Что такое аутсоринг и зачем он вам нужен

174
Что такое аутсоринг и зачем он вам нужен
Популярный аутсорсинг – понятие уже вполне устоявшееся в российском бизнесе. Благодаря преимуществам его используют как крупные, так и небольшие фирмы. В статье разъясним значение термина аутсорсинг, примеры и виды таких услуг, многочисленных плюсы и немногие минусы. Особое внимание уделим аутсорсингу бухгалтерии.

Аутсорсинг – что это такое простыми словами

Малоизвестный всего лишь лет пятнадцать назад термин «аутсорсинг» прочно обосновался в лексиконе современного бизнеса. Попробуем разобраться, что значит аутсорсинг на сегодняшний момент. Данное слово пришло к нам из английского языка. В переводе аутсорсинг означает использование внешнего ресурса, источника. В этом и заключается определение аутсорсинга – это использование человеческих ресурсов, а также сопутствующего оборудования, техники и методов работы стороннего исполнителя для своих целей. В данном случае сторонние организации – это фирмы, специализирующиеся на оказании конкретных направлений услуг другим компаниям, например, юридических, бухгалтерских или ИТ.

Попробуем разобраться, как работает аутсорсинг. Допустим, фирме срочно нужно два-три бухгалтера в связи с расширением бизнеса, но посадить в офисе их некуда, работать из дома в связи с характером их задач им будет не слишком удобно. Оптимальный вариант – обратиться в компанию, специализирующуюся на оказании бухгалтерских услуг. Она быстро найдет специалистов, которые смогут взять на себя функции по бухучету фирмы-клиента. При этом они будут работать в офисе не клиента, а исполнителя, появляясь у клиента лишь при необходимости.

Отличия от аустаффинга

Важно различать понятия «аутсорсинг» и аутстаффинг». Аутстаффинг означает использование персонала другой компании в течение краткого срока (чаще всего на сезон, для конкретного проекта, либо на период болезни/отпуска штатного сотрудника и т.п.).

В случае аутсорсинга работы могут проводиться целиком либо частично на территории исполнителя, тогда как при аутстаффинге сотрудник присутствует в офисе компании-клиента.

При аутсорсинге речь идет о передаче именно работ/услуг, тогда как в случае аустаффинга, что видно из самого слова («стафф» – персонал) – означает передачу именно конкретных сотрудников.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Аутсорсинг, безусловно, имеет много плюсов, но, к сожалению, у него есть и минусы. Рассмотрим и те и другие.

Итак, преимущества этого вида услуг:

  1. Финансовая выгода: никаких выплат, связанных с увольнением, компенсаций за неиспользованный отпуск, декретных, больничных и т.п. Кроме того, сокращаются расходы в связи с тем, что услуги оказываются с использованием оборудования, программного обеспечения и офисных и иных помещений провайдера. Повышение квалификации или переобучение своих сотрудников также оплачивает сама аутсорсинговая фирма.
  2. Уменьшение объема работы отдела кадров: не нужно осуществлять формальности, связанные с приемом на работу и увольнением, больничными, уходом в декрет, нет необходимости заниматься поиском персонала, его аттестацией.
  3. Компания застрахована от приостановки оказания услуг в связи с болезнью или внезапным увольнением сотрудников.
  4. Если руководство недовольно работой своего сотрудника, избавиться от него законными методами не так-то легко. В случае задействования персонала «со стороны» всегда можно договориться о работе с более компетентным и ответственным специалистом.

Недостатки у аутсоринга, впрочем, тоже имеются. Прежде всего, это риск утечки информации, ведь в чужой фирме сохранение конфиденциальности не проконтролируешь. А бухгалтеру и юристу, да и программисту с секретными сведениями приходится иметь дело очень часто. Конечно, можно внести пункт о конфиденциальности и об ответственности за ее нарушение в договор аутсорсинга (это договор об оказании услуг), но риск не исчезнет. Опять же, определить масштабы и принять экстренные меры в случае утечки секретных сведений проще, если это произошло в твоей фирме, а не в партнерской компании (см., как защитить коммерческую тайну).

Еще одна проблема – надежность самого партнера: если оказывающая услуги аутсорсинга фирма разорится или столкнется с серьезными проблемами, это неизбежно отразится и на ее клиенте (проверить контрагента можно здесь >>).

Одним из недостатков может быть также не столь высокая оперативность, как в случае выполнения обязанностей штатными работниками.

Виды и примеры аутсорсинга

Какие же виды аутсорсинговых услуг встречаются чаще всего?

ИТ-аутсоринг. Системного администратора для устранения рядовых неполадок (не включается компьютер, поймали вирус, нужно обновить ПО и т.д.) фирмы предпочитают своего. Но если требуется написание программ, то лучше обратиться в специализированную фирму. Помимо программирования, ИТ-аутсорсинг включает создание инфраструктуры на основе облака: виртуальный офис, резервное копирование и хранение данных, корпоративный портал и почта. Компании предлагают также оснащение офисов и складов под ключ, монтаж, демонтаж, перенос и настройку оборудования и т.п. Немаловажно, что у них зачастую есть возможность оказывать техническую и консультационную поддержку круглосуточно и семь дней в неделю, что не всегда возможно или слишком дорого силами штатных экспертов.

К этому виду примыкает аутсорсинг техобслуживания – например, производственного оборудования, его монтаж/демонтаж, наладка, контроль за состоянием, ремонт, обновление программного обеспечения, замена отдельных компонентов, консультирование сотрудников клиента и т.д.

Аутсорсинг юридических услуг. Случается, что компании необходимы услуги юристов, специализирующихся на разных областях права. Поскольку универсальных специалистов не существует, а нанимать сразу нескольких юристов дорого, да и полной загруженности для каждого может и не быть, проще обратиться в юридическую фирму, которая сможет оказывать услуги по различным вопросам.

Логистика. При сравнении, что выгоднее: осуществлять самой компании складское хранение и транспортировку товаров или перепоручить это аутсорсинговому провайдеру, имеющему собственные склады, грузовые автомобили, водителей, специализированные программы, может оказаться, что партнерство дешевле и удобнее.

Кадры. Не очень большой фирме зачастую выгоднее иметь одного-двух HR-специалистов, которые будут и персонал искать, нанимать, переводить или увольнять, и табели посещаемости вести, и иную кадровую работу осуществлять. А вот крупная фирма может переложить как все услуги, так и часть их (например, подбор персонала) на кадровое агентство.

Передать на аутсорсинг можно также архивирование документов. Данная услуга, как правило, включает в себя резервное сканирование и хранение наиболее важной информации в электронном виде.

Существует также аутсорсинг производства. Например, компания может в целях экономии передать швейный или сборочный цех другому предприятию, чтобы не заводить собственный. Либо, наоборот, передать производство компонентов, а вот собирать уже самостоятельно. Пример аутсорсинга: небольшой фирме из одного-двух дизайнеров организовать свой собственный пошивочный цех может быть совершенно нерентабельно: сегодня клиенты заказали платья и костюмы, а завтра – простой. При этом зарплату швеям платить все равно нужно, да и аренду помещения никто не отменял. Проще договориться с фабрикой, предоставлять им лекала, ткани, фурнитуру. Конечно, при этом сложнее добиться высокого качества, скорость работы будет несколько страдать.

Бухгалтерия: передача на аутсорсинг или своими силами?

Отдельно рассмотрим, как работает аутсорсинг в бухгалтерии.

Компания вправе осуществлять бухучет согласно российскому законодательству самыми разными способами: можно создать специальное подразделение (бухгалтерию), руководить которым будет главный бухгалтер (в штате), можно ввести должность бухгалтера, а можно передать на основе договора ведение учета специализированной организации или бухгалтеру-специалисту.

Последний вариант оказывается удобным небольшим фирмам, а также индивидуальным предпринимателям, не имеющим времени, опыта или достаточных знаний (или всего вместе) для ведения бухгалтерии. Такие договорные отношения имеют целый ряд плюсов:

  • нет необходимости оборудовать рабочие места, приобретать и регулярно обновлять специализированные программы для работы, расходные материалы, телефонию, процедуру сдачи отчетности ;
  • повышением квалификации специалистов (курсы, семинары, специальная справочная литература и т.д.) занимается компания, оказывающая услуги;
  • экономия фонда заработной платы: фактически за ту же сумму, которая составила бы зарплату одного бухгалтера, можно получать услуги нескольких специалистов. Кроме того, нет необходимости делать отчисления на медицинское и пенсионное страхование, а также в Фонд социального страхования;
  •  нет риска остаться без бухгалтера в отчетный период (если сотрудничающий с фирмой бухгалтер заболеет, его заменят другим, что невозможно в том случае, если бухгалтерским учетом занимается штатный сотрудник).
  •  за неправильное ведение бухучета могут быть предусмотрены штрафные санкции, что невозможно при наличии штатного специалиста.

Без недостатков аутсорсинг бухгалтерии тоже не обходится.

  1. Как уже говорилось выше, относительно высокий риск утечки конфиденциальной информации.
  2. Более низкая оперативность учета (особенно для крупных организаций).
  3. Сложность контроля за деятельностью, осуществляемой аутсорсинговой компанией.

Что же предлагают специализированные фирмы своим клиентам? Бухгалтерский аутсорсинг предполагает восстановление бухучета, возврат (зачет) НДС, консультирование сотрудников заказчика, участие в камеральной налоговой проверке и т.д. Если конкретнее, то бухгалтерские услуги на аутсорсинге могут иметь очень широкий спектр:

  • сбор и контроль первичных документов,
  • ввод их в базу и учет в ней,
  • расчет и перерасчет налогов и сборов
  • подготовка платежных документов для их оплаты,
  • общение с налоговой инспекцией по любым вопросам,
  • оформление авансовых отчетов,
  • сверка задолженности с контрагентами,
  • открытие и закрытие банковских счетов,
  • получение выписок из ЕГРЮЛ.

Помимо этого сторонняя организация может осуществлять расчет зарплаты и иных выплат и компенсаций сотрудникам, предоставление им справок (2-НДФЛ и т.д.).

Некоторые аутсорсинговые фирмы готовы взять на себя и обязанности отдела кадров: оформление приема на работу /увольнения, больничных листков и т.п., либо же заняться управлением документооборота: проверить и оптимизировать существующий, ввести электронный документооборот.

При этом провайдеры услуг предлагают как полный аутсорсинг, так и частичный, то есть ведение отдельных участков или выполнение только функций главного бухгалтера.

 Как понять, нужен ли вам аутсоринг

Иван ЧернышЧерныш Иван руководитель проектного направления ведущего интегратора ИТ-решений для учета и управления (эксперт в области бюджетного управления и анализа финансовой отчетности)

Прежде всего давайте посмотрим какие плюсы и минусы у аутсорсинга и у собственного сотрудника (табл. 1).

Таблица 1. Плюсы и минусы у аутсорсинга и у собственного сотрудника

+/- Собственный Привлеченный
Знание специфики бизнеса +: знание особенностей работы конкретной компании     
+: опыт других компаний, возможность дать иной взгляд на работу компании и оптимизировать процессы    
 
-: зависимость компании от конкретного специалиста (особенно когда он обладает уникальными знаниями) -: не постоянная работа с клиентом (авралы, закрытия периодов и т.д.)
Доступность +: сотрудник в постоянном доступе +: взаимозаменяемость, есть специалист который отреагирует на заявку
-: в периоды болезни/отпусков сотрудник может быть не доступен -
Специализация -: узкоспециализированный специалист, ограниченный в новых областях +: наличие специалистов различной квалификации
Затраты +: более низкая стоимость эффективных часов +: нет необходимости оплачивать не результативное время
-: наличие неэффективных часов -: более выскоая стоимость

Анализ плюсов и минусов аутсоринга на примере ИТ-аутсорсинга

Давайте посчитаем, сколько стоит специалист для компании. Возьмем, для примера, обслуживающее бизнес-подразделение информационных технологий.

В среднем, стоимость аутсорсинга ИТ-подразделения составляет порядка 2500 руб. в час (это далеко не самая высокая ставка).

По нашим подсчетам для того, чтобы штатный сотрудник был более рентабелен, по сравнению с внешним обслуживанием по ставке 2500 в час, он должен отрабатывать более 90 часов в месяц (см. рисунок). 

Рисунок. Точка безубыточности собственного сотрудника

Как работает аутсорсинг

Из рисунка видно, что чем меньше загружен штатный сотрудник, тем он дороже обходится компании. Далее посчитаем стоимость часа сотрудника (см. табл. 2).

Таблица 2. Стоимость часа сотрудника, в зависимости от отработанного времени

Количество отработанных часов Стоимость часа
130  1 732,30  
120 1 876,66  
112,6 1 999,99  
110  2 047,27
100 2 251,99 
90 2 502,21  
85   2 649,40 
80 2 814,99  
75  3 002,66  
70  3 217,13  
65 3 464,60  
60 3 753,32  
55  4 094,53  
50  4 503,99 
45  5 004,43
40  5 629,98

Для того, чтобы определиться с плюсами и минусами аутсорсинга, разделим затраты на штатного сотрудника на ежемесячные, ежегодные и разовые.

К месячным расходам относятся:

  • ФОТ включая премии;
  • страховые взносы.

К ежегодным расходам относятся:

  • затраты на обучение;
  • затраты на аренду помещения (включая коммунальные расходы).

Разовым расходам относятся:

  • затраты на привлечение;
  • затраты на оборудование рабочего места;
  • затраты на увольнение.

Возьмем интервал зарплат от 100 000 до 130 000 рублей в месяц и рассчитаем затраты (табл. 3).

Таблица 3. Расходы на одного сотрудника

На одного сотрудника

В пересчете на месяц

от

до

от

до

Ежемесячные расходы

ЗП

100 000,00  

130 000,00  

100 000,00  

130 000,00  

страховые взносы

30 000,00  

39 000,00  

30 000,00  

39 000,00  

Ежегодные расходы

Затраты на обучение*

30 000,00  

40 000,00  

2 500,00  

3 333,33  

Затраты на аренду (4,5 кв.м по СанПиН)
вкл. коммунальные**

67 500,00  

112 500,00  

5 625,00  

9 375,00  

Разовые (на 3 года)***

Оборудование рабочего места (компьютер, стол, стул)

50 000,00  

60 000,00  

1 388,89  

1 666,67  

Расходы на привлечение и адаптацию (мин. 2 оклада)

200 000,00  

260 000,00  

5 555,56  

7 222,22  

Затраты на увольнение (2 оклада)

200 000,00  

260 000,00  

5 555,56  

7 222,22  

Расходы в месяц (суммарно)

150 625,00  

197 819,44  

  

*затраты на обучение из расчета 2–3 курса в год от 10 000 до 20 000 за курс.

** в расчете взяты ставки от 15 000 до 25 000.

*** из расчета срока работы сотрудника в одной компании – 3 года.

Из таблицы 3 видно, что расходы на сотрудника в месяц составляют от 150 625 до 197 819 рублей в месяц.

По КЗОТу сотруднику положен 4 недельный отпуск (160 часов). Кроме того, на больничные можно выделить еще 2 недели (80 часов).

Итого неэффективных часов в год 160 + 80 = 240. Всего в 2016 году, согласно производственному календарю, было 1974 рабочих часа, в среднем 164,5 часа в месяц (при 40 часовой неделе). Эффективных часов в месяц (1974 - 240) / 12 = 144,5 часов.

Таким образом, стоимость часа штатного специалиста составляет от 1 042,39 (150 625,00  / 144,5) до 1 368,99 (197 819,44 /144,5). Получается, что наш штатный сотрудник эффективен по сравнению с привлеченным по аутсорингу ИТ-специалистом (по ставке 2500), если отрабатывает от 41,7% (1 042,39  / 2500) до 54,8% (1 368,99 / 2500), то есть в среднем около половины рабочего дня. Если перевести это в часы получается от 68,6 (164,5 * 41,7%)  до 90.08 (164,5 * 54,8%) в месяц.

Проведем проверку наших расчетов:

Мы рассчитали, что расходы на сотрудника составляют от 150 625,00 до 197 819, 44 при 144,5 часовом рабочем месяце, однако если бы он отрабатывал все 164,5 часа в месяц мы бы должны были ему заплатить от 171 472,75 (150 625,00*164,5/144,5) до 225 199,30 (197 819, 44*164,5/144,5). Отсюда и получается эффективное количество часов, которое должен отработать сотрудник по сравнению с аутсорсингом 225 199,30/2500 = 90.08 часов.

Резюме

Разумеется, все вышесказанное в большей степени справедливо для аутсорсинга обслуживающих подразделений таких как ИТ или бухгалтерия, поскольку работа этих отделов достаточно стандартизирована, что доказывает большое количество компаний, которые берут на эти функции на аутсорсинг. Аутсорсинг функций может быть большой экономией для компании, к тому же он менее рискован – поменять обслуживающую компанию бывает проще, чем уволить нерадивого сотрудника, который может к тому же передать конкуренту коммерческую тайну или клиентскую базу.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль