры не определены, то клиенту придется потратить время и силы на их создание.

Самые сложные для согласования с клиентом пункты договора связаны с ответственностью сторон. Зачастую заказчика трудно убедить, что он несет ответственность за предоставляемые им данные, а ведь на основании этой информации производится расчет.

Могут быть две первопричины ошибочных результатов расчетов – неправильные исходные данные (ответственность несет клиент) и неправильный алгоритм расчетов (ответственность несет аутсорсинговая компания). В случае обнаружения ошибки стороны начинают выяснять причину. Если виноват исполнитель, то есть ошибка допущена в расчетах, он компенсирует материальный ущерб или, если клиент не понес убытков, делает перерасчет. Если же ошибка допущена клиентом, предоставившим некорректные данные, то штрафные санкции не применяются, а вносятся исправления, после чего опять же делается перерасчет. Отдельный случай – ошибка обнаружена только при проверке налоговой инспекцией. Инспекция выставляет штраф, и далее стороны применяют тот же алгоритм действий. Поскольку в любом случае пострадавшей стороной будет клиент, штрафные санкции возможны только по отношению к исполнителю, ведь клиент не будет штрафовать себя сам.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль