Как сократить закрытие периода до четырех дней

17321
Каненкова Ольга
руководитель департамента бухгалтерского учета, налогообложения и консолидации отчетности ОАО «Автофрамос»/Renault
Ускорить закрытие периода до нескольких дней по силам компаниям любых размеров и сферы бизнеса. Для этого прежде всего нужно четко организовать учетный процесс, прописать процедуры документооборота и правильно распределить задачи между сотрудниками. Опытом делится практик.

Закрытие периода и кратчайшие сроки представления отчетности являются одним из приоритетов для концерна Renault: чем раньше обнародуется консолидированная отчетность компании, тем выше вероятность роста курса ее акций на бирже. Поэтому с 2004 года для «Автофрамоса» (с 2014 года «Рено Россия» - прим. ред.),  дочернего предприятия Renault, были установлены жесткие рамки представления отчетности: по итогам месяца - на пятый день после окончания периода, по итогам года - на восьмой. Однако в 2006 году и эти сроки закрытия периода были сокращены: для месячной отчетности - до четырех дней, а для годовой - до пяти.

Для того чтобы ускорить закрытие периода, пришлось проделать следующую работу:

  • обеспечить корректное отражение в учетной системе финансовых и материальных потоков компании в онлайн-режиме;
  • упорядочить процессы формирования и учета существенных статей затрат: амортизации основных средств, заработной платы, материальных затрат;
  • упростить процедуры прохождения документов и свести их количество к минимуму;
  • оптимизировать работу бухгалтерии.


Переход к сокращению закрытия периода

Для ускорения процесса сбора и обработки информации потребовалось перевести в онлайн-режим операции по учету денежных средств, расчетов с поставщиками и покупателями. Соответствующие операции должны были отражаться в учете либо непосредственно в день совершения, либо на следующее утро. В первую очередь это затронуло кассовые операции и операции по расчетным счетам, учет закупок сырья, материалов и комплектующих изделий, складской учет.

Банк-касса

Банковские выписки по операциям предыдущего дня должны быть разнесены по счетам на следующий же день. Бухгалтер-кассир, проведя ту или иную операцию, в тот же день обязан отразить ее в кассовой книге.

Складской учет

Складской учет, по сути, затрагивает продажи, то есть расчеты с покупателями и заказчиками. Если произведена отгрузка, то не позднее вечера того же дня отгрузочные документы должны быть переданы в бухгалтерию. Утром данные об отгрузках вносятся в учетную систему.

Личный опыт
Наталья Вершинина, руководитель коммерческой бухгалтерии ОАО «Автофрамос»/Renault

Раньше учет отгруженных автомобилей был довольно хаотичным. Склады территориально отдалены от бухгалтерии, и мы не всегда знали, что там происходит. Соответственно, не могли добиться корректного отражения в учете отпуска продукции. Когда было решено учитывать отгрузку автомобилей в режиме реального времени, то функции распределились так: служба планирования и дистрибуции готовит документы на отгрузку, работник склада отгружает товар и утром следующего дня отчитывается в бухгалтерии по результатам дня предыдущего. Сотрудник бухгалтерии должен закрыть предыдущий день – провести сверку данных первичных документов с данными склада по отгруженным товарам и подвести итоги операций: показать результат по выручке, себестоимости, НДС, задолженности клиентов. Таким образом, ежедневно закрывая предыдущий день, мы получаем результаты в целом за месяц на следующий рабочий день после завершения отчетного месяца.

Типы продаж различаются – это может быть продажа товаров с последующей оплатой, по предоплате, на условиях факторинга, с особым переходом права собственности. Поэтому для работников склада был составлен специальный регламент, в котором прописано, каким образом оформляется отгрузка товаров в зависимости от типа продаж. Кроме того, был зафиксирован список лиц, участвующих в процессе, с указанием, что они должны делать, как и какие документы заполнять.

Платежи покупателей

Еще одним шагом на пути к сокращению закрытия периода была перестройка работы бухгалтеров, отвечающих за учет полученных от покупателей платежей, а также изменение схемы работы с дилерами.

Чтобы оперативно обрабатывать и анализировать платежи клиентов, мы унифицировали назначения платежных поручений дилеров, а инструкции по их заполнению включили прямо в дилерские контракты. В результате в течение двух часов с момента поступления информации о платеже бухгалтерия получает сведения о выручке по отгрузкам с особым переходом права собственности. Соответственно, может выставлять счета-фактуры в день платежа. Для дилера это означает своевременное получение паспорта транспортного средства, а значит, сокращение цикла продажи конечному потребителю.

Ясно, что если к концу месяца накапливаются невыясненные платежи, то о быстром закрытии периода говорить не приходится. Вместо того чтобы оперативно и мобильно подводить итоги, сотрудник вынужден отвлекаться, разбираясь, по какой сделке произведен платеж. Мы поставили задачу - к концу месяца никаких «залежей» оставаться не должно. Каждый бухгалтер, занимающийся дебиторской задолженностью, обязан ежедневно, в крайнем случае, раз в два дня отслеживать платежи и отгрузки, соотносить их между собой. Выяснять происхождение платежей надлежит как можно быстрее, после чего их нужно либо зачесть, либо вернуть деньги, если платеж ошибочен. Кстати, процедура выставления счетов-фактур при получении авансов не автоматизирована, поэтому сотрудник не заинтересован в период закрытия заниматься распределением «зависших» платежей между текущим и авансовым счетами и выписывать счета-фактуры еще и в следующем месяце - для него это дополнительные трудозатраты.

Закрытие периода и контроль расходов

От того, каким образом компания отслеживает уровень расходов, зависит ее финансовый результат в том или ином отчетном периоде. Для целей быстрого закрытия периода имеет смысл упорядочить формирование тех статей затрат, доля которых в структуре себестоимости существенна - расходы на сырье, материалы и комплектующие (процесс закупок), амортизация, заработная плата. Рассмотрим подробнее решения, используемые в «Автофрамосе».

Закупки

Чтобы своевременно отражать расходы в учете, мы собственными силами разработали программу, подобную модулю «Управление материальными потоками» (ММ) SAP R/3, в котором обеспечена тесная связь между закупками и финансами. Сотрудник, сделавший заказ, к примеру, на материалы, приходует их по количеству. При этом автоматически формируется проводка по сумме принятой поставки на счет учета затрат.

Таким образом стал возможен оперативный контроль над расходами еще до получения бухгалтерией подтверждающих документов. Чтобы сотрудники четко понимали, куда отнести те или иные суммы, в плане счетов была предусмотрена очень подробная аналитика. В итоге удалось избавиться от счетов-«помоек», на которые ранее бесконтрольно и бездумно относились самые разные затраты. Кроме того, стало проще анализировать структуру расходов и получать необходимые данные для подготовки отчетов руководству.

Амортизация основных средств

Суммы амортизационных отчислений у производственных предприятий, как правило, колоссальны. Понятно, что компания заинтересована в максимально полном учете отчислений в составе затрат для целей налогообложении прибыли. Для этого необходимо прежде всего упорядочить учет основных средств. У нас этот процесс начался с проведения глобальной инвентаризации, в ходе которой выявились «висяки» на счете 08. Доходило до того, что основное средство уже подлежало списанию, а по документам оно все еще не было введено в эксплуатацию. Акты приемки поступившего оборудования не соответствовали актам передачи основных средств в цеха, акты списания – инвентарным карточкам.

Получалось, что компания не только не располагала реальной картиной состояния внеоборотных активов, но и теряла деньги: не имея возможности переносить стоимость «зависших» основных средств на продукцию, она переплачивала налог на прибыль, поскольку не могла включить в расходы суммы амортизационных отчислений.

Было решено изменить сам подход к учету основных средств. Сегодня инвентарный номер присваивается основному средству в момент создания запроса на инвестиции, то есть перед его приобретением. После этого номер вносится в учетную систему и ожидает там прихода основного средства. Процедура довольно проста, в ней используются типовые формы актов приемки-передачи, ввода в эксплуатацию, стандартизированы действия специалистов, ответственных за приобретение основных средств – пользователей инвестиций. Введение основных средств в эксплуатацию отслеживают сотрудники технических служб. Правда, чтобы наладить взаимодействие между бухгалтерией и техническими службами, пришлось приложить немало усилий (об этом речь пойдет ниже. – Примеч. редакции). Но в том, что амортизация будет начислена полностью и в срок, мы сейчас уверены.

Добавьте страницу в закладки, сохраните, распечатайте или переадресуйте. 

Начисление заработной платы

Чтобы отчетность была достоверна, информация о суммах начисленной заработной платы, которые формируют значительную долю расходов, должна быть известна к моменту закрытия отчетного периода. Поэтому мы установили, что для расчета ежемесячной заработной платы к 20-му числу каждого месяца должны быть собраны фактические данные об отработанном времени. За оставшиеся до конца месяца десять дней заработная плата начисляется на основе предварительного расчета; в случае его несовпадения с фактом при начислении следующей зарплаты производится перерасчет. В итоге ежемесячно к 25-му числу собирается вся информация по заработной плате.

Решить проблему одновременного существования разных форм оплаты труда позволяет детальная аналитика к счетам учета расходов на заработную плату. К тому же затраты на оплату труда производственников собираются укрупненно – в разрезе производственных участков в цехах, а не по отдельным сотрудникам. Как правило, на одном участке применяется одна форма оплаты труда. Этого вполне достаточно для составления финансовой отчетности по компании в целом. А более детальные сведения, вплоть до каждого сотрудника, содержатся в информационной системе для учета заработной платы.



Упрощение документооборота

В «Автофрамосе» следуют правилу – чем больше становится компания, тем проще должен быть процесс прохождения документов. Любой сотрудник должен знать, у кого подписывать документы и кому их передавать. Сокращение объема документооборота достигается прежде всего за счет унификации форм документов, пересмотра и обновления регламентов документооборота, созданных совместно с функциональными подразделе-ниями. Так, были разработаны и документально закреплены процедуры оформления документов при отпуске автомобилей со складов, при оказании консультационных услуг дилерам, при поступлении рекламаций. При этом мы исходили из того, что результат может быть достигнут, лишь когда это выгодно всем заинтересованным сторонам.

Например, коммерческие подразделения, занятые консультированием дилеров, заинтересованы в скорейшем получении денег от клиента. Задача департамента учета и отчетности – оперативно отразить в учете оказанные услуги, а для этого необходимы акты выполненных работ. Мы разработали образцы документов под каждый из видов оказываемых услуг по направлениям «маркетинговое» или «техническое консультирование». Затем передали их менеджерам коммерческих подразделений. Последние теперь готовят и предоставляют клиентам акты заблаговременно, вместе с приглашением на консультации. Клиенты приезжают, имея при себе уже подписанные акты об оказании услуг. По завершении консультаций акт подписывается нами, каждый получает свой экземпляр. Выгода обоюдная: мы видим, что у нас с выручкой, можем сразу же выставить счет-фактуру, а дилер обоснованно списывает затраты в расходы.

Excel поможет создать мощную систему управленческой отчетности

Безусловно, наиболее сложные цепочки документооборота у производственных цехов и участков. Поэтому здесь мы стараемся по возможности уменьшить количество бумаг и контролировать прохождение документов только там, где это необходимо. К примеру, можно отслеживать перемещение товарно-материальных ценностей между цехом и складом, но вовсе не обязательно контролировать их перемещение внутри одного цеха.

Личный опыт
Александр Коваль, руководитель производственной бухгалтерии ОАО «Автофрамос»/ RENAULT

С ростом объемов производства стали задерживаться платежи за лакокрасочные материалы. Операции, связанные с ними, обрастали бумагами буквально на глазах. Комплект документов (счет, счет-фактура, накладная) формировался по каждому участку производства, на который передаются материалы (в цехе порядка 10 участков), причем отдельно выделялись прямые лакокрасочные материалы и общепроизводственные (вспомогательные, расходные).

Кроме того, в каждом документе была расшифровка по позициям – процесс окраски предусматривает смешивание разных колеров. Пакет документов в целом представлял собой толстую книжку. Перед оплатой он проходил авторизацию в подразделении окраски, где его должны были подписывать руководители разного уровня, в подразделении закупок, в бухгалтерии. Каждому из сотрудников приходилось просматривать ворох документов, ситуация с задержкой платежей становилась критической.

Проблема разрешилась с изменением схемы прохождения документов, при этом мы отказались примерно от 60% лишних действий. Теперь поставщик передает в подразделение окраски только один документ оперативного учета произведенных отгрузок, содержащий информацию, достаточную для авторизации платежа. Параллельно в бухгалтерию передается комплект (накладная, счет-фактура, счет) с обобщенной информацией.

Другой пример упрощения документооборота – отпуск готовой продукции из производственного цеха на склад готовой продукции. Прежде на каждый автомобиль выписывались отдельные накладные. Их должен был получать склад, находящийся на другой территории, километра за два от цеха. Процедуру передачи невозможно было отразить в учете в режиме реального времени: между отпуском автомобиля из цеха и его приемкой сотрудниками склада готовой продукции неизбежно возникали разрывы. Не приехали вовремя операторы склада, не забрали автомобиль – вот и получалось, что из цеха он отпущен, а на склад не попал. Нам же необходима была достоверная и адекватная информация, отображаемая в бухгалтерском учете в том же режиме, в котором работает склад. Выход нашелся.

Мы решили, что будут две накладные – одна на производство готовой продукции, другая – на передачу готовой продукции на склад. Накладную на готовую продукцию, единую за смену, начальник смены подписывает и передает в бухгалтерию. Накладная на передачу готовой продукции на склад, подписанная сотрудниками отдела технического контроля, с проставленными датой и временем, кладется в бардачок автомобиля. Когда оператор пригоняет машину на склад готовой продукции, он сканирует накладную – так информация об автомобиле поступает в систему складского учета. После этого «складские» накладные также передаются в бухгалтерию.

Для работников бухгалтерии были созданы гиды пользователя под те операции, которые предстояло выполнять. Благодаря такому подходу каждый из сотрудников осведомлен, что и в какой последовательности он должен делать, как действовать в разных ситуациях. Помимо прочего, существенно экономится время руководителя на обучение сотрудников, теперь достаточно лишь снять вопросы, оставшиеся непонятными сотруднику.

В какой последовательности автоматизируют составление нескольких видов отчетности

Реорганизация бухгалтерии

Ранее внутри департамента бухгалтерского учета и отчетности не было деления на отделы, как не было и четкого распределения обязанностей сотрудников, поэтому функции нередко дублировались. Понятия «завершенный этап работы» не существовало вовсе. Каждый отвечал за фрагмент работы на каком-либо участке, но никто – за процесс в целом.

В ходе реорганизации департамента мы выделили производственную, коммерческую, общехозяйственную и налоговую бухгалтерии. Для этого сначала составили описание всех функций, включая и те, что были лишь запланированы в связи с развитием производства. Распределили функции таким образом, чтобы каждый из сотрудников отвечал за некий законченный этап, определенный участок работы. Это оказалось очень важным для сотрудников, которые теперь могут самостоятельно планировать свою работу и оценивать ее в комплексе, не чувствуя себя мелкими деталями большого механизма. И еще: нередко конец работы одного сотрудника является началом процесса для другого. По такому «ступенчатому» принципу у нас регламентированы действия в ходе процесса закрытия периода.

Личный опыт
Александр Коваль, руководитель производственной бухгалтерии ОАО «Автофрамос»/ RENAULT

Первоначальные действия на этапе закрытия периода выполняют самые младшие сотрудники, следующие – сотрудники рангом выше. К примеру, чтобы убедиться, что в учете отражены все затраты, связанные с таможенным оформлением поставленных в отчетном периоде импортных материалов, Петров должен произвести сверку списка поставленных материалов со списком грузовых таможенных деклараций, по которым в этом периоде были уплачены таможенные платежи. Руководитель Петрова Иванов сможет приступить к расчету отклонения от нормативной себестоимости производства только после завершения работы своего подчиненного.

Таким образом, сотрудник на каждой ступеньке выше заинтересован в скорости и четкости действий своего подчиненного, ведь процедура закрытия периода прописана буквально по часам. По сути, такой сотрудник – идеальный контролер для того, кто находится ступенькой ниже. В целом за процесс отвечают главный бухгалтер и его заместитель.

Взаимодействие подразделений

Без участия других подразделений было бы сложно достичь поставленных сроков закрытия периода. Наиболее сложные вопросы решались совместно, для чего в компании были созданы рабочие группы по каждому из направлений (коммерческая, производственная и пр.). Мы разъясняли руководителям подразделений, почему та или иная формальность должна быть соблюдена, а те, в свою очередь, требовали соблюдения установленных правил от своих подчиненных.

От сотрудников нашего департамента потребовались немалые усилия, чтобы преодолеть устоявшийся стереотип отношения производственных и технических служб к нашей работе как к чему-то страшно далекому от их потребностей.

Личный опыт
Наталья Вершинина, руководитель коммерческой бухгалтерии ОАО «Автофрамос»/ RENAULT

Нам приходилось буквально на пальцах объяснять сотрудникам разных подразделений, что скорость оплаты счетов и проведения платежей зависит от их готовности вовремя представлять в бухгалтерию нужную информацию. Использовали и простые технические решения. Например, для подразделения коммерческого консультирования дилеров были созданы единые таблицы с общим доступом, в которые менеджеры вносят данные в режиме реального времени. При наличии информации о том, какие объемы услуг планируется оказать в течение месяца каждому из дилеров, мы можем понять, сколько потребуется выставить счетов-фактур, когда отразить в системе выручку по услугам, задолженность клиентов перед компанией. Следовательно, сотрудники коммерческой бухгалтерии могут планировать свое рабочее время и подводить итоги операций в заданные сроки.

Александр Коваль, руководитель производственной бухгалтерии ОАО «Автофрамос» /RENAULT

Руководители функциональных подразделений нередко воспринимают бухгалтерию как отдел, в котором перекладывают бумаги из стопки в стопку. Чтобы переубедить их, я прибегаю к «налоговому аргументу». К примеру, можно рассказать, как устроен налог на добавленную стоимость или налог на прибыль, доказать, что своевременная передача в бухгалтерию первичных документов отразится на результатах деятельности всей компании. Чем больше налогов придется платить из-за халатности Иванова, тем меньше окажется доход компании, а соответственно, меньше заработает и сам Иванов.

Обновление информационной системы

До конца 2006 года процесс формирования отчетности ОАО «Автофрамос» отчасти тормозился из-за применения нескольких программ. Российский бухгалтерский учет вели в программе Sun Systems. В конце отчетного периода для целей корпоративного учета производился пересчет сумм операций по обменному курсу, информация переносилась в базу данных для программы формирования отчетности по международным стандартам. Операции, не предусмотренные российским учетом, отражались в ней дополнительно с помощью корректирующих проводок.

Соответствующая информация для них накапливалась на забалансовых счетах в российской базе. Итоговые отчеты в программе CARAT, используемой для целей корпоративного учета, формировались по принципу объединения счетов по так называемым рубрикам. Если какие-то данные не совпадали, что случалось из-за большого количества корректировок, корпоративная программа блокировала отчеты.

После того как в 2006 году мы перешли на SAP R/3, ситуация изменилась, и не только из-за того, что система позволяет поддерживать несколько баз данных, которые можно использовать для параллельного ведения учета по разным стандартам. Теперь отчетность формируется автоматически во многом благодаря тому что мы максимально сблизили учетную политику по РСБУ и МСФО, применяем практически все, что разрешено российскими стандартами, свели к минимуму количество корректировок. Используем и provision (бухгалтерские оценки, предположения менеджмента), что обычно для западного учета. Конечно, отстоять свою точку зрения в налоговой инспекции было нелегко, но и задача перед нашим департаментом стояла непростая. По нашему мнению, игра стоила свеч.

Теперь закрытие периода проходит так:

последний день месяца (отчетного периода) - автоматическое закрытие основных средств, счетов учета расходов;
1-й день следующего месяца - автоматическое закрытие модуля «Управление материальными потоками» (ММ) (склады, закупки), закрытие аналитических счетов поставщиков;
2-й день – закрытие аналитических счетов клиентов;
3-й день – закрытие НДС, всех балансовых счетов;
4-й день – консолидация данных и формирование итоговых отчетов.

Регламент, который обеспечит закрытие отчетного периода

Благодаря хорошо организованной работе сотрудников не только ФЭС, но и функциональных подразделений компании, все процедуры проходят четко и слаженно. Этот опыт может стать примером для финансовых руководителей других предприятий, которые до сих пор не верят в реальность быстрого закрытия отчетного периода.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль