3 месяца подписки в подарок ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как составить управленческую отчетность в два раза быстрее

  • 15 января 2019
  • 460
Как составить управленческую отчетность в два раза быстрее

В среднем на закрытие года у российских компаний уходит 24 рабочих дня — показал опрос редакции. Но есть те компании, кто успевают за 10 дней. Мы собрали решения, которые помогли им ускорить работу.

Каждая четвертая российская компания формирует управленческую отчетность за год только к концу января. А почти половине организаций требуется еще больше времени — до середины февраля.

Опрос показал, что оперативнее всех работают средние компании. 72 процента из них успевают закрыть отчетность за полмесяца или быстрее. Больше 50 процентов крупных и мелких предприятий тратят месяц на то, чтобы подвести итоги года.

Рисунок 1. Сколько времени уходит на подготовку годовой управленческой отчетности у российских компаний

Как составить управленческую отчетность в два раза быстрее

Руководство же требует готовую отчетность чуть ли не в первую рабочую неделю января. Основная сложность, которая мешает финансистам ускориться, — отсутствие всех данных и документов. Кроме этого, тормозит работу излишняя детализация отчетов и то, что в течение года меняются принципы управленческого учета из-за новых требований акционеров.

Рисунок 2. Что мешает составить управленческую отчетность

Как составить управленческую отчетность в два раза быстрее

 

Скачать инструкцию, как составить экспресс-отчетность

 В статье мы собрали решения, которые помогли вашим коллегам на практике сократить период подготовки управленческой отчетности, в том числе годовой.

Используйте правило «11 + 1»

Чтобы быстрее подвести итоги года, защитите у руководства промежуточную отчетность. То есть тот же комплект отчетов, который вы готовите по результатам года, но за 11 месяцев.

Так вы сможете заранее узнать, какие данные сложно собрать, и принять меры, чтобы оперативно получить показатели декабря. При этом у вас будет время, чтобы при необходимости изменить комплект отчетов или доработать их формы. Например, успеете заменить один отчет другим или добавить недостающий.

Читать подробнее про правило «11 + 1»

Ограничьте количество отчетов и показателей

Каждый четвертый финансовый директор считает, что быстро получить результаты года мешает слишком большое количество отчетов, которые вдобавок перегружены показателями. Если в вашей компании такая же проблема, воспользуйтесь правилом «7 на 7»: готовьте не более семи отчетов, каждый из которых содержит не более семи показателей.

Данных слишком много и придерживаться этого правила невозможно?

Ограничить количество отчетов и показателей

Не делайте руками

Если в компании нет дорогой ERP-системы или своих разработчиков, придется потратить не один день на то, чтобы консолидировать данные от всех подразделений и филиалов. Частично решить проблему можно, используя связку PowerQuery и сводных таблиц Excel.

Например, годовая отчетность компании «Альфа» содержит такие показатели, как время выполнения заказов, число привлеченных или перешедших к конкурентам клиентов. Финансовая служба получает эти данные от подразделений, которые за них отвечают. В итоге выходит более ста файлов, из которых надо извлечь данные по одному параметру.

Если копировать и вставлять информацию, скорее всего, возникнут ошибки. Процесс отнимает много времени, а если исходные данные поменяются, придется переделывать всю работу.

Собрать данные быстрее

Не ждите всех данных

Собирать все цифры финансовая служба будет до конца I квартала. В управленческой отчетности можно сделать допущения, чтобы составить ее быстрее. Не дожидайтесь, пока центры финансовой ответственности представят первичные документы, — соберите то, к чему можете получить доступ быстро, например данные из учетной системы, а остальное спрогнозируйте.

Какие допущения можно делать в управленческих отчетах

Начните раньше

В крупных компаниях часто на декабрь и январь приходится много трудозатратных дел. Например, инвентаризация. Чтобы освободить время в дни, когда собираете отчетность, перенесите эти задачи на октябрь или ноябрь. Тогда вы сможете 90 процентов объемных задач выполнить к первой декаде декабря. Запланировать перенос таких мероприятий лучше в сентябре.

Разделите расходы

На первое января у компаний есть данные по доходам, а по расходам — далеко не все. Чтобы получить отчетность быстрее, разделите расходы на три группы.

Разделить расходы

Не жалейте внеурочные

В первый рабочий день января из всех сотрудников, которые задействованы в подготовке годовой отчетности, к работе приступают 20–30 процентов. Остальные ждут, пока коллеги выполнят свою часть задачи.

Чтобы сэкономить время, определите, кто отвечает за первые этапы подготовки отчетности. Договоритесь, что они выйдут на работу в последние выходные декабря или в начале января, во время праздников.

Как уговорить сотрудников

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь или войдите на сайт!

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.