text
Подпишитесь со скидкой 50% >> ✆ 8-800-550-07-98
Финансовый директор

Как создать сводную таблицу в Excel: пошаговая инструкция

  • 27 августа 2018
  • 1097
Как создать сводную таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Сводные таблицы Excel – один из инструментов, который помогает быстро и легко проанализировать большие объемы информации. Покажем на примерах, как строить сводные таблицы в Экселе.

Для чего нужна сводная таблица в Excel

При работе с данными в Эксель периодически возникает необходимость их анализировать. Это важно, например, в продажах – кто, в какой период сколько совершил продаж, когда был спад, а когда всплеск, какие товары пользуются наибольшим спросом, какие – наименьшим. Чем больше данных, тем сложнее их анализ. Тем выше вероятность ошибки из-за человеческого фактора. Поэтому необходимо применять инструменты, которые предоставляются самим Excel.

Сводные таблицы MS Excel – это инструмент для аналитики и представления данных в удобном и легко понятном виде. Их используют в следующих случаях:

  1. Большой объем исходных данных. Небольшое количество данных можно просчитать и проанализировать вручную. Однако если в распоряжении имеется сотни и тысячи записей, ошибки неизбежны и их будет много. В разы увеличится и время, необходимое для обработки.
  2. Необходимо выявить тенденции и динамику в данных. В сводных таблицах можно легко преобразовать вывод информации, не нужно сортировать ее вручную.
  3. Чтобы создать диаграмму или построить график на основе отформатированных данных.
  4. Нужно делать промежуточный «срез» итогов, которые часто меняются, для последующего их сравнения. В этом случае достаточно обновить данные, Excel пересчитает все автоматически.
  5. Для анализа и поиска экстремальных значений – минимумы и максимумы данных.
  6. Для сведения разрозненных данных из разных источников. При необходимости в исходные данные можно добавить необходимую строку или столбец и обновить итоговое отображение отчета.

Также сводными таблицами в Excel удобнее пользоваться при просмотре данных. Читайте также, как составить прогноз продаж в Excel.

Скачайте дополнительный материал к статье:

Excel поможет превратить бесчеловечные отчеты в удобные сводные таблицы Как за пять минут из отчета с многоуровневой шапкой, вложенной иерархией статей и объединенными ячейками собрать удобную сводную таблицу.

Как выглядит сводная таблица

Перед тем, как говорить о том, как построить сводную таблицу в Эксель, покажем, как она выглядит. Данные для таблицы берутся из указанной пользователем общей таблицы. Функционально таблица разделена на четыре сегмента:

  • значения;
  • строки;
  • столбцы;
  • фильтр отчета.

Сводная таблица файла .xlsx имеет следующие ограничения:

  • максимальное количество полей строк – 1 048 576 или ограничено размером оперативной памяти;
  • максимальное количество полей столбцов – 16 384;
  • максимальное количество полей страниц – 16 384;
  • максимальное количество полей данных – 16 384.

Возьмем в качестве примера следующие данные.

Рисунок 1

Сводная таблица для этих данных будет выглядеть так:

Рисунок 2

В правой части сводной таблицы – фамилии, вверху – даты, в центре – итоги работы. Очевидно, что такая подача информации удобнее и понятнее. См. также 8 функций Ехсеl, которые помогут сократить работу вдвое.

Рисунок 3

На этом изображении красным цветом выделен сегмент значений. Это сегмент, в котором ведутся вычисления. Здесь можно увидеть стоимость заключенных сделок по дням и по фамилиям.

Рисунок 4
Это сегмент строк. Здесь может быть одно или несколько значений. В нашем случае – это фамилии менеджеров. Напротив фамилий в соответствующих строках – сводный итог работы.

Рисунок 5

Это сегмент столбцов. Обычно это временная шкала, ее использование облегчает анализ и восприятие данных.

В специальном мастере сводных таблиц можно менять размещение данных. В нашем случае фамилии можно вынести в сегмент столбцов, в даты – в сегмент строк. Тогда сводная таблица примет новый вид.

Рисунок 6

Конструктор сводной таблицы интуитивно понятен. В нем можно перетаскивать значения в поля, можно выбирать значения из выпадающего списка. Далее в статье самоучитель по созданию сводных таблицы в Excel с примерами. Читайте также, как создать наглядную финансовую модель в Excel.

Как создать сводную таблицу в Excel

Расскажем и покажем на примерах, как создать сводную таблицу в Excel. В качестве исходных данных возьмем нашу таблицу со сведениями по работе менеджеров за май. Для создания сводной таблицы необходимо в верхнем меню во вкладке «Вставка» выбрать «Сводная таблица». На картинке они выделены цветом.

Рисунок 7

Появится новое окно:

Рисунок 8
В нем надо будет указать источник, чьи данные будут использованы для построения сводной таблицы. Для этого надо выделить нужную область или всю таблицу и Excel подставит эти данные в строку.

Рисунок 9

Цветом показано, что выделен весь массив, в строке появились данные. Затем необходимо указать, куда Excel должен построить сводную таблицу. Можно выбрать текущий лист или выбрать новый лист.


Если выбрать новый лист, то в этом случае он будет создан, на нем появится конструктор сводной таблицы. Рекомендуем так и делать. После того, как указаны все сведения – исходные данные и место для отчета, надо нажать кнопку «ОК» и появится подсказка с предложением выбрать поля для построения нового отчета.

Рисунок 10

Справа от него откроется раздел в котором можно указать поля для добавления их в сводную таблицу.

Рисунок 11

Под ним будет еще одно рабочее поле, где можно перетаскивать поля в разные области.

Рисунок 12

Нужно проставить галочки для необходимых полей. Указанные позиции автоматически появятся в нижнем разделе. Их можно настраивать по собственному усмотрению.

Рисунок 13

При перестроении исходных данных, отображение будет автоматически перестраиваться. Если значений много, то это может мешать нормальной работе. Поэтому можно поставить галочку «Отложить обновление макета». Автоматическое перестроение будет отключено. Чтобы обновить сводную таблицу, достаточно нажать кнопку «Обновить».

Рисунок 14

Таким образом, создадим сводную таблицу и она примет следующий вид.

Рисунок 15

Видно, что порядок строк имеет значение. Первая строка в конструкторе идет первой. Вторая строка в конструкторе становится подпунктом первой. В нашем случае показаны итоги работы каждого менеджера с разбивкой по товарным позициям – артикулам с привязкой к датам.


Можно поменять порядок строк – для этого достаточно мышкой перетянуть вверх или вниз нужную строку. Если поменять местами фамилию и артикул, то сводная таблица примет следующий вид.

Рисунок 16

Для удобства восприятия информации, подпункты можно сворачивать. По умолчанию они выводятся в раскрытом виде. Чтобы свернуть ненужные позиции, необходимо нажать значок минус возле артикула. Тогда подпункты будут скрыты. Чтобы их развернуть, надо нажать значок плюс. На картинке они выделены цветом.

Рисунок 17

В центральном сегменте значений будет отображаться вся информация, сведенная и подсчитанная программой. Также будет показан общий итог – по датам, по артикулам, а если артикул не свернут – то и по фамилиям менеджеров.

Если вы внесете изменения в исходную таблицу, сводную надо обновить. Для этого необходимо в любом ее месте нажать правой кнопкой мыши и выбрать в появившемся контекстном меню «Обновить». Данные будут перестроены.

Рисунок 18

В случае, если добавились новые строки или столбцы и старое отображение отчета не охватывает весь необходимый набор данных, необходимо включить их в сводную таблицу. Для примера – в основной массив информации добавлены новые данные (выделены цветом) и сводная таблица их пока не учитывает.

Рисунок 19

Чтобы добавить их в отчет нужно кликнуть на сводной таблице, перейти во вкладку «Параметры» и выбрать «Изменить источник данных» – на картинке эта опция выделена цветом.
В появившемся окне указать источник данных вместе с обновленными строками и нажать «ОК».

Рисунок 20

Сводная таблица автоматически перестроится. На изображении цветом выделены данные за 29.05.2018, которых не было ранее.

Рисунок 21

ВИДЕО: Как работать со сводными таблицами

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×

Мы ещё не знакомы?
Давайте познакомимся!

Пользователи, которые зарегистрированы на сайте, имеют ряд преимуществ:
Читают статьи с закрытых материалов
Первыми узнают последние новости
Пользуются всеми возможностями сервисов

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и получить преимущества!
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.