Как выбрать систему для автоматизации бюджетирования

9033
Можно выделить такие критерии выбора системы автоматизации бюджетирования, как функциональность программы, ее соответствие масштабам бизнеса, а также стоимость продукта.

На российском рынке представлены более десятка отечественных и зарубежных программ для автоматизации бюджетирования, различающихся набором функций, производительностью и степенью масштабируемости, уровнем защиты информации, стоимостью внедрения.

Сделать правильный выбор непросто, ведь не существует программ, идеально подходящих под конкретное предприятие и его нужды. Поэтому необходимо разработать четкие критерии выбора программы.

Понятно, что чем полнее программный продукт соответствует функциональным потребностям предприятия, тем лучше. Однако доработка программы обычно неизбежна, и если она обещает быть значительной (более 25% функционала исходной программы), то предприятие станет ее заложником, к тому же потребуется содержать внушительный штат IT-специалистов. Скорее всего, затраты на проект значительно превысят бюджет, а сам проект окажется чрезмерно сложным, и не исключено, что невыполнимым.

В связи с этим необходимо тщательно отнестись к обоснованию выбора программного продукта. Обращаем внимание, что последовательность принятия решения, как правило, похожа при выборе программных продуктов для автоматизации различных функций. Компании предстоит сделать следующие шаги:

  • идентифицировать, описать и классифицировать бизнес-процессы, требующие автоматизации, на основе этой информации определить цели и задачи, которые должна решить новая программа;
  • исходя из задач автоматизации разработать систему критериев для оценки программных продуктов, включая детальные требования к функционалу программы, ранжировать критерии по значимости;
  • составить представление о функционале существующих на рынке программ, оценить их по заданным критериям;
  • сделать окончательный выбор.

Рассмотрим подробнее, каким образом следует принимать решение при выборе системы автоматизации бюджетирования предприятия.

Таблица 1 Цели автоматизации бюджетирования и пути их достижения

Цели Пути достижения
Дальнейшее развитие системы бюджетирования – повышение точности и достоверности планирования;
– формирование бюджетов с учетом текущего и прогнозируемого состояния дебиторской и кредиторской задолженностей;
– автоматизация сбора данных, согласования и исполнения бюджетов;
– интеграция с системами «банк-клиент» и пр.
Рост производительности труда и сокращение трудозатрат при бюджетировании – повышение оперативности доступа к данным и ускорение аналитических расчетов;
– обеспечение пользователей требуемой финансово-экономической информацией;
– автоматизация сложных и многократно повторяющихся операций;
– рост мотивации и квалификации персонала за счет смещения функций от рутинных к аналитическим
Укрепление бюджетной дисциплины – качественное управление издержками благодаря наличию оперативной и достоверной финансово-экономической информации;
– формирование оптимальных производственной, инвестиционной и финансовой программ;
– сведение к минимуму количества нарушений при оплате по договорам;
– возможность сквозного контроля финансовых расчетов на основе единой информационной базы
Повышение прозрачности бизнеса оперативная и достоверная информационная интеграция с управляющей компанией
Рост эффективности процесса принятия управленческих решений – обеспечение оперативности, достоверности и прозрачности информационных потоков;
– исключение ручного ввода и дублирования данных;
– упорядочение документооборота (особенно в части сбора, согласования и утверждения бюджетов);
– обеспечение контроля за исполнением бюджетов;
– повышение достоверности и скорости получения итоговой аналитической информации;
– возможность использования массива как плановых, так и фактических данных для расчета и последующего анализа KPI

Разработка критериев выбора

Система критериев для обоснования выбора программного продукта формируется исходя из задач автоматизации бюджетирования (табл. 1). Для разработки критериев и последующей оценки программ на соответствие им имеет смысл образовать рабочую группу и привлечь в нее генерального, финансового и IT-директоров, а также всех сотрудников, участвующих в процессе составления, утверждения и согласования бюджетов.

Условно можно выделить такие критерии выбора ПО, как функциональность программы, ее соответствие масштабам бизнеса компании, а также стоимость продукта.

Функциональность. Критериями оценки функциональности программной платформы для бюджетирования служат соответствие возможностей программы потребностям системы управления предприятия, а также уровень детализации функциональных модулей платформы (например, наличие взаимосвязи статей бюджетов по периодам, контроля исполнения бюджетного регламента и др.). Можно использовать в качестве функциональных критериев удобство интерфейса и технологические особенности программного инструментария – способность к адаптации, удобство, производительность (полный список критериев – в табл. 2).

Масштабы бизнеса. Определить, насколько программная платформа соответствует масштабам бизнеса предприятия, помогут следующие характеристики:

  • требования к архитектуре про граммы;
  • производительность и надежность;
  • возможность масштабирования (насколько программа поддерживает увеличение объема операций);
  • наличие и эффективность интеграции с другими программными продуктами, как существующими в компании, так и запланированными к внедрению;
  • качество и стоимость дальнейшей поддержки системы;
  • соотношение эффективность (функциональность)/стоимость;
  • потенциал развития и поддержки программы ее производителем (поставщиком).
Личный опыт
Дмитрий Литовка, финансовый директор компании «Лимонте ЛТ-Холдинг» (Москва)

Приведу в порядке значимости, начиная с самого важного, те критерии, которые учитывались в нашей компании при выборе программы для автоматизации бюджетирования:
– наличие отраслевых решений;
– положительный опыт внедрений данного программного обеспечения;
– стоимость внедрения и поддержки;
– возможность адаптации под существующие на предприятии системы бюджетного управления.

Позже, на этапе подготовки технического задания, когда выбор программы уже был сделан, сформировали более детальные требования.

Наталья Маслова, менеджер по планированию компании «РОСТИК’С-KFC» (Москва)

При выборе автоматизированной системы бюджетирования мы ориентировались на следующие требования:
– обеспечение сбора и консолидации плановых данных территориально удаленных подразделений;
– возможность гибкой настройки модели в соответствии с существующей в компании методологией оперативного планирования;
– обеспечение сопоставимости и автоматической интеграции плановых данных с данными учетных систем в едином информационном пространстве для проведения план-факт анализа.

Критерии, отобранные для оценки программы, необходимо проранжировать, к примеру присвоить каждому вес в диапазоне от 0 до 1, где 1 – наивысшее значение. Это обычно делает рабочая группа, опираясь при вынесении оценок на значимость критерия для компании и на трудоемкость операций, когда речь идет о функциональных критериях.

Естественно, что для любой компании важно соответствие возможностей программной платформы потребностям системы управления предприятия, а также соотношение «функциональность/стоимость», поэтому данным критериям обычно присваивают наибольшие весовые коэффициенты. Общий результат - список критериев и назначенные им веса - сводится в таблицу (табл. 2).

Таблица 2 Основные критерии выбора программы для автоматизации бюджетирования

№ п/п Критерии оценки Весовой коэффициент (от 0 до 1)
Требования к функциональности программного продукта
1 Взаимосвязь статей бюджетов (БДР и БДДС, БДР и прогнозного баланса) по периодам 1,00
2 Построение БДДС косвенным методом 0,90
3 Распределение отдельных видов затрат по аналитикам 0,80
4 Контроль исполнения бюджетного регламента 1,00
5 Визуализация взаимосвязи бюджетов 0,20
6 Интеграция с различными системами (транзакционными, «банк-клиент») 0,60
7 «Трассировка» платежа (автоматическое отражение статуса заявки на платеж ее инициатору) 0,60
8 Наличие отраслевых решений 0,60
9 Качество интерфейса для пользователя 0,60
Критерии соответствия масштабам бизнеса предприятия:
а) требования к архитектуре программного продукта
10 Архитектура приложения 0,80
11 Измерения и их элементы 0,80
12 Временная ось 0,50
13 Модели и иерархии бюджетов 0,80
14 Настройка бюджетных форм и отчетов 0,80
15 Отображение иерархий 0,20
16 Формирование пользователем локальных вариантов бюджетных таблиц 0,60
17 Формирование и ведение финансовых, операционных и вспомогательных бюджетов 1,00
18 Контроль действий пользователей при вводе и изменении данных 0,20
19 Контроль за предоставлением данных 0,20
20 Консолидация 1,00
21 Контроль бюджетных версий 0,60
22 Удаленный доступ 0,80
23 Динамический бюджет 0,80
24 Разделение прав доступа (по записям, по статусу состояния бюджетной формы, по функции одобрения и пр.) 0,40
25 Блокировка бюджета 0,20
26 KPI 0,60
27 Аналитические возможности:
28 построение диаграмм 0,80
29 сортировка данных в таблицах 0,80
30 детализация данных (Drill down) 1,00
31 возможность отображения вложенных измерений 0,40
32 произвольные запросы к базе данных со сложной логикой 0,40
33 Загрузка данных 0,60
34 Защита информации, контроль доступа к данным 0,60
35 Обращение к данным транзакционных систем из интерфейса бюджетной системы 1,00
б) требования к масштабируемости, надежности и интеграции программного продукта
36 Производительность системы 1,00
37 Надежность системы 1,00
38 Возможность масштабирования 1,00
39 Возможность и результативность интеграции с другими программными продуктами 1,00
Основные требования к стоимости программного продукта и услуг по его внедрению
40 Стоимость внедрения системы (тыс. руб.):
41 услуги консультантов (на 30 рабочих мест) 1,00
42 стоимость лицензий (на 30 рабочих мест) 1,00
43 Стоимость поддержки и обслуживания системы (в год) 1,00

Оценка программ

Оценка программных продуктов по заданным критериям проводится в два этапа. Сначала члены рабочей группы по пятибалльной шкале оценивают, насколько, по их мнению, та или иная из рассматриваемых программ соответствует утвержденным ранее критериям. Полученная по каждому критерию экспертная оценка вносится в опросный лист «Оценка программных продуктов экспертом (Ф.И.О.)» (табл. 3) и корректируется с учетом весового коэффициента. Таким образом, получаем результирующую оценку. Затем рассчитывается средняя результирующая оценка программы каждым из экспертов:
Эi = (ΣMj = 1 Pij × kj) / N,
где i - номер эксперта, N - количество экспертов в рабочей группе (i∈N, то есть i принадлежит множеству N);
j - номер критерия оценки, M - число критериев (j∈M);
Эi - средняя результирующая оценка, поставленная i-м экспертом;
Pij - экспертная оценка j-го критерия i-м экспертом;
kj - весовой коэффициент j-го критерия.

Оценки экспертов сводятся в единую итоговую таблицу (табл. 4) и корректируются с учетом весовых коэффициентов, присвоенных участникам рабочей группы. «Вес» экспертов (от 0 до 1) зависит от их позиции в компании, опыта работы, квалификации и участия в других аналогичных проектах автоматизации. Так, оценки финансового и генерального директоров будут учитываться с коэффициентом 1, а линейных сотрудников бухгалтерии - 0,5.

Итоговая оценка по каждому продукту рассчитывается по следующей формуле:
Y = (ΣNj = 1 = Эi × ki) / N,
где i - номер эксперта, N - количество экспертов в рабочей группе (i∈N);
Эi - средняя результирующая оценка, поставленная i-м экспертом;
ki - весовой коэффициент i-го эксперта;
Y – итоговая оценка по одному продукту.

Таким образом, получаем взвешенную количественную оценку, на основе которой можно принимать решение. Необходимо отметить, что ее объективность во многом зависит от квалификации и опыта участников рабочей группы.

В итоге все функциональные требования к ПО должны быть формализованы и сведены в табличные формы, проранжированы по степени важности. Чем выше взвешенная итоговая оценка программного продукта, тем больше он соответствует требованиям компании. В результате, компания сможет выбрать наиболее подходящий программный продукт.

Таблица 3 Оценка программных продуктов экспертом №1 (извлечение)

№ п/п Критерии Весовой коэффициент (от 0 до 1) Программный продукт № 1 Оценка, баллы Программный продукт № 2 Оценка, баллы
экспертная результирующая (гр. 3 × гр. 5) экспертная результирующая (гр. 3 × гр. 8)
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Требования к функциональности
1 Взаимосвязь статей бюджетов (БДР и БДДС, БДР и прогнозного баланса) по периодам 1 Не предусмотрено Связь статей бюджетов по периодам. Можно самостоятельно задавать временной период и настраивать набор статей 4,50 4,50
2 Построение БДДС косвенным методом на основе БДР и прогнозного баланса 0,90 Не предусмотрено Позволяет 4,00 3,60
...
а) требования к архитектуре
10 Архитектура приложения 0,80 Представляет собой серию взаимосвязанных таблиц 3,00 2,40 Представляет собой многомерную базу данных 5,00 4,00
...
16 Формирование пользователем локальных вариантов бюджетных таблиц 0,60 Поддерживается системой 4,50 2,70 Поддерживается системой 4,50 2,70
...
19 Контроль над предоставлением данных 0,20 Не предусмотрен. Требуется внедрение дополнительного контура 1,00 0,20 Поддерживается системой с хронологическим отслеживанием фактов подачи и изменения пользователями информации 4,50 0,90
...
б) требования к масштабируемости, надежности и интеграции
36 Производительность системы 1,00 Низкая. Быстродействие системы существенно зависит от уровня аналитики. Нет готовых отраслевых решений 3,00 3,00 Высокая 4,50 4,50
37 Надежность системы 1,00 Средняя 4,00 4,00 Высокая 5,00 5,00
Требования к стоимости продукта и услуг по его внедрению
41 Услуги консультантов (на 30 рабочих мест) 1,00 5,00 5,00 2,50 2,50
42 Стоимость лицензий (на 30 рабочих мест) 1,00 5,00 5,00 3,00 3,00
43 Стоимость поддержки и обслуживания системы, в год 1,00 5,00 5,00 2,50 2,50
Среднее значение × × × 1,37 × × 3,00

Таблица 4 Расчет итоговой оценки

№ п/п Участники рабочей группы Весовой коэффициент Программный продукт № 1 Программный продукт № 2
Результирующая оценка Общая оценка (гр. 2 × гр. 3) Результирующая оценка Общая оценка (гр. 2 × гр. 5)
1 2 3 4 5 6
1 Генеральный директор 1 1,50 1,50 3,70 3,7
2 Финансовый директор 1 1,37 1,37 3,00 3,00
3 IT-директор 0,6 1,28 0,77 3,9 2,34
4 Финансовый контролер 0,5 1,00 0,50 4,00 2,00
Итоговая оценка (средняя арифметическая по гр. 4, 6) × × 1,28 × ×
Мнения экспертов
Леонид Бродский, руководитель департамента информационных технологий компании «Аудит – новые технологии» (Москва)

Набор критериев для выбора программы автоматизации обусловлен базовыми потребностями компании. Так, помимо обеспечения необходимой функциональности, компании заинтересованы в том, чтобы система была проста в освоении и использовании, быстро работала, легко настраивалась и, самое главное, оставляла пользователю максимально возможную свободу от разработчика.

В первую очередь, необходимо оценить совместимость выбранной программы с учетной системой предприятия. Система бюджетирования оперирует плановой и фактической информацией, при этом последняя поступает в нее из управленческого или бухгалтерского учета. Как правило, в компании, которая намерена автоматизировать бюджетирование, уже внедрены системы бухгалтерского и управленческого учетов.

Следовательно, подсистема бюджетирования должна легко встраиваться в учетную систему предприятия, а не быть «вещью в себе». В таком случае можно рассчитывать на снижение трудоемкости работы, прозрачность и достоверность данных. Один из вариантов интеграции — налаживание автоматизированного обмена информацией между системами учета и бюджетирования, однако, на мой взгляд, наиболее эффективным является создание единых комплексных систем управления предприятием, включающих в себя подсистему бюджетирования.

Второй по значимости критерий – возможность самостоятельной настройки системы пользователем. Нередко возникает необходимость в оперативном изменении, например, нормативно-справочной информации, плана бюджетных счетов или алгоритмов учета. Возможность редактирования информации и соответствующих настроек без привлечения разработчика значительно повышает гибкость системы и обеспечивает компании-пользователю независимость от разработчика.

Третий, сугубо технический критерий, – открытость исходного кода. Если исходный код системы доступен, заказчик получает возможность контролировать – самостоятельно или с привлечением IT-экспертов – работу подрядчика, которому он поручает внедрение. Открытость кода, как и самостоятельная настройка, работает на независимость от разработчика.

От того, насколько распространен выбранный вами продукт (количество внедрений), напрямую зависит качество системы: чем больше пользователей, тем больше предложений по поддержке и развитию, тем ниже вероятность того, что разработчик по тем или иным причинам закроет проект. К сожалению, на рынке известны такие случаи: из-за небольшого тиража проекты закрывались без учета интересов компаний, в которых уже установлена система.

И наконец, следует уделять особое внимание наличию партнеров и учебных центров, особенно при автоматизации в территориально распределенных холдингах и региональных компаниях.

Прежде чем выбирать конкретную программу, необходимо изучить бизнес-процессы компании, построить модели «как есть» и «как должно быть». Если позволяет бюджет и время, можно создать на базе рассматриваемых программных продуктов прототипы систем и внедрить их на пилотных объектах. Дополнительной и при этом довольно надежной страховкой могут стать рекомендации других пользователей, которые уже опробовали на практике данную систему.

Виктория Радионова, ведущий руководитель проектов ГК «Инталев» (Москва)

При выборе любого программного обеспечения ключевым критерием является сумма, которую компания готова потратить. В связи с этим программы для автоматизации бюджетирования можно условно разделить на две группы: с небольшой ценой внедрения (минимум функционала, электронные таблицы, преднастроенные модели) и дорогостоящие решения (широкий функционал, системы класса Business Performance Management).

Если компания готова инвестировать значительные средства в автоматизацию бюджетных процессов, ей следует удостовериться в высокой вероятности успешного внедрения системы. Для этого нужно изучить рынок, статистику по внедрению соответствующих программных продуктов. Какой бы отличной ни казалась программа на первый взгляд, следует задуматься, если практических примеров внедрения крайне мало или вовсе нет.

Система должна быть максимально удобной для потребителей. Бизнес в России развивается настолько стремительно, что «тяжелые» программы не успевают под него подстраиваться. Поэтому имеет смысл приобретать программы, использующие преимущественно визуальные настройки, корректировка которых возможна и без кодирования. Создавать и поддерживать модель должен не программист, а предметный специалист, то есть сотрудник финансовой службы.

Не следует забывать, что программа для бюджетирования должна быть не только хранилищем информации по плановым и фактическим данным, но и эффективным инструментом, позволяющим создавать оперативные планы, опираясь на утвержденные бюджеты доходов и расходов, движения денежных средств и прогнозный баланс. Кроме того, программа должна содержать систему документооборота и обеспечивать гибкую маршрутизацию.

Алексей Росфельдт, директор департамента рисков компании ISG (Москва)

Среди ключевых факторов, влияющих на выбор системы бюджетирования, помимо стандартных (стоимость лицензий и владения, наличие качественной технической поддержки и т.д.), я бы выделил и другие. Во-первых, соответствие системы бюджетной политике компании (по отгрузке или по оплате). Например, стандартные бюджетные модули крупных ERP-систем предусмотрены для ведения бюджета по отгрузке, в связи с чем может потребоваться их перенастройка.

Во-вторых, возможность интеграции программного продукта с автоматизированными системами бухгалтерского учета и казначейства (в случае если приобретается отдельная система бюджетирования). Формирование бюджетных статей на основе плана счетов (в разрезе статей затрат, центров финансовой ответственности) сильно упрощает и учет, и планирование.

Наконец, наличие в программе функций прогнозирования, планирования и контроля исполнения бюджета является не менее важным фактором. Следует обратить внимание, насколько полно они реализованы в системе, гибки и взаимосвязаны. Например, можно ли сформировать бюджет из модели с заданными параметрами.

1 Подробнее об этом см. статью «Системы автоматизации бюджетирования предприятий». – Примеч. редакции.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль