3 месяца подписки в подарок | ✆ 8 (800) 550-07-98 Присоединяйтесь
Журнал

Бизнес-процессы в организации: примеры и описание

  • 8 мая 2019
  • 507
Финансовый директор ООО «Радиус»
Бизнес-процессы в организации: примеры и описание

Правильно устроенные бизнес-процессы повышают эффективность работы организации. Рассмотрим на примерах, как их анализировать, описывать и оптимизировать.

Определение 

Бизнес-процессы (БП) – это последовательность определенных действий, отвечающая следующим условиям:

  • процесс в конечном итоге направлен на производство продукта или услуги, обладающими ценностью для покупателя;
  • процесс происходит с участием людей (в противном случае это технологический процесс);

Наличие документа, регламентирующего процесс, не является обязательной частью определения. Но управляемость процесса значительно снижается, если у него нет владельца (то есть ответственного лица), а ожидаемый результат не формализован и не измеряется.

Владелец процесса – то самое звено, которое отличает процессное управление от функционального. Функциональные задачи отдельно взятого подразделения часто противоречат задачам другого подразделения или компании в целом.

Оптимизация бизнес-процессов: пошаговое руководство

Пример: отдел снабжения заинтересован в оптовых закупках, рассчитывая на скидки за объем приобретенной продукции. Финансовый отдел заинтересован в снижении рисков кассовых разрывов, а коммерческий - в наличии продуктов на складе, но определенного вида и в определенном количестве.

Пригодится в работе:

Инструкция по описанию бизнес-процессов Этот файл сэкономит вам время при написании бизнес-процессов

Пример описания бизнес-процессовСкачайте пример, чтобы понять, как прописать бизнес-процесс

Для большего понимания сути процессного управления бизнес-процессами в организации приведем еще один пример. Главный бухгалтер заинтересован в строгой дисциплине оборота первичной документации. Несвоевременное признание расходов увеличит налог на прибыль. Однако главный бухгалтер формально не имеет полномочий ставить задачи руководителям и специалистам других подразделений, которые контактируют с контрагентами. В этом случае поможет документ, регламентирующий процесс документооборота в компании.

Владельцем процесса будет главный бухгалтер, при этом до всех подразделений компаний доведут информацию об обязательности исполнения положений описанного и утвержденного процесса.

Группы бизнес-процессов

Классификация типовых бизнес-процессов в организации помогает расставить приоритеты и эффективнее распределить ресурсы. Наиболее часто встречающееся определение групп БП выглядит следующим образом:

Бизнес-процессы в организации: примеры и описание

Основные бизнес-процессы в организации непосредственно связаны с производством и реализацией продукции. В периметр этой группы входит весь жизненный цикл продукта - от маркетинговых исследований до получения оплаты и постпродажного обслуживания. Именно здесь создается большая часть добавленной стоимости.

Обеспечивающие. Эти процессы предназначены для обеспечения эффективной работы основных БП. Примеры: процесс подготовки и обучения персонала, регламентированные документооборот и работа IT-подразделения. В теории нередко выделяют управленческие процессы, но, по сути определения, они являются частным случаем обеспечивающих БП.

Процессы развития отмечают по признаку инвестиционной активности компании. Реализация инвестиционных проектов – это отдельная задача, регламентация которой существенно влияет на их успешность. Сотрудникам, погруженным в рутину операционных задач, сложно сбалансированно расставить приоритеты. Проектное управление как процесс должно помочь эффективно распределить ресурсы и обеспечить персонал соответствующей мотивацией.

Важно: следует отличать процесс от инструкций и процедур. Инструкции и процедуры описывают конкретные действия (например, правила эксплуатации оборудования в конкретном производстве или инструкция по эксплуатации программного обеспечения). Процесс описывает последовательность действий на более высоком уровне, акцентируя внимание на выполнении задачи и интеграции с другими подразделениями или процессами.

Описание и анализ бизнес-процессов в организации: пример

Описание БП необходимо, чтобы представить сложную информацию в простой для восприятия форме для изучения и принятия решений. Чтобы получить представление о реально действующем БП, на первом этапе надо определить периметр действий и ресурсов, которые охватывает процесс. На втором этапе необходимо внимательно изучить действия сотрудников, участвующих в процессе. В результате анализа важно зафиксировать ресурсы и пошаговые действия, которые потребовались для выполнения конкретной задачи.

Этапы анализа и описания бизнес-процесса выглядят следующим образом:

Бизнес-процессы в организации: примеры и описание

После того, как первичная информация собрана, ее необходимо перевести в графическое представление. Исключительно текстовое представление процесса тяжело воспринимается сотрудниками и не позволяет «охватить взглядом» картину целиком.

Как быстро перестроить бизнес-процессы в компании - используйте решение от Системы Финансовый Директор.

Важнейший и, как правило, самый тяжелый этап - формирование и согласование конечного документа. Этот этап в обязательном порядке проходит в рамках совещаний рабочей группы, где каждый из участников процесса представляет и защищает свою позицию. Роль модератора и автора документа берет на себя владелец будущего процесса. Арбитраж и конечное согласование остаются за генеральным директором или бенефициарами компании.

В качестве примера регламентированного процесса прилагаем два разных регламента, принятых в малой компании «Альфа».

Регламент осуществления платежей Скачайте пример, чтобы понять, как прописать бизнес-процесс
Схема организации отгрузокИспользуйте готовый шаблон, чтобы организовать бизнес-процесс в вашей компании

Рекомендации из практического опыта

При описании бизнес-процесса в организации целесообразно придерживаться следующих правил и принципов:

  • Ответственным за написание и утверждение БП должен быть его владелец. Это позволит снизить вероятность «саботажа» основными исполнителями, если они не принимали участия в составлении соответствующего регламента.
  • Результаты, которые получаются на выходе процесса, должны быть четко сформулированы, измеримы и понятны. Если на объяснение положений регламента сотрудникам уходит много времени, то следует поработать над изменением формулировок в регламентирующем документе.
  • Используйте простые схемы. Правила описания алгоритма представлены в любом учебнике информатики для старших классов. Это простой и интуитивно понятный язык. Выбор программы для визуализации процессов не принципиален: можно успешно обойтись стандартными программами пакета MS Office.
  • Основное внимание следует уделять наиболее критичным для развития бизнеса процессам. Наука, производство и продажи – это три столпа добавленной стоимости. Нет большого смысла вкладывать ресурсы в контроль работы бэк-офиса, если продажи и производство никак не контролируются.
  • Все участники процесса должны быть учтены и прямо указаны. Каждый из них должен знать:
    • что от него требуется,
    • в какие сроки следует выполнять поставленные задачи,
    • как будет измеряться результат его работы,
    • каким будет вознаграждение в случае успешного исполнения
  • Используйте простые и стандартные термины и определения. Процесс описывается для сотрудников компании, а не для самовыражения.
  • Акцентируйте внимание руководства компании, что самым дисциплинированным исполнителем принятых регламентов должны стать генеральный директор и топ-менеджмент компании. Процесс перестанет генерировать добавочную стоимость, если будет периодически нарушаться руководством компании.
  • Контролируйте исполнение положений принятого документа и применяйте дисциплинарные взыскания за необоснованные нарушения.
  • Акцентируйте работу на поиске узких мест. На практике приходится сталкиваться с удивительными вещами. Например, новое современное производство не оснастили линией розлива достаточной мощности. В итоге качественные препараты были произведены, но розлив в тару существенно замедлил весь процесс и свел на нет большую часть работы коммерческого департамента.
  • Привлечение консультанта для описания и утверждения БП сопоставимо с привлечением высоко классифицированного модератора, но не более. Никто не знает ваш бизнес лучше вас и вашей команды. Бизнес-процесс в организации эффективнее описывать совместно с командой.
  • Если процесс «не работает», то уделяйте время анализу причин и внесению необходимых изменений. Методы оптимизации БП хорошо известны:
    • Упрощение (например, когда из процесса исключаются не влияющие на результат звенья);
    • Объединение (исключение дублирующих частей БП);
    • Аутсорсинг (передача исполнения дискретных задач сторонним компаниям);
    • Оптимизация сроков (сокращение или увеличение сроков для регламентированных задач);
    • Стандартизация (например, подготовка шаблонов документов или ввод дополнительных инструкций).

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Цель-2 | Дело не в везении Учитесь видеть бизнес-процессы. Построение карт потоков создания ценности Постороение бизнес-моделей. Настольная игра стратега и новатора
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.