Открыть свежий номер журнала>> / Оформите подписку по праздничной цене >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Финансовый отдел компании: функции и задачи

  • 26 ноября 2018
  • 68997
руководитель отдела финансового контроля ООО «Аплеона ХСГ»
Финансовый отдел компании: функции и задачи

Основные функции финансового отдела – поиск неэффективных процессов и разработка идей по увеличению прибыли. Читайте, какие еще задачи решает финансовая служба, какие подразделения входят в ее состав, а также скачайте положение о финансовом департаменте.

Финансовый отдел можно сравнить с оракулом. Топ-менеджер задает вопросы:

  1. Каков прогноз по деятельности предприятия на три года?
  2. Что я могу сделать, чтобы улучшить финансовое положение?
  3. Какие из подразделений сработали лучше и хуже с этом году?

И даже:

  • Сколько мне нужно денег для реализации проекта и где их взять?

И финансовый отдел дает ответы. Четкие, облеченные в цифры и сроки. Читайте статью и вы узнаете, какими функциями наделить финансовый отдел и с какими задачами он может справляться.

Скачайте и возьмите в работу:

Положение о финансово-экономическом отделеДокумент пригодится, если нужно четко регламентировать работу финансовой службы. В нем раскрыты задачи и функции финансового отдела, структура и порядок его формирования, права и ответственность руководителя этого подразделения.

Финансовый отдел. Какой он?

Прежде всего, определимся, когда у предприятия возникает необходимость в создании финансового отдела. Этот момент настает, когда у главного бухгалтера не хватает рабочего времени или квалификации для ответа руководству и собственникам на указанные выше вопросы.

Финансовый отдел подчиняется в своем развитии росту предприятия и может состоять как из одного специалиста – универсала, так и быть «организацией внутри организации», со своей разветвленной оргструктурой и сложным подчинением. Главное, чтобы состав финансового отдела позволял ему выполнять возложенные на него функции, и оставалось еще немного свободного рабочего времени на «финансовое творчество» – деятельность, направленную на создание и совершенствование бизнес-процессов в области управления финансами предприятия.

Если основная цель функционирования бухгалтерии – это точное и своевременное отражение результатов хозяйственной деятельности для целей отчетности и налогообложения, то цель существования финансового отдела иная. Финансовый отдел должен выявлять неэффективность процессов на предприятии и предлагать идеи по повышению прибыли в будущем.

Чувствуете? В финансовом отделе должны трудиться сотрудники особого образа мышления:

  1. Они должны быть способны проанализировать полученный результат, найти «узкие места» и, наоборот, слишком хорошо профинансированные процессы.
  2. Они должны уметь смотреть в будущее и планировать деятельность предприятия на несколько шагов (периодов) вперед.
  3. Они должны держать руку на пульсе предприятия и знать, через какие ключевые показатели нужно вести оперативный контроль.
  4. Квалификация специалистов финансового отдела должна позволять им вести диалог со всеми подразделениями предприятия. Другими словами, финансист должен быть способен перевести бизнес-процессы любого подразделения на язык денег, оптимизировать их, и  сделать обратный перевод. Этого невозможно добиться, если финансисты работают в «вакууме», они должны обязательно иметь доступ к нефинансовой информации и интересоваться ею (см., как описать бизнес-процессы).
  5. И наконец, они должны получать от результатов своего труда удовольствие, тот самый драйв от работы. Такое возможно только если сотрудник солидарен с интересами предприятия  и принимает его финансовые победы как свои.

Подобрать команду таких специалистов нелегко, и зарплатные ожидания у них будут высокие. Но если руководитель четко понимает задачи, которые должны решаться финансовым отделом, то его существование окупится уже в первый год.

Функции и задачи финансового отдела

Определиться с тем, сколько специалистов должно работать в финансовом отделе предприятия, и какие это должны быть специалисты, поможет схема функций и объектов финансового отдела.

Функции /Объекты

Планирование

Оперативная деятельность

Анализ

Создание / разработка

Доходы и расходы

Бюджет доходов и расходов

Бизнес-планирование

 

Согласование заявок на расходы, ежедневная, еженедельная и ежемесячная отчетность

План-фактный анализ, выявление неэффективности

 

Положения, процедуры, формы, программное обеспечение

Цена

Расчет цены на продукцию от себестоимости

Ежедневная, еженедельная и ежемесячная отчетность

План-фактный анализ, выявление неэффективности

 

Положения, процедуры, формы, программное обеспечение

Отчетность (локальная, МСФО)

Плановый пакет отчетности для внутренних и внешних пользователей

Выполнение трансляции РСБУ-МСФО

Внутренний аудит (см., как его провести), анализ ключевых финансовых коэффициентов

Положения, процедуры, формы, программное обеспечение

Управленческая отчетность

Плановый пакет отчетности для внутренних и внешних пользователей

Ведение отчетности, прохождение аудиторских проверок

Анализ ключевых финансовых коэффициентов

 

Положения, процедуры, формы, программное обеспечение

Денежные средства

Бюджет движения денежных средств

Платежный календарь

Согласование заявок на выплаты,

Реестры платежей,

Привлечение финансирования

План-фактный анализ, выявление неэффективности

 

Положения, процедуры, формы, программное обеспечение

Оборотный капитал

Платежный календарь,

План по оборотному капиталу

Контроль ДЗ и КЗ по срокам долга,

Срочные депозиты

Структура оборотного капитала, ликвидность

Положения, процедуры, формы, программное обеспечение

Налоги

Налоговый бюджет

 

 

Схемы оптимизации

Договоры

Ведение портфеля договоров

Согласование

 

Финансовые главы договоров

Капитальные вложения

Инвестиционный план

Согласование заявок на капиталовложения

Анализ основных фондов, амортизации

 

Финансовые вложения

Поиск и планирование лучших форм инвестирования

Управление инвестициями

Анализ инвест-проектов

Инвестиционный портфель, регламенты, программное обеспечение

Бизнес-процессы

Расчет стоимости бизнес-процессов

Контроль и оптимизация процессов в финансах

 

Финансовые бизнес-процессы

KPI

Расчет плановых KPI

Ежедневная, еженедельная и ежемесячная отчетность

Расчет фактических KPI, выплат

Система KPI

Список функций и объектов настолько обширен, что на первый взгляд, кажется, треть штатного расписания нужно отдать под финансовую службу. Но это не так.

Рассмотрим последовательно каждый объект и функции по нему и определимся, какой сотрудник должен их выполнять.

Как рассчитать оптимальное количество сотрудников финансового отдела

 

Первый блок финансов компании

Доходы и расходы

Финансовый контролер. Человек, с которого начинается финансовый отдел. Тот, кого первым нанимают в финансовую службу, а с ростом ее он часто становится финансовым директором.

Финансовый контролер умеет посчитать доходы и расходы в любом разрезе – будь то продукт, регион, или сектор бизнеса. Делает он это как по фактическим данным, так и в планах, формируя бюджет доходов и расходов.

В небольших компаниях финансовый контролер часто создает управленческий учет с нуля, разрабатывает документы, аналитики и процессы, по которым должен вестись учет. В средних компаниях финансовые контролеры активно принимают участие в дальнейшем совершенствовании управленческого учета, а ежедневные рутинные задачи выполняют подчиненные им финансовые аналитики.

В крупных компаниях финансовые контролеры и финансовые аналитики работают в выделенных подразделениях – отделах финансового контроля по направлениям деятельности (по продуктам, регионам, видам расходов и т.д.), где занимаются планированием, учетом и анализом в рамках своего направления. Иногда возникает необходимость планирование вывести в отдельную функцию и создать плановый отдел, или отдел бюджетирования.

Цена

Функции по ценообразованию не слишком сильно отличаются от расчета доходов и расходов. Поэтому их выполняют либо все те же финансовые контролеры, если предприятие невелико, либо Отделы ценообразования. Вся деятельность по ценообразованию и ведению ценовой политики проводится совместно с Коммерческим департаментом, потому что финансисты могут дать только одно из слагаемых цены – себестоимость и прибыль, второе слагаемое, – рынок, не в их компетенции

Отчетность (локальная, МСФО)

Ведение локальной отчетности, конечно же, находится в зоне ответственности бухгалтерии. Тогда как ведением отчетности по МСФО часто занимается финансовый контролер, специалист по МСФО, или же целые отделы МСФО.

Если предприятию по той или иной причине нужен плановый пакет отчетности, то его тоже могут сделать специалисты отдела финансового контроля на основе БДР, БДДС и инвестиционного бюджета.

Внутренним аудитом локальной бухгалтерской отчетности можно озадачить финансового контролера. Или же создать отдел внутреннего аудита. Все зависит от масштабов, конечно.

Внешние аудиторские проверки обычно проходятся крепким союзом главного бухгалтера и отдела финансового контроля.

Анализ ключевых финансовых показателей и написание аналитических записок обычно производят все те же финансовые контролеры.

Управленческая отчетность

Ведение управленческой отчетности – это полностью зона ответственности финансового отдела. Соответственно полный цикл от планирования до анализа полученных результатов лежит на финансовых контролерах. Или, при наличии выделенного подразделения, на сотрудниках Отдела управленческой отчетности.

Второй блок финансов компании

Денежные средства

Если в расчете доходов и расходов главным был финансовый контролер, то в управлении денежными средствами ключевая фигура – казначей. Инструменты краткосрочного планирования ДС – платежный календарь, и среднесрочного – бюджет движения денежных средств находятся в зоне его ответственности. Ежедневно он согласовывает заявки на оплату и формирует реестры платежей, следит за выгодным размещением ДС на срочных депозитах.

В небольших компаниях казначеем может быть все тот же финансовый контролер. Но такое совмещение эффективно только если компания проводит не более 30 операций ежедневно и у нее хорошо автоматизированы бизнес-процессы в финансах.

Хорошо работает союз казначея и бухгалтера на участке оплаты для средних предприятий, а для крупных необходимо создавать отдел казначейство.

Оборотный капитал

Управление оборотным капиталом – это смежная область с управлением денежными средствами, поэтому ей тоже занимается казначей. С крупных компаниях целесообразно выделять функции контроля дебиторской задолженности в специальный отдел.

Дополнительные и смежные функции

Налоги

В функции отдела финансового контроля может входить снижение налоговой нагрузки путем разработки методов оптимизации и планирования налоговых схем. По сути, это смежная функция главного бухгалтера, но все зависит от распределения обязанностей на предприятии.

В крупных холдингах целесообразно создать позицию налогового консультанта или отдел налогообложения.

Договоры

В секторах бизнеса, основанных на договорной деятельности с покупателями и поставщиками, крайне важно установить контроль финансовых специалистов над вновь заключаемыми договорами. С одной стороны, это снизит количество финансовых ошибок при заключении договора, таких как:

  1. Неправильный расчет сумм и тарифов.
  2. Некорректный срок оплаты.
  3. Отсутствие индексации цен по долгосрочным договорам.
  4. Существование или наоборот не включение штрафов.
  5. И т. д.

С другой стороны, это позволит финансистам включать новые договоры в планирование, снимать с них ключевые данные, вести портфель договоров.

Капитальные вложения

На определенном этапе развития для предприятия становится очевидно, что основными фондами нужно управлять особенно тщательно, ведь стоимость их огромна. И с помощью грамотного управления можно сэкономить существенную сумму на платежах, налогах и высвободить денежные средства на оборотный капитал. Управлением капитальными вложениями также занимается отдел финансового контроля или специально выделенное подразделение.

Финансовые вложения

Когда предприятие имеет свободные денежные средства или нераспределенную прибыль, которые могут приносить дополнительный доход, задачей финансиста становится выгодное их инвестирование.

В небольших объемах с управлением финансовыми вложениями стравляется финансовый директор. А когда объемы растут, целесообразно выделить под управление Инвестиционного аналитика или создать отдел инвестиций

Бизнес-процессы

В процессно-ориентированных компаниях всегда остро стоит вопрос: «Кто будет участвовать в разработке процессов от компании?» Благодаря своему складу ума, финансисты обычно хорошо с этим справляются и их охотно включают в различные проектные группы. Кроме того, финансисты по долгу службы должны быть в курсе основных бизнес-процессов, чтобы знать, куда обращаться за информацией.

KPI

Очень распространенная практика – назначать финансовый отдел ответственным за расчет KPI, особенно если они (KPI) не многочисленные и не сложные. В обратном случае – это зона ответственности выделенного подразделения отдела KPI.

А вот разработку KPI не стоит полностью делегировать финансистам, потому что в итоге вы получите хорошие KPI для стагнирующего бизнеса, но никак не для бурного развития.

Структура финансового департамента

Структура финансового отдела зависит от конкретных задача развития компании. У подразделения есть базовые функции (бюджетирование, управленческий учет, внутренний контроль, составление финансовой отчетности) и есть дополнительные. Последние могут различаться в зависимости от приоритетов текущего этапа развития компании.

Таблица. Пример структуры и штата финансовой службы предприятия

Наименование структурных подразделений и должностей

Структурная численность

действующая

резервная

Финансовый директор

1

0

Отдел финансового контроллинга

5

0

Руководитель отдела - специалист по управленческому учету

1

0

Финансовый менеджер по бюджетированию и планированию

1

0

Финансовый специалист 1-й категории

1

0

Финансовый специалист 2-й категории

1

0

Финансовый аналитик

1

0

Казначейство

4

1

Руководитель отдела - казначей

1

0

Кредитный офицер

1

1

Финансовый специалист 1-й категории

1

0

Кассир

1

0

Контрольно-ревизионный отдел

5

0

Руководитель отдела - главный аудитор

1

0

Аудитор

2

0

Ревизор

2

0

Отдел бухгалтерского учета и отчетности

5

1

Начальник отдела (главный бухгалтер)

1

0

Заместитель начальника

1

0

Бухгалтер

2

1

Бухгалтер-кассир

1

0

Служба IT-сопровождения

3

0

Руководитель отдела

1

0

Программист

2

0

Финансовый блок

23

2

Мы рассмотрели большинство функций финансового отдела и надеемся, что статья поможет вам создать эффективный и не раздутый по штату отдел.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь или войдите на сайт!

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Вам предоставлен неограниченный доступ к «Системе Финансовый директор»

Активируйте доступ прямо сейчас.
Завтра он сгорит!

 
10:11:49


Также, вы сможете прочитать свежий номер журнала Финансовый Директор, архив с 2008 года, скачать книги и формы документов, а также воспользоваться всеми сервисами  для подписчиков.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.