Какие реквизиты включить в заявку на платеж

150
Какие реквизиты включить в заявку на платеж
Предложенные рекомендации помогут вам нивелировать ошибки и сократить время проверки заявки на оплату. В них вы найдете пошаговый порядок действий: как проанализировать форму заявки, какими реквизитами дополнить, какие поля лучше удалить.

Какие реквизиты включить в заявку на платеж

Задача финансового директора – обеспечить казначейство всей нужной информацией и в то же время избежать ненужных данных, чтобы не обременять лишней работой ни инициатора платежа, ни контролера. Для этого заявка на платеж должна включать обязательные поля:

  • номер и дата;
  • инициатор;
  • плательщик;
  • получатель;
  • документы-основания;
  • обоснование платежа;
  • назначение;
  • сроки.

Как оформить номер и дату платежа в заявке на платеж

Отсутствие регистрации заявок внесет хаос в работу служб и потребует дополнительных трудозатрат на розыск потерявшихся документов. Номер и дата помогут отслеживать движение заявки на всех этапах согласования.

Как корректно указать в заявке на платеж ее инициатора

Если казначей получит безымянную заявку и у него появятся вопросы к ее содержанию, он отклонит ее или будет самостоятельно искать ответы. Оптимизировать работу контролера поможет информация об инициаторе заявки. Так казначей свяжется с заявителем и задаст интересующие вопросы.

Информацию об инициаторе разбейте на три поля – Ф. И. О., отдел и контакты (e-mail и телефон). Если у вас электронный документооборот, эта информация есть в справочнике и в заявке ее указывать не нужно.

Как отразить в заявке на платеж реквизиты компании в группе

Если у вас холдинг и с одним и тем же контрагентом работают два или более предприятия группы, то отсутствие реквизитов плательщика или некорректное название приведет к негативным последствиям. Есть вероятность, что сотрудник централизованного казначейства отправит платеж с расчетного счета ошибочного юридического лица.

Если у контрагента такой же невнимательный менеджер по продажам, то ошибку бухгалтеры обнаружат спустя несколько месяцев при инвентаризации взаиморасчетов. Такую ситуацию проще не допустить, чем исправить.

Какие реквизиты контрагента обязательны для заявки на платеж

Если неправильно указать название получателя, платеж может не пройти или, еще хуже, денежные средства уйдут не тому контрагенту. Например, компания работает с холдингом «Лес», предприятие «Елочка» из этой группы на стадии ликвидации, а «Пихта» – новый поставщик. Если менеджер по закупкам укажет в заявке на платеж вместо «Пихты» ООО «Елочка», а казначеи не обратят внимание, то деньги придется возвращать обратно.

Используете программу электронного документооборота? Значит, контрагенты зафиксированы в одноименном справочнике и об уникальности получателя дополнительно заботиться не стоит. Ее обеспечивают стандарты заполнения справочников. Если заявки формируете вручную, то нужен отличительный критерий, например ИНН. Если контрагент – поставщик ТМЦ или услуг, добавьте поле с номером и датой договора.

По каким документам проводить заявку на платеж

Наверняка менеджеры вашей компании один и тот же документ отправляли на оплату дважды. Требуйте указывать полные реквизиты – так проще контролировать дубли.

Компания платит на основании счета, инвойса или служебной записки. Идентифицируйте документ в заявке, добавьте поле с номером и датой, чтобы казначеи были уверены, что оплачивают нужный счет. Также предусмотрите поля для сумм документа и платежа. Значения будут отличаться, если необходимо перечислить аванс или доплатить.

У вас в компании два вида платежей – предварительная оплата и по факту? Добавьте поле «Вид платежа». Так вы проконтролируете платежную дисциплину. Если работаете с иностранными поставщиками, то введите поле «Валюта платежа».

Если используете электронный документооборот, обяжите сотрудников прикреплять к заявке файл с документом. Так проверяющий сотрудник сможет дополнительно проверить реквизиты. Самое неудачное время – после обеда, когда организм не вошел в рабочий ритм, и вечером, когда все физически и эмоционально устали.

Как правильно обосновать платеж в заявке

В вашей компании больше одной бюджетной формы? Например, есть бюджет финансовой службы, бюджет IT-отдела, инвестиционный бюджет и другие. Добавьте в заявку на оплату поле с названием и статьей бюджета. Так вы избежите разночтения между заявителями и контролерами. Казначеи не всегда знают, на какую статью и бюджет отнести оплату. Если выберут неправильно и окажется, что нет средств по статье, отклонят платеж.

Если пользуетесь системой электронного документооборота, то корректные названия статей есть в справочнике. Если заявки в Excel, то для удобства работы лиц, проверяющих заявки на платеж, создайте выпадающий список со статьями и названиями бюджетов в Excel.

Как указать назначение платежа в заявке на платеж

Если из документа-основания непонятно, для чего предназначены приобретаемые ТМЦ или услуги, то казначею сложнее проверить правильность указанной статьи бюджета. Например, в счете указали «Подшипник», в поле «Назначение платежа» лучше уточнить цель приобретения – «Подшипники для ремонта конвейеров в основном производственном цеху». Так казначей сможет убедиться, не превышает ли заявленная сумма утвержденный бюджет по данной статье затрат.

Формула. Расчет относительного отклонения

Какие реквизиты включить в заявку на платеж

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

  О

Относительное отклонение

%

Результат расчета

  Ф

Фактическое значение показателя

руб. или нат. ед.

Отчетность (бухгалтерская, управленческая)

  П

Плановое значение показателя (или норматив)

руб. или нат. ед.

Бюджеты и планы

Когда согласовываете заявки в электронной системе документооборота, то есть возможность дать ссылку на документ-заявку на приобретение товаров, сырья или материалов. Так удобнее контролировать и отслеживать, когда возникло обязательство по оплате и когда его исполнили.

В какие сроки оптимально исполнять заявки на платеж

Убедитесь, что в форме вашей заявки на оплату есть поле для даты или диапазона дат. Если его нет, казначеи вправе самостоятельно расставить приоритеты. Нет гарантий, что получится вовремя перечислить деньги поставщикам. Не зная сроков, не спланируешь платежи и не распределишь по первоочередности.

Если ведете заявки в Excel, советую автоматизировать ввод данных с помощью выпадающих списков для четырех полей: «Инициатор платежа», «Плательщик», «Получатель», «Обоснование платежа». Так избавитесь от ошибок и опечаток.

В качестве дополнительной защитной меры установите в Excel ограничения. Если инициатор платежа не заполнит нужные поля, то заявка не уйдет в оплату. Сократите время казначея на проверку заявки.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль