Как проверить бюджет расходов на информационные технологии

71
Как проверить бюджет расходов на информационные технологии
Рекомендации подскажут, как убедиться, что в бюджете расходов на информационные технологии нет ошибок, что в него не включили лишние статьи и не завысили плановые затраты. Они пригодятся компаниям из любой отрасли.

Как проверить бюджет расходов на информационные технологии

Оценивая достоверность бюджета расходов на информационные технологии, действуйте по плану:

  • проверьте корректность классификации статей;
  • удостоверьтесь, что плановые затраты соответствуют факту предыдущих периодов;
  • сопоставьте цены поставщиков оборудования, программного обеспечения и оргтехники со среднерыночными.

Как убедиться в корректности плановых расходов в IT-бюджете

Проверяя бюджет расходов на информационные технологии, первым делом попросите его владельца прислать расшифровки по каждой статье с указанием натуральных и денежных показателей.

Далее проверьте корректность квалификации затрат – соответствует ли она учетной политике. На этом этапе можно выявить лишние расходы, не связанные с бюджетом. Например в статью «Расходы на связь» зачастую попадают затраты на рассылку почтой писем, извещений контрагентам.

Затем сверьте плановые затраты по каждой статье с фактом за прошлые годы. По всем отклонениям владелец бюджета должен представить пояснения. Если в прошлом году компания потратила на ремонт одного компьютера в среднем 4000 руб., а на будущий год IT-служба планирует 4500 руб., это повод для разбирательств.

Следующий шаг – проверка расходов в IT-бюджете на соответствие утвержденным регламентирующим документам. Чтобы не запутаться, данные можно свести в таблицу. Как вариант – объедините все заявки от владельцев бюджетов на покупку оборудования и оргтехники в одну. Покупки оправданы, если собственник компании планирует расширять бизнес, набирать новых людей.

Для проверки операционных расходов сотрудников IT-отдела достаточно сверить их численность и зарплату со штатным расписанием компании на будущий год. По командировкам стоит запросить пояснения, кто едет, куда едет, с какой целью. Расходы на проезд, проживание, суточные сравните с нормами и лимитами. Если они не совпадают, попросите прокомментировать это руководителя IT-отдела. По статье «Обучение» хорошо бы уточнить, предусмотрено ли оно в годовом плане обучения сотрудников на следующий период. Затем выясните название курсов, кто на них пойдет и какую пользу принесет обучение предприятию.

Формула 1. Расчет плановой стоимости проживания сотрудника в период обучения

 СПо = СР х Тп

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

  СПо

Плановая стоимость проживания в период обучения

руб.

Результат расчета

  СР

Стоимость одноместного размещения в гостинице

руб./сут

Открытые источники информации о стоимости предоставляемых гостиницами услуг

  Тп

Время проживания с учетом дней прибытия и отъезда

сутки

Программа обучения

Формула 2. Расчет плановых суточных расходов сотрудника на период обучения

 С = СН х То

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

  С

Плановые суточные расходы в период обучения

руб.

Результат расчета

  СН

Норма суточных расходов

руб./дн.

Положение о командировках или другие внутренние регламентирующие документы компании

  То

Плановое время обучения (включая время на дорогу туда и обратно)

дни

Программа обучения

Как проверить цены поставщиков в бюджете расходов на информационные технологии

Чтобы убедиться, что цены на покупку оборудования, ремонт техники указаны в бюджете расходов на информационные технологии корректно и они не завышены, сверьте их на соответствие договорным условиям и рыночному уровню. Хорошо бы зайти на официальные сайты действующих поставщиков, изучить цены на оборудование, комплектующие, лицензии в их прайс-листах, сопоставить с указанными в договоре и в бюджете.

Далее просмотрите в открытых источниках информацию об альтернативных поставщиках, изучите их сайты, запросите коммерческие предложения. Не забудьте уточнить условия оплаты и доставки.

Если в бюджете расходов на информационные технологии цены выше нижней границы рынка (среднерыночного уровня), запросите комментарии у владельца бюджета.

Проверяя статью «Услуги сторонних компаний», запросите договоры у владельца бюджета с их поставщиками. Чтобы убедиться, что компания в будущем году аутсорсерам не переплатит, обратите внимание на следующее:

  • указаны ли в контрактах наименования услуг (например, создание локальной сети в новом магазине, обслуживание и администрирование сетевой инфраструктуры);
  • описаны ли правила контроля их качества;
  • закреплен ли алгоритм расчета стоимости услуг и форма их оплаты. Если в договоре с аутсорсером не зафиксирована цена единичной стандартной работы (тариф), объем услуги в натуральном выражении, пересчитать итоговые цифры и сравнить их с указанными в бюджете IT-расходов не получится.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Самые популярные статьи месяца: выбор читателей




    © 2007–2018 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль