text
Читать свежий номер бесплатно >>
Финансовый директор

Как составить график платежей

  • 23 января 2018
  • 6477
финансовый директор АО «Региональный информационный центр Орловской области»
Как составить график платежей

Стоит ли говорить, что о благополучии компании деловые партнеры судят по ее способности вовремя расплачиваться по счетам. Обеспечить платежеспособность можно, следуя графику платежей. Смотрите, как его правильно составить. А также возьмите за основу образец графика платежей.

Деловая репутация – самый дорогой актив бизнесмена – долго приобретается пунктуальностью выполнения обязательств и легко теряется при нарушении договоренностей. График платежей поможет обеспечить эту пунктуальность.

Зачем нужен график платежей

Финансовая деятельность компании можно представить в виде входящих и исходящих денежных потоков. У идеально работающего предприятия эти потоки сбалансированы по объемам и согласованы во времени. Суммарные расходы не превышают поступлений, все контрагенты рассчитываются строго в установленные договорами сроки. Если же потребуются дополнительные инвестиции, превышающие поступающую выручку, то своевременно будет взят кредит. Причем на таких условиях, которые приведут к увеличению прибыли, и его обслуживание не ляжет на фирму непосильным бременем.

В действительности обстоятельства отличаются от идеальных: деньги «зависают» в запасах или дебиторской задолженности (читайте, как управлять дебиторской задолженностью), самые важные поставщики требуют предоплату, а покупатели, наоборот, отсрочку платежа. Да еще сезонные колебания продаж приводят к неравномерности денежных поступлений. Причин для возникновения кассовых разрывов более чем достаточно.

При этом наличие хорошей прибыли само по себе еще не означает гарантированной платежеспособности. При отсутствии графика платежей нехватка оборотных средств и хронические задержки расчетов могут стать головной болью даже прибыльно работающего предприятия.

Требования к графику платежей

В первую очередь график платежей должен быть удобным в использовании, а это значит:

  • понятным и легко читаемым;
  • составляться по возможности быстро и автоматизировано;
  • давать всю необходимую информацию.

Эти требования просты и понятны: вряд ли можно считать эффективным решением график оплат на неделю, который формируется вручную целый рабочий день. Так же как и график с переизбытком информации, которую расшифровывают на специально собранном полуторачасовом совещании.

Правильно составленный график демонстрирует риски появления кассовых разрывов в ближайшее время. А также отвечает на вопрос, какой перечень поручений на оплату отдать сегодня для исполнения бухгалтеру по расчетному счету.

График платежей в системе планирования

Вообще говоря, самым общим графиком платежей является план движения денежных средств на год. В нем учитываются все поступления и расходы, о возникновении которых в будущем есть все основания полагать на момент планирования. Это самый первый, стратегический уровень обеспечения платежеспособности. Если расходы за год, к примеру, в полтора раза превышают ожидаемую выручку, то уже на этом этапе понятно, что без привлечения внешнего финансирования платежеспособность обеспечить не получится.

Год – это относительно длительный период, в течение которого ситуация может довольно значительно измениться, поэтому без более оперативной корректировки не обойтись. Следующим уровнем будет план движения денежных средств на месяц. Он уже учитывает все конкретные обстоятельства, которые сложились в данный момент:

  • предстоящие объемы поставок сырья, материалов, товаров;
  • объем дебиторской задолженности на данный момент и ее качество;
  • сроки оплаты поставщикам как по уже полученным партиям, так и по предстоящим к получению в ближайшее время;
  • ожидаемые продажи с учетом самой актуальной информации об активных и потенциальных клиентах (см также, как составить прогноз продаж в Excel).
Иконка восклицательный знакПравильно составленный график демонстрирует риски появления кассовых разрывов в ближайшее время.

Каким должен быть идеальный график платежей

График платежей является самой оперативной и гибкой частью структуры планов предприятия. Он содержит информацию о конкретных получателях платежей, суммах, сроках и форме расчетов. Его оптимальный горизонт планирования составляет две недели. Именно такой срок позволяет принимать упреждающие, а не запоздалые решения и в то же время оперативно подстраиваться под конкретные обстоятельства.

В рамках оперативного графика срок платежа может при необходимости переноситься с одного дня на другой. Итогом этой ежедневной работы по планированию становится перечень платежей на текущий день. При этом отложенные по тем или иным причинам оплаты должны осуществляться в другие дни, тогда ни один платеж не будет пропущен, а общий двухнедельный план будет выполнен. Регулярно, один раз в неделю график необходимо корректировать, получая, таким образом, всегда актуальную картину платежей на две недели вперед.

Кроме непосредственно параметров платежей необходимо учесть внутреннюю структуру предприятия. Это актуально не только для крупных предприятий со сложной юридической организацией бизнеса. Вне зависимости от размеров часто возникает потребность в разделении денежных потоков разных направлений бизнеса. Настолько же часто приходится переводить средства из одного направления в другое. Подобные особенности внутренних взаиморасчетов должны быть отражены в актуальном графике платежей.

Образец графика платежей

Одним из вариантов графика может быть таблица, в строках которой указаны контрагенты или статья расходов, сгруппированные по сроку платежа. Для учета организационной структуры суммы разнесены по столбцам, каждый из которых соответствует одному из подразделений предприятия. Выглядит такой график приблизительно так, как показано ниже (см. таблицу).

Таблица. Пример графика платежей

Как составить график платежей образецСкачать образец графика платежей в Excel

ГРАФИК ПЛАТЕЖЕЙ

Назначение платежа

Компания 1

Компания 2

Компания 3

Компания 4

Общий итог

22.01.2018

120 000

 345 000

80 000

155 000

 700 000

Аванс за январь

120 000

 250 000

80 000

75 000

 525 000

Аренда офиса

-

95 000

-

80 000

 175 000

23.01.2018

21 000

65 000

15 000

  7 500

 108 500

Услуги связи

21 000

30 000

15 000

  7 500

73 500

Проценты по кредиту

-

35 000

-

-

35 000

24.01.2018

815 000

 398 000

-

-

 1 213 000

Поставщик 1

800 000

-

-

-

 800 000

Поставщик 2

-

 350 000

-

-

 350 000

НДС за IV квартал

15 000

48 000

-

-

63 000

25.01.2018

28 000

50 000

280 000

  5 000

 363 000

Поставщик 3

-

-

280 000

-

 280 000

Транспортные услуги

28 000

-

-

  5 000

33 000

Аренда оборудования

-

50 000

-

-

50 000

26.01.2018

450 000

 730 000

365 000

-

 1 545 000

Поставщик 4

450 000

-

-

-

 450 000

Поставщик 5

-

 730 000

-

-

 730 000

Поставщик 6

-

-

365 000

-

 365 000

Общий итог

 1 434 000

1 588 000

740 000

167 500

 3 929 500

Как составить график платежей образецСкачать образец графика платежей в Excel

Такая форма дает возможность видеть одновременно не только все необходимые параметры каждого конкретного платежа, но и общую сумму средств, которой должно располагать предприятие в этот день для исполнения своих обязательств. Разбивка по столбцам демонстрирует, сколько денег должно находиться на расчетных счетах каждого из подразделений.

Как заполнить график платежей

Данные для составления графика следует брать из условий договоров с поставщиками и подрядчиками. Регулярные платежи с одним и тем же сроком внести нетрудно. Более сложным делом является контроль наступления сроков оплаты по договорам с отсрочкой платежа (см. также, верить ли покупателю, который просит отсрочку платежа). Для ускорения и облегчения этого процесса его необходимо автоматизировать так, чтобы при учете каждой поступившей или проданной партии срок оплаты по ней автоматически выводился при построении отчета.

Если подобные отчеты из бухгалтерской программы содержат не всю необходимую информацию, или вывод готового отчета в удобном для чтения виде по тем или иным причинам невозможен, то нужный результат можно получить в электронных таблицах при помощи инструмента «сводная таблица».

Иконка восклицательный знакПри хорошо отлаженном планировании о предстоящем кассовом разрыве должно быть известно заранее, чтобы можно было заблаговременно позаботиться о привлечении дополнительного финансирования.

Как пользоваться графиком оплат

Итогом составления любых отчетов, планов или графиков должны стать управленческие решения (читайте про методы принятия управленческих решений). Чтобы они были правильными и своевременными, необходимо учесть предстоящие денежные поступления. Для планирования входящих платежей используются те же самые принципы:

  • автоматизация контроля сроков оплаты покупателями в программе для ведения учета;
  • вывод графика поступлений в виде отчета;
  • группировка доходов по структурным подразделениям и ожидаемым срокам оплаты.

Дальше остается только положить два графика рядом и посмотреть, где и когда возникает нехватка денег для исполнения текущих обязательств. Если годовой план движения денежных средств, о котором говорилось выше, составлен правильно, то в других подразделениях должны образовываться временно свободные средства. Если же этого не наблюдается, то к этому сроку должны быть готовы документы для получения банковского кредита. При хорошо отлаженном планировании о предстоящем кассовом разрыве должно быть известно заранее, чтобы можно было заблаговременно позаботиться о привлечении дополнительного финансирования.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль

Внимание!
Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно, и замёт менее 1 минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Присоединяйтесь к выбору Ваших коллег.
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.