Централизованная обработка документов в ОЦО: Внимание к практике

1108
Крупные холдинги сегодня активно переводят  в  Общие центры обслуживания (ОЦО) функции бухгалтерского и налогового учета.

За счет централизации и стандартизации критически важных, но не профильных процессов бизнеса компании стремятся к снижению расходов и повышению операционной эффективности.

Переход на модель ОЦО потребует решения задач, большую часть которых холдинги передают консалтинговым компаниям. В числе таких задач  утверждение оргструктуры, определение механизмов взаимодействия между ОЦО и филиалами, принятие целевой операционной модели и др. Однако и на этапе проектирования ОЦО, и в момент его запуска, холдинги сталкиваются с поиском инструмента для автоматизации централизованной обработки и хранения документов в электронном виде.  Если вы  планируете выводить в ОЦО бухгалтерский учет, то эту тему стоит если не проработать заранее, то, как минимум, посмотреть,  как она развивается в других холдингах.

Классическая схема централизации бухгалтерии в ОЦО такова: подразделения готовят и передают в единый центр первичные документы, на основе которых в учетной системе (1С, SAP и др.) регистрируются факты хозяйственной деятельности холдинга. То есть, документы необходимо перенаправить в центр, где специалисты извлекут из них данные для своей системы. Сразу возникает ряд вопросов.

Во-первых, как передавать документы из филиалов, удаленных от ОЦО подчас на тысячи километров, с минимальными затратами и без риска потерь?

Во-вторых, каким способом из первичных документов будет вводиться в учетную систему информация? Вручную, или с помощью программ распознавания?

В-третьих, если при обработке документы будут сканироваться, то где будут храниться электронные копии? И будут ли электронные копии «привязаны» к записям в учетной системе? Ведь к документам необходим постоянный доступ, чтобы оперативно сверять информацию, делать подборки, передавать по запросам налоговой  и так далее?

Попробуем разобраться на реальных примерах.

Дни и недели

В 2007 году в группе «СУЭК», в которую входило около 70 дочерних обществ  в  нескольких регионах РФ, начинается переход на единый бухгалтерский учет в рамках ОЦО. Компания ставит перед собой цель повысить эффективность управления финансовыми потоками.

Все территориально удаленные предприятия должны были направлять бухгалтерские документы для их обработки и хранения в головные учетные центры. На пересылку документации, которая осуществлялась почтовыми службами, компания несла колоссальные издержки.  Документы часто терялись. Процессы обработки платежных документов своевременно не проводились. Случались и ошибки  – специалисты в учетных центрах вручную вводили данные из бумажных документов в бухгалтерскую систему.

Можно ли было обойтись без бумажных караванов? Например, сканировать документы на местах и отправлять в центры учета цифровые копии документов по электронной почте? Или организовав передачу скан-копий по корпоративной СЭД и обеспечив в ней же их хранение?  Ни тот, ни другой способ не решали комплекса задач по организации централизованной обработки и хранения документов в едином центре, не обеспечивали автоматизации этих процессов.

Пересылка по электронной почте не подходила из-за небезопасности, огромных объемов и невозможности обеспечить комплектность документов. Вопросы хранения электронных копий документов и их связи с учетной бухгалтерской системой также остались бы нерешенными. Система электронного документооборота не справилась бы с большими нагрузками и «упала» с потерей информации. Для организации централизованного учета и обработки финансовых потоков корпорация ЭЛАР внедрила в СУЭК систему электронного архива на ECM-платформе, интегрированную с учетной системой на базе SAP R/3.

Данное решение позволило автоматизировать все функциональные процессы бухгалтерии. Для текущей загрузки документов создана распределенная сеть участков ввода. Привязка финансовых документов из электронного архива к учетным данным в SAP осуществлялась по штрихкоду. Изначально учетная запись заводилась в финансовом модуле SAP, затем проводилась загрузка документов в электронный архив, автоматическое заполнение атрибутов документа данными из учетной системы и привязка пакета документов к конкретной хозяйственной операции. После запуска электронного архива в промышленную эксплуатацию систему использовали более 1 300 сотрудников финансовых подразделений по всей России.

Одним из важнейших  преимуществ использования  в ОЦО платформы класса ECM является  ее функциональность по вводу и обработке документов. В платформе поддерживаются сканирование и загрузка единичных документов с помощью МФУ, обработка тысяч документов в час при подключении высокопроизводительных документных сканеров; распознавание штрихкодов, баркодов, полных текстов документов. Быстрая загрузка и обработка не зависят от форматов и источников документов. В едином контексте обрабатываются сканы документов, файлы приложений, данные, переданные через системы юридически значимого документооборота, системы межведомственного обмена и др.

В СУЭК создана единая среда обработки информационных потоков

До внедрения После внедрения
Компания тратит значительные средства и время на пересылку документов, объемы которых в компании исчислялись даже не количеством, а тоннами. Передача отсканированных документов, поиск документов и передача внешним системам происходит в режиме реального времени.

Практические показатели использования электронного архива в компании СУЭК

Процесс До внедрения После внедрения
Сбор консолидированной отчетности 25 дней 6 дней
Время доступа к документации в регионах 10-12 дней Online
Подготовка и сдача отчетности в центр 7 дней Online

Равнение на хранение

В группе «ФосАгро»  (10  территориально распределенных агрохимических предприятий), где в 2014 году перевели учетные процессы в Общий центр обслуживания, планировали организовать сканирование первичных документов во фронт-офисах четырех производственных филиалов. Поступать и храниться электронные копии документов должны были в СЭД.

«Мы решили, что не будем изобретать велосипед, и в СЭД будем хранить и электронные документы, и скан-копии, но через два месяца попытки работать по такой схеме нам стало ясно, что это невозможно».

Директор ЦО «ФосАгро» А. Н. Гусарин

Главная задача СЭД – обеспечивать скорость процессов документооборота  при большом количестве пользователей и транзакций, поэтому в основе ее архитектуры лежит хорошая база данных. Внутри базы данных «живут» только записи, а большое количество документов там «жить» не может. Накопление такого «тяжелого» контента неизбежно приведет к снижению скорости работы и деградации базы данных. 

Поскольку на СЭД Общий центр обслуживания «ФосАгро» функционировать не мог, потребовалось срочно найти решение по организации хранения электронных документов. Оно также должно было обеспечивать автоматизацию прочих процессов централизованной обработки документов и взаимодействие с учетными системами. Выбор был сделан в пользу системы электронного архива на ЕСM-платформе.  ECM, в отличие от СЭД, не имеют ограничений в объеме и видах контента для хранения.

Корпорация ЭЛАР за 1,5 месяца развернула базовый функционал электронного архива по вводу и хранению документов, провела первичное обучение сотрудников. На втором этапе проекта внедрения организованы территориально распределенные точки сканирования и ввода данных в центрах учета – городах Балаково, Волхов, Кировск и Череповец и проведена  интеграция электронного архива с учетными системами (1C, OeBS Oracle).

Теперь первичная бухгалтерская документация поступает во фронт-офисы производственных филиалов «ФосАгро», где сканируется, индексируется и передается в бэк-офис в Череповце. Специалисты бэк-офиса проводят учетные операции: благодаря интеграции электронного архива с 1С и OeBS сотрудники работают в привычном программном интерфейсе, извлекая скан-образы  документов.

Прозрачность

Во всех предприятиях Объединенной металлургической компании (ОМК) в 2009 году процессы бухгалтерского, налогового и управленческого учета приводятся к одному стандарту и выводятся в общий центр. Создается единая среда управления документами, предполагающая их обработку в электронном виде. Согласно принятой модели ОЦО, перевод в электронный вид документов ведется в предприятиях группы, а обработка передается в центр. 

В 2010 году в ОЦО ЭЛАР внедряет систему электронного архива в различных сочетаниях функциональных модулей в шести центрах учета: Москва, Выкса, Владимир, Челябинск, Альметьевск, Чусовой. Между центрами учета организовывается обмен данными.

Однако оставалась нерешенной проблема своевременного отражения в учетной системе операций и предоставления документов. В связи с чем, не удавалось формировать отчетность ранее 20-х чисел месяца, следующего за отчетным месяцем.

Финансовое подразделение компании выходит с инициативой о стимулировании ответственных менеджеров Выксунской площадки за своевременное предоставление первичных документов.  Выксунский металлургический завод, а вслед за ним все юридические лица компании, переходят на систему мотивации со шкалой депремирования. В  электронном архиве создается  опция, отвечающая за формирование отчетов о нарушениях сроков передачи бухгалтерских документов менеджерами. Отчеты формируются по непривязанным документам и предоставляются руководству, показывая, сколько и каких документов не сдано в отчетный период, хотя операции отражены в учетной системе, а также по документам, проводка по которым в учетной системе не была проведена.

Результаты использования функционала системы электронного архива по выгрузке данных и формированию отчетов были следующие:

  • Отчетность по всем предприятиям группы закрывалась на шестой рабочий день
  • Повысилась ответственность менеджеров за сроки сдачи документов и качество их оформления
  • Снизилась сумма расходов по убыткам прошлых лет в 3 раза
  • Расхождения по внутригрупповым оборотам снизились в 66 раз.

Избежать санкций и не только

В холдинге ОМК служба одного окна осуществляет проверку и перевод поступающих документов в электронный вид, их первичную регистрацию в электронном архиве и передачу ответственным бухгалтерам. Здесь же  обрабатываются запросы от внутренних пользователей на выдачу необходимых комплектов документов. Дальше документ не двигается. Работа идет только с электронным образом.  Бумажный оригинал отправляется  в архив. Бухгалтерия  принимает поступившие документы к учету и осуществляет их обработку в учетной системе и электронном архиве.

Что дает электронный архив бухгалтеру? Для бухгалтера исключается ручной труд. Он теперь избавлен от опасений, что документ попадет не на свое место после копирования. Он продолжает работать из привычной бухгалтерской системы без необходимости осваивать новое приложение. Бухгалтер благодаря интеграции своей учетной системы и электронного архива также может за секунды сформировать подборку документов по заданным  признакам (периоду, контрагенту), при необходимости распечатать комплект необходимой документации. Своевременность подбора документов актуальна при предоставлении  финансовой документации в налоговые органы. Нарушения сроков могут навлечь на компанию солидные санкции. Так, например, случилось несколько лет назад при проверке копании «Дальсвязь». Фискальные органы потребовали предъявить им за пять дней более 14 млн финансовых документов. Не получив документы вовремя, налоговики оштрафовали компанию на 700 млн руб. Могла ли «Дальсвязь» без электронного архива вручную собрать за столько короткий срок миллионы документов? Конечно, нет. Во многом именно по этой причине очень скоро в холдинге состоялось внедрение.

Кстати, после запуска электронного архива первичной бухгалтерской документации в рамках реструктуризации компании СУЭК, о котором мы писали выше, стоимость подготовки к налоговым  проверкам в компании сократилась в 15 раз.

Больше, чем электронный архив

Холдинги начали переводить бухгалтерию в ОЦО в начале-середине 2000-х годов. Помимо снижения издержек и повышения эффективности, у бизнеса была потребность в прозрачности процессов, документальном подтверждении финансовых потоков. Корпорация ЭЛАР была «первопроходцем» в создании электронных хранилищ первичной бухгалтерской документации. С 2007 по 2011 год это были архивы скан-копий, которые нельзя было считать юридически значимыми. После принятия законодательства об ЭДО и других нормативных актов бизнес получил возможность вести документообмен с контрагентами, регуляторами, контролирующими органами в электронном виде.

Однако оригиналы обрабатываемых в рамках ОЦО  бумажных документов по-прежнему нужно хранить в течение пяти лет. Некоторые компании в целях экономии эту функцию отдают на аутсорсинг, предпочитая внеофисное хранение документов содержанию собственного архива. А сейчас на рынке есть комплексная услуга, еще более благоприятная для бизнеса. Помимо организации внеофисного хранения оригиналов документов,  компаниям предлагается при нехватке штата специалистов или в период пиковых нагрузок воспользоваться услугой облачного индексирования документов. Эта технология также позволяет экономить на вводе данных в информационные системы. В период больших нагрузок на бухгалтерию вы сможете обеспечить своим сотрудникам рабочие места при наличии в облачной реплике электронного архива первичной документации. Вам также предоставят в пользование комнату аудита, где специалисты могут вести полноценную экспертную работу.

Корпорация ЭЛАР расширила концепцию единого информационного пространства в ОЦО на ECM-платформе, уже доказавшую свою эффективность, до полного цикла управления бухгалтерской документацией. 



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль