Открыть свежий номер журнала>> / Оформите подписку по праздничной цене >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Зачем финансовому директору считать трудоемкость

  • 30 ноября 2018
  • 132
финансовый директор ООО «Союзагрохим»
Зачем финансовому директору считать трудоемкость

Думаю, что большинству будущих специалистов и руководителей финансово-экономического блока лекция о трудоемкости показалась скучной и ненужной. Тем не менее, в своей ежедневной работе финансовый директор и его сотрудники очень часто возвращаются к этой теме. Я готова это подтвердить на примере из практики.

Что такое «трудоемкость» и какими способами она оценивается

Но сначала вспомним немного теории. Трудоемкость показывает, какое количество трудозатрат необходимо применить при изготовлении одной единицы продукции. Трудозатраты можно оценить в натуральном выражении – в человеко-часах, и в стоимостном – в денежном эквиваленте через стоимость 1 часа. Как мы понимаем, равные затраты в человеко-часах могут иметь разную стоимость. Трудоемкость – это обратный показатель производительности труда и ее сокращение является показателем повышения эффективности (именно эта идея изначально заложена в автоматизации процессов).

Алгоритм расчета трудоемкости следующий:

  1. Расчет в натуральных единицах общего количества времени, которое было отработано рабочими за расчетный период на производство каждого вида продукции. Отдельно выделяем время простоя и время сверхурочной работы. Источник информации: табель учета времени или сведения из системы учета.
  2. Расчет в натуральных единицах количества произведенной продукции в том же отчетном периоде.
  3. Стоимостное выражение трудозатрат требуется уже для экономической оценки эффективности произведенной продукции, поэтому его отражаем отдельно.

Производственная трудоемкость состоит из нескольких элементов:

  • технологическаязатраты времени именно на производство отдельного вида продукта;
  • трудоемкость обслуживаниязатраты времени вспомогательных рабочих транспортной, погрузочной, ремонтной, хозяйственной, складской и аналогичных групп;
  • трудоемкость управлениязатраты времени работников подразделений труда охраны и техники безопасности, аналитических специалистов производственного блока и руководителей.

Затраты на обслуживание и управление которые непосредственно связаны с изготовлением изделия относятся на него полностью, остальное  – пропорционально производительности.

Кроме того, трудоемкость делится на:

  • фактическую,
  • плановую
  • нормативную.

Соотношение фактического фонда рабочего времени и количества выпущенной продукции – это фактическая трудоемкость. Соответственно, расчет по плановым показателям – плановая. Нормативную в ряде отраслей (например, строительство, энергетика и др.) считают отдельные специализированный институты и ведомства. Также предприятие может установить норматив самостоятельно.

Методов сбора информации для расчета трудоемкости и определения ее нормативов несколько. Фотографии рабочего дня представляет собой фиксирование и замер в течение всего рабочего дня длительности выполнения каждого действия работников по одинаковым операциям. Этот способ очень трудоемкий (занимает от половины дня до двух дней) и иногда недостаточно точен.

При микроэлементном нормировании каждый процесс разделяется на элементарные составляющие, а затем измеряют время, затрачиваемое на выполнение этих элементов. Одной из характерных черт метода является оценка темпа интенсивности труда через замер скорости трудовых движений (усердие), а также степени освоения стандартного метода труда (умение). Научного обоснования критериев нормального темпа, или уровня интенсивности труда нет, но при своих преимуществах в точности этот метод требует больших трудозатрат.

Бенчмаркинг позволяет провести оценку и сравнение того, как те или иные процессы выполняются на других предприятиях той же отрасли. Для расчета таких нормативов необходимо собрать небольшие объемы информации только примера лучших практик. Но, чтобы точность таких нормативов была высокой, надо учитывать объемы производства, специфику каждой конкретной компании и т. д.

Во многих источниках отмечается, что метод факторного нормирования дает наиболее точные результаты и не слишком сложен в использовании. При этом не все вспоминают, что в основе этого метода не экспертная оценка, а корреляционно-регрессионный анализ. Важно для каждого вида продукции или технологического процесса выявить факторы, которые наиболее сильно влияют на сроки и способы их выпуска. Для упрощения процедуры сейчас предлагается использовать экспертные оценки, но для снижения субъективности они также должны быть подтверждены расчетами.

Что влияет на трудоемкость

На величину трудоемкости влияют следующие основные факторы:

  • квалификация персонала,
  • уровень технического производственного оснащения,
  • сложность выпуска продукции,
  • степень производственной автоматизации,
  • условия труда.

Это минимум информации достаточной, чтобы показать, полезность для финансового директора понятия «трудоемкость» в решении ежедневных задач уже своего функционала.

Как работать с трудоемкостью функций финансово-экономического блока

Прежде чем перейти к примеру, дадим несколько пояснений по особенностям работы финансового-экономического блока в контексте вышеописанной теории. Эти подразделения оказывают некую конечную услугу по своему функционалу и для большинства ее составляющих расчет трудоёмкости, ограничится расчетом трудозатрат. Основные направления конечной услуги в зависимости от функционала:

В работе финансово-экономического блока большая часть аналитических и методологических задач связана с принятием управленческих решений. Трудозатраты по проведению проверок и анализа зависят от количества выявляемых нарушений, ошибок или критичности отклонения показателей и их факторов. Но при этом для анализа организации работы самого подразделения трудоемкость очень хорошо вписывается и модифицируется. Для удобства восприятия подтверждающую информацию изложим в виде таблицы (см. таблицу). При этом, конечно не все процессы можно четко отцифровать, но надо отметить, что трудоемкости операций финансовой работы более четкая, чем экономическая.

Таблица. Возможности применения классического понятия «трудоемкость» к финансово-экономическим операциям 

п/п

Наименование понятия

Возможность трансформации*

Комментарий

1

Продукция

+/-

Бизнес-процесс, отчет, задача. В отчетный период как правило они единичны, поэтому трудоемкость будет равна трудозатратам во многих случаях. Отдельно можно посчитать трудоемкость формирования платежных поручений, заключения по договору (если проверяются типовые параметры, например, НДС, процент авансирования, сроки предоставления документов)

2

Этапность

+/-

Есть бизнес-процессы, в которых можно четко зафиксировать и определить норму времени (например, формирование п/п), есть процессы, которые на этапы делятся, но фиксировать время и нормировать сложно (финансовое моделирование, анализ инвестпроекта, годовой БДДС с экспертизой).

3

Технологическая, обслуживающая, управленческая составляющие

+/-

Можно выделить часть, которая связана непосредственно с исполнительской работой как аналог технологической составляющей; затраты времени, которые требуются на перенастройку учетных систем, на обработку формуляров логично отнести на обслуживающую трудоемкость. Затраты времени руководителей на согласование, утверждений планов и результатов конкретного бизнес-процесса —управленческая трудоемкость. Если не определять отдельно  по каждому бизнес-процессу  трудоемкости обслуживания и управления, то анализ распределения их общей величины для повышения эффективности  работы бесполезен ( максимум  что можно выявить, так это излишнее количество руководителей).

4

Простои

+/-

 Существует понятие «задержка в работе», как правило по одному участку закрывается текущей работой по-другому. Может быть связана с ожиданием информации от других подразделений, ожидания согласования руководства, сбоя в системе автоматизации. Прямого освобождения от работы как во время простоев на производстве не происходит

В трудоемкости финансово-экономических бизнес-процессов есть время ожидания перед принятием «управленческого решения». Его достаточно сложно корректно оценить по времени и определить допустимый процент.

5

Сверхнормативные работы

+

 Они фиксируются, но на оплату труда влияют в единичных случаях, в зависимости от отношения руководства. Чаще всего связаны с дублированием операций в связи выявлением расчетных ошибок, изменением позиции руководства при подготовке материала или просто излишне продолжительных совещаниях.

6

Факторы:

+

В зависимости от конкретного участка работы трудоемкость зависит от квалификации персонала, сложности задачи, связанной с применением разносторонних знаний, наличием мощного IT-оборудования. Относительно автоматизации иногда бывает обратная закономерность: трудоемкость отдельных операций увеличивается и для объективной оценки надо оценить трудоемкость завершенного цикла  бизнес-процесса.

-квалификация персонала;

-сложность операции;

-техническое оснащение;

-автоматизация;

-условия труда.

7

Методы:

+/-

Используется сочетание методов или идея одного метода продолжает развитие в другом. Правильно, сначала самим оценить продолжительность бизнес-процесса, а потом сделать оценку по бенчмаркингу, чтобы получить резервы снижения трудоемкости. Факторный метод подходит плохо.

-фотография рабочего дня;

-микроэлементное нормирование;

-бенчмаркинг;

-факторное нормирование

Приведем несколько особенностей трудоемкости финансовых процессов.

Во-первых, в любой типовой задаче выделяются простые операции по обработке единицы документа (платежное поручение, регистрация заявок и т.п.) или шаблонное действие. Такое действие и операции – своеобразное ядро трудоемкости и к нему добавляются вспомогательные операции или следующие этапы и итоговая трудоемкость суммируется. По некоторым бизнес-процессам идет анализ от общего: понятна общая сумма затрат времени и затем она раскладывается на этапы и операции.

Во-вторых, отдельные операции вне завершенного процесса рассматривать нельзя, особенно при расчете плановой трудоемкости по новой задаче. Например, надо понимать, что если посчитать три финансовых коэффициента – это минута, то делать ежемесячно такую оценку по 200 контрагентам, это не задача на 3,3 часа, т.к. информация должна быть доступна и время на ее получение, не говоря о реальности, займет на порядок больше часов.

В-третьих, у трудоемкости нет прямой зависимости от общей численности организации или от размера доходной и расходной части ее бюджета. По это причине метод факторного нормирования для оценки трудоемкости не подходит.

Наконец, как правило, считается трудоемкость исполнения работы. Работа руководителя подразделения, если он как исполнитель не участвует ни в одном из бизнес-процессов фиксируется отдельно по продолжительности рабочего дня.

Через понятие «трудоемкость» кроме обоснования численности и оптимального распределения обязанностей, можно решить 3 важные задачи в работе финансового директора:

  1. Определить численность финансово-экономического блока или перераспределить обязанности.
  2. Обосновать премию или доплату за совмещение обязанностей.
  3. Оценить результат повышения эффективности отдельного бизнес-процесса.
  4. Договориться о значительном снижении стоимости договора на оказание услуг.

Идеи по первым трем задачам были частично уже освещены в других статьях, поэтому предлагаю остановиться на последней.

Практический пример: снижение стоимости договора на бухгалтерское обслуживание

Есть две компании: назовем одну – Бухгалтерия, а другую – Предприятие. По решению материнской компании функция ведения бухгалтерского и налогового учета была централизованно выведена на аутсорсинг. По итогам первых трех месяцев работы Предприятию поступило дополнительное соглашение на увеличение стоимости договора в 1,5 раза. Предприятие обеспокоено качеством получаемых услуг и отсутствием у бухгалтеров времени на текущее взаимодействие по причине работы с другими компаниями. Суммой договора и расчетом, который «неосторожно» предоставила Бухгалтерия, подтверждалось, что как минимум семь ее работников ежедневно занимаются только Предприятием. Это несоответствие и стало камнем преткновения в обсуждения цены и тщательным анализом информации.

Информацию в целом о загруженности всех сотрудников Бухгалтерии оценить было сложно, но Предприятие знало, какое количество документов было передано в Бухгалтерию и проведено в 1С. Часть операторской работы финансового отдела по характеру похожа на бухгалтерские операции, отдельные участки финансового планирования схожи с расчетами бухгалтерии (только без бухгалтерских проводок). Кроме того, ранее Бухгалтерией была заявлена информация о высокой степени автоматизации работ на всех участках учета, поэтому была возможность сравнить расчетную заявленную трудоемкость и затратами на ручную обработку.

Например, расчет показывал, что группа финансовых операций разносит банковские выписки в системе 1С в течение 64 часов месяц. Ежедневно из системы Банк-клиент направлялся электронный файл для загрузки выписок, который потом после автоматической загрузки выверяется с бумажным носителем. Общее количество входящих и исходящих платежных поручений составляла 393. Ежедневная выписка в среднем состоит из 19 платежных поручений и загружается в течение 1–2 минуты. Расходные платежные поручения (48%) погружаются автоматически без отклонений и в них достаточно информации, чтобы идентифицировать обязательство и проводку.

По заявлению Бухгалтерии на обработку платежных поручений уходит 2,74 часа с учетом согласованного заложенного запаса времени 10% . 64ч / 21д х 0,9 = 2,74.

На платежное поручение уходит минимум (2,74 часа – 0,03 ч) / 19 = 0,14 ч = 8,56 мин., что уже значительно превышает нормальный режим работы в автоматизированной системе. Если посчитать с учетом дифференцированного времени на обработку входящие и исходящих платежных поручений, то время будет больше 12 минут. По этой причине сделали вывод, что трудоемкость операции завышена как минимум в 4 раза с учетом непредвиденных ситуаций (сбой в программе, некорректная загрузка и т.п.). Потребность в персонале на данную операцию 0,10 ставки.

Рассмотрим другой участок работы – расчеты с персоналом. Численность персонала по итогам 1 квартала 71 человек.

Количество командировок составило 47.

Количество авансовых отчетов по хозрасходам – 12.

Количество больничных листов – 9.

Численность с декабря прошлого года действительно выросла в 2 раза, т.е. факт увеличения объема работ не оспаривался.

Бухгалтерия заявила расчетом, что 30% времени идет на обработку авансовых отчетов, а 70% – соответственно, на расчет заработной платы, налогов и отчеты в фонды. Получается, что на обработку 1 авансового отчета уходит 1 час = 129 ч х 0,9 х 0,3 / (47+12) = 0,59 ч.

Сотрудники предприятия работают на окладе, выплата заработной платы осуществляется 2 раза в месяц. Есть квартальные и годовая премии: все расчеты предоставляет Предприятие вместе с приказами. В данном случае можно не разбивать время на расчет налогов и заработной платы, т.к. социальные налоги считаются по людям. Можно исключить время на формирование отчетов. Даже, если это 2 часа в месяц, то получается, что полный расчет по одному сотруднику занимает 1,12 часа = 129 ч х 0,9 х 0,7 – 2 ч) / 71чел.). В любом случае, это нереальные трудозатраты в условиях комплексной автоматизации. С нашей стороны были согласованы услуги бухгалтера по расчету заработной платы со ставкой 0,05.

Часы работы главного бухгалтера сократили на 40% под фактическое время оказания услуги, так как политика Бухгалтерии требовала, чтобы ее сотрудник вел несколько предприятий.

Изначально планировалось оценить только трудоемкость исполнения, но так как у нас были данные, мы проанализирована были и трудоемкости обслуживания и управления.

Было предложено работу IT- специалистов разделить 20 предприятий, которые они обслуживают, так как все случаи, когда требовалось специфическое решение по проблеме системы учета, Предприятие оплачивало дополнительно. В управленческой трудоемкости посмотрели ее долю в общих трудозатратах Бухгалтерии и варианте, который был предложен Предприятию. Она составила 12% и 1,5%, и противоречий не было, т.к. основные усилия руководителей Бухгалтерии шли на организацию ее функционирования. По этой причине было принято решение оставить заявленное количество часов.

Вот так поэтапно были рассмотрены все операции и приняты реальные трудозатраты в месяц на 596 часов меньше. Это позволило Предприятию годовую сумму договора сократить на 4,2 млн. руб. Подробнее об этом расчете с комментариями можно посмотреть в файле для скачивания.

Никакого прогнозного планового увеличения количества документов и операций не рассматривалось. На каждое фактическое увеличение объема работ, превышающее 10%, предполагалось заключение до соглашения (по этой причине в расчете трудоемкости фигурирует запас времени 10%).

Если вы обратили внимание, то в примере не оспаривается стоимостное выражение единицы трудоемкости. При согласовании договора было 2 задачи:

1. Исключить необоснованное завышение стоимости.

2. Зафиксировать, конкретный период обслуживания отдельными специалистами (например, главным бухгалтером).

Каким методом мы воспользовались в данном примере? Бенчмаркингом, т.к. сравнивали аналогичный опыт на другом предприятии. Также для анализа трудоемкость была разбита на элементы, чтобы расхождения были более показательные. Как можно было бы иначе оценить заявленные в договоре затраты труда, если бы Бухгалтерия случайно не прислала данный расчет. Наиболее очевидный ответ: посчитать численность собственной бухгалтерии и затраты на нее. Затем уже предметно вести диалог. Но любом из вариантов понятие «трудоемкость» помогает сделать правильные выводы.

Важно! Анализ в такой логике и с такими выводами можно делать только, когда все бизнес-процессы на предприятии отлажены. Если же идет процесс восстановления учета и построения бизнес-процессов, то рассчитывать трудозатраты как количество документов, умноженное на трудоемкость обработки одного, категорически нельзя.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь или войдите на сайт!

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Вам предоставлен неограниченный доступ к «Системе Финансовый директор»

Активируйте доступ прямо сейчас.
Завтра он сгорит!

 
10:11:49


Также, вы сможете прочитать свежий номер журнала Финансовый Директор, архив с 2008 года, скачать книги и формы документов, а также воспользоваться всеми сервисами  для подписчиков.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.