text
Открыть свежий номер журнала>> >> ✆ 8-800-550-07-98
Финансовый директор

Почему я больше не буду вести свой учет в Excel

  • 8 октября 2018
  • 460
генеральный директор ООО «Замок-сервис плюс»
Почему я больше не буду вести свой учет в Excel

Меня попросили протестировать новый сервис для собственников бизнеса – «ПроДоходы». Разработчики обещали, что эта программа поможет мне не только моментально считать имеющиеся деньги, но и планировать бизнес, т.е. полностью заменит любимый Excel.

Стало интересно, чем же «ПроДоходы» удобнее доброго Excel.

 Мне объяснили, что суть сервиса проста – ежедневно отражать все текущие и плановые показатели бизнеса, предупреждать о нехватке денег заранее.

Программа в пару кликов формирует четыре отчета с графиками и справочник контрагентов и статей. И все это на основании банковских выписок, загруженных напрямую или из бухгалтерской программы. То есть вручную только две кнопки нажать.

 Меня не очень удивили, ведь в Excel работаю с настроенными отчетными таблицами – вопрос только в том, чтобы данные внести. Ну для этого у меня есть бухгалтер, который присылает выгрузку из «1С» или заполненные операции в Excel. Бывают, конечно, ошибки из–за ручного ввода у бухгалтера или я что–то пропускаю.

Автоматическая загрузка тысячи операций даже с мобильного устройства

Начала тестировать – загрузила банковские выписки более чем с 1500 операций. Только принялась разглядывать показатели на главной странице, как позвонил новый подрядчик. Пришлось все бросить и ехать на встречу. В первой же пробке попробовала авторизоваться в сервисе «ПроДоходы» со смартфона. Хотя разработчики о мобильной версии и не заявляли, подумала: «А вдруг?! Что время в пробке терять?». Авторизовалась и увидела, что все загруженные операции на месте и с телефона все четко просматривается (см. рисунок 1).

Рисунок 1. Пример главной страницы сервиса «Продоходы» (кликните, чтобы увеличить)

Почему я больше не буду вести свой учет в Excel

Попробовала тут же новую, более свежую выписку загрузить – взяла ее из почты прямо в телефоне.

Поэтому, первое, чем меня приятно удивил сервис «ПроДоходы», – возможность автоматической загрузки данных и работы вне офиса. Без привязки к конкретному компьютеру или мобильному устройству.

Четыре объемных отчета без предварительной настройки

Как только загрузила выписки, мгновенно получила четыре красивых отчета:

  • отчет о движении денежных средств (рисунок 2);
  • отчет о доходах и расходах (рисунок 3);
  • отчет по контрагентам (рисунок 4);
  • отчет по проектам (рисунок 5).

И это все без дополнительных настроек и шаманства, которое требует от меня сводная таблица в Excel.

Рисунок 2. Отчет о движении денежных средств (кликните, чтобы увеличить)

Почему я больше не буду вести свой учет в Excel

Отчет о движении денежных средств тут можно увидеть в разрезе компаний, контрагентов, статей и даже проектов. То есть четыре отчета в одном.

Рисунок 3. Отчет о доходах и расходах (кликните, чтобы увеличить)

Почему я больше не буду вести свой учет в Excel

Отчет о доходах и расходах можно тоже посмотреть и общий, и по каждой компании и проекту, то есть три отчета в одном.

Рисунок 4. Отчет по контрагентам (кликните, чтобы увеличить)

Почему я больше не буду вести свой учет в Excel

Отчет по контрагентам отдельно показывает лидеров среди покупателей и поставщиков.

Рисунок 5. Отчет по проектам (кликните, чтобы увеличить)

Почему я больше не буду вести свой учет в Excel

Четыре объемных отчета, при том, что я еще не вводила ни одной операции вручную. Хотя такая опция есть у сервиса. Можно создать и редактировать как фактическую операцию, так и плановую. И если среди операций есть регулярные, программа поможет автоматически их повторить через неделю или месяц.

А вот в Excel мне бы пришлось потрудиться не меньше часа, чтобы получить такую картину. Ну при условии, что операции я сама не вносила вручную, т.е. когда бухгалтер сделал это уже за меня. Иначе, процесс занял бы еще полдня.

Умное планирование бюджета

Далее отдельно тестировала раздел «Планы». То, из–за чего сервис меня заинтересовал изначально.

С первого взгляда раздел простоват. Например, нельзя выбрать конкретный прогнозный период в днях.

Однако, получилось запланировать поступления и выплаты и по двум компаниям (у меня и ООО и ИП) и по отдельным статьям, по контрагентам и по проектам (у меня два сайта идут как отдельные проекты).

Рисунок 6. Раздел «Планы» (кликните, чтобы увеличить)

Почему я больше не буду вести свой учет в Excel

Примечательно, что вручную создала не более 8 операций, остальные сервис помог автоматически продублировать или повторить по дням (рисунок 7) до конца календарного года.

Рисунок 7.  Детализация планов по дням (кликните, чтобы увеличить)

Почему я больше не буду вести свой учет в Excel

При этом программа сразу пересчитала ежемесячные остатки денег на год вперед. Так, я основываясь на текущих операциях, спрогнозировала бюджет поступлений и выплат до конца года. Сервис это запомнил и уже заранее стал предупреждать о недостатке средств на счетах, если приближалась дата планового платежа.

После заполнения раздела «Планы», сервис уже на следующий день автоматически сравнил мои фактические операции с плановыми, а отклонения в расходах и доходах вывел сразу на главной странице. И дальше я стала обновлять выписки каждый день.

 К сожалению, Excel без специальных настроек такого сам мне не показал бы.

 В итоге за полтора месяца тестирования простенький, на первый взгляд, раздел «продоходного» планирования помог мне:

1) Вовремя закрыть кассовый разрыв. Даже в отъезде я легко отслеживала остатки на счетах и успевала провести наметившийся платеж за счет собственных средств. В этом месяце удалось обойтись без овердрафта и сэкономить на процентах банку. Мелочь, а приятно.

2) Определить максимальный бонус (%), который смогу выплачивать поставщику ежемесячно до конца года. За хороший бонус поставщик в тот же день привозит нужные расходники. А в моей работе клиента нельзя заставлять ждать даже лишний час.

3) Рассчитать, смогу ли отказаться от прежнего поставщика материалов в пользу другого, у которого цены выше и качество выигрывает. Эта информация была нужна для сокращения числа возвратов.

4) Выяснить, на сколько я смогу увеличить расходы на рекламу в интернете, чтобы не выйти в минус в первые месяцы, при той же выручке.

5) Определить, что выгоднее – купить новое оборудование сразу в кредит или отложить покупку и накопить нужную сумму.

6) Выбрать условия займа (срок возврата и сумму), который смогу выдать работнику на покупку автомобиля.

Данные в безопасности

Чтобы удостовериться в безопасности данных, проверила, как удалить загруженную информацию. Прямо с телефона это отняло 5 секунд. Хотя загрузила более 1500 операций, все их легко очистила в пару кликов. Думаю, на случай нежданных гостей в офис, иметь тревожную кнопку в телефоне, совсем не лишнее.

В этом Excel проигрывает. Можно установить, конечно, Excel–приложение на смартфон, но туда копировать из почты даже сто операций вручную, а потом на комп перекидывать для работы, лично мне, сложновато.

Цена вопроса

Хотя, конечно, фанаты Excel со мной поспорят, мол все это возможно в Excel настроить со временем. Да, кому–то и космический корабль с помощью настроек этого приложения запустить под силу. Но тут ключевое – «со временем».

А я к таким знатокам не отношусь и времени на мудреные настойки в Excel у меня нет. Хочется быстро и без ошибок получить расчет и желательно в режиме онлайн и не у компа.

И тут встает цена вопроса. Приложение Excel вроде бы бесплатно, если не считать стоимость продления официальной лицензии (для тех, кто ей пользуется) и времени, потраченного на настройки и внесение данных для работы.

Сервис «ПроДоходы» платный, но включает бесплатные обновления и, что самое главное для меня, высвобождает время для более приятных занятий и не привязывает, как раньше к компьютеру.

В итоге сервис «ПроДоходы» обходится около 1500 руб. в месяц, что на 40 процентов ниже, чем у конкурентов и намного дешевле даже пары часов моего сэкономленного времени в день. А когда есть возможность, я готова платить за лишнюю сэкономленную минуту времени.

 

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×

Мы ещё не знакомы?
Давайте познакомимся!

Пользователи, которые зарегистрированы на сайте, имеют ряд преимуществ:
Читают статьи с закрытых материалов
Первыми узнают последние новости
Пользуются всеми возможностями сервисов

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и получить преимущества!
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.