Скоро командировка: план по дням

97
Скоро командировка: план по дням
Иголкина Инна
психолог, бизнес-тренер, руководитель тренинговой компании «Таймсейвер»
Финансовому директору необходимо встречаться с партнерами, чиновниками, инвесторами, банкирами в других городах или проверять работу удаленных подразделений компании. Оставить текущие дела ради поездки сложно. Но если правильно спланируете время в командировке, успеете и провести важные переговоры, и выполнить свои основные обязанности.

Обычно график деловых поездок очень напряженный. Финансовому директору за короткий срок нужно провести несколько совещаний и встретиться с большим количеством людей. Но во время командировки нельзя забывать и о своих основных обязанностях, особенно если уезжаете больше чем на три дня. Выделите в плане время, чтобы заняться важными делами. Вы можете подготовить черновики документов, ознакомиться с новыми договорами, вести переписку.

Скачайте дополнительный материал к статье:

Иконка PDFКак не платить взносы с сомнительных командировочных расходов

Перед командировкой

За неделю до отъезда разработайте план служебной командировки (см. рисунок). Он понадобится вам для отчета, но не относитесь к нему как к формальности — чем четче проработаете программу поездки и опишите ожидаемые результаты, тем легче будет во время путешествия. Если не хотите излишне конкретизировать для коллег подробности, подготовьте два варианта — для себя и для отчета.

Рисунок. План служебной командировки

План служебной командировки

Разработайте оптимальный маршрут командировки, особенно если собираетесь посетить несколько городов. Поручите проверенному помощнику спланировать удобные перелеты и заказать подходящий номер в отеле или сами потратьте время (см. также подотчет: оформляем по новым правилам).

Обязательно планируйте сроки с запасом на возможные непредвиденные ситуации. Например, приезжайте в другой город не в день совещания, а вечером предшествующего дня. Если рейс отменят или задержат, у вас будет шанс успеть на совещание. Также сможете отдохнуть перед встречей и еще раз уточнить информацию, которая могла оперативно измениться.

За неделю до поездки рассортируйте все свои дела по принципу срочности и важности. Срочные и важные сделайте заранее сами, а срочные, но не важные поручите своим заместителям. Установите для них контрольные точки и проверьте результат, чтобы не допустить серьезных ошибок. Среди важных, но не срочных дел выберите те, которые можно сделать быстро — за 3–15 минут. Именно их запланируйте на время командировки. Это могут быть телефонные звонки, планы документов, которые нужно составить.

Продумайте, что вам понадобится для работы, например, будет ли удобно работать с документами в бумажном или в электронном виде. Распечатайте заранее те, которыми собираетесь заняться во время перелета, убедитесь, что копии остальных есть в вашем ноутбуке. Если не берете ноутбук, но хотите вносить правки в документы, возьмите с собой выносную клавиатуру — печатать на планшете неудобно, это отнимет лишнее время.

Вы можете взять с собой работу, которая занимает больше 15 минут, и разбить ее на несколько частей. Например, изучить некоторые пункты договора можно в такси, пока едете на встречу, продолжить вечером в отеле, а закончить в самолете.

Чтобы сэкономить время, переведите тексты в аудиоформат и слушайте в самолете или машине. Озвучить документ можно с помощью программ «Рассказчик», NaturalReader, ToM Reader или др. Но помимо аудиоверсии держите под рукой и бумажную или электронную, чтобы при необходимости вносить правки.

Заранее установите и освойте приложения для планирования времени с функцией совместного доступа. Например, Wunderlist, Todoist, Any. Do, календарь Google или др. Попросите заместителей отслеживать ваш график в приложении и сверяться с ним, когда решат обратиться за помощью. Это особенно удобно в командировках, которые длятся больше пяти дней и график которых вы не можете полностью составить заблаговременно.

За неделю до поездки свяжитесь с принимающей стороной и подтвердите встречу. Предварительно обсудите основные вопросы, которые планируете решать, чтобы коллеги успели подготовиться (читайте также положение о командировках: бланк, образец заполнения).

Еще раз напишите или позвоните принимающей стороне за день до вылета — иногда все меняется в последний момент.

Когда оговариваете время совещания, учитывайте, что, если летите четыре часа или больше, вашему организму нужно будет перестроиться. Поэтому не назначайте деловые собрания сразу после прилета, запланируйте дополнительно минимум полчаса на отдых (см., как противодействовать манипуляциям в переговорах).

Не позже чем за пять рабочих дней до командировки назначьте ответственных на время своего отсутствия. Если планируете уехать более чем на три дня, распределите дела между сотрудниками, чтобы они могли выполнять ваши задачи не в ущерб своим прямым обязанностям. Например, секретарь работает со звонками, почтой и посетителями, ваш заместитель или главный бухгалтер — с финансовыми документами и т. д.

За день до вылета подробно проинструктируйте заместителей, передайте им свое расписание на время командировки и договоритесь, как и в какое время будете связываться с ними, какой способ связи предпочтительнее.

В командировке не отвечайте на звонки и письма, когда действительно заняты, например на переговорах или мероприятиях. Тогда у сотрудников будет стимул обращаться к вам точно в условленные часы.

Заранее убедитесь, что в поездке сможете пользоваться всеми необходимыми программами: ERP-системой, электронным документооборотом, бизнес-аналитикой, корпоративной почтой. Попросите сотрудников IT-отдела проверить и обновить антивирусную защиту на вашем ноутбуке или планшете. При работе с важными данными не пользуйтесь бесплатным Wi-Fi в отеле, это небезопасно.

Если командировка короткая, постарайтесь уложить все вещи в небольшой чемодан или сумку, чтобы пронести в кабину самолета. Если сдадите багаж, а он потеряется, потратите время в аэропорту, срочно придется менять расписание поездки.

В командировке

Заранее составьте график работы в командировке. Предположим, вы едете в удаленный регион, чтобы встретиться с генеральным и финансовым директорами дочерней компании и побывать на отраслевой выставке.

За один день нужно посетить офис компании, выставку и поговорить с партнерами. График, в котором максимально уплотнены дела, вы можете видеть в таблице. Такого распорядка лучше избегать, если есть возможность. Выделите буферные блоки между важными делами. Так, если какая-то встреча затянется, сможете сократить или убрать буферный блок, чтобы успеть выполнить основные задачи.

Таблица. График однодневной командировки

Начало

Окончание

Время, часы

Действия

Выводы

7:00

8:00

1:00

Пробуждение, подготовка к работе, завтрак

8:00

9:30

1:30

Работа с почтой, подготовка к встрече

9:30

10:00

0:30

Дорога

10:00

13:00

3:00

Переговоры, посещение дочерней компании

13:00

14:00

1:00

Обед с генеральным директором

14:00

14:30

0:30

Дорога

14:30

15:30

1:00

Посещение региональной выставки

15:30

16:00

0:30

Дорога

16:00

18:00

2:00

Работа с почтой, звонки (из ресторана или гостиницы)

18:00

18:30

0:30

Дорога

18:30

21:30

3:00

Деловой ужин с принимающей стороной, краткая экскурсия по городу

21:30

22:00

0:30

Дорога, возвращение в гостиницу

06:00

06:30

0:30

Подъем, выселение из гостиницы, отъезд в аэропорт

Во время поездки записывайте, сколько времени вам понадобилось на каждую задачу на самом деле. Это поможет в следующий раз оптимизировать план, сделать его более реалистичным и заполнить промежутки, которые образуются между мероприятиями.

Заранее представьте маршрут ваших передвижений по городу. Планируйте на дорогу больше времени, чем понадобится на самом деле, но избегайте ненужных перемещений. Посмотрите на карте, где расположены гостиница, офис, выставка, компании-конкуренты, рестораны и другие места, которые вам нужно посетить. Проверьте, не получилось ли в дорожном плане «петель», возможно, надо изменить что-то в графике, чтобы ехать в одном направлении и не возвращаться назад без необходимости. Это сэкономит вам время, особенно в крупных городах или если вынуждены ездить в часы-пик. Поскольку дорожная карта напрямую связана с графиком работы в командировке, не доверяйте ее помощнику, а проверьте самостоятельно.

Не планируйте только то, что касается работы. Выделите немного времени, чтобы посмотреть достопримечательности, встретиться с интересным человеком или просто отдохнуть. Даже 20–40 минут, в которые вы не будете думать о делах, добавят вам позитивных эмоций, нужных, чтобы выдержать стресс от деловой поездки.

Личный опыт

Анна Глазкова, заместитель генерального директора по экономике и финансам биотехнологической компании «ФОРТ», вице-президент IMA, к. э. н., МВА

Сейчас большинство задач можно выполнить удаленно: просматривать почту, осуществлять финансовый контроль, управлять денежными потоками, работать с бизнес-информацией, проводить конференц-коллы. Поэтому в командировках для меня главное — наличие Wi-Fi и электронных устройств. С их помощью я могу быстро согласовывать документы, разрешать спорные вопросы, назначать ответственных лиц, контролировать бизнес-процессы, вести переписку.

Если нужно срочно связаться с коллегами, использую мессенджеры: WhatsApp, Viber, Telegram, Signal. Отправляю сотрудникам отсканированные документы, файлы с данными.

Иногда я езжу в командировки на собственной машине, тогда по громкой связи общаюсь с коллегами, контрагентами, иногда даже провожу совещания «на скорости». Это позволяет коротать время с пользой и концентрироваться только на главном и необходимом.

Видео: Как сохранять работоспособность в любой ситуации

Подготовлено по материалам журнала «Финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль