text
Подпишитесь со скидкой 50% >> ✆ 8-800-550-07-98
Финансовый директор

Система Канбан

  • 4 сентября 2018
  • 379
руководитель отдела финансового контроля ООО «Аплеона ХСГ»
Система Канбан

Канбан – это система организации производства, которую разработали японцы. Методология используется для управления проектами. В статье разберем принципы Kanban на примере.

Думаю, каждому знакома такая рабочая ситуация: провели совещание, говорили много и с жаром, обсудили проблемы, нашли решения, написали в протокол задачи. А дальше… ничего. Через месяц-два созвали новое совещание, а задачи по-прежнему в списке ожидания.

Вдумчивые японцы еще в 60-х годах двадцатого века придумали и стали применять на практике методологию Канбан, которая позволяет организовать процесс выполнения задач через визуализацию. Что такое Канбан и как она работает? Читайте в статье.

Скачайте и возьмите в работу:

Процедура управления проектами компанииПоможет ужесточить контроль над проектами компании, распределить обязанности между подразделениями и разграничить сферы ответственности сотрудников.

Получить больше документов

Основные понятия методологии Канбан

В середине двадцатого века группа топ-менеджеров из Японии во главе с президентом TOYOTA Таичи Оно задалась вопросом: как сделать так, чтобы производство работало с максимальной скоростью, а запасы при этом сохранялись на минимальном уровне? Японцы пристальнее присмотрелись к системе американских супермаркетов, в которых карточки всех купленных товаров регистрировались на кассе. Таким образом, владельцы супермаркетов могли управлять запасами, ведь информация по проданным продуктам отправлялась в отдел закупок, где формировали заказ поставщику исходя из потребления, и полки супермаркетов пополнялись запасами, не затариваясь. Читайте также про бережливое производство.

Таити Оно выделил из этой практики «сухой остаток» и сформировал правило:  «Поставщик» должен производить столько товара, сколько заказал «покупатель».  Причем поставщиком может быть как непосредственно контрагент – поставщик, так и подразделение внутри предприятия. Заказчик аналогично может быть и внешний, и внутренний.

На заводе TOYOTA были внедрены карточки заказа (с японского «кам» – сигнальная, видимая, «бан» – карточка), которые вывешивались на видном месте в каждом подразделении и назначали план по выпуску изделий для этого подразделения.  Таким образом, производство было организовано на манер конвейера. Каждый последующий цех по цепочке сборки автомобилей назначал план по производству деталей и комплектующих для предыдущего цеха. Снизилось общее перепроизводство, прекратилось затаривание складов, ощутимой стала экономия на логистике. Карточки прижились и доказали свою эффективность, поэтому в 1961 году была сформирована новая, прорывная на тот момент методология Канбан.

Канбан – это система организации производства, построенная по «вытягивающему» принципу.

Изначально система применялась только в классической интерпретации, как система карточек на производствах. Но методология развивалась и совершенствовалась, и к 1983 году ее стали использовать как метод управления проектами. Появилась Канбан-доска.

Канбан-доска

Канбан-доска – это действительно доска, вывешенная на видном месте в офисе, цехе, на рабочем месте. На ней размещают  стикеры (карточки) с задачами. Традиционно доска имеет три столбца:

  1. 1. To Do (задачи к выполнению).
  2. 2. Doing (задачи в процессе выполнения).
  3. 3. Done (выполненные задачи).

За ведение доски ответственны все члены команды, будь то отдел или линия сборки. Каждый сотрудник, занятый в выполнении задач, по мере их выполнения может перемещать карточки с задачами по столбцам доски.

Согласитесь, удобно, когда все задачи команды находятся на виду и можно наглядно отслеживать процесс их выполнения, отмечать места «заторов».

Канбан-доски тоже эволюционировали во времени, и на сегодняшний день управлять проектами (будь то производственными, организационными, или даже старт-апами) по методологии Канбан можно с помощью программных продуктов.

В 2005 году Канбан пришел в ИТ-индустрию и стал одним из методов разработки ПО. Девид Андерсон представил процесс разработки как набор задач, каждую задачу записал на карточке и разместил их на доске. Таким образом, он получил простой и понятный инструмент контроля за, казалось бы, запутанным процессом разработки.

Методология Канбан

Промежуточный вывод: методология Канбан – это удобно, она может применяться везде от производства до закрытия финансового периода, от ИТ до личного тайм-менеджмента.

Принципы Канбан

Система Kanban относится к семейству agile (мягких) технологий, поэтому в ней нет жестких указаний, принципов, рамок. Как и остальные члены этого семейства, она ориентирована на человека и позволяет максимально раскрыть потенциал команды. Конечно, при желании самой команды.

Изучим принципы Канбан на примере закрытия финансового года.

Принцип первый. Визуализация

Большинство людей от природы визуалы, то есть воспринимают информацию из окружающего мира через зрение. Все, что наглядно, лучше запоминается и «цепляет» внимание. Поэтому гениальность метода заключается в максимально наглядном управлении проектом.

Предположим, перед вами стоит большая и сложная задача – организовать закрытие финансового года. Сначала непонятно, как построить работу отделов так, чтобы никто никого не ждал и не переделывал работу по два раза. Следуя принципу визуализации, вы разбиваете общую задачу «закрыть период» на подзадачи:

  • внести документы от поставщиков,
  • заполнить табель,
  • рассчитать резервы,
  • сделать акруалы» и так далее.

Каждую задачу записываете на отдельной карточке. Напомним, что можно использовать как реальные карточки – стикеры, так и специальные программы. Теперь у вас есть пул задач, время разместить их на Канбан-доске.

Принцип второй. Ограничение количества задач

Как показывают многочисленные исследования (да и ваша собственная практика, вспомните), команда не может выполнять слишком много задач одновременно. Много времени уходит на переключение между задачами, это приводит к размыванию сроков по каждой задаче и общему снижению эффективности. Метод  предполагает, что количество одновременно выполняемых задач должно быть ограничено.

Обсудите с подчиненными отделами задачи, определите то минимальное (!) их количество, которое команда может выполнять одновременно. Например, пока отдел кадров выполняет задачу «заполнить табель», бухгалтерия решает задачу «внести документы от поставщиков», а финансовый отдел – «сделать акруалы». В итоге получится, что ваша команда может одновременно делать 3-5 задач. Запишите эту цифру в столбце «Doing» Канбан доски, и размещайте в работу только такое количество карточек.  Вскоре вы увидите эффект – карточки будут быстрее проходить путь из «To Do» в «Done».

Принцип третий. Приоритеты

Как только вы ограничите количество одновременно выполняемых задач, вы получите скопление карточек в первом столбце доски – «To Do». Свойство человеческой натуры – легкие и короткие задачи брать к исполнению, а со сложными или нудными тянуть до последнего.

Вам необходимо будет проставить приоритеты, определить, какие задачи брать в работу в первую очередь. Канбан предлагает либо размещать карточки с наивысшим приоритетом вверху таблицы, либо использовать различные цвета карточек.  Определитесь, что будет очередной первостепенной задачей для каждого отдела, пометьте такие задачи. Ваши сотрудники всегда будут в курсе, за что им приниматься завтра, или в начале следующей недели. Исчезнут простои. С помощью приоритетов на Канбан доске вы всегда можете донести до коллектива главный вектор работы и избавитесь от ситуации, когда вроде все работают, но нужный результат будет еще очень не скоро.

Принцип четвертый. Управление потоком задач

Чем еще хороша Канбан-доска? На ней наглядно видно, сколько выполняется каждая из задач и где возникает «затор». В случае, если какая-то задача выполняется незапланированно долго, Канбан предлагает принцип «все за одного». То есть члены команды, которые недозагружены, или выполняют неприоритетные задачи, предлагают свою помощь на проблемном участке. Конечно, это высшая степень коллективного сознания, доступная больше японцам, чем русским.

Но всегда нужно помнить, что участие в работе смежных подразделений расширяет кругозор сотрудника и повышает его квалификацию. Эти аргументы вполне могут служить ответом на вопросы финансового отдела, если его сотрудников попросят, к примеру, помочь с внесением первичной документации.


Принцип пятый. Постоянное улучшение

Не бывает идеальных проектов. Все знают, что в теории или планах выполнение проекта представляется как механизм часов, где все винтики точно подогнаны друг к другу и шестеренки размеренно отсчитывают секунды и минуты. В жизни же один срыв следует за другим. Философия Канбан предлагает ответ на эту несправедливость. Да, проект не идеальный, но основываясь на полученном опыте, его можно улучшить. Согласно методологии Kanban, все члены команды должны анализировать выполненную работу и делать предложения по ее улучшению.  Полезно устраивать небольшие совещания по итогам выполненного проекта с тем, чтобы совместно обсудить точки сбоя и предложить более эффективные пути решения задач. Частить с такими совещаниями не надо, раз в 1–3 месяца вполне разумное расписание.


Преимущества и недостатки системы Канбан

Если вы дочитали до этого абзаца, вы вполне уже смогли оценить преимущества системы Канбан. Перечислим их кратко:

  1. Наглядность. Вы постоянно видите все задачи команды, их перемещения по доске. Исчезает ситуация, когда вы вдруг через пару недель вспоминаете об одной из задач, выудив ее из архивов почты. Или финансовый отдел торопит бухгалтерию, а вы не можете оценить, то ли бухгалтеры не справляются, то ли финансисты спешат.
  2. Более высокая эффективность команды. За счет того, что задачи выполняются быстрее, скорость выполнения проекта увеличивается
  3. Создание более прочных коммуникаций между отделами и внутри отделов. Когда вся работа на виду, исчезает эффект «незагруженных соседей». Это наше стандартное «У нас работы через край, а они не знаю, чем занимаются…»
  4. Снижение количества запасов. Если говорить о классическом, производственном применении Канбан, то вытягивающая система позволяет сильно сократить запасы сырья и готовой продукции. А это и экономия на складских помещениях, на транспортировке, увеличение свободных денежных средств…
  5. Налаживание длительных партнерских отношений с поставщиками. Работа с ограниченным количеством поставщиков, которые готовы поставлять вам изделия точно в срок, снизит риски и возможно, даст экономию на стоимости закупки.
  6. Повышение качества работы. Чем меньше поток одновременной работы, будь это производство изделий или расчет финансовых показателей, тем больше фокус внимания на каждый результат.

Конечно, у Канбан есть и недостатки. Они не настолько явные, но могут существенно повлиять на работу.  Во-первых, Канбан ориентирован на команду, которая хочет работать и совершенствоваться. Если в вашей команде есть леность, отсутствует мотивация, вам подходят более жесткие методы управления. Используя Канбан, вы рискуете взвалить всю работу на себя.

Из первого недостатка следует второй – отсутствие временных рамок. В Канбан нет сроков, установленных по каждой задаче, нет штрафов за просрочку. Только мотивированные сотрудники смогут снижать время выполнения каждой задачи самостоятельно.

Для большой команды с множеством подразделений использование Канбан доски будет затруднительным. Слишком много различных задач, приоритетов, результатов полностью нивелируют визуализацию – самое ценное преимущество метода.

Если предприятие использует Канбан на производстве, то рискует срывами сроков, ведь стоит одному из звеньев цепи сработать некорректно, весь процесс тормозится. Возникают проблемы со среднесрочным и долгосрочным планированием, ведь выпуск продукции ориентирован на заказы «покупателей».

Промежуточный вывод: Канбан можно использовать только в тех компаниях, коллектив которых мотивирован на развитие и достижение результата. Канбан подходит для малых и средних компаний, для подразделений и проектов.

Аналоги методологии Канбан

У метода Канбан есть множество аналогов, одних только методологий управления проектами шестнадцать. Посмотрим, какие методы управления можно использовать в различных ситуациях.

  1. Если вы решили организовывать собственное рабочее время с помощью Канбан, то рассмотрите как аналог матрицу Эйзенхауера. Эта матрица состоит из четырех секторов: задачи важные и срочные, важные но несрочные, срочные но неважные и наконец неважные и несрочные. У Канбан есть одно немаловажное преимущество перед матрицей – на доске вы видите прогресс по каждой задаче. Вы наглядно видите результаты своего труда и это дает мотивацию.
  2. Для небольшой команды, замотивированной на результат проекта (например, проведение аудита, внедрение нового ПО, разработку документации) подойдет метод SCRUM. Основа этого метода заключается в разбиении общей задачи на небольшие отрезки (спринты). Каждый спринт команда делает максимально быстро, по завершении спринта анализируют результаты. По сути SCRUM и Канбан очень похожи, но SCRUM более стрессовый.
  3. Для команд, которые выполняют проект за проектом, или работают над непрерывным созданием новых ценностей подойдет метод критического пути. Он основывается на планировании с помощью диаграммы Ганта, главный его инструмент- сроки по каждой задаче. Метод критического пути обратен КанбанУ и загоняет команду в жесткие плановые рамки. В разных областях эти методы сработают по разному. Например, в строительстве метод критического пути – самое верное решение, а в ИТ Канбан подойдет лучше.
  4. Метод каскадного планирования также может быть противопоставлен Канбан. При использовании метода WATERFALL перед началом проекта детально планируется весь объем задач со сроками. Такая организация позволяет, с одной стороны, быть уверенным и конечном результате, но с другой стороны, при внезапном изменении сценария, добавлении требований, планирование нужно начинать с начала. Одним словом, негибкая методология. WATERFALL хорошо подойдет для производств с установленными объемами выпуска, для отработанных и не раз проверенных на опыте проектов. То же закрытие финансового периода можно делать как с помощью Канбан, так ис помощью WATERFALL.

При выборе системы, подходящей именно вашему случаю, опирайтесь на личные ощущения от использования. Можно даже делать микс из нескольких систем, если вашей команде так удобнее работать. Возможно, вы изобретете новый метод управления проектами.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×

Мы ещё не знакомы?
Давайте познакомимся!

Пользователи, которые зарегистрированы на сайте, имеют ряд преимуществ:
Читают статьи с закрытых материалов
Первыми узнают последние новости
Пользуются всеми возможностями сервисов

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и получить преимущества!
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.