Как минимизировать риски проекта автоматизации

3360
Данилов Александр
директор по консалтингу компании MCT Lab
К наиболее распространенным проблемам, связанным с внедрением информационных систем в компании, можно отнести увеличение сроков и стоимости проекта, появление дополнительных требований к информационной системе, ранее не описанных в договоре. Избежать перечисленных проблем можно, если правильно составить пакет договоров, регламентирующих обязательства сторон на различных этапах внедрения, и техническое задание. Компании «Евразия$Арт» удалось решить эту задачу, пригласив для управления проектом внедрения информационной системы независимую консалтинговую компанию.

Всвязи с увеличением объемов продаж, а также усложнением бизнес-процессов в компании «Евразия-Арт» менеджмент принял решение внедрять комплексную информационную систему, которая позволит повысить точность данных в отчетах, а также снизить трудозатраты на их подготовку. На момент начала проекта бухгалтерский учет велся в системе «1С:Предприятие 7.0», а управленческий учет – в собственной программе, созданной на базе Access. Такой подход к автоматизации учета рассматривался менеджментом на момент становления компании как наиболее экономичный.

Для реализации проекта внедрения информационной системы в компании была открыта позиция IT-менеджера, в обязанности которого входило проведение тендера по выбору информационной системы и поставщика, а также координация проекта и его сопровождение. По словам Михаила Морозова, финансового директора компании «Евразия-Арт», все сотрудники компании были задействованы в решении тех или иных текущих задач, поэтому выделить конкретного человека для координации всех работ по проекту было невозможно. При этом проект заранее обречен на провал, если нет ответственного за ведение всех работ: отбор участников тендера, составление и заключение договоров и т. д.

Справка о компании

Компания «Евразия-Арт» основана в 1995 году. Основная деятельность – сборка и оптовая продажа телевизоров Samsung и Philips. Среднесписочная численность сотрудников составляет 100 человек. Производство расположено в Великом Новгороде на базе завода «Спектр».

Предварительным этапом тендера стала разработка тендерного задания, в которое были включены требования к информационной системе руководителей отделов и в первую очередь финансового департамента, а также определен бюджет проекта. Тендерное задание было разослано 34 компаниям, внедряющим информационные системы, с представителями которых в дальнейшем проводились встречи и переговоры, обсуждались возможности предлагаемых ими IT-решений и стоимость работ.

В результате количество информационных систем, которые по всем параметрам соответствовали требованиям менеджмента «Евразии-Арт», сократилось до трех. В конце 2003 года был проведен открытый тендер, по итогам которого предпочтение отдали информационной системе MBS Navision, внедряемой компанией OOO «Стратегическое решение». Проект начался весной 2004 года и продолжался до конца года.

Особенности проекта автоматизации в компании

Нестандартным решением, принятым менеджментом «Евразия-Арт», стало привлечение независимых консультантов (компании MCT Lab), осуществлявших мониторинг проекта при подписании договора с компанией «Стратегическое решение» и разработке технического задания. По мнению автора, предприятие-заказчик может привлечь независимых консультантов на любом этапе осуществления проекта: как в самом его начале – для выбора информационной системы и поставщика, так и для последующего сопровождения процесса внедрения.

Личный опыт
Михаил Морозов, финансовый директор компании «Евразия-Арт»

Основная задача, которую наша компания хотела решить, используя опыт внешних консультантов, – свести к минимуму возможные проблемы, связанные с внедрением информационной системы, еще на этапе подписания договора, а также контролировать процесс внедрения. В мировой практике только 30% всех проектов по автоматизации успешны. Привлекая к участию внешних консультантов, мы стремились застраховать себя от неудачи и компенсировать недостаток опыта реализации подобных проектов у наших специалистов.

Максим Гвоздев, генеральный директор компании «Стратегическое решение»

В процессе внедрения информационной системы заказчик должен быть уверен, что все идет по плану, а непредвиденные ситуации быстро и квалифицированно «отрабатываются». Такая уверенность появляется на основании опыта успешного сотрудничества с внедряющей компанией или мнения авторитетного в компании IT-директора либо заключения независимого эксперта, пользующегося доверием у заказчика.

В проекте «Евразия» специалисты MCT Lab успешно выступили в роли таких независимых экспертов – помогли выявить возможные проблемы, разработать и реализовать план совместных действий по их предотвращению. Я считаю полезным участие независимого эксперта в управлении проектом внедрения, особенно если в компании нет IT-директора, имеющего опыт одного-двух успешных внедрений серьезных информационных систем.

Условия контракта, заключенного компанией «Евразия-Арт» с независимыми консультантами, предполагали почасовую оплату. По данным автора, стоимость услуг независимого консультанта составляет в среднем 2–10% от стоимости проекта. В конце каждого месяца консультанты представляли подробный отчет о проделанной работе, в котором описывались проведенные работы и достигнутые консультантами результаты с указанием их трудозатрат.

Компания «Евразия-Арт» поставила перед независимыми консультантами следующие задачи: экспертиза контрактов на приобретение, внедрение и сопровождение информационной системы, предложенных поставщиком, а также консультирование в процессе внедрения системы. Часто заказчик не имеет опыта осуществления проектов автоматизации, что не позволяет ему оценить условия, предлагаемые поставщиком.

Другая не менее важная задача, которая должна быть решена независимыми консультантами, – аудит технического задания. В ходе аудита должны быть выявлены допущенные ошибки, а также те требования к системе, которые не были учтены.

Со стороны независимых консультантов были привлечены различные специалисты – менеджер проекта, бизнес-аналитик, юрист.

Личный опыт
Станислав Михайлов, вице-президент компании «Чип и Дип» (Москва)

Привлечение независимых консультантов, на мой взгляд, оправданно. Курирование проекта сторонней консалтинговой компанией – это в первую очередь страховка для предприятия. Главное – четко сформулировать перед независимыми консультантами круг задач. Кроме того, желательно, чтобы независимые консультанты были знакомы со спецификой работы предприятия. В противном случае они могут оказаться в той же ситуации, что и компания, внедряющая информационную систему.

Однако можно сэкономить, привлекая так называемых системных интеграторов – компании, которые не только внедряют информационную систему, но и оказывают консалтинговые услуги. Тогда предприятие сможет сначала оптимизировать бизнес-процессы и только потом автоматизировать их.

Как договориться о сроках и стоимости работ

Можно выделить три основные стратегии проведения переговоров с представителями поставщика, которые используются компаниями на практике.

1. Требовать от представителей поставщика четкого определения даты завершения работ, их объема и стоимости. Если в результате таких переговоров требования предприятия будут удовлетворены и контракт подписан, то это исключит вероятность затягивания сроков проекта и увеличения его стоимости. Однако существует риск, что компания, внедряющая информационную систему, не согласится на такие условия и откажется от проекта или же проект не будет завершен из-за нереалистично составленных бюджетов и неосуществимых сроков.

2. Разработать (самостоятельно или с привлечением консалтинговой компании, не участвующей в тендере) требования к программному обеспечению до начала проекта. Это наименее рискованный вариант, так как в данном случае появляется возможность зафиксировать в контрактах обоснованную стоимость и объем работ. Однако сложность заключается в том, что с требованиями к системе нужно определиться заранее, до того как будут получены все предложения от поставщиков.

3. Определить стоимость и объем работ после подписания контракта, включающего разработку технического задания, покупку лицензий и внедрение информационной системы. На практике это один из широко распространенных вариантов контрактов, предлагаемых поставщиками информационных систем. Однако он менее выгоден заказчику, так как после разработки технического задания ранее обсуждаемые стоимость и сроки проекта могут значительно увеличиться – например, вместо ожидавшихся шести месяцев на внедрение системы потребуется полтора года.

Составление и экспертиза договоров

Сначала компания-поставщик информационной системы предложила единый контракт, описывающий все этапы работ по проекту. На первом этапе предполагалось исследовать и описать бизнес-процессы компании, после чего составить техническое задание. Однако в договоре не были определены сроки выполнения этих работ. При почасовой оплате труда специалистов компании-поставщика отсутствие предельного срока составления технического задания могло привести к значительному увеличению стоимости всего проекта.

По мнению автора, компании-поставщику выгодны такие условия работ, когда в договоре по различным причинам не указываются сроки. В качестве альтернативы контракту, предложенному поставщиками информационной системы, были разработаны четыре договора:
– на разработку технического задания;
– на поставку программного обеспечения и лицензий;
– на внедрение информационной системы;
– на сервисное обслуживание.

Договор на разработку технического задания

Составление отдельного договора на разработку технического задания позволило компании точно определить объем работ и стоимость внедрения информационной системы, а также количество лицензируемых рабочих мест.

Личный опыт
Михаил Морозов, финансовый директор компании «Евразия-Арт»

На практике широко распространена ситуация, когда компания приобретает лицензии на рабочие места с большим запасом. Это неоправданно увеличивает стоимость проекта. Мы могли допустить подобную ошибку, если бы сразу подписали единый контракт на разработку технического задания, покупку лицензий и внедрение системы.

Кроме того, при необходимости поменять поставщика не потребуется выплачивать штрафы, предусмотренные договором, так как контракт на покупку лицензий подписывается после разработки технического задания. В своей практике автору приходилось сталкиваться с компаниями, у которых было закуплено от 50 до 100 различных лицензий на использование программных продуктов и не было ни одного завершенного проекта автоматизации, потому что отношения с поставщиком были прекращены на этапе разработки технического задания.

Текст договора на разработку технического задания был предложен независимыми консультантами. Этот договор предполагал три этапа:
– моделирование процессов «как есть»;
– моделирование процессов «как будет»;
– подготовка требований к информационной системе и составление плана работ.

В договор были включены требования к информационной безопасности системы, а также к объемам обрабатываемых данных и быстродействию. На практике нередко таким параметрам системы не уделяется должного внимания. При этом необходимо учитывать, что от быстродействия системы будет зависеть своевременность управленческих решений. Если в работе системы постоянно возникают сбои, связанные с обработкой больших массивов данных, то такое внедрение нельзя считать успешным.

В ходе мониторинга работ по созданию технического задания основная задача внешних консультантов сводилась к контролю соблюдения технологии описания бизнес-процессов (использовалась методология IDEF01). Правильность описания бизнес-процессов с точки зрения бизнеса проверялась специалистами компании. В помощь им независимые консультанты разработали положение, содержащее основные пункты, на которые следует обратить внимание при проверке. В состав этого положения вошли такие пункты, как проверка полноты отражения входящих и исходящих документов, состава должностных лиц, участвующих в бизнеспроцессе.

Внешние консультанты также проверяли сформированное техническое задание. Нужно отметить, что в первую очередь контролировалась разработка тех пунктов технического задания, которые были связаны с созданием функциональных возможностей системы, непредусмотренных в ее стандартном варианте.

Среди наиболее существенных корректив первоначального варианта технического задания, внесенных внешними консультантами, можно выделить следующие:
– добавлено описание отчетов (не указаны состав полей, группировки и параметры запроса на формирование отчета);
– изменена модель процесса планирования – введена периодичность планирования;
– выдвинуто требование о составлении списка стандартных отчетов информационной системы, в том числе определенных российским законодательством.

После разработки технического задания и выполнения поставщиком всех обязательств был согласован и подписан договор на поставку программного обеспечения и лицензий, а также договор внедрения и сервисного обслуживания.

Договоры на поставку лицензий и внедрение информационной системы

Составление договора на покупку программного обеспечения и поставку лицензий не вызвало сложностей, так как количество необходимых рабочих мест и их спецификация были определены в техническом задании. Стоимость самого программного обеспечения была согласована еще на момент проведения тендера.

Договор на внедрение информационной системы претерпел ряд изменений по сравнению с первоначальным вариантом. На основании технического задания были пересмотрены сроки и этапы проекта. Основная работа независимых консультантов на этапе подписания договора на внедрение была связана с определением порядка приемки работ, ответственности сторон и правил выхода из договора.

По мнению автора, для составления договора необязательно приглашать сторонних консультантов, если в компании есть квалифицированный IT-менеджер, имеющий опыт заключения двух-трех подобных договоров и проектов внедрения корпоративных систем. Часто консультантов приглашают не из-за недостатка опыта у специалистов компании, а из-за дефицита времени этих специалистов. Работы, которые выполняет юрист при анализе IT-контрактов, менее специфичны, но такой практический опыт позволяет эффективнее защищать интересы своей компании.

Договор на сервисное обслуживание

Современной практикой заключения договора сервисного обслуживания информационных систем является форма SLA (Service Level Agreement)2. Разработка подобного договора требует серьезной предварительной работы по идентификации всех возможных проблем, ошибок, параметров эффективности сервиса.

Компания «Евразия-Арт» планировала завершить автоматизацию в кратчайшие сроки, и времени на составление SLA-контракта не было. Поэтому для формирования сервисного договора был использован метод определения критичности ошибок. Под критичными ошибками понимаются такие сбои в работе информационной системы, которые не позволяют выполнить задачи, описанные в техническом задании и автоматизированные при помощи поставленной информационной системы. В договоре было закреплено, что поставщик информационной системы должен в течение двух дней устранить любые критичные ошибки. Надо отметить, что при подписании подобного контракта в более выгодном положении находится заказчик, так как понятие критичных ошибок и причины их возникновения не конкретизированы.

Итоги проекта

Управление проектом внедрения информационной системы компанией MCT Lab было завершено после составления технического задания и подписания всего пакета договоров. Все дальнейшие решения по внедрению информационной системы, а также приемка работ, выполненных ее поставщиком, осуществлялись специалистами компании «Евразия-Арт». Спустя год и два месяца с начала внедрения информационной системы все модули были внедрены, что было признано менеджментом компании «Евразия-Арт» успешным завершением проекта.

1 Подробнее о методологии IDEF0 см. статью «Как описать и оптимизировать бизнес-процессы». - Примеч. редакции.
2 Service Level Agreement – специализированный договор на сервисное обслуживание, содержащий конкретные характеристики информационной системы, которые должны соблюдаться для нормального функционирования бизнес-процессов компании. В SLA обычно указываются такие технические параметры, как нормативы устранения сбоев, средняя и максимальная пропускная способность, время реакции системы. - Примеч. редакции.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль