Как работать с онлайн-кассами в 2018 году

568
Как работать с онлайн-кассами в 2018 году
Одно из самых больших изменений 2017 года – переход на новый вид техники – онлайн-кассы. Что это за аппараты, кто не вправе от них отказаться и как с ними работать – в статье ответим на все вопросы и расскажем все об онлайн-кассах.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса выполняет главную функцию обычных касс – покупатели получают документы о том, что они оплатили товар или услугу. Но у новой техники есть еще одна задача, которой не обладала старая – через оператора фискальных данных аппараты передают сведения в налоговую. То есть инспекторы сразу узнают о продаже или возврате товара и т.д.

В таблице мы привели другие различия в принципах работы онлайн-касс.

Таблица. Чем старые ККТ отличаются от новых онлайн-касс

Признак

ККТ старого образца

Онлайн

Работа в интернете

Аппарат работает без подключения к сети интернет

Электронную кассу надо подключить к интернету. Исключение только у автономных касс, но их можно использовать только в местности, которая отдалена от сетей связи

Голограмма

На аппарате должна быть голограмма «Сервисное обслуживание»

Голограмма необязательна

Регистрация

Чтобы зарегистрировать технику, надо прийти в налоговую

Для регистрации необязательно посещать инспекция, сделать это можно дистанционно: через оператора или личный кабинет

Договор с центром технического обслуживания

Необходимо заключить договор с ЦТО, иначе ККТ не зарегистрировать

Договор заключать необязательно. Если техника сломается, то можно вызвать специалиста за отдельную плату

Чек

Есть только один вид чеков – бумажный. По закону в нем должно быть семь обязательных реквизитов

Обязательных реквизитов почти в три раза больше – 20. Касса может выдавать не только бумажный чек, но переслать электронный документ на e-mail или телефон (если об этом попросит покупатель)

Фискальный накопитель и ЭКЛЗ

ЭКЛЗ хранит информацию о продажах. Лента может служить 13 месяцев или до тех пор, пока не закончится (если фирма проводит много операций по кассе, то ЭКЛЗ требовалось менять чаще)

Фискальных накопитель записывает данные о продажах. Скро службы зависит от системы налогообложения. У компаний на общем режиме он также составляет не менее 13 месяцев, у спецрежмников – 36 месяцев.

Для работы на новом оборудовании не нужно заключать договор с центром технического обслуживания. А вот без контракта с оператором фискальных данных использовать новый агрегат не получится. На сайте налоговой можно найти перечень операторов, с которыми налогоплательщики вправе заключить договор. На момент написания статьи таких операторов 14.

Для кого обязательно применение онлайн-касс

Большое количество продавцов стали применять новую технику с 1 июля 2017 года. Государство дало отсрочку только нескольким категориям компаний. Это предприниматели и фирмы, которые:

  1. Оказывают населению бытовые услуги. Список таких услуг утвержден постановлением Госстандарта России от 28.06.93 № 163. Если фирма оказывает услуги, то вправе не использовать ККТ, когда принимают от клиентов оплату. Но вместо чеков обязательно надо выдавать покупателям бланки строгой отчетности.
  2. Применяют вмененку или патент. На эти спецрежимы можно перевести только некоторые виды бизнеса. Кроме того, патент вправе применять только предприниматели, юридическое лицо перевести на этот специальный режим не получится.

Но и эти налогоплательщики с 1 июля 2018 года перейдут на онлайн-кассу. Не стоит ждать 1 июля следующего года. Ближе к крайнему сроку спрос на новое оборудование возрастет. Не исключено, что всем не будет хватать аппаратов. Такая ситуация уже возникала 1 июля 2017 года, когда был первый этап перехода. Тогда налоговики сказали, что не будут штрафовать за неприменение касс. Дадут ли они такие послабления в 2018 году неизвестно. Но чтобы не рисковать, стоит заблаговременно начать работать на новой технике. Закон не запрещает этого.

Продавцы, которые ведут бизнес в местностях, отдаленных от сетей связи, не освобождены от применения ККТ. Но так как у них нет доступа к интернету, то передавать сведения налоговикам они не обязаны.

Автономные онлайн-кассы

Особые правила действуют для продавцов, которые ведут бизнес в местностях, отдаленных от сетей связи. Закон не освобождает их от применения ККТ. Но так как у них нет доступа к интернету, то передавать сведения налоговикам они не обязаны (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ). В этом случае можно использовать автономные аппараты. Они работают без подключения к сети. Не смотря на то, что автономная техника не передает данные налоговикам, использовать старый образец нельзя.

Все документы, которые пробивает магазин автономно, записываются на фискальный накопитель. Он является аналогом старой ЭКЛЗ, отличается более широким функционалом. Проверять данные с фискального накопителя налоговики будут только тогда, когда накопитель закончится. Чтобы его обновить, потребуется разрешение налоговой. Для этого надо сдать в инспекцию заявление о перерегистрации ККТ и данные с фискального накопителя.

Минкомсвязь утвердила признаки территорий, который считаются удаленными от сетей связи. Это населенные пункты, с которых проживает не более 10 тыс. человек (приказ Минкомсвязи России от 05.12.16 № 616). Руководствуясь этим документом, власти регионов утвердили списки малонаселенных территорий, где есть проблемы со связью. Найти такие перечни можно на сайтах регионов. При этом неважно, если фактически связь или нет. Возможно, что в местности из перечня есть доступ в интернет. Но продавцы все равно праве работать автономно и не использовать онлайн-технику.

Не все города и села с небольшим населением попали в списки. Если населенного пункта нет в списке, то организация должна установить онлайн-оборудование и заключить контракт с оператором. Неважно, что численность населения меньше порога. Когда фирма будет регистрировать кассу, потребуется выбрать режим работы: онлайн или автономно. Инспекторы будут сверять адреса «автономников» с региональными списками. Если населенного пункта нет в перечне, то налоговики не будут регистрировать технику. Если обмануть налоговиков и неверно записать адрес, на проверке возможен штраф до 10 тыс. рублей (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).

Как использвать онлайн-кассы в труднодоступных местностях

Есть районы, где принимать оплату можно без ККТ. Это отдаленные и труднодоступные местности. Список территорий также утверждают регионы. Продавцы вправе не выдавать покупателям чеки, но вместо них клиенты должны получать бумаги, который будут подтверждать факт оплаты. Под это правило не попадают организации и предприниматели, которые продают подакцизные товары или производят расчеты с использованием автоматических устройств. Унифицированной форме бумаги об оплате нет, ее организация вправе разработать сама. Документ надо оформлять в двух экземплярах: один передавать покупателю, другой остается у продавца. Можно разработать форму, у которой будет отрывная часть. Такие бумаги требуется хранить не менее пяти лет (постановление Правительства РФ от 15 марта 2017 г. № 296).

С 1 июля 2017 года все итернет-магазины были обязаны перейти на онлайн-кассы. Исключение только у спецрежимников – они вправе следовать новым правилам с 1 июля 2018 года.

Онлайн-кассы и интернет-магазины

На интернет-магазины распространяются общие правила по использованию в работе новой техники. То есть все продавцы в интернете с 1 июля 2017 года должны отправлять сведения о реализации налоговикам. Исключение только у спецрежимников – они вправе следовать новым правилам только с 1 июля 2018 года.

Интернет-продавец не получает деньги лично от покупателя, оплата происходит дистанционно. Кроме того, оплатить покупку можно и днем, и ночью. Организовывать круглосуточную работу кассиров не нужно. Такие предприятия работают на особых онлайн-ККТ. Они не печатают бумажный чек. Техника формирует электронный документ и передает его налоговикам. Покупатель же получает электронную форму бумаги на телефон или электронку. Адрес и телефон он запишет на сайте, когда будет оформлять заказ. (п. 5 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ). Как и все остальные кассы, технику для интернет-торговли надо зарегистрировать в налоговой. В заявлении надо написать, что предприятие будут использовать аппарат для дистанционных продаж через сеть. Место установки не юридический адрес продавца, а название сайта во «всемирной паутине».

Как перейти на онлайн-кассы

Что нужно для онлайн-кассы? Есть два способа перейти на новые правила: модернизировать старый аппарат или приобрести новый.

Сначала проверьте, можно ли модернизировать старую технику. Затем уточните стоимость доработки. Порой выгоднее купить новый аппарат, чем модернизировать старый.

После проверьте стабильность интернета. Если часто бывают свои, то стоит сменить провайдера. Требуется также обновить кассовое программное обеспечение.

Выберите оператора электронных данных. Обычно цены у всех примерно одинаковые.

После требуется зарегистрировать новую кассу. Сделать это можно как дистанционно (через личный кабинет), так и предоставив бумажное заявление в налоговую.

Форма заявления о регистрации одна. Она форма утверждена  приказом ФНС России от 29.05.17 № ММВ-7-20/484. Документы подать быстрее через интернет. Заявление подпишите усиленной квалифицированной электронной подписью. Заявление на бумаге можно подать в любую инспекцию.

После отправки заявления компании выдадут регистрационный номер ККТ. Его надо записать в фискальный накопитель. Затем потребуется сформировать отчет о регистрации, который также нужно отправить налоговикам (лично или через кабинет в интернете). После налоговики выдадут карточку регистрации ККТ.

Как учесть расходы на онлайн-кассу

Кодекс не ограничивает перечень расходов, которые вправе учесть компания на общей системе. Главное, чтобы они были обоснованы и у предприятия были подтверждающие бумаги. Траты на установку касс нового поколения обоснованы, ведь использование новой техники в работе – требование закона. Обычно она стоит менее 100 тыс. рублей, то есть ее амортизировать не нужно. Организация вправе учесть расходы на дату, когда введет оборудование в эксплуатацию (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). То есть, когда зарегистрирует аппарат в инспекции и начнет выбивать работать на ней.

Можно списать и расходы на модернизацию старой кассы. Услуги по доработке спишите единовременно, когда подписали акт выполненных работ (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Услуги операторов распределите на весь срок договора. Например, если оплатили услуги за год, разделите их стоимость на 12 месяцев. Затраты списывайте каждый месяц

Организации на упрощенке с объектом «доходы минут расходы» также вправе списать траты на покупку нового оборудования, модернизацию старого, а также услуги операторов. Затраты на покупку нового оборудования учитывайте как материальные (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Аналогично учтите и стоимость фискального накопителя, если покупали его отдельно от кассы. Услуги по модернизации и плату оператору спишите как расходы на обслуживание техники (подп. 35 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Все траты можно признать после оплаты независимо от того, когда компания начнет использовать аппарат — в 2017 году или 2018-м (п. 2 ст. 346.17 НК РФ, письмо Минфина России от 03.07.15 № 03-11-06/2/38727).

Новый чек должен состоять из 20 обязательных реквизитов. Среди них адрес магазина (с индексом), система налогообложения продавца, признак расчета, фамилия кассира и т. д.

Онлайн-чек

Внешний вид нового чека отличается от обычного (см. образец). Самое большое отличие – QR-код. Кроме того, у нового документа больше обязательных реквизитов.

Рисунок.  Как выглядит онлайн-чек (кликните, чтобы увеличить)

Онлайн-чек

Документ должен состоять из 20 обязательных реквизитов. Все они перечислены в статье 4.7 закона № 54-ФЗ. Обязательны адрес магазина (с индексом), система налогообложения продавца, признак расчета, фамилия кассира и т.д.

Название продукции – тоже обязательный реквизит. Нет установленных правил, по которым надо записывать наименование. Можно воспользоваться классификатором ОКПД2, утвержденного приказом Росстандарта от 31.01.14 № 14-ст (письмо Минфина России от 04.08.17 № 03-01-15/49971). Но в нем нет подробностей о каждом продукте – его габаритах, цвете, весе и т.д. А если записать общее название, когда нельзя будет отличить один товар от другого, продавца могут оштрафовать при проверке. Поэтому название стоит уточнить артикулом, сортом и другими отличительными признаками.

Некоторые вещи вообще не перечислены в классификаторе. Чтобы избежать штрафа, используйте название из первички или обозначение, которое организация использует в учете.

Еще одна особенность новых чеков – магазин по просьбе клиента отправляет ему электронную копию документа на телефон или электронную почту. Для этого клиент должен до расчетов сообщить свой e-mail или номер телефона (п. 2 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ). Такие сведения относятся к персональным данным (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ). Согласие на их обработку не требуется, так как передавать такие данные требует закон (письмо Минкомсвязи России от 07.07.17 № П11-15054-ОГ). Передать данные без согласия можно только оператору. Если продавец будет использовать номер телефона для отправки рекламной рассылки, Роскомнадзор может оштрафовать его на сумму до 75 тыс. рублей (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ).

Новый реквизит – признак расчета. Их всего три: приход, возврат прихода, расход. Признак «приход» будет стоять в чеке, когда поставщик принимает оплату или аванс.

Российское законодательство разрешает возврат большинства качественных товаров. Всю бракованную продукцию можно вернуть (ст. 25 Закона РФ от 07.02.92 № 2300‑1). Когда магазин принимает назад товар, он возвращает деньги клиенту. В таком случае он тоже пробивает чек. Признак расчета –«Возврат прихода».

Признак «Расход» будут стоять в документе, когда предприятие выдает деньги из кассы, но при этом контрагент не возвращает товар. Например, чек с таким признаком выдаст пункт приема металлолома.

По условиям договора покупатели могут вносить предоплату. Обычно точно неизвестно, за какую именно продукцию покупатель платить деньги. В чеке надо поставить признак расчета— «Приход», а признак способа расчета — «Аванс» (приказ ФНС России от 21.03.17 № ММВ-7-20/229@).

ФНС разработала специальное приложение для телефона, с помощью которого можно бесплатно проверить любой кассовый чек. Оно так и называется «Проверка кассового чека»

Новый чек: как проверить

ФНС разработала специальное приложение для телефона, с помощью которого можно получить кассовый чек и проверить его. Оно называется «Проверка кассового чека». Доступно для  телефонов на базе операционной системы Android.

За приложение не требуется платить. Чтобы его найти, в поисковой строке Play-Маркета вбейте название программы. Приложение бесплатное, но в нем нужно зарегистрироваться. Для этого в закладке «Моя визитная карточка» в поле «Как к Вам обращаться» запишите имя, фамилию, номер телефона и e-mail. После на телефон придет сообщение с кодом, который нужен для завершения регистрации.

Для проверки бумаги об оплате нажмите «Проверить чек». Затем выберите, как вы хотите проверить документ: ввести информацию вручную или отсканировать QR-код.

Проще всего отсканировать QR-код. Поднесите код к камере, она отсканирует его и перенесет информацию для контроля. Если по каким-то причинам камера не работает, то можно сведения ввести вручную: тип операции, дату и т.д.

Затем нажмите кнопку «Проверить чек». Приложение сообщить результаты проверки. Если документ верный, то появится сообщение «Отправленный чек корректен». Если пользователь неверно ввел данные или поставщик нарушает правила, то появится надпись, что чек некорректный. Об этом можно сообщить налоговикам через приложение, нажав кнопку «Сообщить о нарушениях в ФНС».

Если онлайн-касса сломалась, безопаснее прекратить работу, иначе организацию могут оштрафовать за неприменение техники.

Поломка онлайн-кассы

Интернет не всегда работает бесперебойно. Но отсутствие сети не означает, что магазин надо закрывать, так как принимать оплату от покупателей не получится. Продавец вправе выбивать чеки и без доступа к сети, проверяющие не будут наказывать за это. Сведения о продаже касса сохранить офлайн на накопитель. Как только связь наладится, аппарата передаст информацию с техники налоговикам. Но решить вопрос с интернетом надо в течение 30 календарных дней – именно столько времени техника может работать без доступа в сеть, после она заблокируется.

Аппарат может вообще сломаться и перестать работать. В таком случае безопаснее прекратить работу, иначе организацию могут оштрафовать за неприменение техники.

Штрафные санкции

За нарушение порядка работы с кассами налоговики штрафуют по статье 14.5 КоАП РФ.

Фирму, которая не использует ККТ нового образца, на проверке могут оштрафовать минимум на 30 тыс. рублей (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ). Максимальный штраф – 100 процентов от выручки, которую не провели по кассе.

Продавец по требованию клиента должен выслать копию чека на телефон или e-mail. Если этого не сделать, то возможен штраф 10 тыс. рублей (ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ). Если организация пробила покупку по кассе, но не выдала бумажных экземпляр покупателю, то штраф – 10 тыс. рублей или предупреждение.

В новом чеке больше реквизитов, чем раньше. Если будет отсутствовать хоть один из них, то продавца могут наказать на 10 тыс. рублей (ч. 4 ст.14.5 КоАП РФ).

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль