text
Подпишитесь со скидкой 50% >> ✆ 8-800-550-07-98
Финансовый директор

Как сделать презентацию финансовой информации, чтобы не усыпить слушателей

  • 14 сентября 2018
  • 344
руководитель отдела финансового контроля ООО «Аплеона ХСГ»
Как сделать презентацию финансовой информации, чтобы не усыпить слушателей

Цифры – это скучно. Все это знают. Представьте себе презентацию, допустим, годового бюджета. А теперь презентацию нового смартфона. Какую вы будете слушать охотнее? Нам, финансистам, в плане презентаций в сто раз труднее, чем этим умникам маркетологам. Но вместо того, чтобы жаловаться на судьбу, мы предлагаем освоить несколько несложных приемов, и сделать вашу следующую презентацию выдающейся.

Что раздражает слушателей презентации?

По итогам опроса, проведенного thinkoutsidetheslide.com в 2014 году, источники раздражения аудитории это:

  1. Чтение слайдов докладчиком (69,2%). Уж сколько раз твердили миру… Мы верим, что вы продвинутый современный специалист, поэтому сразу переходите к следующему абзацу. Слайды презентации предназначены для графической интерпретации вашей речи. Вы рассказываете историю и показываете ключевые моменты на слайдах. Только так.
  2. Слишком маленький текст (48,2%) Наша история, не правда ли? Продажи по сегментам, маржа, ЕBITDA, прогнозы… И как вместить всю эту информацию на слайд?
  3. Предложения вместо буллетов (48%) Презентация – это емко и хлестко. Всегда просматривайте слайды а предмет сокращения текста
  4. Ужасные цвета (33%)
  5. Слишком сложные схемы и диаграммы (27,9%). Как вы думаете, что подумают слушатели, увидев такую диаграмму?
Как сделать презентацию финансовой информации, чтобы не усыпить слушателей

С тем, чему нет места в презентации, определились. Время переходить к хорошим примерам.

1. Определитесь со структурой

До того, как вы нажмете кнопку «Создать» в Power Point, выпишите на листе бумаги или в Word те идеи, которые вы хотите показать в презентации. Можно писать предложения типа «С 2015 по 2018 год наша компания снизила себестоимость произведенной единицы продукции в 1,1 раза за счет таких-то факторов».

Теперь сформируйте из ваших идей названия слайдов. Помните, одна идея – один слайд. Название слайда должно однозначно помогать зрителю не только увидеть идею, но и сформировать вывод – тот, который нужен вам. 

Для примера выше плохое название слайда: «Себестоимость единицы продукции 2015–2018». Хорошее название «Себестоимость снизилась

 в 1,1 раза». Далее на слайде раскрывается, какая себестоимость, почему снизилась и за какой период.

Чем меньше слайдов, тем лучше. Максимум для презентации – 20 слайдов, на остальные у слушателей просто не хватает внимания. Поэтому вычеркните те идеи, без озвучивания которых ваша презентация не потеряет своей информативности.

2. Прокачайтесь в дизайне

Никто не настаивает, чтобы вы заменили собой еще и web-дизайнера, и если такой работает в вашей компании, оставьте оформление презентации ему. Но как же мал процент web –дизайнеров на одного финансиста! Поэтому осваиваем азы дизайна.

Главное и непреложное правило: все слайды должны быть оформлены в одном стиле. Исключением могут стать первый и последний. Фон выбираем либо светлый, либо темный..

Перед началом работы определяем 3–5 цветов, которые будут использованы в презентации. Для новичков лучше 3, меньше возможность ошибки. Из трех два должны быть базовыми, спокойными, неяркими, один акцентный. Если вы выбрали 5 цветов, то остальные два – это тона трех базовых цветов. Цветовые сочетания можно посмотреть в открытом доступе в интернете или позаимствовать идеи из оформления корпоративных документов. По опыту для представления финансовой информации хорошо работают вот эти три сочетания.        

Как сделать презентацию финансовой информации, чтобы не усыпить слушателей

Размещение качественных эмоциональных фотографий на фоне одного – двух слайдов в презентации сразу поднимает ее на новый уровень. Но только при условии, что фото выдержано в цветовой гамме презентации и не мешает восприятию информации, а дополняет ее, как в примере.

Как сделать презентацию финансовой информации, чтобы не усыпить слушателей

Определяем 2–3 шрифта, лучше 2. Шрифты должны быть максимально простые, типа Days, Open Sans, FavoritC. Классическое исполнение презентации – заголовки слайдов шрифт Days, текст – Open Sans.

Размер шрифта тоже ограничиваем, максимум 3 размера.

Теперь про наполнение слайдов.

Цель презентации – показать информацию максимально просто, а проще и интереснее всего для восприятия человеческого мозга работают картинки. «Картинки?!» - удивитесь вы – «мы же серьезные финансовые данные будем показывать».

Но даже для представления финансовых данных есть место картинкам. Сравните эти две таблицы, отражающие динамику финансовых показателей. На какой информацию проще воспринимать? См. также, какие показатели отразить в финансовом разделе презентации для акционеров.

Как сделать презентацию финансовой информации, чтобы не усыпить слушателей

 Как сделать презентацию финансовой информации, чтобы не усыпить слушателей

Любые цифры стараемся показывать крупно и  подкрепляем графикой, так они сильнее врезаются в память. Вам в помощь диаграммы, иконки, нестандартное представление данных.

Как сделать презентацию финансовой информации, чтобы не усыпить слушателей

Вместо слов по возможности используем маркеры. Вместо предложений – буллеты.

Пример хорошего исполнения слайда, где использованы все перечисленные приемы.

Как сделать презентацию финансовой информации, чтобы не усыпить слушателей

3. Не используйте таблицы. Или используйте?

В презентациях рекомендуется избегать таблиц по умолчанию. Таблицы громоздкие, плохо читаются и наводят скуку на аудиторию прямо в момент своего появления на экране. По возможности меняем таблицы на диаграммы.

Но в финансах без таблиц обойтись сложно, и бывает так, что ни одна диаграмма не показывает наглядно идею, которую вы хотите донести до слушателя. Если данный случай – ваш, то выполняем с таблицами перечисленные действия:

  1. Сокращаем число строк и столбцов до минимума.
  2. Выделяем заголовки.
  3. Убираем сетку.
  4. Делаем так, чтобы данные в ячейках размещались свободно, а не липли друг к другу.
  5. Данные, на основании которых зритель должен сделать вывод, выделяем цветом.

В итоге из таблицы слева вы должны получить таблицу справа.

Как сделать презентацию финансовой информации, чтобы не усыпить слушателей

4. Выберите правильную диаграмму

Использование правильной диаграммы в разы повышает шансы на то, что информация с вашего слайда вызовет эмоциональный отклик у зрителя и останется в его памяти.

Поэтому перед созданием диаграммы задаем себе два вопроса:

  1. Что я хочу показать?
  2. Какой вывод должен сделать зритель?

И подбираем диаграмму, которая отвечает на эти два вопроса.

Широкий опыт консалтинговых компаний – мировых лидеров презентаций – доказывает, что:

  1. Для номинального сравнения и для ранжирования данных идеально подходит гистограмма. Причем в зависимости от длины баров она может быть как вертикальной, так и горизонтальной.
  2. Для отображения временного ряда подходит график.
  3. Для того чтобы показать доли – круговая диаграмма.
  4. Если вам нужно сравнить два или больше значений и их составные части, то лучше использовать составную гистограмму.
  5. Для отображения корреляции между данными подходят точечная и пузырьковая диаграмма.

Вот несколько примеров правильного и неправильного выбора диаграмм. См. также, как построить диаграмму Ганта в Excel.

Для того, чтобы показать выручку в разрезе продуктов (отделов, бизнесов), всегда используйте гистограммы. Это избавит зрителей от безуспешных попыток определить на глаз какой продукт и на сколько успешнее продается.

Как сделать презентацию финансовой информации, чтобы не усыпить слушателей

Если вы хотите показать составные части себестоимости продукта, не городите забор из баров или ворох пирогов – кольцевых диаграмм. Возьмите составную гистограмму.

Как сделать презентацию финансовой информации, чтобы не усыпить слушателей

Никакой другой график не отражает лучше информацию о продуктовом портфеле компании, чем знаменитая матрица BCG. А в Excel она представлена графически с помощью пузырьковой диаграммы

Как сделать презентацию финансовой информации, чтобы не усыпить слушателей

5. Сделайте диаграмму лучше

После того, как вы определились с идеями, которые вы будете показывать на слайдах и выбрали графические инструменты, время сделать финишную полировку. Выжмите максимум из ваших диаграмм, представив их в наилучшем виде. См. также 8 функций Ехсеl, которые помогут сократить работу вдвое.

Круговая диаграмма

Нет ничего проще для тренировки ваших дизайнерских навыков, чем круговая диаграмма. Чтобы из бесполезного, загроможденного цифрами блина она превратилась в источник информации, нужно выполнить всего семь действий:

  1. Оставьте максимум пять сегментов, свернув все лишнее в Прочее
  2. Главный сегмент – тот, что несет вашу идею, выделите контрастным цветом, остальное – полутонами базовых цветов
  3. Разверните главный сегмент на 12 часов и расположите его слева
  4. Остальные сегменты желательно отсортировать по убыванию
  5. Удалите легенду и добавьте «говорящие» подписи данных
  6. Никогда, запомните, никогда не делайте 3D круговых диаграмм
  7. Иногда в презентации выгоднее смотрятся кольцевые диаграммы – так называемые  пончики. Они более воздушны и не перегружают слайд. Попробуйте этот вариант.

В итоге из диаграммы слева вы получите диаграмму справа. Согласитесь, разница очевидна?

Как сделать презентацию финансовой информации, чтобы не усыпить слушателей 

Гистограмма

Гистограммы нашли самое широкое применение среди финансистов, ведь с помощью них можно показать практически все цифры – от статистики по выручке до выполнения KPI. Тут-то и кроется главная ошибка обращения с гистограммами: иногда лучше применить другую диаграмму. Лидер по количеству зевающих в зале вот эта гистограмма.

Как сделать презентацию финансовой информации, чтобы не усыпить слушателей

Уступает первенство только знакомому всем графику.

Как сделать презентацию финансовой информации, чтобы не усыпить слушателей

Чтобы ваши гистограммы не были скучными, следуйте алгоритму:

  1. На гистограмме должно быть не более 5 категорий, все незначительные числа сворачиваем в Прочие.
  2. Обязательно убираем сетку.
  3. Добавляем подписи данных, где возможно, удаляем легенду.
  4. Округляем подписи. Лучше написать 100 К или 12 M чем 12 560 145.
  5. Сортируем категории от большего к меньшему там, где это применимо.
  6. Если данные сильно отличаются по размерности, то можно показывать не более двух параметров. Добавляем вспомогательную ось для одного из параметров и переводим ряд в тип «График».
  7. Если бары получаются слишком длинные, подумайте, может быть расположить их горизонтально.
  8. Данные, на которых нужно сделать акцент, выделяем контрастным цветом.
  9. Никаких 3D гистограмм! Один случай на полсотни, что эффект 3D улучшит восприятие информации зрителем.

Применив все методы, вы перейдете от гистограмм уровня левой к гистограммам уровня правой.

Как сделать презентацию финансовой информации, чтобы не усыпить слушателей

График

К графику применимы все правила, которые мы использовали для гистограммы.

По возможности убирайте нагромождение разноцветных линий с точками – крестиками, точками – квадратами и треугольниками. Чем проще, тем красивее и понятнее.

Плюс отдельно хочу упомянуть про закрашенные области – кратко. Никогда не используйте закрашенные области. В финансах они не нужны.

Какой из графиков не вызывает у вас автоматического отторжения?

Как сделать презентацию финансовой информации, чтобы не усыпить слушателей

6. Включите Dashboard

Использование Дашбордов – панелей управления сейчас на гребне успеха. Они есть в CRM системах, в ERP, во многих других. Можно использовать их преимущества и для представления финансовой информации. Например, чтобы емко отобразить на одном слайде все показатели эффективности деятельности компании за год.

Как сделать презентацию финансовой информации, чтобы не усыпить слушателей

У дашборда есть два незаменимых преимущества для финансиста: с одной стороны, они презентуют все важные показатели, в другой стороны – они яркие и запоминающиеся.

Более того, дашборды можно настроить в Excel и не переделывать всю презентацию, если те или иные данные изменились. Можно выгружать дашборды сразу в слайды. У Microsoft для этого существует Power BI, который интегрирован с PowerPoint.

Важно следовать только одному правилу - не перегружать дашборд информацией и использовать не более 4-6 графиков.

7. Не забудьте самое главное

Как бы хорошо вы не сделали презентацию, она провалится, если не подготовить само выступление.

Помните, вначале статьи мы упоминали про докладчика, который читает со слайдов?  Не пожалейте времени, напишите речь или хотя бы тезисный план (если вы уверенны в своей памяти и ораторском искусстве). Поменяйте стиль изложения с монотонного перечисления фактов на рассказ истории. Включите в свое выступление вопросы к аудитории, расставьте акценты. Добавьте улыбку, харизму и немного юмора.

Не забудьте подготовиться к дополнительным вопросам, ведь информация теперь будет намного легче читаться со слайдов. И возможно, генеральный директор заинтересуется, откуда такая сумма дохода по региону «Сибирь» или почему снизился объем средств в обращении.

Выступите перед зеркалом несколько раз. Мы уверены, что следующая ваша презентация пройдет на «ура». А вы будете наслаждаться расширением своей квалификации и заслуженными комплиментами от коллег.

 

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×

Мы ещё не знакомы?
Давайте познакомимся!

Пользователи, которые зарегистрированы на сайте, имеют ряд преимуществ:
Читают статьи с закрытых материалов
Первыми узнают последние новости
Пользуются всеми возможностями сервисов

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и получить преимущества!
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.