Как сформулировать технические требования к системе автоматизации бюджетирования

162
Как сформулировать технические требования к системе автоматизации бюджетирования
Если вы стоите перед выбором системы автоматизации бюджетирования, наши рекомендации помогут вам определиться с техническими требованиями для нее. Используйте эти требования в качестве ориентира, если компания планирует впервые автоматизировать финансовое планирование или доработать имеющуюся программу.

Как сформулировать технические требования к системе автоматизации бюджетирования

К определению технических требований необходимо уделить особое внимание. Поскольку, во-первых, систему бюджетирования придется подстраивать под специфику предприятия, даже если проектное задание тщательно проработали. Во-вторых, если сегодня в программе есть необходимые формы бюджетов и отчетов, рано или поздно понадобятся новые. Главное, чтобы такая доработка оказалась возможна.

Как увязать автоматизированную систему бюджетирования с другими программными продуктами компании

Система автоматизации бюджетирования обязательно должна взаимодействовать с другими программными продуктами компании. В первую очередь требование касается систем бухгалтерского и управленческого учета, «Банка-Клиента». Даже если вы выбрали стратегию параллельного ввода информации об исполнении бюджетов в реальном времени, потребуется выгрузка данных за прошлые периоды. В будущем станет востребован и экспорт плановых данных из системы бюджетирования в другие автоматизированные решения предприятия. Поэтому программы и должны быть взаимосвязанными.

Как масштабировать систему автоматизации бюджетирования под задачи бизнеса

Если компания маленькая и не планирует кардинальных перемен, выгоднее использовать небольшие программы.

Для крупной или растущей компании правильнее выбирать программу на вырост. Например, предусмотреть, что увеличатся объем данных, количество рабочих мест, появится потребность в дополнительном функционале и новых модулях.

Как обеспечить скорость обработки данных в системе автоматизации бюджетирования

Критерий «скорость» можете сформулировать так: плохая система бюджетирования та, в которой ввод данных заметен для пользователя, а на консолидацию бюджетов уходит времени больше, чем на пару глотков кофе.

Задержка отклика системы ведет к ошибкам. Ошибается не система, а люди. Специалисты, которые работают с программой, отвлекаются, пока она «думает», забывают, какую информацию они уже внесли, и вбивают одни и те же цифры несколько раз.

Проблемы появляются не только на этапе ввода цифр. Если система долго формирует отчеты об исполнении бюджетов, пользователю не захочется лишний раз в них заглядывать.

Как выбрать качественную систему автоматизации бюджетирования

О качестве системы бюджетирования говорит количество известных, но не исправленных разработчиком ошибок. Дефектов с критической или высокой важностью быть не должно – ни на момент выбора программы, ни после ее внедрения.

Серьезные ошибки, которые нельзя исправить, надо описать в документации для пользователей как ограничение продукта или как известную проблему.

Например, можно столкнуться с тем, что при запуске одного из сценариев бюджета программа выдает ошибку и отключает всех пользователей. Это может быть системная ошибка, о которой разработчики знают, но разобраться могут не ранее чем при следующем обновлении. Остается либо ждать новой версии, либо устранять неисправность за свой счет.

Еще один критерий качества – количество успешно выполненных тестовых сценариев, причем отработанных разными пользователями на различных участках.

Бывает, что программа работает без сбоев, когда ее проверяет программист. Но как только она попадает в руки пользователя, начинаются ошибки. Если разобраться, окажется, что заложили в алгоритм не учтенный ранее параметр.

Решаться подобные проблемы должны быстро. Если, чтобы перестроить график из диаграммы в гистограмму или исправить орфографическую ошибку в названии бюджета, требуются дни или недели, использовать такую программу не стоит.

Как обеспечить бесперебойную работу системы автоматизации бюджетирования

Эффективная система автоматизации бюджетирования должна быть способна работать с «толстым» и «тонким» клиентом. Если система бюджетирования сложная, необходим «толстый» клиент – модуль, который обеспечивает работу программы офлайн на компьютере пользователя и использование общего сервера как хранилища данных.

Представьте, сервер на профилактике, нет связи и Интернета. Если используется схема «толстого» клиента, финансовый менеджер продолжит заниматься бюджетами на своем рабочем месте.

Вариант «тонкий клиент» предполагает использовать сервер для обработки информации, а финансисты по сути работают с терминалом ввода данных.

Как обеспечить адаптивность системы автоматизации бюджетирования

Автоматизированная система бюджетирования должна легко подстраиваться под потребности пользователей.

Например, когда вышестоящая организация требует представить отчеты по новым формам, нужна оперативность их формирования. Для реализации нового вида отчета в автоматизированной системе достаточно не более двух дней. Один день – на разработку формы и описание алгоритма загрузки сведений, другой – на автоматизацию.

Как определить порядок импорта и экспорта данных системы автоматизации бюджетирования

При работе могут понадобиться различные варианты ввода данных: из других информационных решений, из файлов Excel, ручной ввод. Лучше, если ручной ввод и экспорт из Excel дополнят друг друга и будут работать в симбиозе.

Надо предусмотреть возможность экспорта и импорта как в ручном режиме, так и автоматически, по расписанию.

С какой частотой должны обновляться данные системы автоматизации бюджетирования

В системе есть регистры сведений, по которым строятся бюджеты. Если внесем в регистры новую информацию, скорректируем условия, что станет с бюджетами? Например, если изменятся ставка налога, способ начисления амортизации, появятся новые центры финансовой ответственности, в какой момент обновится бюджет?

Возможны варианты обновления бюджета:

  • о том, что изменился какой-либо параметр, систему должен уведомить пользователь или система сама сообщит пользователю;
  • после изменения параметров система корректирует бюджеты автоматически или только по решению пользователя;
  • система обновляет каждый бюджет по отдельности, все бюджеты вместе или последовательно.

Как внедрять систему автоматизации бюджетирования

Полностью описать необходимые бюджеты и поставить все задачи на этапе автоматизации обычно не получается. Бюджетирование под ключ – не более чем рекламный лозунг, утопия. Нужна возможность дорабатывать и внедрять отдельные блоки. Причем так, чтобы блоки, установленные первыми, уже действовали, пока остальные еще не доработали.

Какую систему автоматизации бюджетирования выбрать

Система не должна зависеть от конкретного программиста или поставщика продукта. Лучше сразу оценить, сколько времени, денег и сил понадобится для поиска и замены ключевых специалистов по автоматизации. Сможет ли другой программист разобраться в написанных алгоритмах?

Поинтересуйтесь, как обновляется программное обеспечение. Бывает, после выхода новой версии программы обновления для старых версий просто не работают. Компания, купившая такую систему, становится заложником поставщика и каждый раз вынуждена приобретать новые версии.

Формула. Расчет коэффициента рентабельности инвестиций по проекту внедрения комплексной информационной системы

Как сформулировать технические требования к системе автоматизации бюджетирования

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

  ROIERP

Рентабельность инвестиций по проекту внедрения комплексной информационной системы (Return on investment)

%

Результат расчета

  P

Выгоды от внедрения комплексной информационной системы

руб.

Оцениваются экспертно

  TCO

Совокупная стоимость владения комплексной информационной системой (Total cost of ownership)

руб.

Включает как первоначальные затраты (на внедрение), так и все последующие расходы (на эксплуатацию, доработку и т. п.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль