3 месяца подписки в подарок | ✆ 8 (800) 550-07-98 Присоединяйтесь
Журнал

Управление проектами: основные этапы

  • 10 апреля 2019
  • 409
менеджер проектов ИК "Русский стартап"
Управление проектами: основные этапы

Управление проектом – это ряд процессов по планированию, реализации и контролю над ним. Современный бизнес все чаще использует проектные методы, которые больше соответствуют ускоряющейся смене технологий, предпочтений покупателей, методов ведения бизнеса. Расскажем об этом подробнее.

Что такое проект

В одном из основополагающих документов проектного управления – руководстве PMBoK, разработанном Институтом управления проектами PMI – проект определяется как временное предприятие, целью которого является создание уникального продукта, услуги или результата.

Проект должен создавать что-то новое для организатора в отведенное для него время и эти он отличается от процесса.

Существует несколько стандартов (школ) проектного управления, и они дают свои определения, отличающиеся в мелких деталях, но все школы включают в периметр своей методологии следующие основные определяющие характеристики:

  1. Cроки проекта. Он должен иметь определенные даты начала и завершения.
  2. Ограниченность материальных ресурсов. Кроме временных ограничений, имеются также ограничения ресурсов (деньги, люди, оборудование, площади и т.п.).
  3. Качество. Речь идет о требованиях к качеству финального продукта, критериях, которым он должен соответствовать.
  4. Объем работ или содержание. Границы должны быть четко определены и их изменение регламентировано.
  5. Риски. Неизбежным атрибутом любого проекта являются риски. В проектном менеджменте риски трактуются фактор неопределенности, событие, которое может изменить характеристики проекта: сроки, стоимость, содержание как в худшую, так и в лучшую сторону.

Скачайте и возьмите в работу:

Этапы управления проектами

Управлять проектом означает балансировать описанные выше характеристики – сроки, ограничения ресурсов, качество, содержание и риски с тем, чтобы добиваться запланированных целей и решать поставленные задачи.

Управление проектом – это ряд последовательных и параллельных процессов по планированию, реализации, контролю над ходом работ, внесению изменений, мониторингу качества, сроков и т.п.

Этап инициирования проекта

Начальным этапом управления проектом является его инициация. Это отдельный этап, на котором формулируется основная цель проекта и заинтересованные стороны (внутренние и внешние), назначается руководитель, и определяются первоначальные ресурсы реализации. В рамках этапа инициации определяется первоначальное содержание проекта, которое не является окончательным, но формирует видение, базовое представление. Продуктами данного этапа являются:

  1. Устав проекта: документ, содержащий базовые параметры.
  2. Реестр заинтересованных сторон.

На этом этапе может быть разработана концепция и технико-экономическое обоснование.

Как создать в компании систему управления проектами 

Если даже компания не специализируется на проектной деятельности, но периодически осуществляет инвестиционные проекты, есть смысл разработать и внедрить процедуры проектного управления. Смотрите, как это сделать и не допустить организационных ошибок.

Создать систему управления проектами

Этап планирования

Следующий этап - планирование, очень важный, в ходе которого фиксируется содержание проекта, ставятся цели и задачи, разрабатывается последовательность действий при реализации и формируется календарный план, оцениваются ресурсы необходимые и доступные на разных этапах реализации и в разные периоды времени. Также на этапе планирования определяется порядок внесения изменений в план. Детально проработанная документация, получаемая на этапе планирования, значительно повышает эффективность взаимодействия со всеми заинтересованными сторонами проекта. Выход процессов планирования, а их PMBoK выделяет целый набор, это план управления проектом, в котором должны найти отражение:

  • описание содержания проекта – до декомпозиции работ нужно собрать полное и подробное описание;
  • иерархическая структура работ (ИСР) – исчерпывающе определяющая содержание проекта;
  • свод активов – следует оценить и свести в единый документ все активы, выделяемые под проект;
  • описание внешней среды – так как проект не замкнутая система и активно взаимодействует с внешним миром, то необходимо представлять, что происходит вне его, каковы условия окружающей среды;
  • требования – необходимо собрать и запротоколировать все требования у заинтересованных сторон, а также продумать и согласовать регламент внесения изменений в требования;
  • бюджет – формируется сводный бюджет, который содержит информацию о потребностях в денежных средствах на всех этапах (см., например, как составить бюджет доходов и расходов). Бюджет также должен предусматривать возможность внесения изменений как технически, так и методологически – в виде регламента внесения изменений в бюджет. При управлении строительным проектом на данном этапе формируется смета;
  • план управления качеством – в последние годы развитие проектного управления стало много внимания уделять качеству как финального результата, так и процессов реализации проекта. Руководитель отдельно выделяет время и ресурсы на контроль над качеством: определяются требования к проекту и результатам с точки зрения качества, определяются ответственные, формируется регламент и отчетность для контроля над качеством;
  • план-график реализации – определенные выше в ИСР работы переносятся на план-график, им задаются временные рамки, проводится анализ и взаимная увязка последовательности работ, проводится оптимизация по времени. Вариантом «выхода» процесса планирования времени, может быть известный график Ганта (см., как его построить);
  • план управления человеческими ресурсами – в этом документе раскрывается подробно потребность в людях, их квалификации и навыках, их количество. Планируется, когда и сколько людей нужной квалификации должны работать на каждом этапе в каждой конкретной функции, как их мотивировать, как их организовывать, что им необходимо для эффективной работы, что делать, когда функционал для конкретного сотрудника или группы сотрудников в проекте закончился и т.п.;
  • план управления коммуникациями – это очень важный элемент планирования, способный повысить согласованность и информированность всех участников в пределах уровня их допуска. В этом документе определяются формы, регулярность, порядок и содержание встреч участников и заинтересованных сторон, порядок формирования записей и архивирование проектных материалов, регламенты и форматы отчетных и информационных материалов. Задача документа – упростить коммуникации внутри команды и вовне с заинтересованными сторонами, чтобы все участники имели свободный доступ к информации согласно своему статусу и беспрепятственно взаимодействовали между собой;
  • план закупок – документ по согласованному приобретению необходимых для реализации сырья, материалов, нематериальных активов в соответствии с ритмом реализации – «точно в срок».
  • план рисков – каждый проект содержит риски и их надо учитывать, либо избегать, либо страховать, либо принимать – желательно иметь регламент мероприятий по работе с рисковыми ситуациями. Но прежде необходимо выявить, описать, оценить и отсортировать в порядке убывания влияния и вероятности проявления – результаты этих работ фиксируются в указанном отчете.

Как видим, в этот этап попадают не только процессы, относимые напрямую и однозначно с планированием, но и оценка ресурсов и ограничений, фиксация содержания проекта, анализ окружающей среды, но без этих процессов планирование было бы не возможно.

Также на этапе планирования учитывается необходимость мониторинга всех планируемых характеристик: сроков, сумм, качества, рисков и др. Процедуры мониторинга вносятся во все соответствующие документы планирования.

Этап планирования, описанный выше, выглядит очень сложным и масштабным, что оправданно в рамках крупных проектов, строительства. Для средних и малых следует брать из лучшей практики только то, что полезно и эффективно с точки зрения суммы затрат и получаемого результата, здесь очень важен опыт и навыки проектного менеджера. В венчурных и проектах разработки программного обеспечения используется кардинально другой подход – Agile.

Немного про Agile

При разработке программного обеспечения уровень неопределенности так высок, что затраты на доскональное протоколирование и планирование становятся просто бессмысленны, в любой момент все планы поменяются, а требования к продукту изменятся в соответствии с конъюнктурой, пожеланием заказчика и т.п.

В таком случае используют подход «гибкой разработки» agile (в переводе с английского маневренный, гибкий). Суть метода проста – надо как можно быстрее выдать результат с тем, чтобы потом совершенствовать и изменять то, что получено, в крайнем случае, начать заново, но уже не идти «первым путем». При этом изменения могут вноситься в течение всего периода разработки.

Планирование во всех методологиях «гибкой разработки» сводится к первоначальной фиксации списка требований, формированию команды и распределению обязанностей внутри нее, планированию следующей встречи команды для обсуждения достигнутых результатов или полученной версии продукта. От сюда «растут ноги» у принятой кодификации версий программных продуктов: Версия 1.1, 2.3b и т.п.

Венчурный бизнес также взял на вооружение этот подход, в том числе внутренние венчурные подразделения крупных корпораций. В таких условиях создается  MVP (минимальный жизнеспособный продукт), в котором реализованы только самые основные требования к продукту. Затем, пройдя проверку рынком, MVP – будет дорабатываться в соответствии с гибкой методологией.

Проблем в этом случае несколько:

  • как фиксировать в договорах договоренности с заказчиком;
  • как учесть вероятность авралов из-за новых требований к продукту;
  • как работать с мотивом команды проекта – упрощать решение поставленных задач, так как превалирует важность успеть внести изменения к сроку.

Каждая компания, применяющая гибкие методологии ищет способы решения указанных проблем самостоятельно, готового рецепта нет.

Реализация

Возвращаясь к крупным проектам, подход, который используется для них принято называть Waterfall (с англ. Водопад, каскад) – каскадная модель: модель поэтапной реализации от инициации до реализации и верификации.

В рамках реализации приводится в действие запланированный ранее план-график мероприятий.

Так, например, в строительном проекте на этапе реализации будут осуществлены следующие мероприятия:

  1. Подготовка градостроительного плана земельного участка (ГПЗУ) или, для линейных объектов, проекта планировки территории, плюс проект межевания территории.
  2. Проведение публичных слушаний, на которых население будет проинформировано о планах строительства.
  3. Инженерные изыскания.
  4. Получение технических условий (ТУ) по возможности подключения к инженерным сетям.
  5. Разработка проектной документации.
  6. Экспертиза и утверждение проектной документации.
  7. Получение разрешения на строительство.
  8. Разработка рабочей документации.
  9. Собственно строительство.
  10. Ввод в эксплуатацию.

На этапе реализации руководитель воплощает запланированные процедуры по информированию всех заинтересованных сторон о ходе проекта, осуществляет мониторинг реализации. Руководитель вносит коррективы, контактирует с заказчиком на предмет не соответствия проектных характеристик заданным и выделения дополнительных ресурсов.

Этап реализации может быть разбит на подэтапы, фазы.

Этап завершения проекта

На этом этапе производится подведение итогов:

  • собирается вся документация для подготовки формального закрытия проекта;
  • анализируется информация, полученная в ходе реализации;
  • готовится отчетная документация и документация к закрытию у заказчика;
  • проводятся прием-сдача результатов;
  • архивируются материалы для дальнейшего применения в следующих проектах.

Проект может быть завершен досрочно, и соответствующие процедуры также проводятся ранее установленных сроков.

Возможно, для приемки потребуются эксплуатационные испытания продуктов.

Есть вероятность, что потребуются доработки и изменения по итогам анализа и тогда проект не может быть закрыт, вносятся коррективы в документацию, сроки, бюджет. Он будет закончен только по итогам принятия результатов заказчиком.

 

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Цель-2 | Дело не в везении Учитесь видеть бизнес-процессы. Построение карт потоков создания ценности Постороение бизнес-моделей. Настольная игра стратега и новатора
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.